Mikä tämä on - hallinnollinen toiminta? Miksi sitä tarvitaan? Miltä tämäntyyppinen toiminta näyttää? Onko mahdollista tavata täällä "sudenkuopat"? Näihin ja moniin muihin kysymyksiin vastataan tämän päivän artikkelissa.
Yleistä tietoa
Mistä tahansa yrityksestä voidaan sanoa, että on olemassa useita toimintoja, joita ei voida tehdä ilman. Tämä on riippumaton siitä, mitä rakenne tekee. Niihin sisältyy hallinnollinen työ. Tämä on aksiooma, jota ilman menestyvä toiminta on nyt mahdotonta. Siksi sitä ajatellen on tarpeen puhua merkittävimmistä suoritetuista toiminnoista, asemista, paikasta ja roolista yrityksen rakenteessa. Yleensä hallinnollinen toiminta on erittäin tyypillistä liiketoimintaa. Vaikka tarkka sisältö vaihtelee yrityksen nykyisten tavoitteiden, koon ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Mutta sinun pitäisi aloittaa määritelmällä. Hallinnollinen liiketoiminta on työtä, joka liittyy yrityksen työntekijöiden, osastojen ja palveluiden työn organisointiin korkean organisaatiotuloksen saavuttamiseksi. Kattaa kaikki tasot.
luokitus
Hallinnollinen ja taloudellinen tukitoiminta voidaan jakaa:
- Jatkuva toimintojen tarjoaminen. Kyseessä on paperitavaran, tarvikkeiden, toimistolaitteiden, laitteiden ja huonekalujen ostaminen toimintakunnossa, korjaus ja tarvittaessa ennaltaehkäisevä huolto, viestinnän tarjoaminen ja suurten kertaluonteisten ostojen tekeminen.
- Asiakirjan kulku. Tällä tarkoitetaan paperinvaihtojärjestelmän kehittämistä, arkistojen, kirjastojen ja tietokantojen ylläpitoa.
- Rakennuksen, tilojen ja alueen toiminta. Tällä tarkoitamme puhdistusta, virransyöttöä, putkistoa, pieniä kodinkorjauksia, ulkoasun suunnittelua, ympäröivän alueen järjestelyä, maisemointia.
- Organisaatiotyö. Siihen sisältyy tapahtumia, työpaikkojen järjestämistä, kokoushuoneita, työntekijöiden aterioita, kuljetuspalveluita, työntekijöiden ja yritysten vakuutuksia, muuttoa.
- Suhteiden tarjoaminen kolmansien osapuolten kanssa. Esimerkki on vuorovaikutus valtion virastojen, vuokranantajien ja tavarantoimittajien kanssa.
- Sisäinen henkilöstö. Tähän sisältyy uusista asiakirjoista ilmoittamisen järjestäminen, tilausten toteutuksen seuranta, ajan tasalla olevien ilmoitustaulujen järjestäminen ja ylläpitäminen, yritysten sisäisten julkaisujen (esitteiden, uutiskirjeiden, sanomalehtien) julkaiseminen, viestien lähettäminen, sisäisten näyttelyiden ja museoiden järjestäminen.
Kuten näette, hallinnollinen ja taloudellinen toiminta ei ole istumassa paikallaan ja lyömässä takaovesta.
Tehtävien suorittamisen vivahteet
Lukijan tulisi kiinnittää huomiota siihen, että osa toiminnoista on pysyviä, kun taas toiset esitetään kertaluonteisina tehtävinä. Mutta tästä huolimatta kaikki tämä tulisi muistaa ja tarvittaessa keskustella työntekijöiden kanssa. Loppujen lopuksi se voi olla sellainen, että joudutaan suorittamaan, vaikkakin kertaluonteinen, mutta globaali tehtävä, kuten muutoksen järjestäminen. Ja tässä tapauksessa ei pitäisi olla kysymyksiä siitä, kuka suorittaa kaiken tämän. Hallinnollisen ja taloudellisen toiminnan asiantuntijan tulisi ymmärtää hyvin, että hänen päätarkoituksensa on varmistaa kaikkien yrityksen palvelujen mukava ja keskeytymätön toiminta.Päätehtävänä on auttaa muita yksiköitä täyttämään tuotantosuunnitelma riippumatta siitä. Siksi yllä olevaa toimintoluetteloa voidaan sekä pienentää että laajentaa. Kaikki riippuu erityisestä tilanteesta.
Eri tekijöiden vaikutuksesta
Seuraavat tekijät vaikuttavat tiettyyn suoritettujen toimintojen luetteloon:
- Yrityksen koko
- Toiminnan erityispiirteet.
- Yrityksen tavoitteet.
- Omien / lainattujen varojen ja resurssien käyttö.
Mikä on hyödyllistä pienelle yritykselle, voi olla erittäin tehotonta keskisuurille rakenteille. On hyvä, jos johto ymmärtää ongelmien olemassaolon ja yrityksen tietty uudelleenorganisointi on välttämätöntä.
Kuinka määritellä toiminnot ja tehtävät?
Joten tulimme vähitellen siihen johtopäätökseen, että organisaation hallinnollinen tuki olisi toteutettava tarpeiden mukaisesti. Mutta miten määritellä ne erityiset toiminnot ja tehtävät, jotka on suoritettava? Tässä on lyhyt toimintaohje:
- Yrityksen nykyinen asema analysoidaan ja puuttuvat toiminnot määritetään.
- Liikennesuunta muodostetaan yrityksen hyväksyttyjen tavoitteiden perusteella.
- Yrityksen erityispiirteet ja miten se vaikuttavat tehtävien toteuttamiseen on esitetty.
- Lasketaan mahdollisuudet suorittaa tiettyjä töitä yksin tai houkutella ulkopuolisia urakoitsijoita.
- Subordinaatiokysymyksiä käsitellään.
- Määritetään paras muoto tarvittavan toiminnon toteuttamiseksi (yhden työntekijän, osaston tai koko palvelun allokointi).
Artikkelin muoto ei valitettavasti salli kaiken ja kaiken täysin pohtimista. Siksi työntekijöiden työn organisointia pidetään yhtenä tutkimuksen kohteena. Itse asiassa heidän on usein suoritettava monialaisia tehtäviä, ja eri yksiköiden toiminnan epäjohdonmukaisuuden vuoksi syntyy erilaisia ongelmia.
Työn järjestäminen
Tätä tapahtumaa ei esiinny päivittäin. Siksi tässä tapauksessa yleensä ei ole asetuksia. Tehtävät ratkaistaan tilanteen mukaan, usein hätätilassa. Tässä tapauksessa tarvitaan erityisiä tilauksia hallinnollisiin toimintoihin. Esimerkiksi uuden työpaikan järjestämistä koskevien sääntöjen käyttöönotto antaa meille mahdollisuuden suunnitella koko prosessi paperille, ymmärtää kuinka sitä voidaan optimoida, mitä ja missä järjestyksessä tulisi suorittaa. Tämä koskee erityisesti yrityksiä, jotka ovat asettaneet itselleen tavoitteen aktiivisen kehityksen saavuttamiseksi. Tämä liittyy hyvin usein henkilöstön kasvuun, ja tässä tapauksessa on oltava hyvin kehitetty hankinta.
Ensimmäiset vaiheet
Aluksi tulisi kuvata työpaikka. Sen tulisi sisältää luettelo tarvittavista laitteista ja huonekaluista. Mutta ei vain jotain satunnaista ja ensin käsivarressa ilmestynyttä, vaan jotain, jota käytetään tyypillisellä työpaikalla. Asteikon tasosta riippuen voidaan suorittaa porrastukset ja allokoida korkein johtoyhteys, keskitason johtajat ja esiintyjät. Tai voit rakentaa toiminnan erityispiirteisiin. Tämä on vierailijoiden läsnäolo, lisälaitteiden käyttö, varastot, huoneen lämpötilaa koskevat erityisvaatimukset, nykyinen valaistus ja vastaavat. Ihannetapauksessa kuvaus tulisi kirjoittaa jokaiselle viestille. Mutta tämä on myös erittäin työlästä työtä. Siksi ensimmäisessä vaiheessa voimme rajoittua vakiokuvauksen laatimiseen. Esimerkiksi laboratoriotyöntekijöille on välttämätöntä tarjota riittävä valaistus ja tietty lämpötila. Asiakaspalvelun työntekijöillä on oltava odotustilat. Kirjanpitäjille on toimitettava tallelokero.
Mitä huomioita sinun pitää pitää mielessä?
Hallinnollisen suunnitelman tulisi toimia monissa kysymyksissä.Esimerkiksi, mikä on parempi olla jatkuvasti varastossa tai se tulisi hankkia saatuaan tietoa uudesta töihin lähtevästä henkilöstä. Esimerkiksi varaston tapauksessa on toivottavaa olla pieni varanto. Loppujen lopuksi jopa työskentelevät työntekijät voivat tarvita sitä. Voit myös osallistua pöytiin tuolilla. Varaosa tietokone on jo ylenmääräinen. Se on kallis ja nopeasti vanhentunut, eikä sen säilyttäminen ilman työtä ole tehokasta. Yleensä erittäin hyvä ratkaisu olisi koota matriisi koko liiketoimintaprosessista ja ilmoittaa siinä kaikki prosessissa mukana olevat yksiköt. Tässä tapauksessa voit yksinkertaisesti ja selvästi huomata missä ja missä aikataulussa sinun täytyy tehdä jotain. Tämä on tärkeää etenkin siksi, että puutteita esiintyy usein tiedonsiirtovirheiden vuoksi. Loppujen lopuksi, jos riittäviä perustietoja ei ole, niin edes parhaat hallinnollisen ja taloudellisen toiminnan tilaukset eivät pysty tyydyttämään täysin olemassa olevia pyyntöjä.
Muut lähestymistavat
Mutta sinun ei pitäisi rajoittua vain tähän. Esimerkiksi vuorovaikutuksessa työntekijöiden kanssa voit luoda pyyntöpäiväkirjan. Sitten saapuvat selitykset rekisteröidään siihen ja siirretään sitten tietylle suorittajalle suorittamista varten. Tässä tapauksessa on tarpeen tarkistaa ja seurata määräajoin toteutuksen tilaa. Voi olla myös merkitystä kannustaa työntekijöitä hakemusten käsittelyn laatuun ja nopeuteen. Jos on perusteltua valitusta siitä, että yksi työntekijöistä hoitaa tehtäviään huonosti, tämän pitäisi päättyä suorittajan rangaistukseen. Tasapuolisuuden varmistamiseksi on erittäin suositeltavaa asettaa normit. Tässä tapauksessa on välttämätöntä koota täydellinen luettelo mahdollisista sovelluksista, joissa on ennakkotapausten täydennys. Ja sitten jokaiselle tuotteelle kehitetään oma normi. Vaikka mallistandardeja ei usein tarjota. Siksi yritykset asettavat omat arvonsa toiminnan spesifisyyden ja nykyisten tehtävien perusteella. Jos esimerkiksi saadaan viesti, että hehkulamppu on palanut, tämän ongelman ratkaisemiseksi varataan yksi työpäivä.
Yhteenveto edellä
Kuten näette, hallinnollisen ja taloudellisen toiminnan organisoinnilla on "sudenkuopat", jotka ensi silmäyksellä eivät ole näkyviä. Säännöksiä ja virkoja kehitettäessä on otettava huomioon melko suuri tieto. Tämä liittyy yrityksen tavoitteisiin, sen erityispiirteisiin ja kokoon. Yksityiskohtainen suunnittelu ja liiketoimintaprosessien selkeä määrääminen antavat meille mahdollisuuden ratkaista ongelmat onnistuneesti, koska on luotu asianmukainen menettely työn suorittamiseen. Hallinnollisen ja yritystoiminnan johtaminen edellyttää, että kaikkien prosessin toteuttamiseen ja hallintaan osallistuvien on tunnettava prosessin teoreettiset perusteet. On aina muistettava, että pätevä johtaminen voi parantaa prosessin tehokkuutta dramaattisesti. Sillä ei ole väliä mikä se on - valtion elinten perustamisen, voittoa tavoittelemattoman rakenteen tai yksityisen yrityksen perustamisen hallinnollisesta ja taloudellisesta toiminnasta - hyvällä hallintotavalla on valtava kehitysreservi. Ja sitä on käytettävä.
johtopäätös
Joten katsottiin, mikä on hallinnollista toimintaa. Ainoastaan tässä artikkelissa annetut tiedot eivät tietenkään riitä heti saamiseksi hyväksi manageriksi. Jopa yksinkertainen esittely älykkäisiin kirjoihin ei riitä. Itse asiassa tässä asiassa on ymmärrettävä myös toiminnan toteuttamisen käytännön näkökohta. Kirjat eivät kerro ehdottomasti kaikkien sudenkuoppien olemassaolosta, vaan on tarpeen täyttää kuopat ja hankkia kokemuksia itse.