Viime vuosina yritysten pankkikortteja myöntävien yritysten lukumäärä on kasvanut tasaisesti. Tämä johtuu siitä, että niitä on erittäin kätevä käyttää juokseviin menoihin, tavalla tai toisella, joka liittyy laitosten taloudelliseen toimintaan. Kasvavasta suosituksesta huolimatta niiden päästöjen osuus on suhteellisen pieni, joten niitä ei voida kutsua massatuotteiksi.
Erilaisia yrityskortteja
Yleensä niitä käyttävät suuret organisaatiot, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä ulkomaisten yritysten kanssa. Laitos allekirjoittaa pankin kanssa sopimuksen, jonka perusteella yrityskortti avataan henkilölle, joka myöhemmin maksaa sen edustamis- ja matkakulut sen kanssa. Sopimuksen ehtojen mukaan sen yrityksen työntekijällä, jonka nimessä tili on auki, on täysi oikeus hallita sillä käytettävissä olevia varoja. Nykyään yritystyyppisiä kortteja on kahta tyyppiä:
- luotto, jonka kautta maksut suoritetaan pankin myöntämien varojen kustannuksella lainasopimuksen ehdoilla;
- selvitys - kaikki laskelmat tehdään yrityksen määräajoin täydennettyjen omien varojen kustannuksella.
Yrityksen pankkikortilla voi olla asiakkaan pyynnöstä kiinteä kassaraja. Pienintä saldoa voidaan käyttää vain poikkeustapauksissa. Tämä ehto on eriteltävä sopimuksessa. Lisäksi yrityskorttitili voidaan avata yhdelle tai useammalle työntekijälle. Pankki valitsee parhaan mahdollisen järjestelytavan juoksevien kulujen maksamiseksi yrityksen koosta, toiminnan tyypistä ja aktiivisuudesta riippuen.
Mitkä ovat yrityskortin toiminnot?
Ensinnäkin sen käyttö vähentää merkittävästi kirjanpitäjälle kuluvaa aikaa varojen liikkeeseenlaskun tai palauttamisen käsittelyyn vastuuvelvollisille. Lisäksi yrityksen lähetetty työntekijä säästää aikaa ja rahaa varojen ilmoittamisessa tullivalvonnan suorittamisen yhteydessä. Yrityskortti antaa sinun hallita tiukasti kuinka vastuuhenkilö kuluttaa rahaa. Sen avulla maksetaan matkalistat, apuohjelmat ja vieraanvaraiskulut.
Avaussäännöt
Yrityksen edustajan on otettava yhteyttä valittuun pankkilaitokseen ja toimitettava yrityskorttihakemus, jonka perusteella allekirjoitetaan sopimus tilin avaamisesta ja myöhemmästä palvelusta. Lisäksi yrityksen on toimitettava pankille luettelo työntekijöistä, joiden nimissä kortit avataan. Tulevien omistajien on kirjoitettava hakemus niiden vastaanottamiseksi. Kaikkien edellä mainittujen kanssa olisi liitettävä vaihtotilin avaamiseen tarvittava asiakirjapaketti.
Yrityskortti kirjanpito
Kassavirran kirjanpidollisen valvonnan perustana on tiliotte tai tiedot sähköisestä päiväkirjasta ”Client-Bank” -järjestelmässä.
Tilin avaamisen tai sulkemisen yhteydessä yritys on velvollinen ilmoittamaan siitä verovirastolle seitsemän päivän kuluessa. Muuten hänelle määrätään huomattava sakko. Yrityksen tilinpäätöksen laatimisperiaatteissa on annettava kortille asetetut rajoitukset, luettelo ennakkoraporttien asiakirjoista, luettelo työntekijöille sallituista kuluista ja toiminnoista sekä raportoinnin ajoitus ja menettely.
Keskeiset edut yritykselle
Yrityskortti mahdollistaa huomattavan vähennyksen ajankohtaisissa ja operatiivisissa kustannuksissa vastuullisen käteisrahan myöntämisessä. Se säästää yrityksen johdon tarpeesta vastaanottaa ja varastoida pankkitoimintaan edustamis-, matka- ja kotitalouskuluihin tarkoitetut määrät. Lisäksi yrityskortin myöntänyt yritys helpottaa merkittävästi kirjanpitoa ja raportointiasiakirjojen määrä vähenee.
Yhtiö saa mahdollisuuden hallita työntekijöiden kuluja paitsi tiliotteilla myös rajoittamalla sallittuja toimintoja. Jos työmatkalla oleva työntekijä tarvitsee kiireellisesti lisävaroja, yritys voi täydentää tiliä milloin tahansa. Kadonneen kortin varojen turvallisuuden varmistamiseksi sopimuksessa määrätään mahdollisuudesta estää se omistajan puhelimitse. Valtion rajan ylittäessä maksukortilla olevia varoja ei tarvitse ilmoittaa. Lisäksi ulkomaisten työmatkojen aikana kortinhaltija poistaa tarpeen ostaa ulkomaisia valuuttoja. Kaikki ulkomailla suoritetut toimenpiteet voidaan muuttaa automaattisesti.
Kuinka käyttää yrityskorttia?
Tällaisten korttien käyttöä säätelevät säännöt, jotka koskevat kaikkia tietyn organisaation työntekijöitä. Käyttömääräyksiin on sisällytettävä seuraavat kohdat:
- menettely menetystapauksissa;
- vaatimukset PIN-tietojen suojaamiseksi;
- ohjeellinen luettelo menoista todisteina hyväksytyistä asiakirjoista;
- ajanjakso, jonka aikana työntekijä on velvollinen laatimaan ja toimittamaan kuluraportin liitteineen asiakirjoineen, jotka vahvistavat aiheutuneet kulut.
Jotta työntekijät tietäisivät, mitä voidaan todistaa kuluista, voit luoda erityisen näytealbumin ja liittää sen korttien käyttöä koskeviin määräyksiin. On suotavaa, että säännöt sisältävät rajoitukset korttien sallituille suorituksille, luettelon toimista ja kuluista, jotka työntekijä voi sitoutua. Sallittujen toimien luettelo voi vaihdella sen mukaan, minkä valtion yritys on rekisteröity. Sovitusrajat voivat vaihdella kortinhaltijan aseman mukaan. Säännöksessä on muun muassa määritettävä ajanjakso, jonka päätyttyä työntekijän on palautettava kortti, sekä vastuuaste ja vahingonkorvausmenettely vahvistettujen sääntöjen noudattamatta jättämisestä.
Palvelun hinnat
Jokainen pankki asettaa itsenäisesti maksun yrityskortin avaamisesta ja myöhemmästä palvelusta. Useimmissa tapauksissa se ei käytännöllisesti katsoen eroa yksilöihin sovellettavista tavanomaisista tariffeista.
Rekisteröintiprosessissa asiakkaalla on oikeus valita korttiluokka. Pikattomien, henkilökohtaisten korttien valmistus vie yleensä enintään puoli tuntia, kun taas arvostettujen nimikorttien julkaisu voi kestää useita työpäiviä.
