¿Qué es esto - negocio administrativo? Para que sirve ¿Cómo es este tipo de actividad? ¿Es posible encontrar aquí "trampas"? Estas y otras preguntas serán respondidas en el marco del artículo de hoy.
Información general
Sobre cualquier compañía, podemos decir que hay varias funciones que son imposibles de realizar sin ellas. Esto es independiente de lo que hace la estructura. Estos incluyen trabajo administrativo. Este es un axioma sin el cual la actividad exitosa ahora es imposible. Por lo tanto, considerándolo, es necesario hablar sobre las funciones más importantes desempeñadas, sobre los puestos, sobre el lugar y el papel en la estructura de la empresa. En general, la actividad administrativa es un negocio muy típico. Aunque el contenido específico difiere según los objetivos que enfrenta actualmente la empresa, según su tamaño y los recursos disponibles. Pero deberías comenzar con la definición. El negocio administrativo es el trabajo asociado con la organización del trabajo de los empleados, departamentos y servicios de una empresa para lograr un alto desempeño organizacional. Cubre todos los niveles.
Clasificación
Las actividades de apoyo administrativo y económico se pueden dividir en:
- Prestación continua de actividades. Esta es la compra de artículos de papelería, suministros, equipo de oficina, electrodomésticos y muebles en condiciones de trabajo, reparación y mantenimiento preventivo si es necesario, proporcionar comunicaciones y realizar grandes compras por única vez.
- Flujo de documentos. Con esto se entiende el desarrollo de un sistema de intercambio de papel, el mantenimiento de archivos, bibliotecas y bases de datos.
- Operación del edificio, locales y territorio. Con esto nos referimos a la limpieza, suministro de energía, fontanería, reparaciones menores del hogar, diseño de apariencia, disposición del área circundante, paisajismo.
- Trabajo organizacional. Incluye eventos, organización de lugares de trabajo, salas de reuniones, catering para empleados, servicios de transporte, seguro para empleados y empresas, reubicación.
- Proporcionar relaciones con terceros. Un ejemplo es la interacción con agencias gubernamentales, propietarios y proveedores.
- Personal de información interna. Esto incluye organizar notificaciones de nuevos documentos, monitorear la ejecución de instrucciones, organizar y mantener tableros de anuncios actualizados, emitir publicaciones corporativas internas (folletos, boletines, periódicos), enviar mensajes, organizar exhibiciones internas y museos.
Como puede ver, la actividad administrativa y económica no se queda quieta y late en la puerta de atrás.
Los matices de completar tareas
El lector debe prestar atención al hecho de que algunas de las funciones son permanentes, mientras que otras se presentan como tareas únicas. Pero a pesar de esto, todo esto debe ser recordado y, si es necesario, discutido con los empleados. Después de todo, puede ser tal que será necesario llevar a cabo, aunque sea una tarea única pero global, como organizar un movimiento. Y en este caso no debería haber preguntas con la pregunta "quién llevará a cabo todo esto". El especialista en actividades administrativas y económicas debe comprender bien que su objetivo principal es garantizar el funcionamiento cómodo e ininterrumpido de todos los servicios de la empresa.La tarea principal es ayudar al resto de las unidades a cumplir el plan de producción, pase lo que pase. Por lo tanto, la lista de funciones anterior se puede reducir y ampliar. Todo depende de la situación específica.
Sobre la influencia de varios factores
Los siguientes factores influyen en la lista específica de funciones realizadas:
- Tamaño de la empresa.
- Los detalles de la actividad.
- Metas de la empresa.
- Uso de fondos y recursos propios / prestados.
Lo que es bueno para una pequeña empresa puede ser extremadamente ineficiente para una estructura de tamaño mediano. Es bueno si la gerencia puede reconocer que hay problemas y que es necesaria una cierta reorganización de la empresa.
¿Cómo definir funciones y tareas?
Entonces, gradualmente llegamos a la conclusión de que el apoyo administrativo de la organización debe llevarse a cabo de acuerdo con las necesidades. Pero, ¿cómo determinar esas funciones y tareas específicas que deberán realizarse? Aquí hay una breve guía de acción:
- Se realiza el análisis de la posición actual de la empresa y se determinan las funciones faltantes.
- La dirección del movimiento se forma en función de los objetivos aceptados de la empresa.
- Se indican los detalles de la empresa y cómo afecta la implementación de las tareas.
- Se calcula la viabilidad de realizar cierto trabajo por cuenta propia o mediante la atracción de contratistas externos.
- Se están abordando los problemas de subordinación.
- Se determina el mejor formato para implementar la función necesaria (asignación de un empleado, departamento o todo el servicio).
El formato del artículo, por desgracia, no permitirá considerar completamente todo y todo. Por lo tanto, la organización de trabajos para los empleados se tomará como un objeto de estudio. De hecho, a menudo tienen que realizar tareas multifuncionales, y debido a la inconsistencia de las acciones de varias unidades, surgen varios problemas.
Organización de trabajo
Este evento no ocurre todos los días. Por lo tanto, generalmente no hay regulaciones en este caso. Las tareas se resuelven según la situación, muy a menudo en modo de emergencia. En este caso, se requieren órdenes especiales para actividades administrativas. Por ejemplo, la introducción de las reglas para organizar un nuevo lugar de trabajo nos permitirá planificar todo el proceso en papel, para comprender cómo se puede optimizar, qué y en qué secuencia se debe llevar a cabo. Esto es especialmente cierto para aquellas empresas que se han fijado el objetivo de lograr un desarrollo activo. Esto a menudo se asocia con la expansión del personal y es necesario tener una adquisición bien desarrollada para este caso.
Primeros pasos
Inicialmente, se debe hacer una descripción del lugar de trabajo. Debe incluir una lista de los equipos y muebles necesarios. Pero no solo algo al azar y primero descubierto por el brazo, sino algo que se usa en un lugar de trabajo típico. Es posible llevar a cabo la gradación en función del nivel del puesto y asignar el vínculo de gestión más alto, gerentes de nivel medio y artistas intérpretes o ejecutantes. O puede construir sobre los detalles de la actividad. Esta es la presencia de visitantes, el uso de equipos adicionales, inventario, requisitos especiales de temperatura ambiente, iluminación actual y similares. Idealmente, se debe escribir una descripción para cada publicación. Pero este también es un trabajo muy laborioso. Por lo tanto, en la primera etapa, podemos limitarnos a la preparación de una descripción estándar. Por ejemplo, para los trabajadores de laboratorio es necesario proporcionar suficiente iluminación y un cierto régimen de temperatura. Los empleados de servicio al cliente deben tener áreas de espera. Para los contadores, se debe proporcionar una caja fuerte.
¿Qué consideraciones debes tener en cuenta?
El plan administrativo debería funcionar en una serie de cuestiones.Por ejemplo, qué es mejor tener constantemente en existencia o se debe adquirir después de recibir información sobre una nueva persona que va a trabajar. Por ejemplo, en el caso del inventario, es deseable tener una pequeña reserva. Después de todo, incluso los empleados que trabajan pueden necesitarlo. También puede asistir a mesas con sillas. Mientras que una computadora de repuesto ya es excesiva. Es costoso y rápidamente obsoleto, y no es efectivo almacenarlo sin trabajo. En general, una muy buena solución sería compilar una matriz de todo el proceso comercial, indicando en él todos los departamentos que participan en el proceso. En este caso, puede observar simple y claramente dónde y en qué período de tiempo necesita hacer algo. Esto es importante, como mínimo, debido al hecho de que a menudo ocurren omisiones debido a fallas en la transmisión de datos. Después de todo, si no hay información inicial adecuada, incluso los mejores pedidos de actividades administrativas y económicas no podrán satisfacer plenamente las solicitudes existentes.
Otros enfoques
Pero no debe limitarse solo a esto. Por ejemplo, al interactuar con los empleados, puede crear un diario de solicitud. Luego, las explicaciones entrantes se registran en él y luego se transfieren a un ejecutante específico para su ejecución. En este caso, es necesario revisar y monitorear periódicamente el estado de la implementación. También puede ser relevante estimular a los empleados a la calidad y velocidad de las aplicaciones de procesamiento. Si hay una queja justificada de que uno de los empleados está desempeñando mal sus funciones, esto debería terminar con el castigo del artista. Para garantizar la equidad, es muy recomendable establecer normas. En este caso, es necesario compilar una lista completa de posibles aplicaciones con reposición en caso de precedentes. Y luego, para cada elemento, se desarrolla su propia norma. Aunque muy a menudo no se proporcionan estándares modelo. Por lo tanto, las empresas establecen sus propios valores en función de los detalles de sus actividades y tareas actuales. Por ejemplo, si se recibe un mensaje de que se ha quemado una bombilla, se asigna un día hábil para resolver este problema.
Resumiendo lo anterior
Como puede ver, la organización de actividades administrativas y económicas tiene sus "trampas", que a primera vista no son visibles. Al desarrollar regulaciones y publicaciones, se debe tener en cuenta una gran cantidad de información. Esto se relaciona con los objetivos de la empresa, sus detalles y tamaño. La planificación detallada y la prescripción clara de los procesos comerciales nos permitirán resolver con éxito los problemas gracias al establecimiento de un procedimiento adecuado para realizar el trabajo. La gestión de las actividades administrativas y comerciales establece que todos los involucrados en la ejecución y el control del proceso deben estar familiarizados con la justificación teórica para su implementación. Siempre debe recordarse que un liderazgo competente puede mejorar dramáticamente la eficiencia del proceso. No importa lo que sea, sobre las actividades administrativas y económicas del establecimiento de organismos estatales, una estructura sin fines de lucro o una empresa privada, la buena gobernanza tiene una enorme reserva de desarrollo. Y necesita ser usado.
Conclusión
Entonces se consideró lo que constituyen actividades administrativas. Por supuesto, la información proporcionada solo en este artículo no es suficiente para convertirse inmediatamente en un buen administrador. Incluso una simple introducción a los libros inteligentes no será suficiente. De hecho, en este asunto, uno también debe comprender el aspecto práctico de la implementación de actividades. Los libros no contarán sobre la existencia de absolutamente todos los "escollos"; es necesario completar los baches y adquirir experiencia por su cuenta.