La organización de viajes de negocios es un elemento importante de la actividad económica de muchas empresas nacionales. La necesidad de la presencia de empleados de una organización en particular en sucursales remotas o sucursales puede asociarse con eventos de una naturaleza muy diferente. A menudo, se hacen arreglos de viaje para eliminar problemas de organización y producción, abrir una nueva unidad en otra ciudad o país, realizar pasantías para empleados contratados y también realizar otras tareas laborales similares.
La conciencia es la clave para la eficiencia y la tranquilidad de los empleados.
Además del aspecto laboral, el trabajo del personal en comisión de servicio está estrechamente relacionado con el establecimiento de contactos con los empleados de la empresa anfitriona y la preparación de diversos tipos de documentación. El último matiz es extremadamente significativo, ya que depende de la exactitud de la compilación de formularios, solicitudes, órdenes y permisos si el empleado en comisión de servicio tendrá acceso a las instalaciones necesarias, si cumplirá plenamente su tarea y si recibirá una compensación monetaria.
Saber qué requisitos se imponen a los viajeros de negocios facilita enormemente el proceso de viaje para los contadores y los involucrados en la documentación.
Además, esta información es necesaria para el empleado que se va de viaje de negocios, ya que le permite prepararse de antemano para cumplir con sus obligaciones y no meterse en problemas. Y, por último, el personal de la empresa anfitriona simplemente está obligado a conocer los requisitos para los viajeros de negocios. De lo contrario, puede haber malentendidos relacionados con la búsqueda de partes responsables.
Quién y bajo qué condiciones pueden ser secundados
Por lo tanto, un viaje debe considerarse el viaje de un empleado a otra localidad para cumplir con la asignación que le dio el empleador. Al mismo tiempo, el número de viajes de negocios no incluye los viajes de aquellos empleados cuyas actividades consisten en movimientos constantes o que pueden llevarse a cabo en la carretera.
La legislación, que se ocupa de la observancia de los derechos de los ciudadanos que trabajan, ha establecido restricciones en las categorías de empleados que pueden ser enviados en viajes de negocios:
- Mujeres embarazadas
- Mujeres con hijos menores de tres años.
- Las madres discapacitadas o aquellos cuyos hijos tienen entre 3 y 14 años solo pueden enviarse con su consentimiento.
- Padre que cría independientemente a un niño menor.
Al ser dirigido a otra empresa, el empleado se somete a su rutina interna. Si el día de salida o llegada cae en el día feriado legal del empleado, se le libera otro día para descansar. Es cierto que, en aquellos casos en que el viajero de negocios realiza un viaje intencionalmente durante un fin de semana o feriado, se lo compensa de acuerdo con la legislación laboral.
Los viajes de negocios dentro del estado no deben exceder un mes de duración y dos meses fuera de él.
Viaje de negocios: papeleo
En contabilidad, los gastos de viaje que ocurrieron durante el viaje se incluyen en la lista de costos de producción que están involucrados en el cálculo del impuesto sobre la renta.
El procedimiento para organizar un viaje consta de los siguientes pasos:
- Emitir un pedido en un viaje de negocios basado en una asignación de trabajo.
- Registro de un certificado de viaje.
- Emisión del certificado-cálculo del anticipo del viaje.
- Emisión de fondos salientes al empleado saliente.
- Registro de viaje en una revista especialmente designada para esto.
ID de viaje - Uno de los documentos más importantes para un empleado que fue a otra ciudad o país. Está marcado en la salida, llegada del trabajador en comisión de servicio. Las marcas van acompañadas de firmas y sellos de funcionarios plenipotenciarios tanto de la empresa emisora como del anfitrión.
Sutilezas de la compensación financiera
Cuando un empleado regresa, debe informar por escrito sobre cómo se usaron los fondos asignados a él, completando informe de gastos Hacer un viaje termina con el cálculo de la contabilidad con el empleado. Después de pagar los fondos devengados, esta operación se refleja en las cuentas correspondientes.
En el caso de que el empleado no haya gastado el anticipo en su totalidad, el saldo debe devolverse a la caja o a la cuenta de liquidación de la empresa. Esta es una de las principales responsabilidades del empleado. Junto con esto, sabiendo qué requisitos se imponen al personal en comisión de servicio, el empleado puede solicitar una compensación por los fondos personales gastados por él. Es cierto que debe proporcionar argumentos que demuestren la necesidad de tales gastos, así como documentos que confirmen el hecho de su ocurrencia (cheque, declaración).
Qué gastos son compensados
Mientras está en otra localidad o país, el empleado en comisión de servicio recibe su salario habitual, las bonificaciones que le corresponden y los subsidios, así como los fondos necesarios para una estadía cómoda fuera de su lugar de residencia habitual.
Los gastos de viaje incluyen los siguientes artículos:
- Pago de viajes (interurbanos y en el territorio del asentamiento).
- El costo de la vivienda de alquiler.
- Los llamados viáticos: gastos de alimentación y otras necesidades del empleado.
- Costos reconocidos por el empleado como necesarios y aprobados por su gerente.
La cantidad máxima permitida de gastos de viaje y la cantidad de viáticos están determinados por el convenio colectivo de la empresa o las regulaciones locales. Dado que las dietas son en realidad dinero para las necesidades diarias del empleado, se les cobra incluso por los días no laborables (fines de semana, feriados, tiempo de inactividad de producción forzada, demoras).
En más detalle sobre la asignación de trabajo del empleado en comisión de servicio
Este documento tiene una forma unificada, es decir, su apariencia y contenido son los mismos para todas las empresas en el territorio de un estado en particular.
La asignación de trabajo es redactada por el jefe del empleado que realiza un viaje de negocios y aprobada por el empleador. El documento incluye los siguientes datos:
- Apellido, nombre, patronímico del empleado que se va de viaje de negocios por orden del jefe.
- El nombre de la organización que lo dirige.
- Destino del empleado (nombre de la empresa, ciudad).
- Fechas de inicio y finalización del viaje.
- Datos resumidos sobre el progreso de la tarea.
La asignación oficial y la orden de viaje de negocios elaborada sobre esta base se encuentran en la empresa emisora. Junto con otros documentos, se almacenan durante el período establecido por la ley.
¿Cuáles son los requisitos para los viajeros de negocios?
Dado que un viaje de negocios es la transferencia de autoridad a un empleado para realizar acciones importantes para la empresa, la gerencia debe asegurarse de que el trabajo se realizará de manera eficiente y a tiempo. Por lo tanto, los empleados más calificados, experimentados y responsables generalmente son enviados a dichos viajes.
Hay una serie de criterios, estudiando cuáles, el jefe decide sobre el nombramiento de un empleado específico:
- Edad mayor de 18 años.
- Buen entrenamiento
- La disponibilidad de capacitación adecuada, confirmada por certificación.
- Posesión de las categorías de tolerancia necesarias (cuando se trabaja con redes eléctricas).
- Dependiendo de los detalles de la actividad económica de las empresas y el propósito del viaje de negocios, se le puede exigir al empleado que reciba capacitación y certificación sobre protección laboral.
Si un empleado es adecuado en todos los aspectos, y no existen obstáculos legislativos para su viaje de negocios, el jefe le informa de un viaje futuro.
Responsabilidades de un empleado en comisión de servicio
Cada compañía tiene sus propios requisitos que los empleados deben cumplir, pero hay varios puntos que son relevantes para la mayoría de las organizaciones:
- Mantenimiento correcto, competente y oportuno de la documentación necesaria.
- Cumplimiento de la rutina adoptada por la organización anfitriona.
- Cumplimiento de objetivos formulados en la tarea.
- Cumplimiento concienzudo de sus funciones.
- Gastos legítimos de fondos anticipados emitidos a un empleado.
- Guardar documentos que confirman la implementación de los costos.
- Informe oportuno del viaje después de su finalización (generalmente dentro de los tres días).
Instrucciones para empleados en viaje de negocios.
Al llegar a la empresa receptora, los empleados en comisión de servicio deben escuchar las instrucciones introductorias, que incluyen las reglas de conducta en las tiendas, cerca del equipo o en otros lugares. Esta medida es obligatoria incluso para aquellos empleados que han estado en esta empresa varias veces y que conocen todas las instrucciones de memoria.
La sesión informativa del personal publicado también incluye información sobre seguridad contra incendios y normas de protección laboral.
A diferencia de las disposiciones generales de la sesión informativa introductoria, el objetivo se relaciona directamente con los trabajos que realizará el empleado en este momento.
Conclusión
La organización de viajes de negocios es un proceso responsable que la mayoría de las empresas, organizaciones y compañías no pueden prescindir. Para lograr con éxito el propósito del viaje, así como para el uso más eficiente y efectivo de los recursos, los empleados deben cumplir con una serie de requisitos, realizar sus deberes profesionales de manera eficiente y conocer todas las reglas para mantener la documentación.
