Η εγγραφή των εγγράφων οργάνωσης είναι ένα σημαντικό μέρος της επίπονης εργασίας. Ο κύριος στόχος αυτής της διαδικασίας είναι να δοθεί νομική ισχύς στα έγγραφα. Επίσης, χάρη σε αυτό, λαμβάνονται υπόψη, παρακολουθούνται και αναζητούνται γρήγορα, εάν προκύψει επείγουσα ανάγκη. Η απόκτηση των απαραίτητων πληροφοριών σχετικά με τα έγγραφα, ανεξάρτητα από το στάδιο της εργασίας τους, μπορεί να γίνει εύκολα σε σύντομο χρονικό διάστημα αν ακολουθηθούν όλοι οι θεσπισμένοι κανόνες για την κυκλοφορία εγγράφων.
Η έννοια
Η καταχώρηση των εγγράφων ενός οργανισμού είναι μια σταθεροποίηση του σχηματισμού ή του εισοδήματός τους με την εφαρμογή ενός δείκτη και την ένδειξη ορισμένων δεδομένων σε ειδικά έντυπα. Ο δείκτης περιλαμβάνει έναν αριθμό με σειρά, ο οποίος συμπληρώνεται από άλλους δείκτες ονοματολογίας, ταξινομητές και άλλα στοιχεία. Τα μέρη του ευρετηρίου που ακολουθούν το ένα το άλλο διαχωρίζονται με μια κάθετο.
Η εγγραφή των εγγράφων του οργανισμού δημιουργείται για να λαμβάνει πιστοποιητικά προγραμματισμένης, λογιστικής, διοικητικής, οικονομικής, χρηματοοικονομικής και άλλης φύσης. Χρησιμοποιούνται εσωτερικά και αποστέλλονται σε άλλες δομές ή προέρχονται από αυτά. Τόσο τα χειρόγραφα χαρτιά όσο και τα έντυπα με τη χρήση σύγχρονων τεχνικών συσκευών υπόκεινται σε εγγραφή.
Στόχοι
Στην οργάνωση του χαρτιού, ο κύριος χώρος ανήκει στη διαδικασία εγγραφής. Μόνο με καθιερωμένες λειτουργίες, ακολουθώντας το ένα μετά το άλλο, τα καθήκοντα της επιχειρησιακής διαχείρισης μπορούν να λυθούν εύκολα. Για το σκοπό αυτό, οι υπάλληλοι πρέπει να παράσχουν όλα τα έγγραφα σε σύντομο χρονικό διάστημα, τόσο εσωτερικά όσο και αυτά που έλαβαν από άλλες εταιρείες.
Κατά την εγγραφή των εγγράφων της οργάνωσης σε ειδικά έντυπα, αναφέρονται τα πιο σημαντικά γεγονότα, συμπεριλαμβανομένης της περιόδου δημιουργίας, αποστολής ή παραλαβής. Έτσι, το έγγραφο γίνεται νόμιμο. Μέχρι αυτό το σημείο, θεωρείται ότι δεν υπάρχει. Δηλαδή, ο οργανισμός δεν είναι υπεύθυνος για τη διατήρησή του, καθώς και για τη λήψη.
Τιμή
Η εγγραφή είναι ένα από τα πρώτα στάδια της εργασίας μετά την αρχική επεξεργασία κατά την παραλαβή του εγγράφου ή την προτελευταία, αν αποστέλλεται σε άλλη δομή. Μετά από αυτό το στάδιο, τα εξερχόμενα χαρτιά σφραγίζονται σε φακέλους και αποστέλλονται μέσω ταχυδρομείου ή άλλων καναλιών επικοινωνίας.
Η εγγραφή θεωρείται μία από τις πιο χρονοβόρες και υπεύθυνες εργασίες γραφικής εργασίας. Επομένως, εάν προκύψει το ζήτημα της εξορθολογισμού της ροής εργασίας, τότε ξεκινούν με αυτή τη διαδικασία.
Τα καθήκοντα
Τα κύρια καθήκοντα της εγγραφής περιλαμβάνουν:
- Λογιστική.
- Έλεγχος εκτέλεσης.
- Εργασία αναφοράς.
Κατά τη λογιστική, προκύπτουν ποσοτικές πληροφορίες σχετικά με τον όγκο της εργασίας, την ανάλυση και των δύο εγγράφων ως σύνολο και μεμονωμένων τύπων, ανά δομή και άλλα στοιχεία. Στο μέλλον, δημιουργείται μια βάση δεδομένων με τη μορφή ειδικής μηχανής αναζήτησης.
Οι κανόνες
Μόνο εάν είναι απαραίτητο, περαιτέρω χρήση είναι η οργάνωση της εργασίας με έγγραφα. Η εγγραφή των εγγράφων δεν είναι απαραίτητη εάν γίνονται δεκτές προς ενημέρωση μόνο. Κάθε εταιρεία πρέπει να έχει εγκρίνει έναν κατάλογο εγγράφων που δεν πρέπει να καταχωρηθούν. Κατά κανόνα, περιλαμβάνεται στο παράρτημα των οδηγιών για τους υπαλλήλους, αλλά μπορεί επίσης να συντίθεται με τη μορφή αυτόνομου χαρτιού. Πρέπει να ενημερωθεί εάν η κατάσταση το απαιτεί.
Τυπικά, οι μη καταχωρημένοι τίτλοι περιλαμβάνουν:
- Διαφημιστικά υλικά.
- Συγχαρητήρια
- Προσκλήσεις σε σεμινάρια και συνέδρια.
- Βιβλία και άλλα μέσα εκτύπωσης.
- Τα "Προσωπικά" πακέτα λαμβάνονται ταχυδρομικώς.
- Αντίγραφα κυβερνητικών εγγράφων.
- Πληροφοριακά γράμματα.
Κατά την εγγραφή, σε κάθε έγγραφο έχει εκχωρηθεί αντίστοιχος αριθμός. Τα εισερχόμενα χαρτιά έχουν το δικό τους σύστημα αριθμών, το οποίο είναι σφραγισμένο στην απόδειξη.
Η διαδικασία εκτελείται μόνο μία φορά. Αυτός είναι ένας από τους βασικούς κανόνες για την οργάνωση της εργασίας με έγγραφα. Η εγγραφή των εγγράφων σε μια μεγάλη εταιρεία πραγματοποιείται στο γραφείο. Εάν πρόκειται για μια μικρή επιχείρηση, τότε ο γραμματέας ασχολείται με αυτό το ζήτημα. Σε μια εταιρεία με τμήματα και άλλες δομικές ομάδες, η διαδικασία αυτή μπορεί να διεξαχθεί με αποκεντρωμένο τρόπο. Αυτό, ωστόσο, ισχύει μόνο για τα εσωτερικά έγγραφα. Η εγγραφή τους θα πρέπει να πραγματοποιείται την ημέρα παραλαβής, έγκρισης ή αποστολής.
Μέθοδοι παραγωγής
Τα έγγραφα μπορούν να ληφθούν με τους ακόλουθους τρόπους:
- Με ταχυδρομείο.
- Μέσω υπηρεσιών ταχυμεταφορών.
- Με φαξ.
- Με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Διαφορετικές μορφές οργάνωσης της εγγραφής των εγγράφων πραγματοποιούνται σε σχέση με την ακόλουθη αλληλογραφία:
- Εισερχόμενα.
- Έξοδος.
- Εσωτερικά.
Πληροφορίες Εγγραφής
Για ένα εισερχόμενο έγγραφο, δεδομένα όπως:
- Ημερομηνία λήψης.
- Εισερχόμενος αριθμός.
- Ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου.
- Ευρετήριο
- Αριθμός εγγραφής.
- Ο συντάκτης του εγγράφου.
- Το όνομα.
- Ανάλυση
- Περίοδος εκτέλεσης.
- Ανάδοχος.
- Η πρόοδος της εργασίας.
- Ο αριθμός της περίπτωσης όπου πηγαίνει μετά τους απαραίτητους χειρισμούς.
Εισαγωγή πληροφοριών
Πρώτον, διεξάγεται η οργάνωση της εγγραφής πρωτότυπων εγγράφων, τα οποία δεν συμπληρώνονται πλήρως, καθώς δεν έχουν ακόμη υποβληθεί στον επικεφαλής και δεν έχουν το κατάλληλο ψήφισμα, καθώς και μια καθορισμένη περίοδο εκτέλεσης και ανάδοχο. Τα υπόλοιπα δεδομένα υποδεικνύονται μετά την εξοικείωση με τα εξουσιοδοτημένα άτομα. Εάν έχει υπάρξει καλή σχέση με τον ηγέτη και κοιτάζει την αλληλογραφία κάθε πρωί, μπορείτε πρώτα να του δείξετε το έγγραφο και αφού λάβετε την κατάλληλη απόφαση, εισαγάγετε αμέσως όλα τα απαραίτητα δεδομένα.
Αν μιλάμε για την οργάνωση της εγγραφής και τον έλεγχο της εκτέλεσης εσωτερικών εγγράφων, τα δεδομένα μπορούν να υποδεικνύονται στην κατάλληλη μορφή με τη δυνατότητα μεταγενέστερων αλλαγών και προσθηκών. Η ημερομηνία παραλαβής τους, φυσικά, απουσιάζει. Επομένως, σε αντίθεση με ένα εισερχόμενο έγγραφο, ένα εσωτερικό έγγραφο έχει έναν ενιαίο αριθμό εγγραφής.
Κάθε εταιρεία έχει το δικαίωμα να αλλάξει και να συμπληρώσει τα δεδομένα του εισερχόμενου εγγράφου, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας. Για παράδειγμα, δείχνουν συχνά τον αριθμό των φύλλων και των εφαρμογών.
Έντυπα
Τα έντυπα εγγραφής έχουν τη μορφή:
- Περιοδικά.
- Κάρτα.
- Αυτοματοποιημένα ηλεκτρονικά συστήματα.
Ας εξετάσουμε κάθε έντυπο ξεχωριστά.
Περιοδικά
Ένα σύστημα περιοδικών είναι χρήσιμο όταν ένας οργανισμός ασχολείται με ένα μικρό αριθμό εγγράφων. Εάν η εταιρεία έχει μεγάλο όγκο ροής εργασίας, τότε δεν χρησιμοποιείται πλέον, αφού από πολλές απόψεις είναι κατώτερη από άλλα, πιο προηγμένα συστήματα.
Οι πληροφορίες αναφέρονται στα περιοδικά εγγραφής εγγράφων του οργανισμού με τη σειρά με την οποία έχουν ληφθεί. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει ένα άτομο. Έτσι, όταν φθάνουν πολλά έγγραφα, η εγγραφή διαρκεί πολύ. Φυσικά, αυτό επιβραδύνει σημαντικά τη ροή εργασίας.
Επιπλέον, η επιχείρηση πρέπει να αντιγραφεί, καθώς απαιτούνται πληροφορίες τόσο στο γραφείο όσο και σε επιμέρους διαρθρωτικές μονάδες, όπου το έγγραφο θα εκτελείται στο μέλλον. Ως αποτέλεσμα, στην ίδια εταιρεία οι ίδιοι τίτλοι θα πρέπει να καταχωρούνται 3-5 φορές σε ξεχωριστά περιοδικά.
Ταυτόχρονα, καθίσταται αδύνατο να αποκτηθούν πληροφορίες αναφοράς σε σύντομο χρονικό διάστημα, δεδομένου ότι οι καταχωρήσεις σε περιοδικά διατηρούνται με χρονολογική σειρά. Για να λάβετε πληροφορίες, πρέπει να γνωρίζετε τουλάχιστον περίπου όταν καταχωρήθηκε το έγγραφο.
Δεν θα είναι δυνατόν να ελέγχονται οι προθεσμίες, δεδομένου ότι όλες έχουν τη δική τους και δεν μπορούν να ταξινομηθούν χωριστά.Επομένως, όταν η λειτουργία ελέγχου έχει προτεραιότητα, χρησιμοποιήστε το σύστημα καρτών.
Κάρτες
Το σύστημα καταγραφής καρτών λύνει τις ελλείψεις που υπάρχουν κατά τη διεκπεραίωση γραφικών για περιοδικά. Εμφανίστηκε στις αρχές του περασμένου αιώνα και είναι πολύ συχνή στις ευρωπαϊκές χώρες. Στη Ρωσία, έγινε ευρέως διαδεδομένη κατά την ανάπτυξη του συστήματος ενοποιημένου κρατικού αρχείου. Αυτό το σύστημα εγγραφής εγγράφων στον οργανισμό είναι απαραίτητο για την αντιμετώπιση μεγάλου όγκου τίτλων χωρίς προβλήματα. Έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
- Η διαδικασία εγγραφής μπορεί να αντιμετωπιστεί από πολλούς υπαλλήλους ταυτόχρονα.
- Τα έγγραφα μπορούν να παραχθούν στην ποσότητα που είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία της οργάνωσης.
- Οι κάρτες μπορούν να συστηματοποιηθούν, καθώς και να κάνουν αρχεία καρτών. Αυτό καθιστά τη λειτουργία βοήθειας διαθέσιμη.
- Μια συγκεκριμένη περίπτωση μπορεί να μεταφερθεί στον έλεγχο άσκησης κατά την εκτέλεση των εγγράφων.
- Η μορφή και η ένδειξη των λεπτομερειών καθορίζονται απευθείας στον οργανισμό και καθορίζονται στις οδηγίες για τη γραφική εργασία.
- Η επιλεγμένη μορφή κάρτας μπορεί να μεταδοθεί χρησιμοποιώντας μια φωτοτυπική μηχανή. Για να διατηρείτε αρχεία, πρέπει να έχετε επαρκή κυκλοφορία για τουλάχιστον 1 χρόνο.
Μια οργάνωση μπορεί να έχει τόσα αντίγραφα των καρτών ανάλογα με τις ανάγκες. Συνήθως πρέπει να συμπληρώσετε τουλάχιστον δύο. Μετά από αυτό, ένα αντίγραφο αποθηκεύεται σε ένα προσωρινό γραφείο αρχειοθέτησης και το άλλο στο τμήμα πληροφοριών και αναφοράς. Το ίδιο το έγγραφο αποστέλλεται στον εργολάβο για εργασία. Αλλά συχνά χρησιμοποιούν τρία φύλλα για να τα μεταφέρουν και στον καλλιτέχνη.
Ένα τέτοιο σύστημα είναι κατάλληλο τόσο για έγγραφα για την εγγραφή ενός δημόσιου οργανισμού όσο και για την άσκηση γραφείου σε δημόσιο φορέα. Τα αρχεία καρτών αναφοράς δημιουργούνται για διάφορα θέματα, για παράδειγμα, ανά περιοχή. Στη συνέχεια, ο αριθμός τους αυξάνεται αυτόματα. Φυσικά, το σύστημα αυτό είναι έντασης εργασίας και μπορεί να δημιουργηθεί αποτελεσματικά μόνο σε οργανισμούς όπου η υπηρεσία διαχείρισης γραφείων εκτελεί άψογα τις λειτουργίες της. Ένα πιο σύγχρονο σύστημα βοήθησε να απαλλαγούμε από την ανάγκη πλήρωσης ενός τεράστιου αριθμού καρτών. Έγινε δυνατή χάρη στην εισαγωγή τεχνολογίας υπολογιστών.
Αυτοματοποιημένα ηλεκτρονικά συστήματα
Αυτή η μορφή τεκμηρίωσης πραγματοποιείται μέσω λογισμικού (ή λογισμικού). Είναι εγκατεστημένο σε υπολογιστή, διακομιστή ή πολλούς ενσωματωμένους υπολογιστές. Όταν χρησιμοποιείτε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, οι πληροφορίες εισάγονται σε μια ηλεκτρονική κάρτα, η οποία αποθηκεύεται στην αντίστοιχη βάση δεδομένων. Για την εξασφάλιση της ασφάλειας, παράλληλα, οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε μια πρόσθετη (backup) βάση δεδομένων.
Αυτή τη μορφή έχει λάβει αυτή τη στιγμή τη μεγαλύτερη εφαρμογή, δεδομένου ότι έχει σημαντικά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με τις δύο προηγούμενες επιλογές. Συγκεκριμένα, είναι:
- Γρήγορη αναζήτηση σε οποιαδήποτε βάση, για παράδειγμα, ημερομηνία.
- Δημιουργία αναφορών και αναλυτικών πληροφοριών σε αυτόματη λειτουργία.
- Η δυνατότητα εγγραφής από διαφορετικούς τόπους εργασίας ταυτόχρονα.
- Η δυνατότητα διαχείρισης εγγράφων με αποκεντρωμένο τρόπο σε ξεχωριστές μονάδες με την ενσωμάτωση πληροφοριών σε μια ενιαία βάση δεδομένων.
- Άλλα χαρακτηριστικά.
Ένα πρόγραμμα εγγραφής εγγράφων μπορεί να αναπτυχθεί από τον ίδιο τον οργανισμό. Ωστόσο, στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων, χρησιμοποιούνται έτοιμες λύσεις που διευκολύνουν την εργασία με μεγάλο όγκο εγγράφων, ξεκινώντας από το στάδιο δημιουργίας και λήγοντας με την εκτέλεση ή την αποστολή σε άλλη εταιρεία.
Σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, οι πιο πλήρεις πληροφορίες για όλα τα έγγραφα μπορούν να συλλεχθούν και να αποθηκευτούν. Χάρη σε αυτό, εφαρμόζεται αποτελεσματικός έλεγχος και εκτελείται εργασία αναφοράς και, εάν είναι απαραίτητο, εσωτερική απογραφή.
Συμπέρασμα
Επί του παρόντος, σε κάθε επιχείρηση και ίδρυμα δημιουργείται μεγάλος όγκος εγγράφων. Η εργασία γραφείου, που έχει δημιουργηθεί σύμφωνα με το νόμο και ανταποκρίνεται σε όλες τις καθορισμένες εργασίες, αυξάνει την αποτελεσματικότητα της διοίκησης πολλές φορές. Οι προσωπικοί υπολογιστές, τα προγράμματα και οι νέες τεχνολογίες έχουν κάνει αυτή τη διαδικασία περισσότερο οργανωμένη. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα επιταχύνει και διευκολύνει το έργο στο σύνολό του, καθώς και την εγγραφή και λογιστική των εγγράφων στον οργανισμό, ειδικότερα.
Αυτή η διαδικασία είναι σημαντική σε όλο τον κύκλο των υπαλλήλων. Χάρη στην οργανωμένη εργασία, μπορείτε εύκολα να βρείτε τις απαραίτητες πληροφορίες και ένα συγκεκριμένο έγγραφο σε σύντομο χρονικό διάστημα. Και αυτό, με τη σειρά του, παρέχει μια επιχειρησιακή λύση σε θέματα.
Οι κάρτες, οι οποίες μέχρι πρόσφατα διανεμήθηκαν παντού, αντικαθίστανται σταδιακά με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, ακόμη και για εγγραφή σε μη κερδοσκοπική οργάνωση εγγράφων. Η όλη διαδικασία διεξάγεται σε επιταχυνόμενη λειτουργία, συμπεριλαμβανομένου του αποτελεσματικού ελέγχου της ροής εγγράφων.