Η προκαταρκτική έκθεση - μορφή AO-1 - το πρωταρχικό έγγραφο για την επιβεβαίωση των εξόδων που καταβλήθηκαν νωρίτερα από υπεύθυνους. Το ποσό της έκθεσης εκδίδεται για τους ακόλουθους σκοπούς:
- έξοδα μετακίνησης ·
- δαπάνες για επιχειρησιακές και επιχειρησιακές ανάγκες ·
- την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου που πραγματοποίησε ο εργαζόμενος.
Προκαταβολή
Η προκαταβολή εκδίδεται με βάση την οδηγία του διευθυντή του οργανισμού, αναφέροντας τον κατάλογο των υπαλλήλων στους οποίους έχουν ανατεθεί τα κεφάλαια, το χρονοδιάγραμμα, τους στόχους και το ποσό. Τα χρήματα δίνονται στους ταξιδιώτες επιχειρηματίες βάσει εντολής για την αποστολή τους σε ταξίδι.
Η φόρμα συμπληρώνεται υπεύθυνο πρόσωπο. Υποβάλλονται έγγραφα που αποδεικνύουν έξοδα. Ο λογιστής ελέγχει την ολοκλήρωση της έκθεσης δαπανών, καθορίζει τα έγγραφα δαπανών με τη μορφή ΑΟ-1 και στέλνει το έντυπο για υπογραφή στο κεφάλι.
Το υπόλοιπο ποσό επιστρέφεται στο ταμείο της επιχείρησης. Σε περίπτωση μη επιστροφής, αφαιρούνται κεφάλαια από τον μισθό του εργαζομένου, Τμήμα 137 Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (αφαίρεση από τους μισθούς για την αποπληρωμή των χρεών προς τον εργοδότη).
Κανόνες για τη συμπλήρωση προκαταβολικού εγγράφου
Η έκθεση δαπανών είναι ένα διμερές έγγραφο. Στην επικάλυψη αναγράφεται το όνομα του οργανισμού, ο αριθμός του εντύπου, η ημερομηνία ολοκλήρωσης. Εμφανίζονται τα αρχικά του υπαλλήλου, του τμήματος, του τμήματος (εάν υπάρχει), όπου εργάζεται ο εργαζόμενος, του αριθμού προσωπικού, της θέσης.
Ο σκοπός του ποσού πρέπει να αντιστοιχεί με το σκοπό της παραγγελίας για τα κεφάλαια μεταποίησης.
Το αριστερό μέρος του εντύπου είναι πληροφορίες σχετικά με το υπόλοιπο της προκαταβολής και το ποσό που πράγματι δαπανήθηκε. Γραμμή 1Α για ξένο νόμισμα. Ο προβληματισμός των κεφαλαίων υπό μορφή AO-1 και η εξόφληση του χρέους σε ξένο νόμισμα γίνεται με την ισοτιμία της Κεντρικής Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας κατά την ημερομηνία υπογραφής της έκθεσης δαπανών.
Η πίσω πλευρά του εντύπου απαριθμεί τα αναλώσιμα: φορτωτικά, ταξιδιωτικά έγγραφα και εμπορικά έσοδα πράξεις και άλλα έγγραφα. Αναφέρετε τον αριθμό, την ημερομηνία, το όνομα, το ποσό σε ρούβλια και το ξένο νόμισμα (εάν υπάρχει).
Η κατώτατη γραμμή είναι η υπογραφή του υπεύθυνου προσώπου.
Σχέδιο γραφής
Το έντυπο AO-1 συμπληρώνεται τόσο από τον υπάλληλο του οργανισμού που έλαβε τα κεφάλαια όσο και από τον λογιστή.
Τι δείχνει μια αναφορά εξόδων; Ένα δείγμα της πλήρωσης από έναν υπάλληλο της επιχείρησης παρουσιάζεται στην παραπάνω φωτογραφία. Ο υπάλληλος στην μπροστινή πλευρά του εγγράφου αναφέρει το όνομα της εταιρείας, τα αρχικά, τη θέση, τον αριθμό προσωπικού, τον σκοπό της προκαταβολής (φιλοξενία ή επαγγελματικά έξοδα) και την ημερομηνία της έκθεσης.
Από την άλλη πλευρά, ο υπάλληλος συμπληρώνει τις ακόλουθες γραμμές:
- παράγραφος 1 - αύξων αριθμός του εγγράφου που πιστοποιεί το κόστος ·
- στήλη 2 - την ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου δαπανών: όταν πραγματοποιήθηκε η αγορά, το ταξίδι ·
- στήλη 3 - ο αριθμός του ελέγχου, της φορτωτικής ή των πράξεων που επιβεβαιώνουν το κόστος.
- παράγραφος 4 - το είδος των αποβλήτων κεφαλαίων: έξοδα γραφείου, εισιτήριο ·
- γραμμή 5 και 6 - ποσό σε ρούβλια και σε ξένο νόμισμα σύμφωνα με την έκθεση.
Το συνολικό ποσό αναφέρεται στη γραμμή "Σύνολο", παράγραφοι 5 ή 6.
Το συμπληρωμένο έντυπο με αναλώσιμα υποβάλλεται στη λογιστική υπηρεσία.
Τι άλλο περιλαμβάνεται στην αναφορά δαπανών; Ένα δείγμα του λογιστή που συμπληρώνει την εταιρεία εμφανίζεται στην παραπάνω φωτογραφία. Ο λογιστής υπογράφει την παραλαβή του εντύπου AO-1 από τον υπάλληλο. Το έγγραφο φέρει την ημερομηνία υποβολής του εντύπου. Η απόδειξη παραδίδεται στον υπεύθυνο.
Αφού ελέγξει την ορθότητα του εγγράφου και δαπανήσει τα ποσά, ο λογιστής συμπληρώνει τις γραμμές:
- Στήλες 7 και 8 - κεφάλαια σε ρούβλια και ξένο νόμισμα αποδεκτά για λογιστική.
- Ρήτρα 9 - αριθμοί λογαριασμών που χρεώνονται με τα ποσά που δαπανώνται.
Ο τίτλος του εντύπου συμπληρώνεται. Η έκθεση δαπανών περιέχει πληροφορίες σχετικά με την έκδοση των κεφαλαίων: αριθμός, ημερομηνία του εγγράφου με το οποίο εκδόθηκαν τα ποσά.Αναγράφονται πληροφορίες σχετικά με την ισορροπία ή την υπέρβαση της προηγούμενης προκαταβολής.
Στη στήλη "Λογιστική" στον τίτλο του εντύπου εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με τη χρέωση και την πίστωση. Οι πληροφορίες λαμβάνονται από τη γραμμή 9 του πίσω μέρους του εντύπου.
Ελέγχει την ορθότητα των αριθμητικών υπολογισμών, χαρτιά. Το έντυπο υποβάλλεται προς υπογραφή στον διευθυντή της εταιρείας.
Μετά την έγκριση του εντύπου, το εκδοθέν ποσό διαγράφεται και ο τελικός διακανονισμός με τον εργαζόμενο.
Το υπόλοιπο της προκαταβολής επιστρέφεται στο ταμείο της εταιρείας με εντολή παραλαβής. Τα υπερχρησιμοποιούμενα κεφάλαια καταβάλλονται από την εταιρεία για λογαριασμό της εξόφληση μετρητών.
Εάν ο υπάλληλος δεν έχει επιστρέψει το υπόλοιπο ποσό σύμφωνα με το προηγούμενο έγγραφο, δεν μπορεί να του χορηγηθεί νέα προκαταβολή.
Προθεσμία αναφοράς
Όταν επιστρέψει από επαγγελματικό ταξίδι, ο υπάλληλος υποβάλλει έκθεση εξόδων. Η προθεσμία υποβολής εγγράφου είναι εντός τριών ημερών. 10 ημέρες - αν υπήρξε ταξίδι στο εξωτερικό. Σε περίπτωση μη υποβολής του εντύπου, καταγράφεται παραβίαση πειθαρχία μετρητών.
Εάν η φορολογική υπηρεσία διαπιστώσει ότι δεν τηρείται η εντολή, οι επιθεωρητές μπορούν να προσπαθήσουν να επιβάλουν πρόστιμο στην οργάνωση βάσει του άρθρου 15.1 του κώδικα διοικητικών παραβάσεων για διοικητικές παραβάσεις. Αν και ο νόμος δεν προβλέπει ευθύνη.
Ο έλεγχος των χορηγηθέντων κεφαλαίων είναι έργο της επιχείρησης.
Έγγραφα σε ξένη γλώσσα
Εάν, κατά την άφιξή του από ένα ταξίδι στο εξωτερικό, ένας εργαζόμενος υποβάλει έγγραφα που αποδεικνύουν τη δαπάνη κεφαλαίων σε μια ξένη γλώσσα, είναι απαραίτητο να γίνει διεγραμμένη μετάφραση.
Η ρήτρα 9 του Κανονισμού Λογιστικής Συμμόρφωσης διέπει τη μετατροπή τίτλων σε ξένη γλώσσα. Η μετάφραση πρωτογενών εγγράφων μπορεί να γίνει από οποιονδήποτε υπάλληλο που γνωρίζει μια ξένη γλώσσα. Εμφανίζονται ακριβώς οι αριθμοί. Οι υπόλοιπες πληροφορίες δεν μπορούν να γραφτούν κατά γράμμα.
Μια προκαταρκτική έκθεση με μετάφραση πιστοποιείται από τον επικεφαλής λογιστή της οργάνωσης ή άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο.
Το έντυπο αναφοράς συμπληρώνεται σε ένα αντίγραφο. Τουλάχιστον τρία άτομα συμμετέχουν στην προετοιμασία της φόρμας: υπεύθυνος, λογιστής, διευθυντής.
