Entre la gran cantidad de opciones de correspondencia comercial, una carta de confirmación merece especial atención. ¿Qué es y en qué casos se debe redactar un documento similar?
Objetivo principal
Ética empresarial siempre establece el respeto mutuo entre las partes. Este es un requisito previo para la conducta normal de los negocios. Sin ella, es imposible imaginar una cooperación larga y fructífera. A veces es necesaria una carta de confirmación.
En sí mismo, no es tan importante. Esto es solo un gesto de cortesía. Él deja en claro que lo que los socios acordaron el día anterior sucedió. Es decir, una carta de confirmación establece el cumplimiento de algún hecho o acción. En este caso, hay dos opciones:
- Confirmación de recepción de bienes, cartas u otros documentos que se envían por solicitud previa. Aquí, una de las partes notifica a la otra que la acción se ha completado.
- Confirmación de consentimiento con algo específico (precio o cantidad de bienes, fecha de las próximas negociaciones, condiciones para el envío de bienes y otros). Aquí, los compañeros expresan su aprobación por ciertos puntos de acuerdo.
De esto queda claro que la carta de confirmación es un documento opcional. Pero enviarlo una vez más muestra al compañero con qué atención y respeto son tratados.
Reglas de ortografía
Para comprender cómo escribir una carta de confirmación, debe conocer las reglas básicas para procesar documentos comerciales. No debe comenzar a trabajar hasta que se comprenda completamente el significado de dicha apelación. De hecho, no hay nada complicado.
Dicha carta, como toda otra correspondencia comercial, debe constar de tres partes: título, texto y conclusión. Cada uno de ellos lleva su propia carga semántica:
- El título, en primer lugar, contiene detalles en forma de fecha de salida y número de registro saliente.
- El contenido generalmente se divide en dos partes: introducción y texto del cuerpo. Dicha carta, por regla general, comienza con una apelación al destinatario. Estas son las reglas habituales de buena forma. En la mayoría de los casos, está escrito a nombre del jefe de la empresa asociada, pero a veces es aconsejable dirigir dicho documento oficial a un especialista que participe directamente en la resolución de este problema. Por ejemplo, se puede enviar una confirmación de pedido para el trabajo al director de ventas o al delegado de producción.
- En conclusión, es costumbre expresar gratitud. También puede agregar algunas palabras sobre el deseo de continuar la cooperación.
Dichos mensajes permiten que los socios confíen unos en otros.
Escribir una carta
Algunas personas confunden dicho documento con un aviso. Pero hay una gran diferencia entre las dos letras. Uno de ellos simplemente informa un hecho o evento, y el otro confirma la finalización de una acción específica sobre la base de un acuerdo preliminar. Para evitar errores, debe saber cómo debería ser una carta de confirmación. La muestra se puede preparar de forma independiente, ya que no existe un formulario especialmente aprobado para dicha carta comercial.
Debe emitirse en papel con membrete de la organización de envío. Si la compañía no tiene uno, entonces se puede usar un sello de esquina. La información debe colocarse secuencialmente:
- Primero, en la esquina izquierda en columnas especiales, indique el número y la fecha de acuerdo con la entrada en el diario de registro.
- Luego, a la derecha, indique los detalles completos del destinatario (nombre y dirección de la empresa, cargo y nombre completo del destinatario).
- A continuación se escribe una frase clave que contiene la esencia de este mensaje.
- La parte principal comienza con una apelación al destinatario. Es mejor hacer esto por nombre y patronímico, y al principio agregue la palabra "respetado".
- Además, en palabras claras, es necesario informar que se cumplen los términos del acuerdo.
- Después de eso debería ser una palabra de agradecimiento.
- Puede finalizar el texto con la frase "Saludos".
El jefe firma el documento, que debe ser confirmado por el sello de la organización.
