On vaikea kuvitella suurta yritystä, valtiota tai oppilaitosta, jossa tällaista asemaa ei ole. Kokousten aikataulujen laatiminen, asiakirjojen laatiminen, kirjeenvaihto, puhelujen vastaanottaminen ovat vain osa tutkittavan aseman pitäjän vastuuta. Vuodesta 2016 lähtien ydintoimintojen alue on hahmoteltu uudessa säännöksessä - sihteerin ammattistandardissa. Nyt sitä voidaan käyttää perustaksi tarvittavien huolto-ohjeiden muodostamiselle.
Ammattiominaisuudet
Huolimatta jatkuvista muutoksista maailman suosituimpien ja halutuimpien ammattien luetteloissa sihteerin asema on edelleen melko laaja. Virallisesti Venäjällä tämä ammatti on ollut olemassa kolme vuosisataa. Vuonna 1720 Pietari I hyväksyi sen, työntekijöille asetetut vaatimukset olivat melko korkeat: lukutaito, lakien tuntemus, kyky laatia asiakirjoja.
Aluksi vain miehet olivat sihteereitä, nykyään se on pääosin naisammatti. Tämä johtuu osittain siitä, että sihteeristötehtävien suorittaminen vaatii sitkeyttä, ahkeruutta, kykyä suorittaa sama ja yksitoikkoinen työ.
Mitkä ovat nykyaikaisten johtajien vaatimukset työntekijöille, joilla on tällainen asema? Sihteerin on oltava luottavainen perustietokonetietokoneiden käyttäjä, kyettävä käsittelemään toimistolaitteita, työskentelemään dokumentoinnin kanssa, hänellä on oltava hyvät viestintätaidot (hyvä puhe, vuoropuhelutaidot, kohteliaisuus, etiketti). Lisäksi ole tarkkaavainen, järjestäytynyt, kurinalainen, emotionaalisesti vakaa.
Tarvittavan koulutuksen suhteen sihteerin ammattivaatimuksessa ei ole tältä osin tiukkoja vaatimuksia. Jos sinulla on yleinen koulutus, ammatillinen kokemus tai erityiskurssit ovat riittäviä. Korkeakoulututkinnon suorittaminen antaa pääsääntöisesti kuitenkin edun vuokraamisessa.
Ammattitaso
Sihteeristövaatimukset saivat säädöksen muodon vuonna 2016. Organisaation johtamisen dokumenttien ja organisaation tuen asiantuntijalle hyväksyttiin yleinen ammattistandardi. Standardin päätavoite on henkilöstöpolitiikan optimointi. Pää voi keskittyä häneen arvioidessaan työntekijän ammatillisia ominaisuuksia. Asiakirjaa käytetään myös valmisteltaessa koulutusohjelmia sihteerien koulutukselle.
Ammattistandardi sisältää:
- luettelo työn perustoiminnoista;
- luettelo niiden toteuttamiseen tarvittavista taidoista, tiedoista;
- koulutustasoa ja työkokemusta koskevat vaatimukset
Asiakirjassa luetellaan myös mahdolliset työnimikkeet ja niitä koskevat vaatimukset. Se sisältää esimerkiksi ammattistandardit "pääsihteeri", virkailija ja muut.
Rakenne sisältää useita semanttisia lohkoja:
- yleiset tiedot (toiminnan tarkoitus, kodifioija);
- toiminnallinen kartta (luettelo työtehtävistä ja pätevyysluokista);
- kuvaus työtehtävistä (erittely luettelosta työntekijälle asetettavista tehtävistä, taidoista);
- tiedot standardien kehittäjistä.
Kolmas osa alkaa sihteerin-järjestelmänvalvojan ammattistandardilla, jonka pätevyydelle, koulutustasolle ja kokemukselle asetetaan lievimmät vaatimukset.
Opintoasemassa olevan työntekijän päätehtävät on muotoiltu seuraavasti:
- ammatillisen tiedon organisoitu keräys;
- informatiivinen tuki ajankohtaisista kysymyksistä;
- saapuvan tiedon järjestelmällistäminen, dokumentointi ja tallennus;
- liiketapahtumien säestys;
- tarvittavien olosuhteiden luominen organisaation johtajan työlle ja hallinnollinen tuki.
Työn kuvaus
Sihteeri ohjaa työssään voimassa olevaa lainsäädäntöä, organisaation työjärjestystä, päällikön tilauksia ja tilauksia, omaa työkuvaaan. Viimeisessä asiakirjassa on annettu virkamiehelle osoitetut ammatilliset tehtävät. Aloitettuaan virallisten tehtävien suorittamisen työntekijän tulee tuntea ohjeiden tärkeimmät säännökset. Sen säännöksiä voidaan käyttää todisteina työtilanteiden ristiriitatilanteissa. Siksi ohjeiden sisällön tulisi olla tarkka. Ja sulje pois mahdollisuus kaksinkertaiseen tulkintaan.
Ammatillisten standardien sihteerin tehtäväkuvaus on koottu ottaen huomioon tietyn organisaation erityispiirteet, ja se sisältää seuraavat kohdat:
- yleiset säännökset;
- työntekijän toiminnot
- työvastuu;
- työntekijöiden oikeudet;
- muut ehdot ja vaatimukset.
Yleisistä säännöksistä käy ilmi, mihin luokkaan työntekijä kuuluu ja kenelle alainen, nimitys- ja irtisanomismenettely, pätevyysvaatimukset, tiedot ja taidot. Seuraava kuvaa yksityiskohtaisesti mitä työntekijän toiminnallisuus on ja mitä oikeuksia hänellä on. Virallista vastuuta koskevassa osiossa ilmoitetaan ne rikkomukset työssä, joista työntekijä voidaan rangaista.
Organisaation päällikkö hyväksyy tehtävänkuvauksen ja saatetaan työntekijän tietoon (allekirjoituksella).
Ammattistandardi "pääsihteeri"
Sen määräysten mukaisesti on suotavaa hyväksyä työntekijät, joilla on korkeakoulututkinto (perustutkinto) tai keskiasteen ammatillinen koulutus. Lisäksi arvostetaan työkokemusta (vähintään kaksi vuotta).
Ammattistandardissa luetellaan työntekijän tärkeimmät työtoimet:
- väliaikaisten suunnitelmien koordinointi pään kanssa;
- suunnittelumuodon valinta ja pomon järjestäjän johtaminen;
- kokousten koordinointi, neuvottelut kumppaneiden, asiakkaiden, työntekijöiden kanssa;
- tiedottaminen johtajalle tulevien tapahtumien aikataulusta ja aikataulusta.
Johtajan sihteerillä on oltava useita taitoja suorittaa edellä mainitut toimenpiteet. Aseta tavoitteet, määritä niiden toteutuksen järjestys ja prioriteetit, auttaa johtajaa työajan jakamisessa, varmistaa tietoturva ja valita sopivimmat tavat varoittaa tulevista tapahtumista. Näitä opinnäytetyön perusteella laaditaan yleensä ammattivaatimuksen johtajan sihteerin tehtäväkuva.
Hänen tulisi olla myös perehtynyt organisaation ydinliiketoiminnan erityispiirteisiin, työlainsäädäntöön ja liiketalousneuvottelujen sääntöihin.
Pääsihteerin lueteltuihin työtoimiin sisältyy useita erilaisia vastuita:
- työpäivän suunnittelu;
- puhelinkeskustelujen ja liikematkojen järjestäminen;
- työskennellä vierailijoiden kanssa vastaanotossa;
- työtapahtumien ja kokousten järjestäminen;
- ylläpitämään tarvittavaa työjärjestystä päätoimistossa;
- määräysten ja ohjeiden toteuttamisen valvonta;
- työdokumentaation toteuttaminen;
- paikallisten säädösten kehittäminen tarvittaessa
- dokumentoinnin varastointi;
- organisaation työntekijöiden ja johdon tietovuorovaikutuksen järjestäminen.
Pääsihteerin päätehtävät
Organisaation johtajan sihteerin tehtäviin kuuluu jatkuva vuorovaikutus ihmisten kanssa ja halu neuvoo asiakkaita ja vieraita peruskysymyksissä. Tietenkin, paljon riippuu laitoksen päätoiminnan erityispiirteistä ja johdon asemasta.Niillä on merkittävä vaikutus sihteerin ammattivaatimusten laatimiseen.
Yleisten määräysten mukaan virka kuuluu teknisten toimihenkilöiden ryhmään, työntekijän koulutusta ja palvelusaikaa koskevat vaatimukset määritetään. Nimityksen tekee suoraan päällikkö. Tarvittavien tietojen ja taitojen muotoilemiseksi voidaan käyttää sihteerin ammatillista tasoa. Näitä ovat: toimistotyön perusteiden tuntemus; tieto rekisteröintimenetelmistä ja tietotietojen käsittelystä; PC: n omistus liiketiedotuksen ja viestinnän sääntöjen tuntemus; tuntemus sisäisistä säännöistä ja turvallisuusmenettelyistä ja paljon muuta.
Ohjeiden toisessa osassa kuvataan työntekijän velvollisuudet. Kolmannessa osassa - hänen oikeutensa. Esimerkiksi esimiehen sihteerillä on oikeus tutustua toimintaansa koskeviin päätösehdotuksiin, tehdä ehdotuksia työn optimoimiseksi, pyytää tehtävien suorittamiseen tarvittavia tietoja ja asiakirjoja jne.
Ohjeen viimeisessä osassa esitetään työntekijöiden vastuuta koskevat toimenpiteet virkavelvoitteiden virheellisestä suorittamisesta, mikä aiheuttaa aineellista vahinkoa.
Pääsihteeri virkailija
Virkamiehen päätehtävänä on hallita yksikön tai koko organisaation työnkulkua (tätä tehtävää suorittavalla henkilöstöllä on usein useita työntekijöitä). Keskeisten tehtävien luettelo on esitetty sihteerin ammattistandardissa:
- asiakirjojen arkistointi ja asianmukainen varastointi;
- työn organisointi asiakirjojen kanssa;
- tapausten muodostaminen organisaation nimikkeistövaatimusten mukaisesti.
Tätä tehtävää varten hakija tarvitsee ammatillisen keskiasteen koulutuksen.
Organisoidessaan asiakirjojen käsittelyä sihteeristö voi vastaanottaa ja käsitellä saapuvia aineistoja, lajitella ja tarvittaessa rekisteröidä ne, valmistella ne pääjohtajan käsiteltäväksi, ohjata ne suoraan suorittajille ja ylläpitää tietokantaa.
Asiakirjojen asianmukaisen varastoinnin varmistamiseksi virkamiehen on kyettävä laatimaan tapausluettelo, tarkistamaan paperityön oikeellisuus, muodostamaan tapaukset ja määrittämään niiden säilyttämisen ajoitus, jakamaan ja arkistoimaan asiakirjat.
Ennen asiakirjojen lähettämistä arkistoihin varastointia varten toimihenkilö tarkistaa niiden säilyttämisen ehdot (pysyvä tai pitkäaikainen), laatii sisäisen luettelon, laatii kansiot.
Ehdokas vai sihteeri-järjestelmänvalvoja?
Toisinaan voi olla vaikeaa selvittää sihteeristöjen hierarkia ja heidän vastuunsa. Mikä on esimerkiksi perustavanlaatuinen ero apulaissihteerin ja järjestelmänvalvojan välillä? Loppujen lopuksi heidän suorittamansa toiminnot ovat melko samankaltaisia.
Sihteerin-hallintovirkamiehen ammatillisen standardin mukainen työkuvaus sisältää:
- tulevien puheluiden vastaanotto ja jakelu;
- työn organisointi vierailijoiden kanssa;
- koordinointitoimintojen toteuttaminen.
Hänen tulee olla perehtynyt liiketoimintaohjeiden sääntöihin, puhelinkeskusteluihin (asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, tiedotusvälineiden edustajien ja muiden kanssa), kyettävä pitämään keskustelua ja tasoittamaan konfliktitilannetta. Järjestelmänvalvojan koordinointitoiminnot ovat yleensä lokin pitäminen työntekijöiden liikkeistä, kuriirimatkoista ja kuljettajareiteistä.
Sihteerille-referentille ei vielä ole erillistä ammatillista standardia, mutta hänen tehtävänsä ovat monessa suhteessa samanlaisia kuin apulaisjohtaja. Ylläpitäjän tavoin hän työskentelee kirjeenvaihdossa, vastaa puheluihin, tapaa ja seuraa vieraita, laatii matka-aikataulut. Kaikki tämä liittyy kuitenkin suoraan organisaation johtajan lukuun. Joissain tapauksissa hänen vastuutaan voidaan laajentaa, mikä heijastuu työohjelmassa (voi olla epäsäännöllinen).
Akateemisen laitoksen sihteerin ammatilliset vaatimukset
Tällaisia työntekijöitä löytyy koulun, yliopiston tai yliopiston henkilökunnasta. Toimi kuuluu opetuksen tukihenkilöstön luokkaan. Perustoimintojen määrittämiseksi työnantaja voi käyttää asiantuntija-asiakirjan yleistä standardia. Työministeriö ei ole vielä hyväksynyt erillistä ammatillista standardia oppilaitoksen kasvatusyksikön sihteerille. Työtä varten tarvitaan ammatillista (keskiasteen) ammatillista koulutusta toimistotyön tai ammatillisen koulutuksen perusteella yleisen koulutuksen perusteella. Työkokemuksen saatavuudelle ei ole asetettu tiukkoja vaatimuksia.
Tässä tehtävässä työntekijä:
- hyväksyy kirjeenvaihdon, siirtää sen koulutusorganisaation päällikölle ja esiintyjille;
- hoitaa paperityöt (mukaan lukien elektroniset);
- valmistelee määräysluonnoksia opiskelijajoukolle;
- laatii opiskelijoiden henkilökohtaiset tiedostot;
- seuraa opettajien opetusaikoja;
- tekee pyyntöjä, kirjeitä;
- hallitsee päämääräysten ja käskyjen toteuttamista.
Tieteellinen sihteeri ja hänen tehtävänsä
Tämä viesti kuuluu tieteenalaan. Tieteellisiä sihteereitä on kysytty yliopistoissa, tutkimuslaitoksissa, akatemioissa ja tieteellisissä organisaatioissa. Ne tarjoavat pääsääntöisesti tutkijoiden ja väitöskirjaneuvostojen työn. Tieteellisen sihteerin ammattistandardiin sisältyy tieteellisten tapahtumien (kokoukset, konferenssit, pyöreät pöydät) suunnittelu, järjestäminen ja toteuttaminen, asiaankuuluvien asiakirjojen valmistelu ja tehtyjen päätösten täytäntöönpanon seuranta.
Tähän tehtävään voidaan nimittää työntekijöitä, joilla on tieteellinen tutkinto, kokemus organisaatio- ja tieteellisestä työstä (vähintään 5 vuotta) sekä vertaisarvioitujen julkaisujen julkaisuja.
Tieteellinen sihteeri:
- kerää ehdotuksia tieteellisen kehityksen ja tutkimuksen vuosisuunnitelmaan;
- valvoo tieteellisen työn vakiintuneiden temaattisten suunnitelmien oikea-aikaista toteuttamista ja asiaan liittyvien raporttien valmistelua
- valmistelee luonnos tieteellistä (tieteellistä ja teknistä) neuvostoa varten, valvoo sen päätösten täytäntöönpanoa;
- harkitsee akateemisen asteen myöntämiseen ja väitöskirjan puolustamiseen tarvittavia aineistoja;
- valmistelee ehdotuksia tieteellisten lehtien julkaisemista koskevasta suunnitelmasta;
- kehittää kriteerit työntekijöiden suorituksen arvioimiseksi sertifiointia varten;
- laatii ehdotuksia tutkijoiden jatkokoulutukseen ja harjoitteluun.
Tiedottajan toiminnallisuus
Melko “nuori” ammatti. Venäjällä se alkoi kasvattaa suosiotaan viime vuosisadan 90-luvun puolivälissä. Sihteerin ammattivaatimuksessa tämän virkan nimeä ei jaeta erikseen. Mutta monille organisaatioille tällaisen työntekijän saaminen on kiireellinen tarve. Juuri hän muodostaa yleisen mielipiteen yrityksestä. Päävastuuseen kuuluu: lehdistötilaisuuksien järjestäminen; organisaation verkkosivuston sisältö; lehdistötiedotteiden valmistelu; suunnitella tiedotuskampanjoita (lehdistössä, verkostoissa, televisiossa), joiden tarkoituksena on luoda positiivinen imago yrityksestä.
Lehdistösihteerin ammattistandardin mukaan hakijalla on oltava korkeakoulututkinto journalismista, mainonnasta, filologiasta tai PR: stä. Myös työkokemus (3-vuotiaasta) asianomaisella alalla, pätevä suullinen ja kirjallinen puhe, vieraan kielen tuntemus ovat myös toivottavia.