Ποιες είναι οι απαιτήσεις για επαγγελματίες ταξιδιώτες; Ταξιδιωτικά έγγραφα, ενημέρωση και αποδοχή του υπαλλήλου

Η οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών αποτελεί σημαντικό στοιχείο της οικονομικής δραστηριότητας πολλών εγχώριων επιχειρήσεων. Η ανάγκη για την παρουσία υπαλλήλων ενός συγκεκριμένου οργανισμού σε απομακρυσμένα υποκαταστήματα ή υποκαταστήματα μπορεί να συσχετιστεί με γεγονότα πολύ διαφορετικής φύσης. Συχνά, οργανώνονται ταξιδιωτικές διευθετήσεις για την εξάλειψη των οργανωτικών και παραγωγικών προβλημάτων, το άνοιγμα μιας νέας μονάδας σε μια άλλη πόλη ή τη χώρα, τη διεξαγωγή πρακτικών για μισθωτούς και την εκτέλεση άλλων παρόμοιων υπηρεσιών.

Η ευαισθητοποίηση είναι το κλειδί για την αποτελεσματικότητα των εργαζομένων και την ειρήνη του μυαλού

Εκτός από την πτυχή της εργασίας, το έργο του αποσπασμένου προσωπικού συνδέεται στενά με την καθιέρωση επαφών με τους εργαζόμενους της επιχείρησης υποδοχής και την προετοιμασία διαφόρων ειδών τεκμηρίωσης. Η τελευταία απόκλιση είναι εξαιρετικά σημαντική, καθώς εξαρτάται από την ορθότητα της σύνταξης των μορφών, των αιτήσεων, των παραγγελιών και των αδειών, αν ο αποσπασμένος εργαζόμενος θα έχει πρόσβαση στις απαραίτητες εγκαταστάσεις, εάν θα εκπληρώσει πλήρως το καθήκον του και αν θα λάβει χρηματική αποζημίωση.

Η γνώση των απαιτήσεων που επιβάλλονται στους ταξιδιώτες επιχειρηματίες διευκολύνει σημαντικά τη διαδικασία ταξιδιών των λογιστών και όσων εμπλέκονται στην τεκμηρίωση.

Επίσης, αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες για τον εργαζόμενο που ταξιδεύει σε επαγγελματικό ταξίδι, καθώς του επιτρέπει να προετοιμάζει εκ των προτέρων για την εκπλήρωση των καθηκόντων του και να μην έχει προβλήματα. Τέλος, το προσωπικό της εταιρείας υποδοχής είναι απλώς υποχρεωμένο να γνωρίζει τις απαιτήσεις για επαγγελματίες ταξιδιώτες. Διαφορετικά, ενδέχεται να υπάρχουν παρεξηγήσεις σχετικά με την αναζήτηση υπεύθυνων μερών.

Ποιος και με ποιους όρους μπορούν να αποσπαστούν

Επομένως, ένα ταξίδι πρέπει να θεωρείται ταξίδι ενός εργαζομένου σε άλλη τοποθεσία για να εκπληρώσει την αποστολή που του έχει δοθεί από τον εργοδότη. Ταυτόχρονα, ο αριθμός των επαγγελματικών ταξιδιών δεν περιλαμβάνει ταξίδια των υπαλλήλων των οποίων οι δραστηριότητες συνίστανται σε συνεχή μετακίνηση ή μπορούν να πραγματοποιηθούν στο δρόμο.

Η νομοθεσία, που φροντίζει για την τήρηση των δικαιωμάτων των εργαζόμενων πολιτών, έχει θέσει περιορισμούς στις κατηγορίες των εργαζομένων που μπορούν να αποσταλούν σε επαγγελματικά ταξίδια:

• Έγκυες γυναίκες.
• Γυναίκες με παιδιά κάτω των τριών ετών.
• Οι μητέρες με ειδικές ανάγκες ή εκείνες των οποίων τα παιδιά είναι ηλικίας 3-14 ετών μπορούν να σταλούν μόνο με τη συγκατάθεσή τους.
• Ο γονέας που φέρνει ανεξάρτητα ένα μικρό παιδί.

Καθώς απευθύνεται σε μια άλλη επιχείρηση, ο υπάλληλος υποβάλλει στην εσωτερική του ρουτίνα. Εάν η ημέρα αναχώρησης ή άφιξης εμπίπτει στις νόμιμες αργίες του εργαζομένου, απελευθερώνεται άλλη ημέρα για ανάπαυση. Είναι αλήθεια ότι στις περιπτώσεις που ο ταξιδιώτης ταξιδεύει σκόπιμα σε ένα ταξίδι για ένα Σαββατοκύριακο ή για διακοπές, αποζημιώνεται σύμφωνα με το εργατικό δίκαιο.

Τα επαγγελματικά ταξίδια εντός του κράτους δεν πρέπει να υπερβαίνουν το ένα μήνα σε διάρκεια και δύο μήνες έξω από αυτό.

Επαγγελματικό ταξίδι: γραφική εργασία

Στη λογιστική, τα έξοδα ταξιδίου που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του ταξιδιού περιλαμβάνονται στον κατάλογο του κόστους παραγωγής που περιλαμβάνεται στον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος.

Η διαδικασία για την οργάνωση ενός ταξιδιού αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:

• Έκδοση παραγγελίας σε επαγγελματικό ταξίδι βάσει εντολής εργασίας.
• Εγγραφή ταξιδιωτικού πιστοποιητικού.
• Έκδοση πιστοποιητικού-υπολογισμού της προκαταβολής για το ταξίδι.
• Έκδοση εξερχόμενων κεφαλαίων στον αποχωρούντα υπάλληλο.
• Εγγραφή ταξίδι σε ένα περιοδικό ειδικά σχεδιασμένο για αυτό.

Αναγνωριστικό ταξιδιού - Ένα από τα πιο σημαντικά έγγραφα για έναν υπάλληλο που πήγε σε άλλη πόλη ή χώρα. Σηματοδοτείται κατά την αναχώρηση, άφιξη του αποσπασμένου εργαζομένου. Τα σήματα συνοδεύονται από υπογραφές και σφραγίδες των πληρεξουσίων αξιωματούχων τόσο της αποστολής όσο και του οικοδεσπότη.

Λεπτές οικονομικές αντισταθμίσεις

Όταν ένας υπάλληλος επιστρέφει, πρέπει να αναφέρει γραπτώς τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιήθηκαν τα κονδύλια που του διατέθηκαν, συμπληρώνοντας έκθεση δαπανών. Η πραγματοποίηση ενός ταξιδιού τελειώνει με τον υπολογισμό της λογιστικής με τον εργαζόμενο. Μετά την πληρωμή των δεδουλευμένων κεφαλαίων, η ενέργεια αυτή αντικατοπτρίζεται στους σχετικούς λογαριασμούς.

Σε περίπτωση που η προκαταβολή δεν δαπανηθεί από τον εργαζόμενο εξ ολοκλήρου, το υπόλοιπο πρέπει να επιστραφεί στο ταμείο ή στο λογαριασμό διακανονισμού της επιχείρησης. Αυτή είναι μία από τις κύριες ευθύνες του υπαλλήλου. Μαζί με αυτό, γνωρίζοντας ποιες απαιτήσεις επιβάλλονται στο αποσπασμένο προσωπικό, ο εργαζόμενος μπορεί να ζητήσει αποζημίωση για τα προσωπικά κεφάλαια που δαπανήθηκαν από αυτόν. Είναι αλήθεια ότι πρέπει να παράσχει επιχειρήματα που να αποδεικνύουν την ανάγκη για τέτοιες δαπάνες, καθώς και έγγραφα που επιβεβαιώνουν το γεγονός της εμφάνισής τους (έλεγχος, δήλωση).

Ποια έξοδα αντισταθμίζονται

Ενώ σε άλλη τοποθεσία ή χώρα, ο αποσπασμένος εργαζόμενος λαμβάνει τον συνήθη μισθό του, τα επιδόματα που του οφείλονται και τις επιδοτήσεις, καθώς και τα κεφάλαια που είναι απαραίτητα για μια άνετη διαμονή εκτός της συνήθους κατοικίας του.

Τα έξοδα ταξιδίου περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:

• Πληρωμή του ταξιδιού (υπεραστικό και στο έδαφος του οικισμού).
• Το κόστος της ενοικίασης κατοικιών.
• Το λεγόμενο ανά ημερήσιο: δαπάνες για φαγητό και άλλες ανάγκες του εργαζομένου.
• Κόστος αναγνωρισμένο από τον εργαζόμενο ως απαραίτητο και εγκεκριμένο από τον διευθυντή του.

Το ανώτατο επιτρεπόμενο ποσό των εξόδων ταξιδίου και το ποσό ανά ημέρα καθορίζονται από τη συλλογική σύμβαση της επιχείρησης ή τους τοπικούς κανονισμούς. Δεδομένου ότι η ημερήσια συνδρομή είναι πραγματικά χρήματα για τις καθημερινές ανάγκες του εργαζομένου, χρεώνονται ακόμη και για τις μη εργάσιμες ημέρες (Σαββατοκύριακα, αργίες, αναγκαστική διακοπή παραγωγής, καθυστερήσεις).

Αναλυτικότερα για την ανάθεση εργασίας του αποσπασμένου εργαζομένου

Το έγγραφο αυτό έχει ενιαία μορφή, δηλαδή η εμφάνιση και το περιεχόμενό του είναι το ίδιο για όλες τις επιχειρήσεις στην επικράτεια ενός συγκεκριμένου κράτους.

Η ανάθεση εργασίας καταρτίζεται από τον επικεφαλής του υπαλλήλου που πηγαίνει σε επαγγελματικό ταξίδι και εγκρίνεται από τον εργοδότη. Το έγγραφο περιλαμβάνει τα ακόλουθα δεδομένα:

• Επώνυμο, όνομα, πατρόνυμο του υπαλλήλου που αποχωρεί σε επαγγελματικό ταξίδι με εντολή του αφεντικού.
• Το όνομα του οργανισμού που την κατευθύνει.
• Προορισμός υπαλλήλου (όνομα εταιρείας, πόλη).
• Ημερομηνίες έναρξης και λήξης του ταξιδιού.
• Συγκεντρωτικά στοιχεία σχετικά με την πρόοδο της ανάθεσης.

Η επίσημη ανάθεση και η εντολή επαγγελματικού ταξιδιού που συντάσσεται στη βάση της βρίσκονται στην επιχείρηση αποστολής. Μαζί με άλλα έγγραφα φυλάσσονται για την περίοδο που ορίζει ο νόμος.

Ποιες είναι οι απαιτήσεις για επαγγελματίες ταξιδιώτες

Δεδομένου ότι ένα επαγγελματικό ταξίδι είναι η μεταφορά εξουσίας σε έναν υπάλληλο για την εκτέλεση οποιωνδήποτε σημαντικών ενεργειών για την εταιρεία, η διοίκηση πρέπει να είναι σίγουρη ότι η εργασία θα γίνει αποτελεσματικά και εγκαίρως. Ως εκ τούτου, οι πιο καταρτισμένοι, έμπειροι και υπεύθυνοι υπάλληλοι αποστέλλονται συνήθως σε τέτοια ταξίδια.

Υπάρχουν ορισμένα κριτήρια, τα οποία μελετάτε, ο επικεφαλής αποφασίζει για το διορισμό ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου:

• Ηλικία άνω των 18 ετών.
• Καλή εκπαίδευση.
• Η διαθεσιμότητα κατάλληλης εκπαίδευσης, επιβεβαιωμένη με πιστοποίηση.
• Κατοχή των απαραίτητων κατηγοριών ανοχής (όταν εργάζονται με ηλεκτρικά δίκτυα).
• Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της οικονομικής δραστηριότητας των επιχειρήσεων και τον σκοπό του επαγγελματικού ταξιδιού, μπορεί να απαιτείται από τον εργαζόμενο να έχει εκπαίδευση και πιστοποίηση σχετικά με την προστασία της εργασίας.

Εάν ένας υπάλληλος είναι κατάλληλος από κάθε άποψη και δεν υπάρχουν νομοθετικά εμπόδια στο επαγγελματικό του ταξίδι, ο επικεφαλής τον ενημερώνει για ένα μελλοντικό ταξίδι.

Ευθύνες αποσπασμένου εργαζομένου

Κάθε εταιρεία έχει τις δικές της απαιτήσεις που πρέπει να τηρούν οι υπάλληλοι, αλλά υπάρχουν πολλά σημεία που σχετίζονται με τους περισσότερους οργανισμούς:

1. Σωστή, έγκαιρη και έγκαιρη συντήρηση της απαραίτητης τεκμηρίωσης.
2. Συμμόρφωση με τη ρουτίνα που υιοθετήθηκε από τον οργανισμό υποδοχής.
3. Ολοκλήρωση των στόχων που διατυπώθηκαν στην ανάθεση
4. Συνειδησιακή εκτέλεση των καθηκόντων τους.
5. Δικαιολογημένη δαπάνη προκαταβολικών κεφαλαίων που χορηγούνται σε υπάλληλο.
6. Εξοικονόμηση εγγράφων που επιβεβαιώνουν την εφαρμογή του κόστους.
7. Έγκαιρη αναφορά του ταξιδιού μετά την ολοκλήρωσή του (συνήθως εντός τριών ημερών).

Οδηγίες για τους εργαζομένους σε επαγγελματικό ταξίδι

Φτάνοντας στην επιχείρηση υποδοχής, οι αποσπασμένοι υπάλληλοι καλούνται να ακούσουν την εισαγωγική ενημέρωση, η οποία περιλαμβάνει κανόνες συμπεριφοράς στα καταστήματα, κοντά σε εξοπλισμό ή σε άλλα μέρη. Αυτό το μέτρο είναι υποχρεωτικό ακόμη και για εκείνους τους υπαλλήλους που έχουν πάει πολλές φορές στην εταιρεία και που γνωρίζουν από κοντά όλες τις οδηγίες.

Η ενημέρωση του αποσπασμένου προσωπικού περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες σχετικά με την πυρασφάλεια και τα πρότυπα προστασίας της εργασίας.

Σε αντίθεση με τις γενικές διατάξεις της εισαγωγικής ενημέρωσης, ο στόχος αφορά άμεσα τα έργα εκείνα που θα πραγματοποιηθούν από τον αποσπασμένο εργαζόμενο αυτή τη στιγμή.

Συμπέρασμα

Η οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών είναι μια υπεύθυνη διαδικασία που οι περισσότερες επιχειρήσεις, οργανώσεις και εταιρείες δεν μπορούν να κάνουν χωρίς. Προκειμένου να επιτυγχάνεται με επιτυχία ο σκοπός του ταξιδιού, καθώς και για την αποτελεσματικότερη και αποτελεσματικότερη χρήση των πόρων, οι εργαζόμενοι υποχρεούνται να συμμορφώνονται με μια σειρά απαιτήσεων, να εκτελούν αποτελεσματικά τα επαγγελματικά τους καθήκοντα και να γνωρίζουν όλους τους κανόνες διατήρησης της τεκμηρίωσης.