Maamme viimeisten vuosien arkistovarastojen suunnittelu on erityisen merkityksellistä jatkuvasti tapahtuvien muutosten, uudistusten, rakenneuudistusten ja talouden alaan vaikuttavien muutosten vuoksi. Arkistoihin tallennettua tietoa pidetään tärkeänä ja arvokkaana. Sen avulla voit ymmärtää, miksi tilanne on kehittynyt tietyllä tavalla, sekä ymmärtää, mitkä ovat tulevaisuudennäkymät. Arkistot ovat korvaamaton tietolähde, mutta vasta sitten niistä on todella hyötyä, kun voit selata niitä. Tätä varten otettiin käyttöön järjestelmä arkistojen järjestämiseksi.
Aiheen tarkoituksenmukaisuus
Maamme arkistojen tarkoituksena on luotettavan tiedon kerääminen. Arkistoinventaarion päätehtävänä on yksinkertaistaa tarvittavien tietojen etsimistä suurimmista tietovarastoista. Tätä varten tarjotaan viitejärjestelmä, metodologinen perusta, jota sovelletaan kaikissa valtion arkistolaitoksissa. Itse asiassa puhumme tieteellisestä ja vertailulaitteesta, jonka vuoksi kansallisen tason arkisto toimii. Tämän laitteen tehokkuus riippuu siitä, kuinka tehokkaasti ja huolellisesti hakemistot, ts. Varastot, muodostetaan.
Liiketoiminnan nykyiset realiteetit ovat sellaiset, että tapausten arkistovarasto on keskeinen ohje, joka auttaa navigoimaan tietomeressä. Inventaario on asiakirja, jossa luetellaan tallennetut tiedostot, samalla kun sitä käytetään dokumentoinnin tallentamiseen. Tietokuormituksen arvioidaan olevan suuri, varastot toimivat perustana osoittimien ja ohjeiden kokoamiselle. Varaston hyvyys määrittelee monella tapaa kuinka helposti ja nopeasti tarvitsemasi tiedot löytyvät. He puhuvat tällaisen dokumentoinnin kahdesta päätoiminnosta: tiedoista ja kirjanpidosta.
Tietoja terminologiasta
Tapausten arkistotiedosto on päähakemisto, joka jäsentelee arkistointiorganisaation työtä. Inventory on kirjanpidollinen tietue, samalla kun se on tieteellinen ja vertailukohde, joka tarjoaa mahdollisuuden löytää nopeasti etsimäsi. Inventory - viimeinen vaihe paperityöstä, joka sisältää asiakirjat, jotka on säilytettävä valtionarkistossa tai järjestettävä jonkin osaston kanssa. Jotta arkisto olisi täysin varusteltu, on välttämätöntä koota luettelot kaikista asioista, jotka on tarkoitettu pysyvästi tai yli vuosikymmenen ajan säilytettäväksi. On tarpeen luoda hakemistoja, joissa kuvataan, mitkä valtioon liittyvät henkilökohtaiset asiakirjat ovat asiantuntijoiden arvioimia ja tunnustettu arvokkaiksi, joten ne on myös säilytettävä.
Nykyaikaisessa toimistotyössä puhuttaessa arkistovarastoista ja niiden tarkoituksesta he huomaavat, että dokumentaatio kuuluu referenssiluokkaan. Se on muodostettu kuvaamaan varastoitujen yksiköiden koostumusta ja sisältöä sekä yhdistämään tietyssä rahastossa käyttöön otettu systematointi- ja kirjanpitojärjestelmä. Varastossa huomioon otettavat esineet ovat yksiköitä. Jokainen inventaario on yksi taso. Siinä pitäisi olla tarpeeksi tietoa, jotta löydät tarvittavat tiedot yksiköstä viettämättä siihen paljon aikaa.
Mikä ja missä
Menetelmäsuositusten mukaan arkistovarastojen kokoaminen olisi yksilöitävä tapauksiin, jotka on tarkoitettu säilytettäväksi pysyvästi yli vuosikymmenen ajan ja jotka koskevat henkilöstötietoja. Erikseen on tarpeen laatia luettelo tapauksista, jotka ovat ominaisia tiukasti yhdelle oikeushenkilölle. Se voi olla esimerkiksi virallisia tutkinta-, oikeudellisia tai tieteellisiä raportteja - kaikki riippuu laitoksen luonteesta.Yleensä luettelo muodostetaan samassa laitoksessa, jossa varastoitavat asiakirjat koottiin ja siirrettiin niiden kanssa arkistoon. Valtion arkistojärjestöillä on erikoistunut tieteellinen laite. Jos vastaanotettu kuvaus ei täytä sen standardeja, luettelo kootaan uudestaan ottaen huomioon paikalliset vaatimukset.
Arkistoinventaarion laatiminen antaa sinulle mahdollisuuden paljastaa dokumentoinnin kokoonpano, kuvata sen sisältö, yksinkertaistaa tallennettujen tiedostojen kokonaismäärän kirjanpitoa ja auttaa vakauttamaan dokumentoinnin kierron ylläpidon sisäistä systemaatiota. Jokainen tapaus on kuvattu erityisellä kortilla. Otsikko on ilmoitettava, josta käy selvästi ilmi, minkä tyyppisiä asiakirjoja sisällä on, ja minkä sisällön tällainen yksikkö on. Oikein täytetty valmistunut selostus kuvaa selvästi koko dokumentointirahaston sisällön.
Toimivuus ja kokoaminen: joukko vivahteita
Arkistoinventaation laatiminen antaa sinun määrittää, kuinka monta osaketta rahastossa on. Tämän avulla dokumentoinnin turvallisuus ja äänenvoimakkuuden säätämisen valvonta toteutetaan. Koska tapauksille on annettu sarjanumerot, löydät nopeasti hyödyllistä tietoa. Samalla inventaario auttaa luomaan ja asettamaan selkeää logiikkaa vastaavan dokumentoinnin järkevän järjestelyn. Arkiston asiakirjojen luokittelu on tiettyihin tieteellisiin laskelmiin perustuva ryhmittely. Tässä tapauksessa otetaan huomioon tietyssä laitoksessa historiallisesti hyväksytyt rakenteelliset piirteet sekä rahaston työn erityispiirteet.
Luokittelu, joka on olennainen osa arkistovarastoa, tarkoittaa ensin järjestelmän laatimista kaikkien tapausten jakamiseksi ryhmiin ja sen jälkeen jakelua suoraan. Kun olet luokitellut kaikki kortit, voit luoda niistä luettelon. Joskus tehdään inventaario, joka heijastaa kaikkia säätiön asioita. Tätä tarvitaan yleensä, jos yritystä ei enää ole. Jos osa oikeushenkilöstä lakkaa olemasta, muodostetaan luettelo kaikista tapauksista kaikkien tämän yksikön olemassaolovuosien ajan.
Varastot: mitä varten ne ovat?
Liittovaltion tasolla on olemassa asiakirjat, jotka selittävät arkistojen inventaarioiden laatimisen - tämä on lainsäädäntö. Lisäksi yrityksessä voidaan antaa tätä asiaa koskevia paikallisia säädöksiä. Varastot tehdään pääsääntöisesti vuodessa, mutta ne voidaan myös laatia eri ajanjaksolle. Näin he luokittelevat asiat, jotka ilmestyivät yrityksessä tänä aikana. Varastot voivat kantaa erilaisia toimintoja, olla temaattisia, aiheisia. Voit jättää luettelon kaikista rahaston asioista. Voit luoda erillisen riippumattoman asiakirjan rahaston eri osille.
Itse asiassa arkistointivarasto on luettelo tallennetuista tiedostoista, lopputulos, varmennuslomake, hakemisto. Kuvaus osoittaa, mitkä yksiköt on tallennettu tiedostoon. Käytä tätä varten numeroita, hakemistoja, otsikoita, määräaikoja, arkkien ja muistiinpanojen määrää. Tyypillisesti inventaario kootaan taulukkoon, ja jokaisella luetellulla parametrilla on oma sarake. Varastonmuodostuksesta vastuussa olevan henkilön pääasiallinen asiakirja-aineisto on yrityksen toimistotyössä hyväksytty nimikkeistö. Ennen kuin aloitat arkistointityön, sinun tulee tarkistaa, vastaavatko asiakirjojen otsikot tapauksen nimeä, kuinka oikein se on muotoiltu, ovatko asiakirjat oikein sisällä. Jotta varaston katsottaisiin muodostuvan oikein, kaikki säilytysyksiköt on numeroitava, ottaen huomioon systemaation sisäiset säännöt. Yhtenäistä normijärjestelmää sovelletaan sekä asioihin että niiden sisällä oleviin esineisiin. Jotta kuvaileva artikkeli voidaan täyttää oikein, sinun on siirrettävä kaikki otsikot mahdollisimman tarkasti. Kun esität elementtejä, joiden otsikot vastaavat, sinun on kirjoitettava "Sama". Jos otsikot ovat erilaiset, tiedot siirretään kokonaan.
Perussäännöt
Arkistoasiakirjojen luettelo voi koostua useista arkeista.Jokaisessa uudessa kaikkien otsikoiden on oltava täydellisessä sanamuodossa, täsmälleen vastaavia alkuperäisiä asiakirjoja, vaikka edellisellä arkilla olisi samat nimet. Muistiinpanoissa on tarpeen kuvata dokumentoinnin fyysinen tila ja laittaa merkki tapaukseen, jos tapaus putoaa pois. Jos yksi tapaus sisältää dokumentteja useiden vuosien ajan, se on tarpeen lajitella keskittyen huollon alkamispäivään. Kun numeroit, älä ylitä arvoa "9999". Viisinumeroisia numeroita ei voida soveltaa tähän. Mikäli mahdollista, kaikki tulisi systematisoida ja kuvata ottaen huomioon aikajärjestys. Toinen lajittelusääntö on yrityksen sisäinen rakenne.
Kun arkistoasiakirjojen luettelo kootaan, viimeinen vaihe sen muodostamisessa on yksilöivä numero. Sen määrittämiseksi niitä ohjaa varastorekisteri. Jos organisaatio vastaanottaa inventaarioita rakenneyksiköltä ja käyttää niitä työssään, koko yrityksen arkiston kuvauksen luomiseksi on välttämätöntä, että osasto siirtää kaikki asiakirjat kahtena kappaleena. Vuoden inventaario tehdään neljänä kappaleena, henkilöstöasioissa tarvitaan kolme identtistä inventaaria. Tavaroista, jotka on tarkoitettu varastoitavaksi yli kaksi vuosikymmentä, olisi tehtävä inventaario kahden kappaleen määrällä. Laadittaessa henkilöstöasiakirjojen luetteloa sinun on ensin koottava kaikki tilaukset, sitten luettelot, kortit. Vasta sitten lajitellaan henkilökohtaiset tiedostot, sitten laskut ja palkkalaskelmat. Seuraavaksi järjestyksessä ovat työkirjat, viimeinen osa on työtapaturmien yhteydessä laaditut säädökset. Järjestä henkilökohtaiset asiat, käytä aakkosjärjestystä. On tarpeen tehdä tapauksia luetteloon keskittyen vuodeksi, jolloin henkilö vapautettiin.
Rakenne ja sisältö: suunnittelun hienouksia
Erityyppisten arkistojen muodostumisesta vastaavat yrityksen eri rakenteet. Joten tällaisen rakenteellisen asiakirjan tulisi koostua yksiköistä vuodeksi, ja vastuu konsolidoidun luettelon laatimisesta kuuluu osastojen arkistolle. Tällainen asiakirja on perusta yritykselle asiakirjoja vastaanottavien valtionarkiston asiantuntijoiden työlle. He käyttävät tiivistelmäluetteloa sisäisen arkistoasiakirjansa muodostamiseksi siten, että henkilökohtaiset tiedostot ja pysyvään säilytykseen tarkoitetut asiakirjat ovat arkiston eri osastoissa.
Kaikentyyppinen arkistovarasto alkaa otsikosivulla. Otsikkoa seuraa sisällysluettelo, sitten esipuhe, jonka jälkeen inventaario alkaa suoraan. Muista listata kaikki asiakirjassa käytetyt lyhenteet, purkaa ne, laittaa osoittimet ja maalata käännöstaulut. Luettelon välttämätön osa on bibliografia. Sitten seuraa sanasto ja sertifiointilomake sulkee asiakirjan. Otsikossa on ilmoitettava täysin arkiston ja asiakirjat luoneen yrityksen nimi, rahaston nimi ja rekisterikilvet, varastojen nimet ja päivämäärät.
Mistä he kirjoittavat?
Arkistoinventaarion sisällysluettelo on tarkoitettu osoittamaan, mitkä osiot ovat sisällä, millä sivuilla ne alkavat. Johdanto kerää tietoja dokumentointirahaston muodostaneesta yrityksestä, itse rahastosta. Täällä he kirjoittavat huomautuksen, kuvaavat, millaisia asiakirjoja sisälle tallennetaan. Esipuhe on myös luettelo vertailulaitteista.
Pääteksti on kuvaus. Jokaiselle yksikölle ilmoitetaan sarjanumero, otsikko ja aitous. Jos ennen yrityksen käyttämää varastonumeroa, ne on kirjattava varaston pääosaan. Siinä mainitaan myös, mitkä kirjanpitoyksiköt ovat, kuinka monta taulukkoa on tietyssä yksikössä, millä kielellä se on muodostettu ja missä versiossa se toistetaan. Inventaario voi ilmoittaa joitain tallennetun kotelon visuaalisia piirteitä. Jos tarkoituksena on tallentaa erityisen tärkeitä ja arvokkaita asiakirjoja, kuvauksessa voidaan antaa selityksiä sellaisille esineille.
Luettelo arkistovarastoissa käytetyistä lyhenteistä on välttämätön, jos työssä käytettiin tietyn yrityksen sisällä käytettyjä erityisiä lyhenteitä. Osoittimien kautta heijastavat aihekäsitteitä. Joskus osoittimet liittyvät maantieteeseen, nimiin, päivämääriin. Huomautukset ovat sallittuja. Jos työssä käytettiin erikoistermejä, ne on purettava luettelon liitteenä olevaan sanakirjaan. Sertifikaatti on tarkoitettu ilmoittamaan asiakirjan kokonaistiedot. Siinä kerrotaan, kuinka monta arkkia on numeroitu sisällä, kuinka monta yksikköä on varastoitu, vai onko koostumus muuttunut varastoinnin aikana. Inventaarin laatijan on allekirjoitettava varmennuslomake. Jos muutokset ovat tarpeellisia, alkuperäiskappale tai muu menettelystä vastuussa oleva henkilö tallentaa ne varmennuslomakkeelle.
Yksityiskohtainen ja tarkka
Kuten tapausten arkistoasiakirjojen näytteistä voidaan päätellä, valmis esine tulisi suunnitella toimistotyöstandardien mukaisesti. On tarpeen perustaa tukipalvelu, jonka avulla tietojen haku nopeaa ja tehokasta. Tällaisen laitteen kautta saat nopeasti lisätietoja dokumentointirahastosta. Varaston mukana toimitetun vertailulaitteen tulisi sisältää otsikosivu ja asiakirjan sisältö, esipuhe, käytettyjen lyhenteiden ja lyhenteiden luettelo sekä hakemistot. Joissakin tapauksissa voi olla lisäelementtejä - taulukoita, sanakirjoja.
Otsikossa on ilmoitettava sen arkiston nimi, johon asiakirjat tallennetaan, mikä on rahaston nimi, mukaan lukien lyhenne ja sen numero. Ilmoita varaston numero ja nimi. Sisällysluettelossa tulisi olla täydellinen luettelo kaikista osioista ja vertailulaitteista, mukaan lukien esipuhe, käytettyjen lyhenteiden luettelo ja osien nimet. Jokaiseen otsikkoon liittyy sivunumero, joka sille on annettu inventaarion laatimisen yhteydessä. On perusteltua katsoa, että tutkimushenkilöstön yksi merkittävimmistä osista on esipuhe, joka kuvaa rahaston muodostaneen instituutin historiaa. He kirjoittavat historiallisen ympäristön, olosuhteet, joissa yritys toimi, sen alkamispäivän ja alaisuuden hierarkkisen rakenteen. Johdanto osoittaa, miten paperityö organisoitiin, kuinka suuri laitos oli ja mitkä toiminnot se suoritti, miksi se järjestettiin uudelleen tai selvitystilaan, ja milloin se tapahtui.
Tietoja lyhenteistä
Tällainen luettelo laaditaan ottaen huomioon aakkoset. Sen tulisi sisältää kaikki lyhenteet, joita käytetään luettelon laatimisessa. Asiakirjassa on oltava jokaisen ainakin kerran pienennetyn sanan täydellinen nimi. Yleensä lyhenteitä käytetään tilan säästämiseen, vain usein käytetyt sanat muuttuvat. Lisäksi asiakaspalvelu purkaa kaikki lyhenteet. Tämän elementin oikea kokoaminen auttaa laatimaan yhtenäisen luettelon, jonka jokainen esine on mahdollisimman informatiivinen ja välittää selvästi lukijalle tarvittavat tiedot.
On joitain lyhenteitä, jotka ovat yleisesti hyväksyttyjä ja joita käytetään aktiivisesti kirjoitetussa puheessa - pituutta ja massaa koodaavat symbolit, muut mittayksiköt sekä lyhenteet "t. d. "," t. e. ”ja vastaavat. Niitä ei tarvitse maalata. Ei tarvitse antaa dekoodausta niille lyhenteille, jotka ovat tosiasiallisesti käytettyjä sanoja. Esimerkiksi "ammattiyhdistyskomitea" viittaa täsmälleen tähän lyhennekategoriaan, jota käytetään laajasti puhekielessä.
Kuinka kaikki alkoi
Ihmiskunnan historiasta tiedetään, että arkistojen inventaario on ehkä vanhin arkistoihin tarkoitettu käsikirjan tyyppi. Varastojen käyttö 1300-luvulla vahvistettiin virallisesti, ja noina aikoina niitä käytettiin tärkeiden asiakirjojen huomioon ottamiseksi ja turvallisuuden varmistamiseksi. Varastojen avulla dokumenttien etsiminen tuli helpommaksi, joten niihin oli mahdollista turvautua arvokkaan tiedon lähteinä.Vuosina 13-15 vuosisatojen luettelot olivat lyhyitä, koostuivat ilman erityistä systemaatiota, vain lyhyesti kuvattuja kirjoja, käsikirjoituksia. Itse asiassa nämä olivat epävirallisia luetteloita.
Kuudennentoista vuosisadan aikana varastomenetelmästä tuli vastuullisempi. Listat sisälsi luettelon eri dokumentaatiovaihtoehdoista. Oli inventaarioita, joissa esineet ryhmiteltiin jonkin ominaisuuden mukaan, vaikka samaan aikaan niitä käytettiin edelleen, jolloin tiedot tallennettiin ilman systematiikkaa. 1700-luvulla vaihto-omaisuuden muodostuminen eteni pidemmälle, yksityiskohtaisia oppaita alettiin laatia, jotka olivat muodoltaan erilaisia. Ne olivat erittäin hyödyllisiä, ja jopa nykyajan tutkijat saavat sellaisia luetteloita käyttämällä tärkeitä tietoja aiemmin käydyistä tapauksista ja laativat sitten asiakirjat. 1700-luvulla varastot vakiinnuttivat lopulta systemaattisen kuvailevan luonteen.