Rahtikirjat esitetään pääasiallisella kirjanpidollisella dokumentaatiolla, joka on jokaisen yrittäjän tai yritysjohtajan koottava, jos yrityksen toiminta liittyy autojen käyttöön. Jos yritys on auton omistaja, niin rahtikirjat vahvistavat mahdollisuuden käyttää ajoneuvoa liiketoiminnan yhteydessä. Jos auto kuuluu työntekijälle, arkkien avulla voit määrittää optimaalisen korvauksen määrän auton käytöstä virallisiin tarkoituksiin. Rahtikirjan täyttäminen on tärkeä prosessi, koska menettelyn aikana ei voida tehdä vakavia virheitä. Prosessin suorittavat yrityksen virkamiehet.
Rahtikirjojen käsite ja tarve
Ne ovat ensisijaisia asiakirjoja, jotka vahvistavat koneen käytön yrityksessä. Ne sisältävät tärkeää tietoa suorasta ajoneuvosta, kuljettajasta ja yrityksestä. Työ- ja verotarkastajat tai liikennepoliisit voivat tarkistaa nämä asiakirjat, joten yrityksen virkamiesten on otettava huomioon matkustuslomakkeiden täyttämistä koskevat säännöt. Ne auttavat välttämään erilaisia rikkomuksia ja virheitä.
Jos tarkastajat havaitsevat epätarkkoja tietoja ja virheitä, siitä tulee suurien sakkojen määräämisen perusta.
Miksi käyttää?
Rahtikirjan täyttää jokainen organisaatio, joka tavalla tai toisella liittyy tarpeeseen käyttää ajoneuvoja. Tämän asiakirjan avulla voit saavuttaa useita tavoitteita kerralla, joihin kuuluvat:
- auton liikettä seurataan työpäivän aikana;
- tämän asiakirjan perusteella lasketaan kuljettajan palkka;
- kiinteä määrä polttoaineisiin ja voiteluaineisiin käytettyä rahaa;
- poistot on laskettu oikein käytetystä omaisuudesta;
- auton kokonaiskulut otetaan huomioon.
Lisäksi kuljettaja tarvitsee rahtikirjan esittelemään liikennepoliisille, koska juuri hän vahvistaa tavaroiden tai matkustajien kuljetuksen laillisuuden. Hän toimii todisteena siitä, että ajoneuvo on hyvässä kunnossa ja että tietty kansalainen on virallinen kuljettaja. Jos tarkistuksen aikana asiakirjasta löytyy virheitä tai paljastuu rahtikirjan puuttuminen, kuljettaja on vastuussa art. 12.13 Hallintolaki.
Asiakirjan ominaisuudet
Rahtikirjan täyttämistä pidetään melko yksinkertaisena prosessina. Jokainen yritys valitsee itsenäisesti yhden lomakkeen vai kehitetäänkö tämän asiakirjan ainutlaatuinen muoto, joka on kirjattu organisaation sisäiseen sääntelyasiakirjaan.
Jos yritys on erikoistunut ihmisten tai tavaroiden kuljetukseen, auton kirjanpito tulisi suorittaa vain erityisesti hyväksytyllä arkkilomakkeella. Kenen tulisi antaa ohjeita kuljettajille? Prosessin suorittaa yksinomaan työnantaja, joka laatii ja täyttää tämän asiakirjan. Yleensä yrityksen johtaja antaa määräyksen, jolla hän nimittää vastuuhenkilön. Juuri tämän yrityksen työntekijä osallistuu esitteiden luomiseen, täyttämiseen ja siirtämiseen kuljettajille.
Asiakirjan täyttämiseen sisältyy:
- arkki kirjoitetaan yksinomaan käytettäessä autoa liiketoimintaan;
- sillä ei ole väliä mistä syystä yrityksen omistaja käyttää tiettyä ajoneuvoa, joten auto voi olla yrityksen omistuksessa omistusoikeuden perusteella tai vuokrata;
- asiakirjan enimmäiskestoaika on 30 päivää;
- se voidaan kirjoittaa päiväksi tai jopa yhdelle matkalle.
Vuonna 2018 voimassa olevien uusien sääntöjen mukaan arkin voimassaoloaikaa on mahdollista pidentää.
Asiakirjatyypit
Rahtikirjojen täyttämistä koskevat säännöt voivat vaihdella hiukan tämän asiakirjan laajuudesta riippuen. Jokainen ajoneuvotyyppi käyttää omaa tyyppisiä esitteitä. Siksi seuraaville ajoneuvoille on olemassa rahtikirjat:
- autot;
- henkilöautojen
- erityinen kuljetus;
- taksi, joka voi olla auto tai kuorma-auto;
- linja-autot, jotka voivat olla tarkoitettu julkiseen matkustajaliikenteeseen tai muihin tarkoituksiin.
Jokaiselle ajoneuvolle käytetään vastaavaa lomaketta. Jos organisaatio harjoittaa itsenäisesti dokumentoinnin kehittämistä, valittu muoto kiinnitetään erityiseen päiväkirjaan.
Täyttämisen vivahteet
Rahtikirjojen täyttämismenettely määritetään kullakin yrityksellä erikseen. Tähän käytetään yleensä seuraavia sääntöjä ja ominaisuuksia:
- yrityksen johtajan määräyksellä nimitetään dispetteri, joka laatii matkalomakkeet jokaisesta autosta, jota työntekijät käyttävät työtehtäviensä suorittamisessa;
- jos yritys on pieni, niin auton suora kuljettaja usein täyttää asiakirjat, mutta he syöttävät tiedot vain lomakkeen yhteen osaan, joka viittaa auton ajokilometriin, jolloin matkamittarin indikaattorit otetaan huomioon;
- tietojen antaminen on sallittua käyttää erityisohjelmaa, jolla asiakirjan ylimääräiset osat on piilotettu.
- Ennen kuin lähetät auton lennolle, yrityksen vastuullisen työntekijän on varmistettava, että ajoneuvo on parhaassa kunnossa;
- Jopa kuljettajien on ennen lentoa läpäistävä lääkärintarkastus, joka vahvistaa, että kansalaiset voivat ajaa.
Lennon jälkeen arkki siirretään takaisin dispetterille. Heti kun asiakirja vanhenee, se siirretään säilytettäväksi yhtiön arkistoon viiden vuoden ajan. Virheistä ja vastuun rikkomisesta ovat organisaation johtajat.
Alla on esimerkki ajoneuvon rahtikirjan täyttämisestä.
Mitä tietoja se sisältää?
Auton tai kuorma-auton rahtikirjan tulee täyttää yrityksen valtuutettu työntekijä. Hänen on ensin ymmärrettävä tämän prosessin säännöt. Pakolliset yksityiskohdat täytettäessä rahtikirjaa esitetään seuraavilla tiedoilla:
- asiakirjan nimi;
- hänen numero;
- voimassaoloaika;
- tiedot auton omistajasta;
- koneen tyyppi ja merkki;
- auton rekisteröintinumero;
- matkamittarin osoittimet, ja ne poistetaan, kun auto poistuu yrityksestä, samoin kuin lähetettäessä ajoneuvoa autotalliin;
- tarkka lähtö- ja saapumisaika;
- tiedot yrityksen vastuullisesta työntekijästä, joka asettaa auton linjalle ja laatii rahtikirjan;
- kuljettajan tiedot;
- kuljettajan lääkärintarkastuksen suorittamisen aika ja päivämäärä
- tiedot tutkimusta tekevästä lääkäristä;
- merkintä auton teknisen tarkastuksen ajankohdasta ja päivämäärästä, ja menettely voidaan suorittaa suoraan organisaatiossa, jos tarvittavat välineet ja asiaankuuluvat asiantuntijat ovat;
- tiedot tarkastuksen suorittaneista mekaniikoista.
Asiakirjaan voidaan antaa muita tietoja. Tämä on mahdollista, jos organisaatio käyttää omaa rahtikirjaa.
Mitä tietoja on valinnaista?
Rahtikirjan täyttömenettely voi vaihdella hiukan yrityksittäin. Seuraavat seikat otetaan huomioon:
- Se ei vaadi läsnäoloa yrityksen tulostetulla arkeella yksityiskohtaisesti;
- erityistä huomiota tulisi kiinnittää auton teknisen kunnon tutkimukseen;
- tämän asiakirjan ainoa muoto on laissa poistettu;
- reittiä ei tarvitse ilmoittaa tekstissä, koska vaaditaan vain matkamittarin esittämiä tietoja.
Liikennepoliisit tai muiden tarkastuslaitosten työntekijät uskovat käytännössä usein, että reitin tietojen puute on vakava rikkomus, joten kuljettajat ja yritysten omistajat ovat vastuussa. Tässä tapauksessa sinun on mentävä oikeuteen riitauttaa suuret sakot. Tällaisten epämiellyttävien tilanteiden välttämiseksi on suositeltavaa kirjoittaa suoraan asiakirjan tekstiin, mikä on reitin loppupiste.
Asiakirjan käytön vivahteet
Kuorma-autojen tai muiden kuljetusten rahtikirjojen täyttäminen on pakollinen prosessi jokaiselle yritykselle, joka käyttää erilaisia koneita työtehtäviin. Tämän asiakirjan käyttämisellä on seuraavat ominaisuudet:
- Lomaketta 4-C sovelletaan, jos palapalojen indikaattoreita käytetään kuljettajan palkan laskemiseen;
- jos käytetään aikaperusteista palkkaa, luodaan rahtikirja muodossa 4-P;
- tämän asiakirjan lisäksi kuljettajilla on oltava kuljetettavien tavaroiden konossementissa esitetyt saateasiakirjat;
- asiakirjan kirjoittaa yksinomaan tietyssä vuorossa työskentelevä vastuuhenkilö;
- asiakirjassa on oltava koneen teknistä kuntoa tarkistavan mekaanikon, lääketieteellistä tutkimusta tekevän lääkärin, auton lentoa lähettävän dispetterin ja myös suoran kuljettajan merkintä.
Jokaisen rahtikirjan tulisi olla saatavilla jokaisessa yrityksessä optimaalisesti.
Asiakirjojen säilytysaika
Yritysten on säilytettävä matkalomakkeet vähintään viiden vuoden ajan, mikä määrätään liikenneministeriön määräyksessä nro 152 ja liittovaltion laissa nro 402.
Jos rahtikirjan täyttämisen aikana tehdään vakavia virheitä tai rikkomuksia, asiakirja mitätöidään, joten sitä ei voida käyttää mihinkään tarkoitukseen. Vastuu tällaisista virheistä on virkamiehillä, jotka täyttävät asiakirjat, sekä yhtiön suoralla päälliköllä.
Kuinka kehittää omaa muotoasi?
Kaikki yritykset eivät mieluummin käytä yhtenäisiä lomakkeita, joten he haluavat kehittää omat lomakkeensa asiakirjalle. Tätä varten on sallittua käyttää mitä tahansa rakennetta, samoin kuin sisällyttää dokumenttiin erilaisia pisteitä.
Mutta uutta muotoa muodostettaessa otetaan huomioon, että pakolliset yksityiskohdat olisi sisällytettävä tekstiin. Ilman niitä rahtikirja tunnistetaan helposti kelpaamattomaksi, joten sitä ei voida käyttää mihinkään tarkoitukseen.
Lomakkeen kehittämisen jälkeen on välttämätöntä siirtää näyte liittovaltion verovirastolle rekisteröintipaikassa. Tässä tapauksessa on mahdollista välttää tulevaisuudessa ongelmat, jotka aiheutuvat kuljetuskustannusten kohdistamisesta yrityksen kustannuksiin.
Vastuu asiakirjan puutteesta
Jos kuljettaja liikkuu tietä pitkin ilman tarvittavia asiakirjoja, joihin sisältyy rahtikirja, tämä on merkittävä rikkomus. Liikennepoliisi saattaa hänet hallinnolliseen vastuuseen, joten hänen on maksettava 500 ruplan sakko.
Oikeushenkilöiden, joilla on tällaisia rikkomuksia, on maksettava sakko 100 tuhatta ruplaa. Samat seuraamukset koskevat yrityksiä, jotka kuljettavat ihmisiä tai tavaroita sähkökuljetuksilla.
Muut ominaisuudet
Kun täytät linja-auton tai muun kuljetuskirjan rahtikirjan, otetaan huomioon muut vivahteet:
- ei ole välttämätöntä laatia rahtikirjaa, jos vuokra-autoa käytetään, mutta sen avulla on mahdollista ottaa polttoaineiden ja voiteluaineiden kustannukset huomioon yrityksen kustannuksissa;
- yksi esite laaditaan yhdelle matkalle, mutta sen voimassaoloaika voi vaihdella 1 - 30 päivää;
- Asiakirjoja ei saa täyttää osittain, muuten tällainen asiakirja julistetaan kelpaamattomaksi.
Lähettäjäksi nimitetyn vastuuhenkilön on ensin läpäistävä erikoiskurssit, joiden avulla hän voi ymmärtää perussäännösten laatimista koskevat säännöt, jotka jokaisella yrityksen kuljettajalla on oltava. Lisäksi kuljettajalla on oltava todistus lääkärintarkastuksesta ennen lentoa.
johtopäätös
Rahtikirjat ovat tärkeitä asiakirjoja kaikissa tavaroiden tai ihmisten kuljetukseen erikoistuneissa yrityksissä. Niitä laativat virkaan nimitetyt yrityksen erityistyöntekijät antamalla organisaation johdolle tilauksen.
Jokainen yritys voi kehittää oman dokumentaatiomuodon, mutta lomakkeessa on oltava joitain pakollisia yksityiskohtia. Jos virheitä tai rikkomuksia havaitaan, arkki katsotaan kelpaamattomaksi tai mitättömäksi.