En cualquier organización, cada documento debe estar registrado e ingresado en un diario especial. Esto también se aplica a los acuerdos laborales. Se requiere un registro de contrato de trabajo, cuya muestra se analizará más a fondo, en cada empresa que mantiene registros de documentos y datos de sus empleados.
¿Necesito una revista?
Los líderes de las organizaciones deben comprender que el registro de contratos de trabajo y acuerdos adicionales no es una pérdida de tiempo, sino una oportunidad para asegurarse. En primer lugar, es muy conveniente. Toda la información sobre los documentos está contenida en un solo lugar, en lugar de almacenar una pila de contratos de todos los empleados en su escritorio. En segundo lugar, una revista puede ser necesaria si surgen conflictos entre el empleado y el empleador. En tercer lugar, gracias a la revista, un oficial de recursos humanos puede emitir cualquier información a un empleado en poco tiempo.
En algunas organizaciones se acostumbra mantener varios de estos diarios: para contratos perpetuos y para contratos urgentes.
La palabra de la ley
Por cierto, la legislación no indica en ninguna parte que se requiera el registro de contratos de trabajo. Pero sucedió que este es un trabajo de oficina dado y sus reglas generales. Según las normas, cada documento debe ser reparado. Además, esta revista figura en la lista de documentos de gestión. Y su ausencia en la organización puede causar problemas con los organismos de inspección.
Los empleados experimentados del departamento de personal argumentan que la presencia de un registro de contratos de trabajo, una muestra de los cuales se presentará más adelante, facilita significativamente los días de trabajo y le permite organizar datos sobre los empleados y mantener registros de ellos.
Llenado
No está regulado por ley cómo debería ser exactamente un diario de contabilidad. En la mayoría de los casos, la forma del registro de contratos de trabajo es un cuaderno regular. Lo principal es que la cubierta es densa para una mayor explotación.
La página de título de la revista debe indicar el nombre de la organización, el nombre de la revista, el comienzo de su mantenimiento. A continuación, en la primera hoja, se indican las personas responsables del mantenimiento del libro. Si se supone que las personas autorizadas pueden cambiar, entonces es mejor ingresar información sobre ellas de manera ordenada:
- Número en orden.
- Detalles del empleado.
- Título de la publicación.
- Las razones por las cuales esta persona puede hacer cambios en el diario.
- Firma del empleado.
Llenar el registro de contratos de trabajo puede llamarse estándar. Toda la información se ingresa en una tabla, el número de columnas en el que varía según los deseos de la propia organización. En promedio, puede haber hasta diez columnas. La tabla se completa de la siguiente manera:
- El número de serie del registro del documento.
- Fecha de celebración del contrato.
- Número de contrato
- Detalles del empleado.
- El nombre del puesto o especialidad.
- El nombre del departamento o unidad.
- El período de validez del contrato.
- La naturaleza del trabajo.
- La presencia de acuerdos adicionales.
- Notas especiales
Opcionalmente, puede ingresar otra columna, donde el empleado firmará junto a la información provista. Además, la firma indicará que el empleado recibió una copia del contrato.
Aquellos que no saben cómo es el registro de contratos de trabajo pueden ver el documento de muestra en la foto a continuación.
Versión en papel
A pesar del hecho de que la era de la tecnología informática está floreciendo hoy, casi todas las empresas mantienen una versión en papel del diario de registro.
En primer lugar, este documento debe estar cosido, numerado y certificado por el jefe de la organización. En segundo lugar, el departamento de personal asegura que es mucho más conveniente llevar dicho diario. Y en tercer lugar, en el diario deben estar las firmas de los empleados, indicando su acuerdo con la información especificada.
Versión electrónica
La forma electrónica de registro de contratos de trabajo tiene ventajas y desventajas. Sin lugar a dudas, los documentos electrónicos son muy convenientes de usar. Montones de carpetas y papeles no abarrotan el escritorio y las estanterías, porque todo está almacenado en una computadora. Pero en la versión electrónica no se puede obtener la firma del empleado en el documento y con frecuencia sucede que las computadoras se descomponen y toda la información simplemente puede desaparecer.
Por lo tanto, muchos gerentes de personal, si mantienen un diario electrónico, es solo como una versión de respaldo de los medios impresos.
Suelen hacer una versión electrónica en formato Excel. Esta tabla tiene muchas funciones y es fácil de completar. El formato electrónico de la revista es:
- control sobre el almacenamiento de información;
- secreto de la información;
- formación instantánea de copias de pedidos y certificados;
- Búsqueda instantánea de los documentos necesarios.
Además, puede mantener por separado un registro de adicional. acuerdos de contratos de trabajo. Pero a veces es inconveniente buscar información sobre un empleado en diferentes documentos. Es mejor si esta información se resalta como una columna separada en un documento común.
Caracteristicas
Hay algunas características que se mantienen mejor al iniciar sesión. Esto puede incluir:
- El registro de acuerdos de contratos de trabajo y los contratos en sí pueden iniciarse nuevamente cada año. Esto es especialmente cierto para las grandes empresas, donde hay muchos documentos.
- Si la persona autorizada ha cometido un error al ingresar la información, no se suponen multas por esto.
- Dicho documento debe almacenarse durante al menos 75 años.
- Una vez que el libro de registro ha finalizado, debe actualizarse y numerarse. A continuación, coloque el sello y envíelo al archivo de documentos, donde realmente se almacena.
- Si un contrato a plazo fijo entra en la categoría de ilimitado, este hecho debe registrarse. A continuación, el contrato se vuelve a registrar o se hace una nota correspondiente en el diario.
- El líder debe certificar el diario de registro poniendo su firma en la contraportada del cuaderno.
¿Quién lleva una revista?
Como ya hemos descubierto, el diario de contabilidad de contratos es un documento que confirma la presencia de documentos importantes en una organización.
De acuerdo con las reglas, dichos documentos son completados y mantenidos por personas autorizadas. En esencia, se trata de empleados de recursos humanos o gerentes de recursos humanos. Son responsables de varios controles, es decir, el suministro completo de información sobre los empleados.
Los mismos empleados también tienen la responsabilidad de los originales de todos los contratos y acuerdos adicionales a ellos. Comience estos documentos de acuerdo con la orden del empleador.
El orden determina:
- tipo de registro (papel o electrónico);
- periodista
- formulario de registro diario.
Anteriormente, se presentó un registro de contratos de trabajo (documento de muestra). Ahora puede ver en la foto a continuación cómo se ve la revista para registrar acuerdos adicionales a los contratos.
Cambios
Anteriormente se dijo que con una pequeña supervisión, el empleado no tiene responsabilidad especial o sanciones. Pero aún así debe completar el diario con cuidado.
Está estrictamente prohibido realizar cambios, independientemente del tipo de documento. Si un empleado autorizado comete un error grave, el diario debe cerrarse. Esto significa que en la última página del libro se indica el motivo de su cierre. Además, el problema debe informarse al jefe de la empresa. Para comenzar un nuevo diario contable, debe emitir un pedido.
En cuanto a los cambios adicionales que se relacionan con un empleado en particular, incluyen:
- despido
- cambio en las condiciones de trabajo;
- transferencia de un empleado a otro departamento, división o cambio de posición de un empleado.
Para dicha información, se crea un libro separado para acuerdos suplementarios o una columna separada en el diario de registro de contratos.
Es importante recordar que dicho diario es principalmente importante para un empleado que mantiene información sobre los empleados.
Gracias a este documento, puede encontrar fácilmente información en aquellas revistas que se han transferido durante mucho tiempo al archivo. Y también se considera que la revista es una confirmación legal de la existencia de todos aquellos contratos laborales que se celebran con empleados que realizan sus actividades en la empresa.