El negocio estatal y la esfera del trabajo de oficina es la rama más importante de la vida pública de cualquier estado. La información documentada es información legal. Las actividades legislativas contribuyen a la construcción de la ley civil, el orden y el bienestar, que son muy importantes.
El concepto de información documentada.
Tal designación, a primera vista, no se usa muy a menudo en jurisprudencia, pero al mismo tiempo es muy importante. Según la legislación federal, la información documentada es un tipo de conjunto de ciertos datos que se registra en un medio tangible con fines de seguridad.
Además, este material asume la presencia de detalles sobre las fuentes disponibles de su origen, lo que en general permite determinar la naturaleza de estos datos o sus medios, independientemente de la forma de presentación. Sin ellos, el concepto de información documentada en realidad pierde su significado. Los requisitos llevan a cabo inherentemente dos funciones fundamentales: información y certificación de seguridad. En otras palabras, por un lado, contienen los datos necesarios y, por otro lado, hacen que sea imposible falsificar documentos.
Organización Internacional de Normalización
El manejo de la información documentada está regulado por una variedad de actos legales, decretos federales, órdenes, documentos regulatorios internacionales. Por lo tanto, la Organización Internacional de Normalización (ISO) participa continuamente en el desarrollo de dogmas, reglas y regulaciones con respecto a la formación, almacenamiento y uso de la información. Se están realizando avances en la dirección de eliminar las violaciones de la discrepancia en el contenido de la realidad, en la formación de requisitos para la forma de presentación de datos.
Señales de información documentada
El primer signo y el más importante es la presencia de un portador de material. Como tal, absolutamente cualquier objeto del mundo circundante puede actuar, incluidos los objetos y los campos físicos donde se muestran ciertas acciones o información. Los mismos datos se pueden grabar en diferentes medios. También será cierto que se pueden documentar diferentes materiales en el mismo sitio.
La siguiente característica más importante de la información documentada es la capacidad de identificar el material grabado. Esto se proporciona a través del papel de apoyo de los accesorios. Su presencia ayuda a establecer el propósito de los datos, su naturaleza, fuente, tiempo de documentación. En algunos casos, los detalles proporcionan el grado necesario de protección de una muestra particular en forma de una firma digital electrónica adjunta.
La tercera característica de la información documentada es la capacidad de seleccionar diversas variaciones y formas que transmiten su contenido. También se puede almacenar en varios medios en diversas formas sin perder su contenido y detalles. Es decir, el almacenamiento de información documentada implica la posibilidad de copiarla. Dichos materiales pueden existir en forma de diversas modificaciones.
Gestión de la información del documento
Según la versión de la Organización Internacional de Normalización, la información documentada es información que debe almacenarse y utilizarse bajo un control especial. En la esfera de la subordinación es, directamente, el portador de una naturaleza material en la que se almacena este material.El conjunto de requisitos para la gestión de información documentada se presenta en la sección N ° 7 de ISO 9001: 2015. Si intenta resumir y representar estas tesis de obligaciones, tendrán la siguiente forma:
- análisis periódico del nivel de accesibilidad de la información en la medida necesaria, en el lugar donde sea necesario y en el momento en que sea necesario;
- evaluación periódica del grado de seguridad de los datos documentados;
- resolver problemas relacionados con la organización de los procesos de distribución, búsqueda, control de acceso y uso de la información;
- evaluación del impacto de procesos efectivos para proteger y almacenar documentos de varios errores, por ejemplo, si su legibilidad está garantizada;
- verificación del cumplimiento de las normas de incautación y almacenamiento.
Que pasa
Las formas de información documentada dependen principalmente de la naturaleza de su medio material. Hay varios tipos principales. Los mas comunes:
- papel
- grabaciones sonoras;
- materiales de video;
- Información electrónica documentada.
Variedades de datos en medios tangibles.
La información, más allá de la versión de muchos investigadores, más allá de los criterios de orden y el grado de organización, se divide en documentada e indocumentada. ¿Cuál es la diferencia entre ellos?
Documentado es una forma organizativa específica, oficial de existencia de información. El propósito de la existencia de este tipo de datos está relacionado con el bienestar público y el estado de derecho. Los tipos de información documentada pueden ser diferentes. Después de todo, todo depende del criterio de clasificación adoptado como base.
Para los criterios de accesibilidad, la información es:
- con acceso limitado;
- material secreto de estado;
- tipo confidencial;
- con acceso ilimitado, público.
Si es posible, sucede:
- distribuido libremente;
- datos cuya divulgación está estrictamente prohibida;
- Información divulgada de conformidad con la ley federal;
- material, cuya divulgación es posible por acuerdo de un determinado círculo de personas.
Propiedades de información documentada
La información documentada es información que existe en ciertas condiciones objetivas y tiene una serie de características.
Sus propiedades incluyen:
- carácter fijo, es decir, posesión de su fuente, momento de la documentación y obligación de almacenar;
- relevancia: la capacidad de cumplir con los requisitos de un consumidor potencial, para satisfacer las solicitudes;
- valor: datos adecuados para el propósito;
- integridad: la relación óptima entre la información recibida y la necesaria;
- utilidad: el grado de su necesidad;
- fiabilidad: muestra el nivel de objetividad de la información;
- novedad - relevancia, ya que los materiales documentados son una explicación de la información que puede quedar desactualizada o dejar de ser válida;
- puntualidad
- accesibilidad: la capacidad del consumidor de recibir datos libremente;
- seguridad: falta de acceso no autorizado;
- ergonomía: la relación óptima del volumen y la forma de los datos para un consumidor en particular;
- adecuación: correspondencia de la información con la realidad, disposición para reflejar condiciones objetivas reales.
Protección de la información documentada en la legislación rusa.
Tres fuentes de la ley federal proporcionan designación de información documentada. La primera fuente da una interpretación limitada. Establece que la información documentada es el registro de datos importantes utilizando un medio material a través del proceso de documentación de los datos necesarios, donde hay detalles que permiten identificar, designar o determinar su medio material (ley de información, Artículo No. 2).
Otra fuente tiene una interpretación más amplia.Establece que un documento significa la presencia de un medio con información grabada de un texto, sonido o naturaleza gráfica. Su contenido está destinado a la transmisión a su propósito previsto en un momento específico.
Ejemplos de datos documentados.
La información documentada es actos legales, documentos, archivos que se almacenan para diversos fines. La información almacenada en la gran mayoría de los casos está destinada al uso público. Los ejemplos incluyen:
- actos jurídicos, marco regulatorio;
- documentos que contienen información sobre situaciones de emergencia de naturaleza ambiental, demográfica, sanitaria-epidemiológica, meteorológica;
- documentos contenidos en colecciones de bibliotecas y otros diversos fondos de sistemas de información;
- información de los medios de comunicación y otra información pública de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia.
Con base en lo anterior, vale la pena señalar que, en total, los documentos y la información documentada son los elementos más importantes de la seguridad del estado y el bienestar público. A menudo es un depósito de información estratégicamente importante para el estado. Es por eso que este tipo de información debe almacenarse cuidadosamente teniendo en cuenta los requisitos estipulados por la legislación estatal.