Un viaje de negocios es un viaje de un subordinado por orden de la cabeza. En dicho viaje, el empleado es enviado por un cierto período para cumplir con las órdenes de trabajo en otra instalación. Un viaje de negocios es parte de los deberes del empleado. Durante un viaje al trabajo, el empleador cubre todos los gastos. Al llegar de un viaje de negocios, el trabajador permanece con su lugar de trabajo y sus ganancias anteriores.
La fecha de inicio de un viaje de trabajo es la fecha del boleto de salida. La fecha de finalización del viaje es la fecha de llegada indicada en el boleto. Desde 2015, los certificados de viaje han sido cancelados. Ahora, en lugar de certificados de viaje, puede presentar boletos de transporte.
Asignación de viaje de negocios
Una asignación de trabajo se utiliza para diseñar, registrar e informar sobre el desempeño de una asignación de trabajo. Dicha asignación es designada por el jefe de la unidad, y aprobada y firmada por el jefe de la empresa.
El subordinado, que regresó de un viaje de negocios, compila un informe sobre el trabajo realizado durante el período de ausencia de la empresa. El informe se acuerda con el jefe del departamento y se transfiere al departamento de contabilidad con un informe anticipado y boletos de transporte.
Regulaciones sobre viajes de negocios
El Reglamento sobre viajes de negocios es un documento que incluye una descripción del proceso de reembolso a los empleados por gastos de viaje, alojamiento y viáticos. Cada empresa debe tener una disposición por escrito en viajes de negocios, que indique claramente todos los matices. Como regla general, las siguientes condiciones se detallan en este documento:
- duración de la estadía en un viaje de negocios;
- el hecho de que un viaje de negocios en un día libre debe pagarse a una tarifa especial;
- gastar fondos de la empresa;
- salida y regreso en un fin de semana (según el artículo 153 del Código del Trabajo, dicha salida y llegada deben pagarse en doble tamaño);
- viaje de negocios un día (en esta situación, no se pagan viáticos, pero el costo de un taxi y equipaje está totalmente cubierto).
Sin embargo, la ley no obliga al empleador a redactar dicho documento. Pero, por supuesto, el documento debe redactarse en caso de controles y malentendidos entre la gerencia y el empleado.
¿Cómo se cobran los gastos de viaje?
Para determinar el monto del pago, se tiene en cuenta el tiempo que el empleado pasa en un viaje de negocios. El día de inicio del cálculo es el día de salida, y el día del final se considera el día de llegada de regreso. Se calcula el número de días que el viajero de negocios tuvo que trabajar en su trabajo permanente. El cálculo del viaje se basa en el salario promedio. Un empleado puede recibir varias bonificaciones a discreción de la gerencia por ciertos logros o trabajos realizados de manera de alta calidad.
El pago de días festivos y fines de semana en doble tamaño se aplica solo a aquellos empleados que bajo el contrato no trabajan en esos días. Las acciones del líder que no paga días festivos o fines de semana cuando el subordinado solo va a un trabajo temporal serán ilegales. El tiempo de viaje debe ser pagado.
Para devolver el dinero a los gastos, el viajero debe presentar todos los cheques. Si no hay evidencia documentada de gastos, la acumulación se realizará al costo mínimo. La compensación de costos no es el ingreso de un empleado, por lo tanto, no está sujeto a impuestos.
¿Puedo rechazar un viaje de negocios?
No todos los empleados tienen el deseo de realizar viajes de negocios.¿Cómo rechazar un viaje de negocios? Esta pregunta es de interés para la mayoría de la población rusa trabajadora.
De acuerdo con el contrato de trabajo, el empleado está obligado a cumplir con sus deberes, órdenes del jefe y obedecer las reglas de la empresa. El artículo ciento sesenta y seis del Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece que un viaje al trabajo es un viaje a otro objeto de trabajo por orden del jefe. En consecuencia, el empleado pasa temporalmente a un nuevo lugar de trabajo por orden del jefe. Por lo tanto, un viaje de negocios no es un cambio de trabajo a uno nuevo; un viaje no cambia los términos de un contrato de trabajo. Por ley, no se requiere el consentimiento del empleado para viajar al trabajo al empleador.
¿Cómo rechazar un viaje de negocios sin consecuencias negativas para seguir trabajando en la empresa? El artículo 166 de la ley laboral otorga al empleador el derecho total de enviar a los empleados en un viaje de negocios, tanto a nivel nacional como internacional. Pero también hay excepciones a la ley. Dichas excepciones se aplican a las categorías de empleados a quienes se aplica el nivel más alto de garantías sociales. La negativa de un viaje de negocios puede escribir a menores o personas con responsabilidades familiares. Esta categoría de personas tiene el derecho legal de rechazar un viaje por cuestiones laborales.
Pero cualquier empleado de la compañía que tenga buenas y justificadas razones para negarse puede negarse. El jefe tiene derecho a cancelar el viaje, pero por ley no está obligado a hacerlo.
Definición de un viaje de trabajo bajo el Código Laboral
El rechazo irrazonable de un viaje de negocios es un incumplimiento directo de los deberes y órdenes de trabajo. De acuerdo con los artículos del Código Laboral (TC) 192, 193, la violación de la disciplina laboral puede conducir al despido del lugar de trabajo.
¿Es posible rechazar un viaje de negocios a un subordinado que no ha concluido un contrato de trabajo? Las leyes del Código Laboral se aplican a los empleados que han celebrado un contrato de trabajo con el empleador. Los trabajadores que realizan su trabajo bajo un contrato no están obligados a viajar en un viaje de negocios. La razón para rechazar un viaje de negocios es un contrato de trabajo, que establece claramente que un subordinado no debe ir a viajes de negocios. Si no existe dicho registro, el empleado debe cumplir con las condiciones.
¿Cómo puede un empleado rechazar un viaje de negocios?
Según el Código Laboral, el empleador debe obtener el consentimiento por escrito del empleado para un viaje de trabajo. Esto es necesario si hablamos de la categoría de empleados que tienen derecho a rechazar, o en los casos en que un viaje de negocios cae el fin de semana. Un viaje de negocios en un día libre no está previsto en el Código del Trabajo; por lo tanto, un subordinado tiene todo el derecho de rechazarlo. Los documentos separados que deben emitirse para obtener el consentimiento del empleado o para rechazar un viaje de negocios deben contener la siguiente información:
- explicación escrita de la necesidad de viajar;
- términos de trabajo en otra instalación;
- notificación al empleado sobre la posibilidad de rechazo, por qué razones puede hacerse;
- compensación de trabajo de fin de semana, pago de viáticos.
Sobre la base del consentimiento por escrito del empleado para viajar, el empleador puede redactar una orden de viaje de negocios, asignación oficial para un viaje de negocios y otros documentos. Si el subordinado no puede ir de viaje, debe escribir una negativa por escrito dirigida al jefe de la empresa. Una declaración o documentos que expliquen la negativa a cumplir con la orden deben adjuntarse a dicha declaración.
Posibles razones para rechazar un viaje de trabajo
¿Cómo rechazar un viaje de negocios, cuál debería ser la razón? Puede haber dos razones para rechazar un viaje legalmente:
- De acuerdo con la legislación establecida. La ley detalla quién y sobre qué base no puede ser enviado en viajes de negocios.
- Por una buena razón
Las razones legales incluyen:
- trabajo de fin de semana;
- minoría de un subordinado;
- embarazo
- consejo medico;
- la presencia de niños pequeños;
- La presencia de familiares que necesitan atención constante.
Las buenas razones incluyen:
- rechazo de un viaje de negocios por razones de salud;
- situaciones de emergencia;
- necesidad de recepción urgente de cualquier documento;
- rechazo de un viaje de negocios por razones familiares.
El fracaso por razones legítimas no implica ninguna consecuencia negativa. Todas las otras razones son consideradas directamente por el jefe, luego de lo cual se toma la decisión de considerar la situación respetuosa o no.
Viaje de negocios a otra ciudad: ¿quién puede negarse?
No se debe enviar a un empleador en un viaje de negocios a aquellas categorías de empleados que están exentos de viajes de trabajo según la legislación vigente. En cuanto a las personas que tienen todo el derecho de no ir a otra ciudad, es necesario discutir la posibilidad de un viaje de negocios directamente con un empleado. El jefe debe tomar un acuerdo por escrito para el viaje de las siguientes categorías de trabajadores:
- padre soltero con un hijo menor de cinco años;
- mujeres con niños menores de tres años;
- padres de un niño discapacitado;
- tutores de niños menores de edad;
- personas que cuidan a familiares que necesitan atención constante;
- empleados que están registrados como candidatos en las elecciones.
Si las categorías de personas mencionadas anteriormente no conocen sus derechos, la administración está obligada a notificarles la posibilidad de rechazar un viaje de trabajo.
Rechazo de viaje de negocios al extranjero
El procedimiento para procesar un viaje de trabajo a otro estado es bastante complicado. Un viaje de negocios al extranjero incluye una compensación por:
- costos de viaje (la compañía debe cubrir completamente el costo del transporte);
- alojamiento (esto incluye pagar un hotel o alquilar un apartamento para quedarse);
- pago de viáticos (compensación monetaria de gastos);
- gastos por solicitar una visa (el pago de la tarifa estatal y la solicitud de visa es realizada por la gerencia);
- registro de un pasaporte extranjero (si es necesario).
Dietas para un viaje de trabajo al extranjero
Per diem es el dinero que se emite a un empleado para gastos corrientes. Los viajes y el alojamiento se pagan por separado. El tamaño del viático para el viaje lo establece la propia empresa, que envía al funcionario. Por lo general, los viáticos en el extranjero se cobran por la cantidad de 2.500 rublos, ya que no están sujetos al impuesto sobre la renta personal (PIT). Si el monto del viaje de negocios es más de 2,500 rublos, entonces se retiene el impuesto sobre la renta. Una vez que un empleado ha cruzado la frontera, la gerencia debe comenzar a pagar un subsidio de subsistencia.
Documentos para procesar un viaje de trabajo al extranjero
La preparación de documentos comienza con la orden del empleador. La orden detalla claramente la duración de la estadía, el destino en el extranjero y los detalles de la persona que ejecuta la orden. Un informe anticipado y una misión asignada se adjuntan a la orden. Después, se adjunta una copia de la página del pasaporte con los sellos de cruce de fronteras al informe de gastos.
Si un empleado recibió dinero en rublos en gastos, luego de su llegada a otro país está obligado a cambiarlo por dólares. A su regreso, también debe elaborar un informe anticipado, adjuntarle todos los documentos que confirman los costos y elaborar un informe sobre el trabajo realizado. El monto restante debe devolverse al departamento de contabilidad de la empresa. Esto se aplica tanto a las monedas nacionales como a las extranjeras.
¿Pueden ser despedidos si rechazan un viaje de trabajo?
El líder no tiene motivos para despedir a su subordinado, ya que rechazar un viaje de negocios es solo una violación de la disciplina. La razón del despido y la terminación del contrato puede ser una acción disciplinaria (artículo del Código Laboral 192). El rechazo de un viaje por parte de un empleador puede considerarse como ausentismo, y luego puede ser despedido de acuerdo con el párrafo seis, primera parte del artículo 81.
Para despedir a un empleado basado en una acción disciplinaria, el empleador deberá proporcionar evidencia.Al mismo tiempo, es necesario probar no solo que el empleado violó la disciplina en la empresa, sino también la gravedad de este acto y las circunstancias. También será necesario demostrar la actitud negligente del subordinado al trabajo.
Innovaciones en la normativa sobre viajes de negocios de 2017 en la Federación Rusa
A partir de 2017, es necesario pagar una prima de seguro del exceso de la asignación diaria. En este caso, la ley de la Federación de Rusia establece los estándares previos de viáticos. Por lo tanto, dos mil quinientos rublos se asignan diariamente para viajes al extranjero, setecientos rublos para viajes de negocios dentro del país.