Probablemente, al menos una vez, todos tuvieron que lidiar con la necesidad de escribir una carta comercial. Al compilarlo, involuntariamente llegas a la conclusión de que esto no es nada fácil. Hay muchas reglas y reglas para escribir cartas comerciales que necesita saber. El artículo describe en detalle el proceso de compilación del documento, proporciona muestras de una carta comercial, discute sus tipos y diseño.
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Los formularios listos darán solidez e indicarán la confiabilidad de la empresa. Contienen la información necesaria sobre la organización, como:
- El nombre
- Dirección
- Teléfonos de contacto.
- El sitio
- Correo electrónico
- Logotipo.
- Otros datos de contacto.
No hay reglas estrictas en los formularios. Por lo tanto, cada organización decide independientemente qué información poner en ellas.
¿Cómo escribir cartas comerciales? Preparación
Las cartas comerciales se escriben y ejecutan de cierta manera, sujetas a sus reglas y requisitos inherentes. Dependiendo del objetivo, el autor piensa en el contenido en detalle para obtener el resultado que calcula. Debe comprender claramente qué información el destinatario ya conoce sobre el tema de la carta, de qué proceder y qué será nuevo en ella. Los argumentos dependen del propósito del autor. El proceso de preparación de una carta comercial se puede dividir en las siguientes etapas:
- El estudio del tema.
- Escribir un borrador de carta.
- Su acuerdo
- Firma
- Registro
- Enviando al destinatario.
La estructura de las cartas comerciales.
Al redactar una carta, es necesario saturarla con información, es decir, poner toda la información necesaria allí. Puede ser simple o complejo. En una carta simple, el contenido muestra de manera clara y concisa información que generalmente no requiere una respuesta del destinatario. Un complejo puede constar de varias secciones, párrafos y párrafos. Cada párrafo establece un aspecto de la información. Las muestras de este tipo de carta comercial generalmente consisten en una parte introductoria, principal y final.
La entrada contiene la base con referencia a los documentos relevantes, con los hechos y propósitos de la carta. Indica el nombre, autor, fecha, número y título.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo escribir una carta comercial: una parte introductoria.
La parte principal describe situaciones, eventos, proporciona su análisis y evidencia. Es en esta parte que están convencidos de que es necesario actuar de una forma u otra, prueban cómo fueron las cosas e informan sobre la necesidad de participar en cualquier evento, dando diferentes argumentos.
La conclusión contiene conclusiones que se hacen en forma de propuestas, solicitudes, recordatorios, rechazos, etc.
A continuación se presenta un ejemplo de cómo escribir una carta comercial, su parte final. Resume el requisito esbozado en lo principal.
Toda la información proporcionada debe ser óptimamente consistente y comprensible.
Cada letra comienza con un mensaje alineado al centro. Esta pequeña parte es extremadamente importante. Al elegirlo, el autor debe considerar:
- Posición de destino
- La naturaleza de la relación.
- Formalidad
- Etiqueta.
La carta debe contener una forma educada. Por ejemplo: "... Expreso la esperanza de más cooperación (gracias por invitación) ... ". Después de estas frases debe estar la firma del autor.
Estilo
Todas las cartas deben tener un estilo comercial formal, lo que significa utilizar herramientas de voz para las relaciones comerciales formales. Las características de dicho lenguaje se forman bajo las siguientes circunstancias:
- Los principales participantes en las relaciones comerciales son personas jurídicas, en nombre de los líderes y funcionarios de los cuales se escriben cartas.
- Las relaciones en las organizaciones están estrictamente reguladas por naturaleza.
- El tema de la comunicación son las actividades de la empresa.
- Los documentos de naturaleza gerencial generalmente tienen un destinatario específico.
- A menudo, en el curso de las actividades de la organización, ocurren las mismas situaciones.
En este sentido, la información indicada en la carta comercial debe ser:
- Oficial, impersonal, enfatizando la distancia entre los participantes en la comunicación.
- Dirección destinada a un destinatario específico.
- Actual al momento de escribir la carta.
- Auténtico e imparcial.
- Argumentos para inducir al destinatario a tomar cualquier medida.
- Completo para la toma de decisiones.
Requisitos
Una carta comercial debe cumplir los siguientes requisitos:
- El habla está estandarizada en todos los niveles: léxico, morfológico y sintáctico. Contiene muchas revoluciones, términos y fórmulas.
- El tono de escritura es neutral, restringido y estricto, sin el uso de expresiones emocionales y expresivas del lenguaje.
- Precisión y claridad del texto, sin errores lógicos, claridad y redacción reflexiva.
- Concisión y brevedad, sin el uso de expresiones que tengan un significado adicional.
- El uso de fórmulas de lenguaje formadas como resultado de situaciones repetidas.
- El uso de términos, es decir, palabras o frases que tienen conceptos especiales.
- El uso de abreviaturas, que pueden ser léxicas (es decir, palabras abreviadas complejas formadas por la eliminación de letras de partes de palabras: LLC, GOST, etc.) y gráficas (es decir, la designación de palabras en forma abreviada: gr-n, train y otros).
- El uso de diseños en los casos genitivos e instrumentales.
- Frases con sustantivos verbales ("proporcionar apoyo" en lugar de "apoyo").
- Usa oraciones comunes simples.
Los ejemplos de cartas comerciales anteriores se muestran a continuación en la versión completa (con la parte principal). La información cumple con todos los requisitos de un estilo comercial oficial.
Tipos de cartas comerciales
Es mejor escribir una carta comercial sobre un tema específico. Si es necesario resolver varios problemas a la vez, se recomienda elaborar varias opciones diferentes.
Las cartas comerciales pueden estar en su contenido:
- Acompañando Dichas cartas generalmente son necesarias para comunicar dónde enviar los documentos.
(¿Cómo escribir una carta comercial? Una carta de presentación de muestra ayudará a quienes necesiten redactar este tipo de documento).
- Garantía Están escritos para confirmar cualquier promesa o condición. Se puede garantizar, por ejemplo, pago por trabajo, alquiler, tiempo de entrega y más.
- Gracias Comenzaron a usarse especialmente a menudo recientemente. Dichas cartas demuestran un buen tono para las asociaciones. Se pueden emitir en forma regular o en papel de color con una hermosa impresión.
(¿Cómo escribir una carta comercial? Una muestra de una nota de agradecimiento se redacta de forma gratuita dependiendo de las tareas que resuelva. En este caso, la carta expresa su esencia en la forma más corta. Dicha muestra, hecha en papel de color con un adorno, puede colgar en la pared de la habitación empresas en un lugar de honor.)
- Informativo.
- Instructivo
- Felicidades
- Promocional
También hay letras:
- Propuestas de cooperación. Recientemente difundidos, enviados a organizaciones, a menudo son de naturaleza publicitaria, por ejemplo, como este modelo. Es bastante difícil escribir cartas comerciales, debe tener en cuenta muchos matices para ser notado, y aún más, interesado. Pero si se compila de acuerdo con la muestra a continuación, tiene todas las posibilidades de éxito.
- Invitaciones Se envían, ofreciendo participar en varios eventos. Por lo general, se dirigen al líder u oficial, pero pueden dirigirse a todo el equipo.
- Solicitudes
- Avisos
- Solicitudes y muchos otros.
Cómo escribir una respuesta a una carta. Ejemplo
La respuesta debe comenzar repitiendo la solicitud en la primera carta. Luego se dan los resultados de su consideración y se expresa la aprobación o un motivo de rechazo. La carta de respuesta comercial puede contener una solución alternativa a la información esperada. Por lo general, cumple con los siguientes principios:
- La presencia de un enlace a la primera letra y su contenido.
- El mismo idioma significa.
- Volúmenes y aspectos de contenido comparables.
- Cumplimiento de una determinada secuencia.
Liquidación
Además de utilizar cartas comerciales con membrete, debe tener en cuenta otras sutilezas en su diseño. Estos son detalles, reglas para abreviaturas, ortografía de la dirección, título, longitud del texto, ancho de los campos y más.
Las muestras de una carta comercial ayudan a componerla, teniendo en cuenta todas las sutilezas y matices. Son utilizados tanto por empleados novatos como por trabajadores experimentados. Gracias a los patrones, aprenden a escribir letras correctamente y ahorran mucho tiempo.
