Πώς να γράψετε ένα ιδανικό θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τρόπο που να ενδιαφέρει έναν συνάδελφο, έναν εργοδότη, έναν επιχειρηματικό εταίρο; Πολλά μηνύματα πέφτουν σε spam ακριβώς λόγω λανθασμένης κεφαλίδας, κατά λάθος. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό να επιλέξετε τη σωστή φράση για να μεταφέρετε με λίγα λόγια την ουσία της επιστολής στον παραλήπτη και να αποτρέψετε παρεξηγήσεις. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να το κάνετε αυτό.
Μην αγνοείτε τη γραμμή θέματος
Ξέρετε ότι τα γράμματα με ένα κενό πεδίο Θέματος στις περισσότερες περιπτώσεις πηγαίνουν αμέσως στα σκουπίδια και παραμένουν αναπάντητα. Ο παραλήπτης τους αγνοεί, επειδή τα μηνύματα μπορούν να μολυνθούν από ιούς. Αυτός είναι ένας λόγος. Και το δεύτερο - απλά ενοχλεί τον παραλήπτη, ο οποίος αναγκάζεται να ανοίξει μια επιστολή για να μάθει τι θέλει από αυτόν.
Brevity είναι η αδελφή του ταλέντου
Το θέμα της επιστολής πρέπει να ταιριάζει απόλυτα σε μία γραμμή. Λάβετε υπόψη σας ότι στον υπολογιστή εμφανίζονται σαράντα χαρακτήρες και μέχρι τριάντα στην οθόνη του smartphone. Εστίαση σε αυτό το μήκος και προσπαθήστε να μην υπερβείτε τον αριθμό των χαρακτήρων, έτσι ώστε η πρόταση να μην σπάσει στη μέση.
Σημαντικές λέξεις θα πρέπει να είναι στην αρχή
Τις περισσότερες φορές, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προβάλλεται σε ένα smartphone, δίνοντας προσοχή στα πρώτα δυο λόγια κάθε γραμμής. Με βάση αυτό, προσπαθήστε να τοποθετήσετε τις λέξεις-κλειδιά στην αρχή της γραμμής έτσι ώστε το άτομο να καταλάβει αμέσως τι διακυβεύεται.
Εξαλείψτε τις περιττές λέξεις
"Γεια σας", "ευχαριστώ" - αφήστε αυτές τις λέξεις για το σώμα του μηνύματος. Στο θέμα, είναι απολύτως ακατάλληλο. Απλά απορροφήστε επιπλέον χώρο.
Να είστε σαφείς και συγκεκριμένοι.
Πρέπει να μεταφέρετε με σαφήνεια την ουσία του μηνύματος έτσι ώστε ο παραλήπτης να εκτιμά την προτεραιότητα της σπουδαιότητας χωρίς να ανοίξει το γράμμα. Αν γράψετε "Έχετε ένα λεπτό;", τότε ο άνθρωπος δεν θα καταλάβει γιατί θέλουν να τον αποσπάσουν από την εργασία. Εάν στέλνετε ένα βιογραφικό σημείωμα στον εργοδότη σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει τον τίτλο εργασίας και το όνομά σας. Αν γράφετε σε έναν συνάδελφο, αναφέρετε το όνομα του έργου στο οποίο εργάζεστε.
Απλότητα
Μην προσπαθήσετε να τοποθετήσετε όλες τις ερωτήσεις που σας ενδιαφέρουν σε μια επιστολή. Θυμηθείτε τον σημαντικό κανόνα: ένα μήνυμα είναι μια σκέψη. Τότε θα είναι ευκολότερο να εμφανίσετε ολόκληρη την ιδέα στο θέμα. Εάν καλύψετε όλες τις πτυχές, τότε η εξεύρεση κατάλληλης επικεφαλίδας θα είναι εξαιρετικά προβληματική.
Ορίστε τη χρονική γραμμή
Εάν το μήνυμά σας είναι πραγματικά επείγον και χρειάζεστε μια απάντηση, ο καλύτερος τρόπος για να στείλετε μια σκέψη στον παραλήπτη είναι να υποδείξετε την ακριβή ημερομηνία. Μπορείτε να γράψετε ως εξής: "Μέχρι την Παρασκευή, δώστε μια απάντηση."
Αναφέρετε το όνομα του ενδιάμεσου προσώπου
Αν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη σας έχει δοθεί από άλλο άτομο, φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομά του στο θέμα. Αυτό θα αυξήσει τις πιθανότητες ότι ο παραλήπτης θα διαβάσει την επιστολή σας. Εάν αυτό δεν γίνει, τότε μπορεί να αγνοήσει το μήνυμα απλά επειδή προέρχεται από μια άγνωστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επισημάνετε το κύριο πράγμα
Εάν κάνετε ενημερωτικά δελτία, για παράδειγμα, στους πελάτες σας, τότε το θέμα είναι καλύτερα να επισημάνετε τι θέλετε να προσφέρετε. Αυτό μπορεί να είναι μια έκπτωση, κατάλογος, διαπραγμάτευση, πώληση, κλπ. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε ακριβείς αριθμούς. Για παράδειγμα: "Έκπτωση 20% στα είδη οικιακής χρήσης μέχρι τις 20 Αυγούστου".
Μην ξεκινήσετε την πρόταση που τερματίζετε στο σώμα του γράμματος
Αν το θέμα της επιστολής έχει μια ημιτελή σκέψη που τελειώνει στο ίδιο το μήνυμα, τότε αυτό είναι ένα μεγάλο λάθος. Το γεγονός είναι ότι οι άνθρωποι είναι πολύ ενοχλημένοι όταν αναγκάζονται να ανοίξουν μια επιστολή με τέτοιο πονηρό τρόπο.