Κάθε επιχείρηση που βρίσκεται στη διαδικασία λειτουργίας αναγκάζεται να ετοιμάσει τεράστιο αριθμό εγγράφων. Αφορούν το επιλεγμένο φορολογικό καθεστώς, οι υπάλληλοι ή η συνεργασία με μεγάλους εργολάβους. Έτσι ώστε κάθε εργαζόμενος της επιχείρησης να μπορεί να βρει την απαραίτητη τεκμηρίωση, απαιτεί την κατάλληλη και δομημένη αποθήκευση. Πολλά έγγραφα πρέπει να βρίσκονται στην εταιρεία για περισσότερα από 75 χρόνια, καθώς περιέχουν πληροφορίες για τους υπαλλήλους της επιχείρησης. Ως εκ τούτου, απαιτείται αρμόδια αρχειοθέτηση των εγγράφων στον οργανισμό. Αν η εταιρεία είναι μεγάλη, τότε συνιστάται να δημιουργήσετε το δικό σας πλήρες αρχείο. Αλλά σε μικρές οργανώσεις, τα χαρτιά απλά αποθηκεύονται σε ξεχωριστό ντουλάπι.
Κανόνες αρχειοθέτησης
Η αρχειοθέτηση των εγγράφων είναι μια υποχρεωτική διαδικασία για κάθε εταιρεία, η οποία αναφέρεται στις διατάξεις του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 125. Στις μικρές επιχειρήσεις όλες οι απαραίτητες ενέργειες εκτελούνται από τον γραμματέα, αλλά σε μεγάλους οργανισμούς ένας ξεχωριστός υπάλληλος ασχολείται με την αρχειοθέτηση.
Ο διορισμένος υπάλληλος πρέπει να γνωρίζει τις απαιτήσεις του νόμου σχετικά με την αρχειοθέτηση των εγγράφων προσωπικού στον οργανισμό και πρέπει επίσης να κατανοεί τις περιόδους διατήρησης διαφόρων εγγράφων. Για αυτό ξεκινούν ξεχωριστά χαρτιά για διαφορετικά χαρτιά. Τα έγγραφα που σχετίζονται με το προσωπικό της εταιρείας θα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 50 χρόνια εάν τα έγγραφα έχουν δημιουργηθεί μετά το 2003 και εάν η οργάνωση έχει έγγραφα που δημιουργήθηκαν πριν από το 2003, τότε πρέπει να φυλάσσονται για 75 χρόνια.
Οι αποχρώσεις της δημιουργίας ενός αρχείου
Σε μεγάλες επιχειρήσεις, δημιουργείται ένας τεράστιος αριθμός εγγράφων κατά τη διάρκεια της επιχείρησής τους, επομένως αποθηκεύονται σε ένα ξεχωριστό δωμάτιο που ονομάζεται αρχείο. Αντιπροσωπεύεται από μια χωριστή δομική μονάδα και κατά τη δημιουργία του εκδίδεται ειδικός κανονισμός από τη διοίκηση, η οποία είναι η τοπική κανονιστική πράξη της εταιρείας.
Στον παρόντα κανονισμό δίδονται οι βασικοί κανόνες αρχειοθέτησης των εγγράφων στον οργανισμό, καθώς και η ευθύνη των υπαλλήλων που εμπλέκονται στη διαδικασία αυτή για διάφορες παραβιάσεις που διαπιστώθηκαν.
Κανόνες διαδικασίας
Κατά την αρχειοθέτηση των εγγράφων στον οργανισμό, οι αρμόδιοι υπάλληλοι πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους ακόλουθους κανόνες:
- η τεκμηρίωση μεταφέρεται στο αρχείο μόνο μέσω απογραφής.
- εάν εγγράφονται εργασίες σε κάθε υπάλληλο, είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις των ειδικών οδηγιών, έτσι ώστε στο μέλλον να είναι εύκολο να βρεθεί το σωστό έγγραφο.
- κάθε τμήμα της εταιρείας πρέπει να μεταφέρει τα έγγραφα για αποθήκευση στον υπεύθυνο εντός των προθεσμιών που προβλέπει ο νόμος ·
- αν για διάφορους λόγους παραβιάζεται το πρόγραμμα, με βάση το οποίο μεταφέρονται διαφορετικά έγγραφα στο αρχείο, ο υπάλληλος πρέπει να ενημερώσει τον επικεφαλής της εταιρείας για το γεγονός αυτό.
Το αλφαβητισμό της σύνταξης του αρχείου εξαρτάται από την ορθότητα αυτής της διαδικασίας.
Στόχος διαδικασίας
Η αρχειοθέτηση των εγγράφων στον οργανισμό απαιτείται για τη βελτιστοποίηση όλων των εγγράφων, καθώς και για την κατάλληλη αποθήκευση. Αν υπάρχει αρχειοθετημένο αρχείο, οποιοσδήποτε υπάλληλος της εταιρείας, εάν είναι απαραίτητο, θα μπορεί να βρει διάφορα έγγραφα σχετικά με το προσωπικό, διαφορετικές παραγγελίες ή αντισυμβαλλόμενους.
Όλο και περισσότερο, οι εταιρείες μεταβαίνουν στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, επομένως όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται σε έναν υπολογιστή, για τον οποίο δημιουργείται μια ηλεκτρονική έκδοση του αρχείου.Ωστόσο, αυτό λαμβάνει υπόψη ότι τα έγγραφα έχουν νομική ισχύ μόνο εάν υπάρχει έντυπη μορφή, επομένως η ηλεκτρονική αποθήκευση των εγγράφων ενεργεί μόνο ως προσθήκη στο τυποποιημένο αρχείο.
Διαδικασία αρχειοθέτησης
Η διαδικασία αρχειοθέτησης των εγγράφων είναι η ίδια για όλες τις εταιρείες, αλλά κάθε οργάνωση μπορεί να κάνει τις δικές της προσαρμογές. Η τυπική διαδικασία χωρίζεται στα ακόλουθα βήματα:
- Αρχικά, επισημαίνονται τα χαρακτηριστικά των εγγράφων που προετοιμάζονται για μετάδοση στο αρχείο.
- αν είναι απαραίτητο, διεξάγονται πρόσθετες ενέργειες, οι οποίες περιλαμβάνουν συρραφή χαρτιών ή προσθήκες ·
- προσαρμόζονται τα έγγραφα, γεγονός που καθιστά δυνατό στο μέλλον να βρεθούν εύκολα τα απαραίτητα έγγραφα στο σύνολο των τεκμηρίων ·
- τα μη αναγκαία έγγραφα καταστρέφονται νόμιμα, δεδομένου ότι δεν αντιπροσωπεύουν καμία αξία για τη λειτουργία της επιχείρησης.
- τα έγγραφα συστηματοποιούνται, μετά τα οποία είναι ραμμένα με βάση τον τύπο τους.
- τα χαρτιά χωρίζονται στους ακόλουθους τύπους: λογιστική, προσωπικό ή διοίκηση.
- αν είναι αδύνατο να ταξινομηθούν τα χαρτιά ως ανωτέρω τύποι, τότε συνδυάζονται και εισάγονται σε ξεχωριστή περίπτωση.
- κάθε σφραγίδα φέρει τη σφραγίδα του οργανισμού, καθώς και την υπογραφή του εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου ·
- δημιουργείται κατάλογος για κάθε περίπτωση που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα που βρίσκονται σε συγκεκριμένο φάκελο.
- καταρτίζονται κατάλογοι περιπτώσεων ταξινομημένων κατά τύπο.
- όλες οι σωστά προετοιμασμένες περιπτώσεις αποστέλλονται για αποθήκευση στο αρχείο, το οποίο παρουσιάζεται συνήθως ως ξεχωριστό δωμάτιο, στο οποίο υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός βολικών ράφια.
Η διαδικασία εκτελείται μόνο από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, το οποίο έχει την απαραίτητη εξουσιοδότηση από τον επικεφαλής του οργανισμού. Εάν παραβιάζονται τυχόν κανόνες για την αρχειοθέτηση των εγγράφων ή έχει χαθεί πλήρως η τεκμηρίωση, τότε ο συγκεκριμένος υπάλληλος της επιχείρησης είναι υπεύθυνος για τις παραβιάσεις που εντοπίστηκαν.
Χαρακτηριστικά της σύνταξης της ονοματολογίας
Εάν η εταιρεία έχει πραγματικά πολλά έγγραφα, τότε κατά την αρχειοθέτηση των εγγράφων στον οργανισμό, καταρτίζεται μια ονοματολογία περιπτώσεων. Με τη βοήθεια του στο μέλλον θα είναι εύκολο να βρεθεί το σωστό πράγμα μεταξύ των πολυάριθμων φακέλων.
Κατά την κατάρτιση του καταλόγου των περιπτώσεων πρέπει να αναφέρονται οι ακόλουθες πληροφορίες:
- ο δείκτης της συγκεκριμένης περίπτωσης, που αντιπροσωπεύεται από τον εκχωρηθέντα αριθμό υπό όρους, το πρώτο μέρος του οποίου είναι ο κωδικός τμήματος από τον οποίο ελήφθησαν τα έγγραφα.
- όνομα της υπόθεσης ·
- αριθμός εγγράφων που είναι αποθηκευμένα στο φάκελο.
- την περίοδο κατά την οποία τα έγγραφα αυτά πρέπει να αποθηκεύονται βάσει νομοθετικών απαιτήσεων ·
- διαφορετικές σημειώσεις που αφέθηκαν από τον υπεύθυνο, για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε ότι μια συγκεκριμένη περίπτωση έχει μια πρόσθετη ηλεκτρονική έκδοση.
Σε μικρούς οργανισμούς, όπου δεν μεταφέρονται πάρα πολλά έγγραφα στο αρχείο ετησίως, η ονοματολογία των υποθέσεων δεν μπορεί να καταρτιστεί.
Κανόνες για τη δημοσίευση του "Κανονισμού για το Αρχείο
Σε μεγάλες επιχειρήσεις, το αρχείο παρουσιάζεται σε ξεχωριστό χώρο, όπου για μεγάλο χρονικό διάστημα αποθηκεύονται τεράστιοι αριθμοί αρχείων και εγγράφων. Ταυτόχρονα, ο οργανισμός απασχολεί έναν ειδικό που ασχολείται αποκλειστικά με την αρχειοθέτηση εγγράφων. Προκειμένου να ρυθμιστεί σαφώς η δουλειά του, τα στελέχη της εταιρίας συχνά δημοσιεύουν και ενοποιούν ένα ειδικό "Κανονισμό για το Αρχείο". Οι κανόνες για τη χρήση του περιλαμβάνουν:
- αναφέρεται τι είδους εργασία θα πρέπει να εκτελείται από τον υπεύθυνο ·
- οι κανόνες για τη μεταφορά εγγράφων από διάφορα τμήματα στο αρχείο δίδονται.
- απαριθμεί τους κανόνες καταχώρισης της απογραφής και της ονοματολογίας των περιπτώσεων ·
- παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τη σωστή προετοιμασία των εγγράφων που μεταφέρονται στο αρχείο.
- δηλώνεται ότι ο διορισμένος υπάλληλος πρέπει να συμμετέχει στη συμφιλίωση της σύνθεσης των εγγράφων, καθώς και της εκτέλεσης τους.
Εάν ο υπάλληλος του αρχείου αποφασίσει ότι υπάρχουν παραβιάσεις στην τεκμηρίωση, τα έγγραφα αποστέλλονται για αναθεώρηση στο αρμόδιο τμήμα της εταιρείας. Εάν δεν υπάρχουν σφάλματα ή ελλείψεις, τότε τα χαρτιά γίνονται αποδεκτά για ραφές. Εάν οι πληροφορίες είναι δύσκολο να διαβαστούν, γίνεται ένα αντίγραφο του εγγράφου.
Απαιτήσεις αρχείων
Κάθε εταιρεία θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις βασικές απαιτήσεις για τη σωστή αρχειοθέτηση των εγγράφων στον οργανισμό. Η τήρηση αρχείων πρέπει να υπόκειται στις βασικές προϋποθέσεις του νόμου. Στις μεγάλες επιχειρήσεις, το αρχείο αντιπροσωπεύεται από ένα ξεχωριστό δωμάτιο, το οποίο πρέπει να προστατεύεται από τους υπαλλήλους της εταιρείας ή από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. Κατά συνέπεια, κατά τη δημιουργία αυτής της μονάδας, λαμβάνονται υπόψη οι ακόλουθες απαιτήσεις:
- οι χώροι πρέπει να απομονώνονται από άλλα τμήματα και γραφεία ·
- καθιερώνει συναγερμό πυρκαγιάς και διαρρήξεως ·
- το μέγεθος αυτού του δωματίου εξαρτάται από τον αριθμό των εγγράφων που μεταφέρονται στο αρχείο κάθε χρόνο.
- Ειδικά μεγάλα ράφια εγκαθίστανται στο δωμάτιο και συνιστάται να επιλέξετε μεταλλικές κατασκευές.
- μεταξύ των ραφιών υπάρχει απόσταση που δεν μπορεί να είναι μικρότερη από 75 cm.
- το μήκος των ράφια μπορεί να είναι διαφορετικό και εξαρτάται από το ύψος των οροφών?
- Επιπλέον, στο δωμάτιο υπάρχουν ειδικά χρηματοκιβώτια, στα οποία βρίσκονται τα πιο πολύτιμα και σημαντικά έγγραφα.
Σε κάθε εταιρεία, η περιοχή των επιλεγμένων χώρων μπορεί να είναι εντελώς διαφορετική, δεδομένου ότι για το σκοπό αυτό λαμβάνονται υπόψη διάφοροι παράγοντες.
Πώς είναι σωστά τα πράγματα;
Η αρχειοθέτηση των λογιστικών εγγράφων επιτρέπεται μόνο μετά από κατάλληλη προετοιμασία των εν λόγω εγγράφων. Επομένως, προτού στείλετε αυτό ή εκείνο το χαρτί στο αρχείο, πρέπει να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα:
- Αρχικά, ο υπεύθυνος πρέπει να βεβαιωθεί ότι δεν απαιτείται η πραγματικά μεταβιβαζόμενη τεκμηρίωση κατά τη διεξαγωγή των τρεχουσών δραστηριοτήτων της εταιρείας.
- περιγραφή των εγγράφων και της άμεσης περίπτωσης ·
- διεξάγεται μια εξέταση για να βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα και οι περιπτώσεις είναι πραγματικά πολύτιμα, επομένως πρέπει να αποθηκεύονται στην εταιρεία για ορισμένο χρονικό διάστημα.
- αν είναι απαραίτητο, αρχειοθετούνται, αντιγράφονται ή προσαρμόζονται έγγραφα και μεταφέρονται στη συνέχεια στο αρχείο.
Οι εντολές που αφορούν τους μισθωτούς και οι οποίες έχουν διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης πρέπει να διατυπώνονται για διαφορετικές περιπτώσεις, διότι αν είναι μικτές, μπορεί να υπάρξει σύγχυση κατά την καταστροφή ορισμένων εγγράφων.
Οι αποχρώσεις της εργασίας με τις αιτήσεις
Η αρχειοθέτηση των εγγράφων προσωπικού και άλλων εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της εργασίας του οργανισμού διεξάγεται από έναν υπεύθυνο υπάλληλο ο οποίος λαμβάνει ένα συγκεκριμένο μισθό για τις δραστηριότητές του. Εάν ο επικεφαλής ή άλλοι υπάλληλοι της εταιρείας πρέπει να μελετήσουν όλα τα έγγραφα που είναι διαθέσιμα στο αρχείο, πρέπει να υποβάλουν αίτηση με ειδική αίτηση στο διορισμένο πρόσωπο.
Οι πληροφορίες από το αρχείο έχουν εκδοθεί με τη μορφή πιστοποιητικού αρχείου, αντιγράφου ή αποσπάσματος. Το πιστοποιητικό παρουσιάζεται από ένα έγγραφο, το οποίο περιλαμβάνει αρχειακές πληροφορίες σχετικά με το ζητούμενο θέμα.
Ένα αρχειοθετημένο αντίγραφο αντιπροσωπεύεται από την αναπαραγωγή κειμένου ή μιας εικόνας από ένα έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο αρχείο. Επιπλέον, παρέχει δεδομένα αναζήτησης.
Ένα απόσπασμα κατά γράμμα αναπαράγει μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα της τεκμηρίωσης. Για να γίνει αυτό, ο υπάλληλος που υποβάλλει την αίτηση πρέπει να αναφέρει σε ποια συγκεκριμένη έκδοση απαιτούνται πληροφορίες.
Συμπέρασμα
Πολλά έγγραφα που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια της εργασίας της εταιρείας πρέπει να αποθηκευτούν για μεγάλο χρονικό διάστημα. Για να δημιουργηθούν οι βέλτιστες συνθήκες, δημιουργείται στην επιχείρηση ένα αρχείο που παρουσιάζεται από μια ξεχωριστή δομική μονάδα. Επιπλέον, διορίζεται υπεύθυνος ο οποίος είναι υπεύθυνος για την αποδοχή τεκμηρίωσης στο αρχείο. Ο ίδιος ειδικός ανταποκρίνεται σε αιτήματα από άλλους υπαλλήλους και διευθυντές.
Κατά την αρχειοθέτηση της τεκμηρίωσης, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη ορισμένοι κανόνες και απαιτήσεις που σας επιτρέπουν να διαμορφώνετε σωστά το χαρτί, καθώς και να παρέχετε ιδανικές συνθήκες αποθήκευσης.