El informe anticipado - formulario AO-1 - el documento principal para confirmar los fondos gastados pagados anteriormente por personas responsables. El monto del informe se emite para los siguientes propósitos:
- gastos de viaje;
- gastos para negocios y necesidades operativas;
- reembolso de gastos de viaje incurridos por el empleado.
Pago por adelantado
El pago anticipado se emite sobre la base de la directiva del director de la organización, que indica la lista de empleados a los que se asignan los fondos, el momento, las metas y el monto. El dinero se otorga a los viajeros de negocios sobre la base de una orden para enviarlos en un viaje.
El formulario se llena Persona responsable. Se presentan los documentos que prueban los gastos. El contador verifica la finalización del informe de gastos, corrige los documentos de gastos en forma de AO-1 y envía el formulario para su firma al jefe.
El resto del monto se devuelve al cajero de la empresa. En caso de no devolución, los fondos se deducen del salario del empleado, Sección 137 Código del trabajo de la Federación de Rusia (deducción de los salarios para pagar las deudas con el empleador).
Reglas para llenar un documento anticipado
El informe de gastos es un documento bilateral. En el lado de la portada se indica el nombre de la organización, el número del formulario, la fecha de finalización. Se ingresan las iniciales del empleado, departamento, departamento (si corresponde), donde trabaja el empleado, número de personal, puesto.
El propósito del monto debe corresponder con el propósito en la orden de procesamiento de fondos.
La parte izquierda del formulario es información sobre el saldo del anticipo y el monto realmente gastado. Línea 1A para moneda extranjera. La reflexión de los fondos en forma de AO-1 y el reembolso de la deuda en moneda extranjera se produce al tipo de cambio del Banco Central de la Federación de Rusia en la fecha de la firma del informe de gastos.
El reverso del formulario enumera los consumibles: notas de envío, documentos de viaje y recibos comerciales actos y otros papeles. Indique el número, fecha, nombre, monto en rublos y moneda extranjera (si corresponde).
La conclusión es la firma de la persona responsable.
Patrón de escritura
El formulario AO-1 lo llenan tanto el empleado de la organización que recibió los fondos como el contador.
¿Cómo se ve un informe de gastos? Un ejemplo de llenar un empleado de la empresa se presenta en la foto de arriba. El empleado en el anverso del documento indica el nombre de la empresa, las iniciales, el puesto, el número de personal, el propósito del pago por adelantado (gastos de hospitalidad o negocios) y la fecha del informe.
Por otro lado, el empleado completa las siguientes líneas:
- párrafo 1 - número de serie del documento que certifica los costos;
- columna 2 - la fecha de preparación del documento de gastos: cuando ocurrió la compra, el viaje;
- columna 3: el número del cheque, hoja de ruta o acto que confirma los costos;
- párrafo 4 - el tipo de pérdida de fondos: gastos administrativos, tarifa;
- líneas 5 y 6: cantidad en rublos y moneda extranjera según el informe.
El importe total se indica en la línea "Total", párrafo 5 o 6.
El formulario completo con consumibles se envía al departamento de contabilidad.
¿Qué más se incluye en el informe de gastos? En la foto de arriba se muestra una muestra del contador que llena la empresa. El contador firma el recibo del formulario AO-1 del empleado. El documento deberá llevar la fecha en que se envió el formulario. El recibo se entrega a la persona responsable.
Después de verificar la exactitud del documento y gastar los montos, el contador completa las líneas:
- Columnas 7 y 8: fondos en rublos y moneda extranjera aceptados para la contabilidad.
- Cláusula 9: números de cuentas que se cargan a los montos gastados.
Se completa el título del formulario. El informe de gastos contiene información sobre la emisión de fondos: número, fecha del documento por el cual se emitieron los montos.Se incluye información sobre el saldo o el gasto excesivo del anticipo anterior.
En la columna "Contabilidad" en el título del formulario se indica información sobre el débito y el crédito. La información se toma de la línea 9 del reverso del formulario.
Comprueba la exactitud de los cálculos aritméticos, el papeleo. El formulario se presenta para su firma al director de la empresa.
Después de la aprobación del formulario, el monto emitido se da de baja y el acuerdo final con el empleado.
El resto del anticipo se devuelve a la caja de la compañía en el pedido de recibo. Los fondos sobreutilizados son pagados por la compañía por gasto de garantía en efectivo.
Si el empleado no ha devuelto el resto del monto de acuerdo con el documento anterior, no se le puede emitir un nuevo anticipo.
Informar fecha límite
Al regresar de un viaje de negocios, el empleado presenta un informe de gastos. La fecha límite para enviar un documento es dentro de tres días. 10 días, si hubo un viaje al extranjero. En caso de no presentación del formulario, se registra una violación por disciplina de efectivo.
Si el servicio de impuestos determina que no se está siguiendo la orden, los inspectores pueden intentar multar a la organización en virtud del artículo 15.1 del Código de Infracciones Administrativas por infracciones administrativas. Aunque la ley no establece responsabilidad.
El control sobre los fondos asignados es tarea de la empresa.
Documentos en un idioma extranjero
Si, a la llegada de un viaje de negocios al extranjero, un empleado presenta documentos que prueban el gasto de fondos en un idioma extranjero, es necesario realizar una traducción interlineal.
La cláusula 9 del Reglamento de cumplimiento contable regula que los valores en un idioma extranjero deben traducirse. La traducción de documentos primarios puede ser realizada por cualquier empleado que sepa un idioma extranjero. Solo los números están indicados exactamente. La información restante no se puede escribir literalmente.
Un informe anticipado con una traducción está certificado por el contador principal de la organización u otra persona autorizada.
El formulario de informe se completa en una copia. Al menos tres personas participan en la preparación del formulario: una persona responsable, un contador, un director.
