Es difícil imaginar una gran empresa, estado o institución educativa, en la que no existe tal posición. Programar reuniones, preparar documentación, trabajar con correspondencia, recibir llamadas son solo parte de las responsabilidades de la persona que ocupa el puesto que estudiaremos. Desde 2016, el círculo de funciones básicas se ha esbozado en la nueva disposición reguladora: el estándar profesional de la secretaria. Ahora puede usarse como base para la formación de las instrucciones de servicio necesarias.
Características de la profesión
A pesar del cambio constante en las listas de las profesiones más populares y solicitadas en el mundo, el cargo de secretario sigue siendo bastante generalizado. Oficialmente en Rusia, esta profesión ha existido durante tres siglos. En 1720, Peter I lo aprobó, los requisitos para los empleados eran bastante altos: alfabetización, conocimiento de las leyes, la capacidad de redactar documentos.
Inicialmente, solo los hombres eran secretarios, hoy es principalmente una profesión femenina. Esto se debe en parte al hecho de que el desempeño de los deberes de secretaría requiere perseverancia, diligencia, la capacidad de realizar el mismo trabajo y monótono.
¿Cuáles son los requisitos de los gerentes modernos para los empleados que ocupan ese puesto? El secretario debe ser un usuario seguro de los programas informáticos básicos de la oficina, ser capaz de manejar equipos de oficina, trabajar con documentación, tener buenas habilidades de comunicación (buen habla, habilidades de diálogo, cortesía, etiqueta). Además, esté atento, organizado, disciplinado, emocionalmente estable.
En cuanto a la educación necesaria, no hay requisitos estrictos a este respecto en el estándar profesional de la secretaria. Si tienes educación general, experiencia profesional o cursos especiales son suficientes. Sin embargo, la presencia de un diploma de educación superior, como regla, da una ventaja en la contratación.
Estándar profesional
Los requisitos para el trabajo de secretaria adquirieron la forma de un acto reglamentario en 2016. Se adoptó un estándar profesional generalizado para un especialista en soporte documental y organizacional para la gestión de la organización. El objetivo principal de la norma es optimizar la política de personal. La cabeza puede enfocarse en él cuando evalúa las cualidades profesionales del empleado. El documento también se utiliza en la preparación de programas de capacitación para la capacitación de secretarias.
El estándar profesional contiene:
- lista de funciones laborales básicas;
- lista de habilidades, conocimientos, conocimientos necesarios para su implementación;
- requisitos para nivel educativo y experiencia laboral.
El documento también enumera posibles títulos de trabajo y requisitos para ellos. Incluye, por ejemplo, estándares profesionales "Secretario del jefe", secretario y otros.
La estructura contiene varios bloques semánticos:
- información general (designación del propósito de la actividad, codificador);
- mapa funcional (lista de funciones laborales y categorías de calificación);
- descripción de las funciones laborales (especificación de la lista de deberes, habilidades prescritas al empleado);
- información sobre desarrolladores de estándares.
La tercera sección comienza con el estándar profesional del secretario-administrador, para las calificaciones, el nivel educativo y la experiencia de los requisitos más indulgentes.
Las funciones principales del empleado que ocupa el puesto estudiado se formulan de la siguiente manera:
- recopilación organizada de información profesional;
- apoyo informativo sobre temas actuales;
- sistematización, documentación y almacenamiento de información entrante;
- acompañamiento de eventos de negocios;
- creando las condiciones necesarias para el trabajo del jefe de la organización y el apoyo administrativo.
Descripción del puesto
En su trabajo, el secretario se guía por la legislación actual, los estatutos de la organización, las órdenes y las órdenes del jefe, su propia descripción del trabajo. Es en el último documento que se asignan las tareas profesionales que se asignan al funcionario. Comenzando a realizar tareas oficiales, el empleado debe estar familiarizado con las disposiciones principales de las instrucciones. Sus disposiciones pueden servir como prueba en caso de conflicto de situaciones laborales. Por lo tanto, el contenido de las instrucciones debe ser específico. Y excluir la posibilidad de doble interpretación.
La descripción del trabajo de la secretaria para estándares profesionales se compila teniendo en cuenta los detalles de una organización en particular e incluye las siguientes secciones:
- disposiciones generales;
- funciones de empleado
- responsabilidad laboral;
- derechos de los empleados;
- Otras condiciones y requisitos.
Las disposiciones generales indican a qué categoría pertenece el empleado y a quién está subordinado, el procedimiento para el nombramiento y el despido, los requisitos para las calificaciones, el conocimiento y las habilidades. A continuación se describe en detalle qué es exactamente el funcionamiento del empleado y qué derechos tiene. La sección sobre responsabilidad oficial indica aquellas violaciones en el trabajo por las cuales el empleado puede ser castigado.
La descripción del trabajo es aprobada por el jefe de la organización y se señala al empleado (bajo firma).
Norma profesional "Secretario de la cabeza"
De acuerdo con sus disposiciones, es deseable aceptar empleados con educación superior (a nivel de pregrado) o educación profesional secundaria para este puesto. Además, se aprecia la experiencia laboral (al menos dos años).
El estándar profesional enumera las principales acciones laborales de un empleado:
- coordinación de planes temporales con el jefe;
- la elección del formulario de planificación y la gestión del organizador del jefe;
- coordinación de reuniones, negociaciones con socios, clientes, empleados;
- informar al líder sobre el horario y el horario de los próximos eventos.
El secretario de un líder debe tener una serie de habilidades para realizar las acciones anteriores. Establezca objetivos, determine el orden y la prioridad de su implementación, ayude al líder en la distribución del tiempo de trabajo, garantice la seguridad de la información y elija las formas más convenientes para alertar sobre los próximos eventos. Utilizando estas tesis, generalmente se elabora la descripción del puesto del secretario del jefe del estándar profesional.
También debe estar familiarizado con los detalles del negocio principal de la organización, las disposiciones de la legislación laboral y las reglas para llevar a cabo negociaciones comerciales.
Las actividades laborales enumeradas del secretario del jefe incluyen una serie de responsabilidades diferentes:
- planificación de jornada laboral;
- organización de conversaciones telefónicas y viajes de negocios;
- trabajar con visitantes en la recepción;
- organización de eventos de trabajo y reuniones;
- mantener el orden de trabajo necesario en la oficina del jefe;
- control sobre la ejecución de órdenes e instrucciones;
- preparación de documentación de trabajo;
- desarrollo de actos locales si es necesario;
- almacenamiento de documentación;
- organización de la interacción de la información de los empleados y la gerencia de la organización.
Las principales responsabilidades del secretario del jefe
El cargo de secretario del jefe de la organización implica una interacción constante con las personas y la voluntad de asesorar a los clientes y visitantes sobre cuestiones básicas. Por supuesto, mucho depende de los detalles de la actividad principal de la institución y del puesto de administración.Tienen un impacto significativo en la redacción de la descripción del puesto del Secretario de acuerdo con el estándar profesional.
Las disposiciones generales indican que el puesto pertenece a la categoría de ejecutores técnicos, se determinan los requisitos para la educación y la duración del servicio del empleado. La cita es hecha directamente por el jefe. Para formular los conocimientos y habilidades necesarios, se puede utilizar un estándar profesional de la secretaria. Estos incluyen: conocimiento de los conceptos básicos del trabajo de oficina; conocimiento de los métodos de registro y procesamiento de datos de información; Propiedad de la PC familiaridad con las reglas de correspondencia comercial y comunicación; conocimiento de reglas internas y procedimientos de seguridad y mucho más.
La segunda sección de las instrucciones describe los deberes del empleado. En la tercera sección - sus derechos. Por ejemplo, la secretaria del gerente tiene el derecho de familiarizarse con los proyectos de decisiones relacionadas con sus actividades, hacer sugerencias sobre cómo optimizar su trabajo, solicitar información y documentos necesarios para llevar a cabo las tareas, etc.
La sección final de la instrucción detalla las medidas de responsabilidad de los empleados en caso de un desempeño incorrecto de los deberes oficiales, causando daños materiales.
Secretario
La tarea principal del empleado es controlar el flujo de trabajo de la unidad o de toda la organización (a menudo hay varios empleados en el personal que realizan esta función). La lista de responsabilidades clave se indica en el estándar profesional del secretario-secretario:
- archivo y almacenamiento adecuado de documentos;
- organización del trabajo con documentos;
- La formación de casos de acuerdo con los requisitos de nomenclatura de la organización.
Para solicitar este puesto, el solicitante necesita educación vocacional secundaria.
Durante la organización del trabajo con documentos, el secretario administrativo puede recibir y procesar los materiales entrantes, clasificarlos y registrarlos si es necesario, prepararlos para su consideración por parte del jefe, redirigirlos a los ejecutores directos y mantener una base de datos.
Para garantizar el almacenamiento adecuado de los documentos, el secretario debe poder desarrollar una nomenclatura de casos, verificar la corrección del papeleo, formar casos y determinar el momento de su almacenamiento, distribución y archivo de documentos.
Antes de enviar los documentos a los archivos para su almacenamiento, el secretario verifica los términos de su almacenamiento (permanente o a largo plazo), elabora un inventario interno, elabora las cubiertas de los archivos.
¿Referente o secretario-administrador?
A veces puede ser difícil clasificar la jerarquía de los puestos de secretaría y sus responsabilidades. ¿Cuál es, por ejemplo, la diferencia fundamental entre el secretario asistente y el administrador? Después de todo, las funciones que realizan son bastante similares.
La descripción del trabajo del secretario-administrador de acuerdo con el estándar profesional prevé:
- recepción y distribución de llamadas telefónicas entrantes;
- organización de trabajo con visitantes;
- implementación de funciones de coordinación.
Debe estar familiarizado con las reglas de etiqueta comercial, las conversaciones telefónicas (con clientes, socios, representantes de los medios y otros), poder mantener una conversación y suavizar una situación de conflicto. Las funciones de coordinación del administrador suelen ser mantener un registro de los movimientos de los empleados, los viajes de mensajería y las rutas de los conductores.
Todavía no hay un estándar profesional separado para el secretario-referente, pero sus deberes son similares en muchos aspectos al asistente del gerente. Al igual que el administrador, trabaja con la correspondencia, responde llamadas, se reúne y acompaña a los visitantes, elabora horarios de viaje. Sin embargo, todo esto está directamente relacionado con la figura del jefe de la organización. En algunos casos, sus responsabilidades se pueden ampliar, lo que se refleja en el horario de trabajo (puede ser irregular).
Normas profesionales de la secretaria del departamento académico.
Dichos empleados se pueden encontrar en el personal de una escuela, colegio o universidad. El puesto pertenece a la categoría de personal docente de apoyo. Para determinar la funcionalidad básica, el empleador puede utilizar el estándar general de un especialista en soporte de documentación. El Ministerio de Trabajo aún no ha aprobado un estándar profesional separado para el secretario de la unidad educativa de la institución educativa. Para el trabajo, es necesaria la educación profesional (secundaria) en el campo del trabajo de oficina o la formación profesional basada en la educación general. No hay requisitos estrictos para la disponibilidad de experiencia laboral.
Mientras está en esta posición, el empleado:
- acepta la correspondencia, la transfiere al jefe de la organización educativa y los artistas intérpretes o ejecutantes;
- realiza trámites (incluso electrónicos);
- prepara borradores de órdenes para el contingente de estudiantes;
- elabora archivos personales de estudiantes;
- realiza un seguimiento de las horas de enseñanza de los docentes;
- hace solicitudes, cartas;
- ejerce control sobre la ejecución de órdenes e instrucciones del jefe.
Secretario científico y sus deberes
Este post pertenece al campo de la ciencia. Se necesitan secretarias científicas en universidades, institutos de investigación, academias, organizaciones científicas. Como regla, proporcionan el trabajo de los investigadores y los consejos de disertación. El estándar profesional del secretario científico implica la planificación de eventos científicos (reuniones, conferencias, mesas redondas), su organización y conducta, la preparación de documentación relevante y el seguimiento de la implementación de las decisiones tomadas.
Los empleados con un título científico, experiencia en trabajo organizacional y científico (al menos 5 años) y publicaciones en publicaciones revisadas por pares pueden ser nombrados para este puesto.
Secretario Científico:
- recoge propuestas en el plan anual de desarrollo científico e investigación;
- controla la implementación oportuna de los planes temáticos establecidos de trabajo científico y la preparación de informes relevantes;
- prepara proyectos de planes de trabajo para el consejo científico (científico y técnico), monitorea la implementación de sus decisiones;
- considera los materiales necesarios para conferir el rango académico y defender una disertación;
- prepara propuestas para un plan para la publicación de artículos científicos;
- desarrolla criterios para evaluar el desempeño de los empleados para la certificación;
- formula propuestas para capacitación avanzada y pasantías para científicos.
Portavoz Funcionalidad
Profesión bastante "joven". En Rusia, comenzó a ganar popularidad a mediados de los 90 del siglo pasado. En el estándar profesional de la secretaria, el nombre de este puesto no se asigna por separado. Pero para muchas organizaciones, tener un empleado así es una necesidad urgente. Es él quien forma la opinión pública sobre la empresa. Las principales responsabilidades incluyen: organizar conferencias de prensa; el contenido del sitio web de la organización; preparación de comunicados de prensa; planificar campañas de información (en la prensa, redes, en televisión) destinadas a crear una imagen positiva de la empresa.
El estándar profesional de la secretaria de prensa estipula que el solicitante debe tener un título universitario en periodismo, publicidad, filología o relaciones públicas. Experiencia de trabajo (a partir de 3 años) en el campo relevante, discurso oral y escrito competente, conocimiento de un idioma extranjero también son deseables.