Kaikissa organisaatioissa dokumentaatio säilytetään tietyn ajan, jonka jälkeen se on siirrettävä kunnan tai valtion arkistoon. Virallisten papereiden siirtämisessä varastointiin on tiettyjä piirteitä, jotka voivat vaihdella maan eri osissa.
Paperityö on työalue, joka vastaa dokumentointiprosessista ja virallisten paperien suorittamisesta.
Arkistotoimistot ovat valtion rakenteiden, organisaatioiden ja kansalaisten erityistoimintaa arkistopapereiden kirjanpidossa, säilyttämisessä ja käytössä.
Asiakirjatyypit
Arkisto- ja paperityöt sisältävät monia termejä erityyppisten papereiden nimeämiseksi. Asiakirjat ovat:
- Hieno (sisältää tietoja minkä tahansa kuvan muodossa).
- Valokuva-asiakirja (luotu valokuvauksella tai ikonografialla. Tällainen asiakirja sisältää yleensä kuvia erilaisista taide-esineistä).
- Graafinen (he käyttävät viivoja, chiaroscuroja ja lyöntejä).
- Fonografinen asiakirja (kantoaalto, jonka äänitiedot on asennettu minkä tahansa äänitysjärjestelmän avulla).
- Audiovisuaalinen (sisältää kuvia ja ääniä).
- Elokuva-asiakirja (useimmiten se on audiovisuaalinen tai kuva-asiakirja; sen kokoamiseen käytetään elokuvausmenetelmää).
- Kirjallinen asiakirja (tämä on tieto, joka voidaan tunnistaa minkä tahansa tyyppisellä kirjeellä).
- Teksti (se sisältää äänen tallennusta käyttävät äänitiedot).
- Koneteksti (tallennus on mukana kehityksessä yhdellä mahdollisista tavoista, joiden vuoksi tietoja käsitellään elektronisella tietokoneella).
- Belova (asiakirjan lopullinen muoto kopioidaan käsin tai teknisin keinoin ilman korjauksia ja virheitä).
- Käsinkirjoitettu (sellaisessa asiakirjassa olevat merkit asetetaan vain käsin).
- Videogrammi (kuva, joka näyttää tietoja näytöllä).
- Kirjoituskoneella kirjoitettu asiakirja: tarkoittaa kirjaimen merkkejä, joita käytetään millä tahansa teknisellä tavalla.
- Asiakirjaluonnos - kuvastaa tekijän toimintaa kaikilla bloteilla ja korjauksilla.
standardit
Venäjän lain mukaisesti virallisten asiakirjojen siirtämistä arkistoon sääntelee GOST R 7.0.8-2013. 12 kuukautta paperityön päättymisen jälkeen asiakirjat on pakollisesti siirrettävä arkistoon kaikkien sääntöjen ja vaatimusten mukaisesti. Tuotannon henkilökunta voi itse valmistaa siirron tai ulkopuolinen yritys.
GOST 2013 -arkisto- ja paperityöt sisältävät määritelmät yleisimmille termeille, joita tällä alueella käytetään. Asiakirjassa voit nähdä sekä yleisimmät termit - lomakkeen tai luettelon että erittäin erikoistuneet, esimerkiksi pääsyrajoitusten palkin.
Lisäksi toimiston hallinnan ja arkistoinnin GOST sisältää määritelmän (tulkinnan) termille, jotka liittyvät asiakirjojen, dokumentoinnin ja muiden toimistoprosessien työn organisointiin.
Valmisteluvaiheet
Materiaalien vaiheittainen valmistelu arkistoon siirtämistä varten:
- varmista, että paperityöt täyttävät kaikki tämän arkiston asettamat vaatimukset;
- suorittaa kirjasen dokumentaatio;
- numeroi kaikki arkit;
- kehittää tapausten varmentaja;
- määritä kannen yksityiskohdat;
- kehittää sisäisen tapaustiedoston;
- luo luettelo.
Jos alle 10 vuoden varastoitavien papereiden siirron odotetaan tapahtuvan, esitteiden, systemaation, numeroinnin ja varmennusosien puuttuminen on sallittua.Tässä on ensinnäkin keskityttävä tietyn arkiston vaatimuksiin, koska eri laitosten standardit voivat sisältää yhden tai kaikki edellä mainitut kysymykset.
Arkistoasioita ja arkistointia koskevassa laissa luetellaan tärkeimmät termit ja niiden määritelmät tällä alalla. Alla tarkastellaan joitain niistä.
Tietojen säilytys ja arkistointi: Termit ja määritelmät
- Dokumentaatio - tietojen vahvistaminen missä tahansa muodossa annettujen sääntöjen mukaisesti.
- Unified Documentation System (DCL) - järjestelmä, joka sisältää tietoja, joita tarvitaan hallintaa varten tietyllä työalueella.
- Dokumentaatiosäännöt - luettelo asiakirjojen käsittelyprosessia koskevista säännöistä ja määräyksistä.
- Unified Document Form (UFD) - paljon yksityiskohtia, jotka asetetaan tiettyyn järjestykseen eri tietovälineille kaiken toiminnan ongelmien ratkaisemiseksi.
- Dokumentointijärjestelmä - paljon papereita, jotka ovat tyypiltään, tyypiltään ja tarkoitukseltaan samoja kuin niiden valmisteluun liittyvät vaatimukset.
- Asiakirjan nimi - kirjeessä oleva asiakirjan tarkka nimi.
- Organisaation ja hallinnon asiakirja - sisältää ratkaisun useisiin organisatorisiin ja hallinnollisiin tehtäviin, johtamiseen liittyviin kysymyksiin, tuotantoosastojen, organisaatioiden sekä valtion rakenteiden ja viranomaisten työn sääntelyyn.
- Rekvisiitta - mikä tahansa virallisen asiakirjan vaaditut osat. Tuet koostuvat useimmiten muuttuvista ja vakio-osista.
- Lomake - näyte paperista. Se kuvaa käyttöalaa, rakennuskysymyksiä ja tärkeimmät yksityiskohdat.
- Lomake on joukko yksityiskohtia, jotka auttavat tunnistamaan virallisen asiakirjan laatijan.
- Standardoitu raporttilehti on luettelo hyväksytyistä UV-arvoista.
- Rekisteröinti - asiakirjan kirjoittaminen kaikki tarvittavat elementit, jotka toimistotyön vaatimukset muodostavat.
- Yhtenäisen muodon palvelukenttä - UVD-vyöhyke - on kiinteä varastoinnin teknisissä komponenteissa ja sitä käytetään erikoistuneiden kuvien levittämiseen.
Nämä ovat arkistointia ja paperityötä koskevan nykyisen valtion standardin perustermit ja määritelmät.
Tyypit yksityiskohdista
Erikseen kannattaa pysähtyä yksityiskohtiin, joita käytetään virallisten asiakirjojen valmistelussa:
- Allekirjoitus - valtuutetun henkilön kirjallinen merkki.
- Hyväksyntäleima - ilmaisee positiivisen arvion organisaatiosta tai henkilöstä, joka ei ole virallisten asiakirjojen laatija.
- Päivämäärä - tarkoittaa päivä, jona paperi on laadittu, samoin kuin milloin se hyväksyttiin, sovittiin tai julkaistiin.
- Rajaleima - merkki, joka osoittaa, että tiedot ovat saatavilla tietylle, rajoitetulle määrälle ihmisiä.
- Otsikko - tiivistää asiakirjan ytimen.
- Hyväksyntäleima - puhuu asiakirjan sisältämien tietojen normatiivisuudesta ja laillisuudesta.
- Visa - ilmaisee valtuutetun henkilön suostumuksen tai erimielisyyden asiakirjassa tarkoitettuihin tietoihin.
- Teksti - tiedot, jotka on tallennettu minkä tahansa tyyppisellä kirje- tai äänitysjärjestelmällä. Sisältää pääosan asiakirjan puhetiedoista.
Käyttöohje
Säännöt, luettelot, arkistointitoimiston ohjeet ja muut sääntelyasiakirjat auttavat perustuslain täytäntöönpanossa. Vuonna 2002 luotujen arkistorakenteiden toiminnalle on asetettu perusvaatimukset.
On syytä huomata, että tällaisia sääntöjä ei ole rekisteröity Venäjän federaation oikeusministeriöön. Tältä osin vuoden 1986 "osastoarkistojen perussäännöt" ovat edelleen voimassa.
Näiden vaatimusten olemassaolo paperityön ja arkistoinnin alalla johtuu tarpeesta johdonmukaisuutta asiakirjojen kirjanpidossa, käytössä, täydentämisessä ja säilyttämisessä arkistoissa kaikkien näiden prosessien organisoinnissa. Vaatimusten pääpaino on nimikkeistössä.
Joten toimintojen algoritmi on seuraava:
- järjestä arvopapereiden arvot;
- valmistella asiakirjat arkistoon lähettämistä varten;
- perustaa yritys;
- laatia menettely hävitettävien asiakirjojen jakamista varten;
- lähetä tapaus arkistoon.
On syytä huomata, että nämä vaatimukset eivät koske asiakirjoja, joiden työskentelyä ei ole säännelty Venäjän federaation 21. heinäkuuta 1993 antamassa laissa ”valtion salaisuudesta”.
organisaatio
Asiakirjojen arkistointi ja paperityöt auttavat hallitsemaan asiakirjojen käsittelyä selkeästi ja varmistavat niiden turvallisuuden ja saatavuuden. Tietyntyyppisissä asiakirjoissa on tietty termi ja jopa tallennusmenetelmä.
Järjestäessään arkistointityötä valtion yksiköt ja laitokset siirtävät viralliset asiakirjat Venäjän federaation arkistorahastoihin (AF RF). Kaupallisissa rakenteissa puolestaan on laajempi valikoima menetelmiä dokumentointiin.
Jokaisella virallisten papereiden ryhmällä on oma erityinen varastointiaika, jota säännellään Venäjän federaation sääntelykehyksen mukaisesti. Lisäksi luodaan inventaario, johon merkitään arkistossa olevien asiakirjojen takavarikoinnin päivämäärä ja säilytysajan päättymispäivä sekä viittaus asiaa koskevaan lakiin.
Asiakirjojen varastointipaikkaa koskevat vaatimukset
Yrityksen sisällä asiakirjojen arkistointi on järjestetty erikoistuneissa rakennuksissa tai erillisissä, erillisissä tiloissa. Samanaikaisesti huoneen liiallinen lämmitys ja korkea kosteus ovat ehdottomasti kiellettyjä. Nämä ovat tärkeimmät perusteet arkistoasiakirjojen säilyttämiselle. Samanaikaisesti erilaiset tietovälineet tarvitsevat oman moodin. nimittäin:
- Paperi: 18-20 ° С, ilmankosteus - 52-57%.
- Kalvot: mustavalkoinen - 16 ° С, väri - 3-6 ° С. Kosteus on 41–44%.
- Magneettiset nauhat ja levyt: 16–19 ° С, ilmankosteus - 52–64%.
On mahdotonta järjestää asiakirjoja varastojen lähelle ruokaa ja kemikaaleja sekä pikaruokapaikkoja, ruokaloita varten. Lisäksi papereiden vastaanottamiselle tulisi olla erillinen tila, jossa tapahtuu asiakirjojen akklimatisoituminen. Joskus näitä huoneita käytetään erilaisten tallennusvälineiden lyhytaikaiseen varastointiin.
Huoneessa tulisi olla tarvittavat luettelohyllyt, telineet ja arkistokansiot, erikoislaatikot. Erityisen välttämättömät ja taloudellisesti arvokkaat asiakirjat sijoitetaan metallisiin kaappeihin, joissa on turvalukot. Perusvaatimusten lisäksi on myös muita, vähemmän tärkeitä ehtoja:
- Turvallisuus. Arkistohuoneiden on oltava tulenkestäviä, suojattu tulvilta, on varauloskäynti. Asiakirjojen etäisyys lämmönlähteestä (ikkunat mukaan lukien) on vähintään 0,6 m. Paperin sijoittaminen lähelle niitä on ehdottomasti kielletty.
- Käytä vain suojalaitteilla eristettyjä putkistoja.
- Piilotetut suljetut pistorasiat ja sähköjohdot.
- Kaikkien lämmityslaitteiden käytön tiukka kielto. Ruoka ja muut esineet, jotka eivät liity dokumenttien varastointiin, eivät ole myöskään sallittuja.
- Jos läsnä on mustia tai kiinteitä metallitelineitä. Niissä olevat paperit on parasta laittaa laatikoihin tai kimppuihin. Samaan aikaan etäisyys pääkäytävältä on vähintään 1,3 m ja telineiden välillä - 0,7 m. Etäisyys alalaatikosta - vähintään 0,1 m ja telineestä seinään - enintään 0,5 m.
Myös pakollinen säilytysvaatimus: kaapien sijainti on kohtisuorassa seinien, ikkunoiden ja akkujen kanssa.
Arkistopaperin varastointirakennuksessa keinotekoinen ja luonnollinen valo ovat hyväksyttäviä. Samalla on tärkeää estää suoraa auringonvaloa pääsemästä asiakirjoihin. Jos käytetään hehkulamppuja, kunkin päälle on asennettava suojakotelo. Loisteputket olisi valittava pienellä UV-spektrillä.
Varastointiaika
Virallisten lehtien arkistointia varten käytetään erityistä menetelmää dokumentoinnin systemaatiolle tuotannossa. Se auttaa sovellettavien lakien ja asetusten noudattamisessa. Tämän tarkoituksena on poistaa tärkeän tiedon menetykset.
Kun arvopapereiden arkistointiin varattu määräaika on kulunut umpeen, vastuuhenkilön on tuhottava viralliset paperit ja luotava selvitystila.
Lisäksi on asiakirjoja, joiden säilytysaika on rajoittamaton. Heille on meneillään rahoitusmenettely. Tämä on arkistointitoimiston paperien jako eri rahastoille ja kokoelmille.
Sääntelyasiakirjat
Arkistotoimiston lainsäädäntö sisältää monia metodologisia suosituksia ja säädöksiä. Tämä on monimutkainen, mutta loogisesti oikea sääntelymekanismi.
Suhteiden sääntelyn pääpilari on 22. lokakuuta 2004 annettu laki nro 125-ФЗ ”Venäjän federaation arkistoasioista”. Sen perusteella Venäjän federaation perustamisyksiköiden tasolla hyväksyttiin lait asiakirjojen käsittelyä koskevista säännöistä, luetteloista papereita, joilla on varastointiaika. Se sisältää myös muut arkistorekisterien hallintaa koskevat asiakirjat, joista on sovittu arkistoyksiköiden kanssa.
Nämä lait ja asetukset auttavat lainvalvonnan toteuttamisessa. Pakollinen kaikille organisaatioille ja laitoksille, joilla on kaikenlainen omistajuus.
Arkistointia ja paperityötä koskeva GOST koskee valtion, kuntien ja yksityisten omistamien asiakirjojen dokumentaatiota. Hän yksilöi pääasialliset asiakirjat, jotka siirretään valtion varastoon ja jotka sisältyvät Venäjän federaation arkistorahastoon. Yksityisomistuksessa olevien asiakirjojen sisällyttäminen direktiiviin tapahtuu lain mukaisesti.
Aika, jonka kuluessa viralliset paperit siirretään kunnan ja valtion arkistoihin, on myös tarkkaan määritelty. Tämä koskee kunnallisia ja valtion yrityksiä sekä valtiosta riippumattomia yrityksiä, jotka tekevät sopimuksen pysyvästä varastoinnista.
Valtion- ja kunta-arkistot luovat luettelon organisaatioista ja siirtävät niille paperit (poimintaluettelot) varastointia varten ja edelleen siirtämistä varten Venäjän federaation arkistorahastoon. Valtioista riippumattomien yritysten sisällyttäminen tällaisiin luetteloihin tapahtuu heidän pyynnöstään ja voimassa olevan sopimuksen mukaisesti. Lisäksi arkistossa voidaan ylläpitää henkilöstöluetteloita organisaatioille, joiden kanssa yhteistyötä vain suunnitellaan.
Mitä tapahtuu arkistoasiakirjoille, kun organisaatio sammuu?
Yrityksen selvitystilassa, uudelleenorganisoinnissa tai konkurssissa kaikki arkistoasiakirjat on siirrettävä seuraajille, joilla on laillinen oikeus siihen, perustaja-, valtion- tai kunta-arkistoon.
Kuntien tai valtiollisten organisaatioiden yksityistäminen antaa sinun jättää arkistoonsa kaikki niiden toiminnan seurauksena annetut paperit (esimerkiksi henkilöstömääräykset).
Pääsyjärjestys ja rajoitukset
Niitä säätelee myös laki. Rajoitukset vaikuttavat prioriteettiin pääsyyn asiakirjoihin, jotka sisältävät valtion (tai valtion suojaamia) salaisuuksia tai tietoja henkilö- tai perhesalaisuuksista (tässä tapauksessa varastointiaika on 75 vuotta asiakirjan laatimispäivästä).
On huomattava, että arkistojen on annettava juridisille henkilöille ja yksityishenkilöille maksutta laillisia papereita (jäljennöksiä tai todistuksia arkistoasiakirjoista) laissa säädetyssä määräajassa. Tällaisia asiakirjoja tarvitaan sosiaaliturvaan, eläkkeisiin, etuuksiin ja korvauksiin.
Todisteena takavarikoidut arkistoidut asiakirjat (Venäjän federaation lakien mukaisesti) on palautettava.
Sääntöjen noudattamatta jättäminen, Venäjän federaation lakien rikkominen arkistoasioissa johtaa hallinnolliseen, rikosoikeudelliseen ja oikeudelliseen vastuuseen.