Para mantener relaciones comerciales y asociaciones mutuamente beneficiosas con otras empresas, las organizaciones deben asignar fondos de su propio presupuesto para gastos de hospitalidad. ¿Qué se aplica a ellos? En la legislación fiscal de la Federación de Rusia, este tipo de costo se atribuye a los costos asociados con el proceso de producción y ventas. El artículo da ejemplos de gastos de hospitalidad. ¿Qué se aplica a ellos y cómo elaborar correctamente estos costos en contabilidad?
¿Cuál es la característica de la hospitalidad?
No es casualidad que esta partida de gasto se considere una de las más controvertidas. La cuestión es que los contribuyentes, es decir, los dueños de negocios, están tratando de gastar varios costos por cualquier medio (a veces no del todo legal), pasándolos como gastos de hospitalidad. ¿Qué se aplica a ellos?
En primer lugar, vale la pena señalar que dichos fondos no pertenecen a la categoría de gastos normalizados a efectos del impuesto a las ganancias. Este es el dinero gastado del presupuesto empresarial en la organización de eventos oficiales. Sin embargo, bajo la apariencia de gastos de entretenimiento, las finanzas para el entretenimiento, deportes, recreación, servicios médicos, etc., a veces se envían ilegalmente.
Hasta la fecha, la práctica judicial ya ha sido complementada por un número significativo de disputas entre las inspecciones fiscales y los contribuyentes. La decisión del tribunal puso más de un punto en los casos relacionados con la aclaración de los elementos de costo de la empresa. Entonces, ¿qué gastos no son representativos? Tratemos de averiguar en qué casos el empresario tendrá que defender su posición frente al inspector, demostrando lo contrario.
Lo que dice la ley
El Código Fiscal contiene una definición de este término e indica el contenido de los gastos de hospitalidad. ¿Qué se aplica a ellos? El artículo 264 del Código Tributario de la Federación de Rusia establece que la categoría de estos costos incluye todos los recursos financieros del presupuesto de la institución gastados en organizar una recepción oficial, así como en el servicio:
- personas que representan a otras organizaciones, si se llevan a cabo negociaciones con ellos con el objetivo de aprobar un plan de cooperación o desarrollar asociaciones existentes que sean mutuamente beneficiosas;
- miembros de la empresa del contribuyente que llegaron a la reunión del órgano rector.
El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia lo aclaró. La Oficina determina los costos de las negociaciones con personas que son clientes potenciales. Pero, ¿qué pasa con los gastos de hospitalidad y cómo organizarlos correctamente? Una condición importante: las negociaciones deben ser de naturaleza oficial y perseguir el objetivo de desarrollar una cooperación mutuamente beneficiosa. Al mismo tiempo, el Ministerio de Finanzas no considera apropiado incluir en los gastos de hospitalidad los fondos gastados en negociaciones con empleados de sus propias sucursales y departamentos. El tribunal no apoya esta posición, en base a los precedentes existentes.
Además, no debemos olvidar que los fondos gastados en la organización de eventos corporativos para subordinados no son representativos. Una excepción es un evento colectivo, al que están invitados los clientes, socios comerciales, representantes de otras compañías, y solo si este evento no es entretenido.
¿Tengo que pagar impuesto sobre la renta?
El tema de la hospitalidad es un tema candente porque estos costos financieros deben incluirse en el cálculo de los impuestos sobre la renta. La característica principal de este artículo de desecho es que los fondos asignados pueden ser utilizados teóricamente por una empresa que trabaja en un sistema impositivo común para reducir la carga impositiva. Además, el art. 264 del Código Tributario de la Federación Rusa establece restricciones con respecto a su aplicación para los fines indicados: los gastos de representación no pueden exceder el 4% del monto de los gastos asignados para la remuneración laboral en el mismo período impositivo.
Sin embargo, la lista de costos que se consideran los costos del proceso de producción es exhaustiva, al igual que las opciones para contabilizar los gastos de hospitalidad. Para el cálculo exacto de las ganancias imponibles, todos los gastos deben estar justificados económicamente, documentados y cumplir con los parámetros prescritos en el art. 252 del Código Tributario de la Federación Rusa.
La asignación de las cantidades gastadas en la organización de eventos oficiales a la base impositiva de la empresa antes de la deducción del IVA requiere el cumplimiento de una serie de condiciones. En primer lugar, debe haber una señal de viabilidad económica de los gastos de hospitalidad. ¿Qué se aplica a él? Las cuentas, cheques, recibos, como confirmación de malversación objetivo, se tienen en cuenta al determinar el IVA. Además, esta disposición significa que se incurre en costos de hospitalidad para entablar nuevas relaciones comerciales o para mantener asociaciones entre la empresa contribuyente y sus socios.
El costo de las recepciones formales.
Los gastos de representación incluyen gastos para organizar reuniones de representantes de diferentes empresas. Esto también incluye los costos de proporcionar desayuno, almuerzo o cena para personas de negocios y un intermediario que participa en las negociaciones de una compañía de contribuyentes.
La legislación fiscal no establece restricciones fundamentales sobre la elección del lugar y la hora de una reunión oficial. En consecuencia, la ley no prohíbe un evento entre semana, fin de semana o feriado, en la mañana o en la noche. La recepción se puede organizar tanto en la oficina como en el centro de negocios, restaurante. Lo más importante es el cumplimiento de todas las formalidades y funcionarios de la reunión, que deben documentarse.
¿Qué gastos no se relacionan con los gastos de hospitalidad? Esta categoría no incluye fondos asignados para la organización del ocio de los invitados, conciertos de entretenimiento, celebraciones, prevención o tratamiento de enfermedades. Es por eso que es aconsejable rechazar recepciones en lugares tan entretenidos como un teatro, un club de billar y bolos, una sauna, pubs y sanatorios médicos y preventivos, especialmente si no brindan servicio de restaurante.
A pesar de todo, muchos pudieron probar la validez del dinero gastado y designarlos como hospitalidad. ¿Qué se aplica a ellos? Una excepción a la regla puede considerarse finanzas asignadas para la organización de un evento oficial, incluso si la recepción se llevó a cabo en un lugar que claramente no es propicio para las negociaciones comerciales. Entonces, la principal justificación del contribuyente debe ser documentos de respaldo que puedan probar la naturaleza formal del evento y la viabilidad económica de las finanzas gastadas.
Un ejemplo sorprendente es una de las decisiones del FAS MO de fecha 3 de septiembre de 2013, en la que los costos de organizar una reunión técnica en un barco con la participación de delegados extranjeros se consideraron razonables y la contabilidad de los gastos de hospitalidad se consideró legítima. Lo que les preocupa es difícil de responder inequívocamente. Pero al mismo tiempo, puede nombrar fácilmente los costos que no se pueden incluir en esta categoría de desechos:
- decoración y decoración festiva del salón;
- compra de premios y diplomas para presentar a los participantes de eventos competitivos, incluidos representantes de otras organizaciones, clientes;
- recuerdos y regalos que se presentan a los socios en el marco de negociaciones oficiales;
- organización de ocio, entretenimiento, no relacionado con la parte oficial de la reunión de negocios, negociaciones, visita.
Otros gastos por recepciones importantes.
En este caso, nos referimos a garantizar la entrega de los participantes en un evento oficial al lugar y de regreso. Dada la posición del Ministerio de Finanzas, esta categoría no incluye los costos de comprar boletos para el transporte ferroviario y las conexiones aéreas de otras regiones o países, así como las finanzas que se requerían para transportar a los huéspedes al lugar de estadía temporal desde el aeropuerto, la estación de trenes, colocarlos en un hotel, emitir visas . Los artículos de desecho especificados de la organización no se consideran oficiales.
Los gastos de entretenimiento (que también se aplican a ellos, se mencionó anteriormente) pueden considerarse desperdicio para la compra de alimentos destinados a preparar platos para el desayuno, el almuerzo o la cena. Para las reuniones oficiales, también está permitido comprar bebidas alcohólicas, como lo demuestra una carta explicativa del Ministerio de Finanzas de RF el 25/03/2010. La Oficina incluyó el alcohol en la lista de gastos de hospitalidad. ¿Qué más se aplica a ellos, además del alcohol? Muchas personas piensan que el dinero gastado en una recepción oficial puede incluir la compra de té, café, azúcar, dulces, que se pueden ofrecer a clientes o socios fuera de un evento oficial importante y, por ejemplo, mientras esperan en la recepción. Sin embargo, el Ministerio no considera que tales costos sean razonables.
Los gastos de representación incluyen gastos por invitación de traductores que no forman parte del estado de la empresa del contribuyente. La necesidad de servicios especializados durante el período del evento oficial se justifica cuando hay invitados extranjeros importantes presentes en la recepción.
Qué documentos son necesarios para confirmar
El Código Fiscal de la Federación de Rusia no ha establecido una lista específica de valores que se requieren para gastos a través de la declaración de impuestos como representante, pero el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia en una carta de fecha 10/04/2014 aclara lo que puede reconocerse como tal. Los documentos para el registro de gastos de hospitalidad incluyen:
- documentación primaria que indique el hecho de la compra de bienes, el pago de servicios (actos de trabajo realizados, hojas de ruta, cheques, recibos, etc.);
- Un informe sobre un evento formal o cualquier otro documento que refleje la relación entre los costos y la admisión.
Para preparar un informe, los contribuyentes pueden desarrollar independientemente un formulario. Sin embargo, un documento no se puede enviar de ninguna forma. En la Ley Federal Nº 402 "sobre contabilidad", se indican los requisitos básicos para la preparación de la documentación primaria y su designación. ¿Qué se aplica a ellos? Los gastos de representación deben confirmarse con información detallada sobre el evento, incluida información sobre:
- hora y lugar de recepción;
- la composición de los participantes, incluidas las personas invitadas de otras organizaciones y empleados de la empresa contribuyente);
- La cantidad total de dinero gastado en organizar el evento;
- la parte final del evento oficial (redacción de resoluciones, tratados y acuerdos de cooperación, construcción de alianzas mutuamente beneficiosas y planificación de los próximos eventos, etc.).
Además del informe, también se recomienda adjuntar documentos adicionales para justificar los objetivos de los fondos gastados. Los documentos para el registro de gastos de hospitalidad incluyen:
- la orden del jefe de la organización de contribuyentes de celebrar una recepción oficial, una reunión de gala en la que se indique el propósito y se identifique a las personas responsables de organizar el evento;
- estimaciones detalladas de los costos planificados y totales, que indican la lista de compras, su rango de precios estimado y los costos finales.
Contabilidad fiscal de DOS
Los contribuyentes tienen derecho a utilizar para la contabilidad tributaria todos los costos que tengan viabilidad económica, es decir, indiquen en la declaración aquellos gastos que están destinados únicamente a obtener ganancias y tienen evidencia documental. En cuanto a las reglas para calcular los impuestos y el procedimiento para la contabilidad tributaria, mucho depende del sistema tributario utilizado. A continuación, consideramos cómo se calculan las tasas impositivas en presencia de gastos de hospitalidad, que se aplican a ellos en una institución presupuestaria y una empresa comercial.
Debe decirse de inmediato que la forma de propiedad de la organización del contribuyente no desempeña ningún papel en el cálculo del impuesto. De gran importancia es el sistema tributario (general o simplificado). Para conocer el monto exacto del impuesto sobre la renta para DOS, los costos de los eventos oficiales se estandarizan de acuerdo con el siguiente principio: se incluyen en otras partidas de gastos, y el monto no debe exceder el 4% de todos los gastos dirigidos a salarios para empleados durante el período de informe, en cuales fueron los gastos de representación.
Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta que los costos de la organización asociados con la remuneración laboral incluyen no solo los montos gastados en salarios y bonificaciones a los empleados, sino también las contribuciones a la UIF, el Fondo del Seguro Social, los costos del seguro adicional para los empleados, etc. Si los costos aumentan, el total con los salarios durante el período impositivo, aumenta el indicador marginal de la norma para gastos oficiales. Por lo tanto, si parte de los gastos de representación se incurrieron en el primer trimestre y excedieron el 4% legal, pero no se tuvieron en cuenta al calcular los impuestos, se permite tenerlo en cuenta en los períodos fiscales posteriores para calcular la base impositiva anual.
Además, los gastos de hospitalidad son deducibles en la medida de los ingresos imponibles. En este caso, se tiene en cuenta el denominado IVA "de entrada", y la deducción de los fondos gastados en eventos oficiales se toma únicamente de la cantidad de gastos utilizados en el cálculo del impuesto sobre la renta teniendo en cuenta las normas. Si la parte restante de los costos se ajusta a los estándares de los trimestres posteriores del año de informe, entonces también se permite que el IVA sea deducible.
Un ejemplo de contabilidad fiscal de gastos para reuniones oficiales
En la empresa "Líder", que utiliza un sistema impositivo común, se realizó un evento representativo en el primer trimestre. Los costos de su organización e implementación ascendieron a 22.500 rublos. (IVA incluido 3,550 rublos). En el siguiente período trimestral, no se realizaron recepciones y reuniones a nivel oficial. Además, el costo total de la mano de obra en el primer trimestre ascendió a 320 mil rublos y en el segundo a 370 mil rublos. El procedimiento para la contabilidad fiscal de esta categoría de costos para un presupuesto u organización comercial será el siguiente:
- En el primer trimestre, el estándar para contabilizar los gastos representativos ascendió a 12.800 rublos, es decir, el 4% de 320 mil rublos.
- Dado que el estándar es menor que la cantidad total de gastos para eventos oficiales, solo se pueden aceptar 12.800 rublos para la contabilidad fiscal.
- A continuación, se calcula el IVA permitido para la deducción: 12.800 x 18% = 2304 rublos.
Ahora calcularemos dos trimestres, es decir, la primera mitad del año:
- la norma para contabilizar los gastos de las reuniones y recepciones oficiales será de 27,600 rublos, ya que el cálculo tiene en cuenta el monto del costo de la mano de obra por dos trimestres (320 mil rublos + 370 mil rublos) x 4%;
- Como el estándar excede la cantidad total de gastos de hospitalidad, se tiene en cuenta el saldo de 6150 rublos. (22,500 - 3,550 - 12,800);
- El importe del IVA reembolsado en el segundo trimestre será de 1107 rublos. (6150 x 18%).
Características de la contabilidad con un sistema tributario simplificado.
Al asignar fondos para cubrir gastos de hospitalidad bajo el régimen simplificado de "ingresos menos gastos", la institución no podrá incluirlos en la base impositiva para el cálculo de impuestos. La imposibilidad de obtener una deducción está aprobada por el artículo 346.16 del Código Tributario de la Federación Rusa, que contiene una lista de costos por los cuales un empresario bajo el sistema impositivo simplificado "ingresos menos gastos" podría reducir sus ingresos. No se mencionan los gastos de hospitalidad. ¿Qué se les aplica en el sistema tributario simplificado? Absolutamente nada, por lo tanto, el contribuyente tendrá que asumir los costos de las recepciones oficiales a su propio cargo, es decir, hacer uso de las ganancias restantes después de pagar todos los impuestos y contribuciones.
Cómo gastar tales gastos en contabilidad
A diferencia de los impuestos, la contabilidad no considera el desperdicio representativo como una categoría especial de gastos. Los fondos gastados en la organización y celebración de eventos oficiales son de fundamental importancia solo para las autoridades fiscales. En contabilidad, estos costos no están calificados de ninguna manera. En la mayoría de los casos, la contabilización de los gastos de hospitalidad se lleva a cabo utilizando el Reglamento Contable "Costos de la Organización" 10/99. Según sus normas, los costos de una empresa según los tipos de actividad estándar se dividen en:
- material (adquisición de materias primas, equipos, etc.);
- relacionados con salarios y primas de seguros;
- costos de depreciación
- Otras partidas de gastos.
Los costos de los eventos oficiales no están sujetos a racionamiento al realizar la contabilidad. ¿Qué se aplica a ellos? Los gastos de representación se aceptan en su totalidad, es decir, como parte de los costos relacionados con la producción o la venta. La contabilidad no tiene en cuenta ninguna división en hospitalidad y gastos generales. En algunos casos, dependiendo de los detalles específicos de la actividad empresarial, este tipo de costo puede estar presente en la correspondencia de cuentas en la columna de contabilización de los valores materiales.
Para fines económicos, los gastos de hospitalidad están cerca de la categoría de otros gastos de la organización. Al mismo tiempo, se supone que la empresa podrá determinarlos de forma independiente, haciendo una lista de costos en contabilidad.
Otro tema que interesa a los contadores es la relación entre los costos de hospitalidad y las asignaciones de cuentas contables. En la práctica, tales transacciones se registran con mayor frecuencia utilizando la cuenta 26, que generalmente utilizan las empresas industriales, y 44 (para empresas comerciales). En las instituciones presupuestarias, se utiliza principalmente la cuenta 86. Es igualmente importante cuando se contabilizan los gastos de hospitalidad para indicar correctamente la secuencia de asignaciones de cuenta, reflejando las etapas del flujo de caja.