En nuestro artículo queremos hablar sobre letras. Después de todo, son la forma más común de intercambiar información. En la vida cotidiana y en el trabajo, simplemente no puedes prescindir de ellos.
¿Qué es una carta de servicio?
Una letra es el nombre común para documentos que tienen un contenido muy diferente, que sirven como un medio de comunicación entre estructuras y organizaciones completamente diferentes en el proceso de sus actividades.
Las cartas son documentos unidos en un gran grupo por el método de transferencia: por correo. Un gran número de ellos se acumula en cualquier organización. Se dividen en salientes y entrantes.
Se puede indicar una gran cantidad de información en letras: un deseo, un saludo, cualquier cosa. Se emite en formularios A4 especializados. En los casos en que la letra es pequeña y no contiene más de siete líneas, está permitido usar el formato A5.
Cualquier documento debe tener fecha y, por lo tanto, también una carta. Su fecha es el día de la firma.
Hacer una carta de servicio
Una carta se construye de acuerdo con cierto esquema:
- Introduccion Indica los motivos y razones para escribir el documento, hechos, enlaces a eventos pasados, decisiones de organizaciones superiores.
- Evidencia Establece la justificación de todo lo que se expone en el documento.
- Conclusión Saca conclusiones, presenta propuestas, solicitudes, requisitos.
Esta opción también es posible cuando la carta de servicio contiene solo la parte final sin ninguna explicación.
Como regla general, las letras no tienen grandes volúmenes, generalmente se trata de una página.
Propósito de la compilación
El propósito de cualquier carta es la motivación. Por lo tanto, el contenido debe ser claro, comprensible, conciso, sin información innecesaria e innecesaria. Hay varias reglas que deben seguirse al procesar un documento.
Una carta comercial oficial está dedicada a un solo tema. Esto simplifica su procesamiento posterior, lo que le permite acelerar la ejecución dentro de la organización.
El texto se presenta en tercera persona y en singular. Por ejemplo: "En el futuro cercano, la escuela planea ...".
El jefe de la organización tiene derecho a firmar cualquier documento oficial y, por lo tanto, las cartas, y durante su ausencia, los poderes se transfieren al director temporario temporal.
En la actualidad, se puede enviar una carta de servicio no solo por correo, también hay un telégrafo, fax y, por supuesto, correo de Internet, que es la opción más conveniente y popular.
Requisitos para la preparación y ejecución del documento.
De cualquier forma que se envíe el documento, la preparación de la carta de servicio está sujeta a los requisitos de diseño unificado. Son sencillos y el conocimiento de ciertos matices puede ser útil en algún momento.
Veamos cómo escribir una carta de servicio. Un ejemplo se da a continuación.
Así es como se redacta una carta similar.
Detalles bancarios
Una carta oficial es el nombre general de un gran grupo de documentos comerciales que son necesarios para la comunicación entre instituciones y ciudadanos comunes. Contienen los elementos necesarios en el diseño.
Detalles de la carta bancaria:
- Fecha
- Número de letra
- Enlaces a números de registro y fechas de aquellos documentos en los que se escribe la respuesta.
- El título del texto en una sola frase.
Además, los componentes individuales de los detalles deben indicarse correctamente:
- Nombre de la compañia.
- Unidad estructural.
- El puesto del contratista.
- Apellido e iniciales.
- Dirección del destinatario
En el caso de que la carta esté dirigida a varias personas u organizaciones, primero indique el destinatario principal (su dirección) y luego el resto.
Clasificaciones de cartas de servicio
Las cartas de servicio se pueden clasificar de acuerdo con motivos completamente diferentes, que pueden estar relacionados con el propósito, contenido, importancia, urgencia, estado del destinatario.
En general, todas las cartas comerciales se pueden dividir en los siguientes tipos:
- Acompañando
- Carta de solicitud
- Informativo.
- Promocional
- Garantía
- Reclamación
- Arbitraje
- Cartas recordatorias.
- Cartas de confirmación.
- Cartas de solicitud.
- Cartas de notificación.
Tal clasificación es la más universal. Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las variedades de la escritura comercial.
Carta de presentación
Carta de presentación: un documento con el que informan al destinatario que se le han enviado documentos, tal vez se está explicando o aclarando algo. Dicha carta no contiene la parte de la dirección.
Como regla general, dicho documento comienza con las palabras: "Te enviamos ...", "Te informamos ..."
Al mismo tiempo, también puede contener cualquier información adicional sobre la situación de producción o gestión. Por ejemplo: "De conformidad con los acuerdos ..."
El texto de dicho documento puede contener explicaciones o solicitudes con respecto a los materiales que se adjuntan a la carta de presentación. Está redactado en un formulario. Además de todos los detalles anteriores, debe tener una nota sobre la presencia de aplicaciones.
Carta de invitación
En dicho documento, se invita al destinatario a participar en el evento. Dicha carta se puede enviar a una persona u organización específica. Comienzan con las frases: "Te pedimos que visites ...", "Te invitamos a ...". El documento revela la esencia del próximo evento con la indicación obligatoria de la fecha y hora del evento, así como las condiciones para participar en él.
Carta informativa
Este tipo de escritura es muy común. Informa al remitente de la información oficial. Como regla, tales cartas son bastante típicas y son enviadas por las estructuras de gestión a las organizaciones subordinadas. Pueden indicar disposiciones legislativas, propuestas y recomendaciones específicas.
Por cierto, los boletines pueden tener archivos adjuntos. El volumen de un documento, como regla, no excede varias páginas. Están firmados por el jefe de la empresa.
Carta promocional
Esta también es una especie de carta de información, pero está dirigida a una persona u organización específica, contiene una descripción detallada de los bienes y servicios. El texto de la carta contiene información detallada. Su objetivo final es fomentar la adquisición de algo por parte del destinatario.
Carta de garantia
Este es un documento que contiene obligaciones o su confirmación. Están dirigidos a individuos y organizaciones específicos. ¿De qué garantías estamos hablando? Por ejemplo, garantías para el pago de bienes, alquileres, servicios, condiciones de trabajo. Dicha carta está firmada, por regla general, por dos personas: el director y el contador principal, y también certificada por un sello.
Carta de reclamo (queja)
Esta es una carta comercial que contiene información sobre el descubrimiento de incumplimiento, por ejemplo, del producto con los estándares establecidos en el contrato. El propósito de dicho documento es compensar las pérdidas incurridas en violación de las disposiciones contractuales. Un reclamo debe hacerse por escrito. No existe una forma única de dicha carta en la práctica, pero hay elementos obligatorios que deben observarse.
El reclamo debe contener la siguiente información:
- La dirección completa de la organización a la que se envía el documento.
- Los motivos están indicados (referencia a la garantía, contrato).
- Requisitos específicos (devolución de bienes, dinero, rebajas).
El reclamo se envía por correo certificado o por carta de recibo de entrega.Incluye fotocopias de todos los documentos que confirman que el remitente es correcto. Un recibo de correo es mejor guardarlo.
Una carta siempre comienza con la frase: "Le enviamos una queja ..."
Solicitud
Carta de solicitud: un documento comercial enviado para información oficial. Su texto tiene una justificación clara de la necesidad de información. Estos pueden ser enlaces a leyes, regulaciones. Las cartas están firmadas por un oficial autorizado oficialmente.
Una carta de solicitud implica una carta de respuesta. Se otorga un estado especial a las solicitudes enviadas por las autoridades.
Carta recordatorio
Este es un documento que se utiliza en los casos en que la organización no cumple con sus deberes funcionales, sino que simplemente actúa como un intermediario. Como regla, una carta consta de varias partes. El primero de ellos se refiere a un documento en el que se fijan obligaciones. Y en el segundo, una solicitud para realizar cualquier acción.
Carta de notificación
Dicho documento informa sobre eventos (públicos). Se envían cartas a un gran número de organizaciones o personas para su participación, participación. Pueden informar no solo sobre los eventos, el lugar y la hora, sino también al mismo tiempo solicitar participación. La carta puede contener archivos adjuntos, por ejemplo, el cuestionario de un participante, un programa de eventos. Como regla, se envía a una lista completa de destinatarios, lo que significa que el destinatario no está indicado. La persona que se encarga del evento firma una carta.
En lugar de un epílogo
En nuestro artículo, examinamos los tipos más utilizados de cartas comerciales, así como los matices de escribirlas. Después de haber estudiado un poco el tema, ahora puede navegarlo libremente y no se confunda si se le presenta una propuesta: "Redacte una carta de servicio". Como puede ver, esto no es difícil, especialmente si recuerda todos los requisitos básicos y detalles para escribir un documento. Un ejemplo de cómo redactar una carta de servicio (muestra), que presentamos en el artículo. Buena suerte
