En el curso de las actividades de cualquier empresa, aparece una gran cantidad de documentos comerciales. Entre esta masa, los documentos de personal se destacan en un complejo separado. En nuestro artículo queremos hablar sobre qué tipos de ellos existen, cómo se almacenan.
Relaciones de empleados
Un flujo de trabajo bien organizado en la empresa es la clave del éxito de sus actividades. Por lo tanto, los documentos comerciales siempre deben recibir la debida atención y, por lo tanto, formatearse y almacenarse adecuadamente.
Vale la pena recordar que las relaciones laborales entre el empleador y los empleados siempre están reguladas por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Sobre la base de sus artículos, la organización debe organizar adecuadamente el despido, la recepción y el traslado de los empleados. Todos aquellos documentos en los que se indican las etapas de la actividad laboral de los trabajadores, estos son los documentos sobre el personal (personal, personal).
La tarea de estos documentos es ejecutar y asegurar adecuadamente las relaciones laborales entre los empleados y el empleador. Cabe señalar que la documentación del personal es uno de los aspectos más importantes del servicio de personal en cualquier empresa. La corrección y la puntualidad del papeleo deben estar bajo el control del jefe.
La mayor parte de la documentación es obligatoria y está prevista por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, las instrucciones sobre el mantenimiento de los libros de trabajo, la legislación sobre pensiones y otras regulaciones.
Tipos de documentos sobre personal
Los documentos sobre el personal se pueden dividir en los siguientes tipos:
- Documentos relacionados con la dotación de personal de la empresa.
- Documentos que confirman la promoción de empleados.
- Documentos que confirman la implementación de la disciplina laboral.
- Documentos relacionados con la terminación del empleo.
Como podemos ver, los documentos sobre el personal incluyen muchos documentos que regulan la relación entre empleadores y empleados. Todos ellos regulan ciertas cuestiones relacionadas con el personal de la empresa.
Los documentos de personal primario se dividen en dos tipos:
- En personal contable.
- Sobre la contabilidad de las horas de trabajo y los cálculos relacionados con la remuneración.
Los documentos sobre el personal incluyen: órdenes, contratos de trabajo, diplomas, certificados, libros de trabajo, archivos personales, tarjetas, certificados para la certificación de empleados, poder personal.
Almacenamiento de documentos
En los últimos años, desafortunadamente, ha habido una tendencia de atención insuficiente a la seguridad de los documentos comerciales. Según los resultados de las inspecciones del servicio de archivo estatal, se extrajeron conclusiones que sugieren que el almacenamiento de documentos sobre el personal en condiciones normales se observa solo en el 20% de las empresas verificadas.
Aunque cada empresa debe cumplir con las normas consagradas en la ley. La actitud correcta hacia los documentos comerciales está directamente relacionada con la necesidad de ayudar a las organizaciones con los organismos de seguros de pensiones y otras agencias gubernamentales. Las violaciones de la gestión de documentos pueden dar lugar a consecuencias indeseables, y también enfrenta una multa.
Los documentos sobre el personal (los tipos de valores que entregamos en el artículo) dan testimonio de la experiencia laboral de las personas, y también son la base para el nombramiento de pensiones y otros pagos a los ciudadanos. En el caso de que el empleador cometa errores que subestimen los ingresos del empleado, una persona puede impugnar este hecho en la corte.
Además, vale la pena entender que el almacenamiento de documentos sobre el personal es necesario, ya que solo sobre esta base es posible restaurar la información histórica que tuvo lugar. No es en vano que para los documentos de personal los períodos de almacenamiento más largos estén establecidos por ley.
No es necesario decir que los documentos no pueden perderse; además, deben mantenerse en las condiciones adecuadas. El jefe y el jefe del departamento de personal de cualquier organización deben proporcionar todas las condiciones necesarias para el almacenamiento actual y de archivo.
Los principales requisitos para el contenido de los valores incluyen:
- Disponibilidad de una habitación separada para el almacenamiento actual.
- Las cajas o armarios con papeles deben cerrarse con llave.
- Los documentos deben estar restringidos.
- Para el archivo, debe seleccionar una sala separada y controlar el acceso a ella.
Tiempo de almacenamiento
Los términos de almacenamiento de documentos en el personal son los más largos en comparación con otros documentos comerciales. Los documentos con una larga vida útil incluyen:
- Todos los documentos administrativos: órdenes, órdenes, decretos.
- Listas de empleados.
- Tarjetas contables de empleados.
- Asuntos personales
- Cuentas personales de empleados.
- Trajes y partes de horas.
- Contratos y convenios laborales.
- Acta de la reunión.
- Listas de personas que se jubilan en una jubilación preferencial.
- Libros de contabilidad de recepción y despido de empleados.
Hemos dado lejos de la lista completa de los documentos que se han almacenado durante 75 años. Los siguientes documentos son excepciones:
- Actos sobre accidentes industriales - 45 años.
- Hoja de tarifas - 25 años.
- Acta de las reuniones de la comisión sobre el pago de asignaciones por servicio prolongado: 15 años.
Durante el tiempo especificado, la empresa debe garantizar la seguridad de los valores de la manera prescrita por la ley.
Preparación de documentos
El archivo de documentos sobre el personal de la empresa debe estar en una habitación separada, en la que no hay acceso a personas no autorizadas. Se le transfieren casos totalmente preparados y debidamente preparados. Vale la pena señalar que la preparación de documentos comienza en la etapa de su creación.
El departamento de personal es responsable de la correcta ejecución de los documentos sobre el personal. Para facilitar su uso, toda la masa de documentos los organizan los oficiales de personal de la siguiente manera:
- Se elaboran casos para cada tipo de documento: para pedidos, archivos personales, protocolos, etc. Los encabezados que reflejan la nomenclatura se indican en carpetas.
- Todos los casos tienen números de cuenta asignados y se adjunta un inventario.
- Se proporciona un almacenamiento de corriente seguro y confidencial: en una caja fuerte o en un armario cerrado.
- Todas las hojas de casos están archivadas y numeradas. Y el lugar del firmware está sellado con el sello de la empresa y certificado por las firmas de las personas responsables.
- En cada caso, los inventarios internos ciertamente deben estar presentes.
- En las portadas de los documentos terminados se indican todos los detalles: períodos de almacenamiento, nombres, fechas.
Formación de un archivo personal.
El archivo personal contiene todos aquellos documentos que contienen información sobre el empleado de la empresa y su actividad laboral. En principio, los archivos personales deben instituirse para todos los empleados de la organización. Pero, como regla, en la actualidad, los oficiales de personal los emiten solo para los principales especialistas y el jefe. La organización tiene derecho a decidir de forma independiente qué tipo de papel llevar a los trabajadores. Por lo tanto, la composición de los documentos de un archivo personal puede diferir en diferentes empresas. Pero en general, debe incluir los siguientes documentos:
- Inventario de documentos de casos.
- Resumen y autobiografía.
- Perfil
- Copias de documentos sobre la disponibilidad de educación.
- Copias de especificaciones.
- Copias de la orden en la aprobación de la publicación.
- Contrato de trabajo.
- Todo tipo de ayuda.
- Copias de órdenes de nombramiento, despido y reubicación.
El inventario interno debe contener información sobre los números de serie de cada documento en el archivo. Dicho documento está firmado por la persona que lo compuso.
Dentro del caso, debe haber un cuestionario que contenga mucha información sobre la biografía, educación, estado civil del empleado. Para completarlo correctamente, los empleados generalmente usan un libro de trabajo, identificación militar y pasaporte, diploma.
Documentos de contabilidad de personal
Los registros de personal son mantenidos por un oficial de personal. Sobre la base de los valores primarios, se lleva a cabo una contabilidad operativa de los cambios y movimientos en el número de empleados de la empresa. Los documentos contables incluyen: pedidos, tarjetas, personal, nómina y muchos otros documentos.
Al contratar, a cada empleado se le asigna un número de personal, que se enumera posteriormente en todos los documentos de contabilidad y nómina de personal. Incluso si una persona es trasladada a un nuevo puesto o al ser despedido, su número de personal permanece con él y no se le asigna a otra persona.
Órdenes de personal
Los pedidos de documentos sobre personal son uno de los documentos más importantes en materia de personal. Se agrupan en casos separados y al mismo tiempo tienen su propia numeración. Dentro de la carpeta se sistematiza en orden cronológico.
Algunos pedidos se crean de forma unificada, completando solo las columnas necesarias en el futuro. Todo lo demás se redacta según sea necesario, pero al mismo tiempo, todos los documentos deben cumplir ciertos requisitos.
La organización de los documentos sobre el personal, incluidos los pedidos, se lleva a cabo en función de los términos de su almacenamiento. Es lógico archivarlos en casos que tienen los mismos plazos. Entonces, por ejemplo, las órdenes de admisión y despido deben conservarse durante 75 años, lo que significa que deben mantenerse separadas de los documentos anuales que rigen la licencia y almacenarse durante solo cinco años.
Si la empresa es grande y el flujo de documentos es bastante decente, entonces se pueden redactar diferentes tipos de documentos como un asunto separado (por ejemplo, pedidos de vacaciones - una carpeta, pedidos de viajes de negocios - otro). Esto facilitará enormemente el trabajo con documentos. Además, cada caso individual se registra en la nomenclatura de la organización. Si la orden tiene un apéndice, también se archiva. Pero en cuanto a los motivos de las órdenes: informes, declaraciones, actos, se almacenan por separado.
Como muestra la práctica, los pedidos y los motivos para ellos se mantienen juntos en la documentación actual, pero en preparación para el almacenamiento de archivos comienzan a reorganizarse, distribuirse en diferentes carpetas. Las declaraciones, por ejemplo, se conservan hasta 75 años, pero forman parte del archivo personal.
Todas las demás bases tienen períodos de almacenamiento de hasta cinco años, por lo que se forman en un negocio separado.
Orden de almacenamiento
Para determinar la vida útil de los pedidos, debe usar la lista estándar de documentos. Se revisa y actualiza periódicamente. Por el momento, la lista compilada en 2010 es relevante. Según él, como antes, los motivos de los pedidos deben almacenarse durante aproximadamente cinco años, y la mayoría de los pedidos se almacenan durante un máximo de 75 años (en el desempeño de deberes, viajes de negocios, cambio de nombres, vacaciones y certificaciones).
Además, puede navegar por los períodos de almacenamiento de acuerdo con las listas departamentales elaboradas para organizaciones de ciertos campos de actividad. Las reglas prevén el examen del valor de los valores.
Los documentos de almacenamiento a largo plazo deben transferirse al archivo de documentos del personal. Se compila un inventario sobre ellos, después de lo cual se transfieren para su almacenamiento a largo plazo.
Los casos cuyos períodos de almacenamiento han pasado pueden ser destruidos.
¿Cómo destruir documentos?
Los documentos archivados de la empresa pueden destruirse (si el período de almacenamiento ha expirado) de forma independiente, o puede buscar ayuda de organizaciones especiales que se ocupen de este problema.No importa cómo organice el proceso, un acto de destrucción ciertamente debe ser elaborado.
Los papeles se pueden quemar solos, si hay un lugar seguro para esto, o puede destruirlos usando un aparato especial. En tales casos, el acto está escrito de cualquier forma. Pero grandes volúmenes de cajas son más fáciles de entregar para su eliminación. Pero en este caso, todas las acciones deben ir acompañadas de papeleo. En el acto de aceptación, es necesario fijar el número de casos y su peso. Es mejor si el empleado de la organización estará personalmente presente en la destrucción de documentos para mantener la confidencialidad.
Archivo Estatal
En cada región de la Federación de Rusia hay un archivo estatal de documentos sobre personal. El objetivo principal de su actividad es garantizar el almacenamiento confiable de documentos en el personal de todas las empresas. Además, el archivo responde a las consultas de empresas y ciudadanos sobre cuestiones relacionadas con documentos de personal. Esta dirección de su actividad es muy necesaria y relevante, porque cuando la organización está cerrada, las personas simplemente no tienen a dónde ir para obtener la información necesaria.
Por esta razón, los archivos se enfrentan a la tarea de preservar todos los documentos. Actualmente, no solo las organizaciones privadas, sino también las presupuestarias se liquidan y cierran muy a menudo. En este caso, deben transferir documentos sobre el personal para su almacenamiento al archivo estatal. Los siguientes documentos deben conservarse durante 75 años: órdenes, hojas de liquidación, documentos sobre reubicación y despido, archivos personales, etc.
Vale la pena señalar que los casos deben prepararse antes de la transferencia de acuerdo con todas las reglas. Los archivos municipales prestan sus servicios sujetos a la aprobación previa de la presentación de documentos.
La preparación de documentos para la transferencia incluye la ejecución correcta de todos los casos, una evaluación experta de valores, así como la compilación de inventarios.
¿Tengo que pagar dinero por el almacenamiento? Las empresas estatales y de presupuesto no pagan por los servicios de archivo. Las empresas liquidadas de una forma de propiedad no estatal transfieren los casos ejecutados correctamente solo si hay un acuerdo.
Los casos se transfieren sujetos a aprobación y coordinación con la comisión de revisión de expertos del archivo. La aceptación y transferencia de valores es realizada por los empleados de la institución en presencia de la organización que se liquida. Este proceso es bastante largo y laborioso, ya que el estado de los documentos se verifica visualizándolos. Al final, se elabora un acto correspondiente.
En lugar de un epílogo
Documentos sobre el personal es una categoría especial de documentos que está disponible en cualquier empresa. Su importancia es que no pierdan relevancia durante mucho tiempo. Incluso después de un largo período de tiempo, puede surgir una situación en la que deba recurrir a ellos nuevamente. No en vano, estos mismos documentos se elaboran con especial cuidado y se almacenan durante muchos años, no solo en las empresas, sino también en los archivos estatales.