Los documentos personales son documentos emitidos por las autoridades estatales que contienen información biográfica para identificar al propietario. Se requieren al realizar transacciones con bienes raíces, obtener préstamos, comprar boletos. Así como el registro de las relaciones laborales.
Clasificación de documentos
Para la clasificación de documentos utilizando el principio de origen y similitud.
Por origen, hay tipos de documentos:
- privado
- oficial
Un documento de origen privado es un medio en papel creado por un individuo en su vida personal, no relacionado con su esfera laboral o deberes públicos. Dichos documentos incluyen cartas, memorias de carácter privado, diarios, álbumes de fotos.
Un documento oficial es una fuente de información creada por una entidad legal, un emprendedor individual para cumplir con sus tareas legales y afectar el campo social y laboral.
Tipos de documentos
Entre los oficiales distinguimos este tipo de documentos personales:
- tarjetas de identidad;
- confirmando especialidad, educación, calificación;
- confirmando la antigüedad;
- personal
Es imposible encontrar un trabajo si los documentos anteriores no se proporcionan al servicio de personal. Esta obligación de un empleado está regulada por el artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. El documento principal que prueba la identidad de una persona es un pasaporte.
Pero, además del pasaporte, hay muchos documentos que pueden reemplazarlo si es necesario, identificación. Este es un certificado de marinero, militar, identificación militar, permiso de residencia, certificado de nacimiento, pasaporte extranjero, etc.
Documentos para empleo
El empleo será denegado si el puesto proporciona habilidades profesionales y el candidato no tiene un documento de educación. Para los trabajadores médicos, esto es, además de un diploma de un instituto médico y una pasantía, un certificado de capacitación avanzada y un certificado por el derecho a proporcionar servicios médicos en una especialidad en particular.
Los documentos de carácter personal incluyen quejas, quejas, reclamos escritos, explicativos.
Archivo personal
La lista de asuntos de nomenclatura es aprobada por el jefe de la organización. Un archivo personal no es obligatorio para las empresas. Una excepción para las organizaciones gubernamentales, donde se emiten para todos. El empleador decide independientemente si crear o no. Beneficios tangibles: los archivos personales proporcionan información rápida, oportuna y completa sobre cada empleado. En el caso de las inspecciones por parte de las autoridades de inspección, cuando se necesiten urgentemente numerosos documentos de empleados, la realización de tales casos simplifica enormemente el procedimiento. Todos los documentos necesarios para crear carpetas son proporcionados por el propio empleado, pero a veces el empleador recopila de forma independiente información para verificar al empleado recién contratado, por ejemplo, características y recomendaciones.
Durante el período de trabajo, el empleado participa en el proceso laboral: es posible trasladarlo a otros departamentos u otros puestos, imponiendo sanciones o premios disciplinarios. Todo esto va acompañado de la publicación de documentos de personal que reponen el archivo personal del empleado. Se cierra después de la terminación de las relaciones laborales con el empleado. El período de retención para los archivos personales de los empleados despedidos antes del 01.01.2003 es de 75 años, y 50 años para los despedidos después del 01.01.2003. Los casos de los líderes de la organización, diputados de cualquier nivel, empleados con premios y títulos se almacenan indefinidamente.
Estructura regulatoria de documentos
No existe ninguna ley que regule la composición de los archivos personales. Los empleadores determinan la lista de documentos de forma independiente, en función de los detalles de la organización. Los documentos entrantes se dividen en varias categorías.
Hay documentos personales que se necesitaban al concluir un contrato de trabajo. Sobre esta base, se completa un contrato de trabajo, la información se ingresa en el programa 1C. No hay forma de prescindir de un contrato de trabajo, pasaporte, registro de empleo, TIN, SNILS.
Si el candidato está solicitando un puesto que requiere educación profesional, entonces un diploma. Si un candidato es responsable del servicio militar, entonces una tarjeta militar. Para algunas categorías de empleados, es obligatorio un informe médico basado en los resultados de un examen médico.
La siguiente categoría son los documentos que se crearon durante el período de trabajo en la organización. Esto incluye copias de órdenes de transferencias, una ejecución hipotecaria.
Y la última categoría son los documentos que se formaron al término del contrato de trabajo. Dependiendo de los motivos del despido, esta es una carta de renuncia, una notificación de despidos, una copia del certificado de defunción y una copia de la orden de despido.
Flujo de trabajo
Los empleados designados por orden del Director General responsable de mantener el flujo de trabajo del personal son personalmente responsables de la seguridad de los documentos. Si la información sobre el empleado cambia, el archivo personal se complementa, pero el documento anterior no se puede eliminar. Las carpetas con estuches deben estar en un gabinete de metal especial o caja fuerte. Está prohibido almacenar documentos personales de los empleados después de alcanzar los objetivos de procesamiento. Una vez que se ha alcanzado el objetivo para el cual se solicitaron los documentos, deben ser excluidos del caso y devueltos al propietario bajo la firma. Si no hay posibilidad de regresar, están sujetos a destrucción por una comisión especialmente designada.