Teško je zamisliti veliku tvrtku, državu ili obrazovnu ustanovu, u kojoj nema takvog položaja. Zakazivanje sastanaka, priprema dokumentacije, rad s korespondencijom, primanje poziva samo su dio odgovornosti osobe koja zauzima poziciju koju ćemo proučavati. Od 2016. godine raspon temeljnih funkcija istaknut je u novoj regulatornoj odredbi - profesionalnom standardu tajnika. Sada se može koristiti kao osnova za sastavljanje potrebnih servisnih uputa.
Značajke profesije
Unatoč stalnoj izmjeni popisa najpopularnijih i najtraženijih svjetskih zanimanja, položaj tajnika i dalje je prilično raširena. Službeno u Rusiji ta profesija postoji već tri stoljeća. Godine 1720. Petar I je to odobrio, zahtjevi za zaposlenicima bili su prilično visoki: pismenost, poznavanje zakona, sposobnost sastavljanja dokumenata.
U početku su samo muškarci bili tajnici, danas je to uglavnom ženska profesija. Djelomično je to posljedica činjenice da obavljanje tajničkih dužnosti zahtijeva upornost, marljivost, sposobnost obavljanja istog i monotonog posla.
Koji su zahtjevi modernih menadžera prema zaposlenicima koji zauzimaju takvu poziciju? Tajnica mora biti pouzdan korisnik osnovnih uredskih računalnih programa, biti u mogućnosti rukovati uredskom opremom, raditi s dokumentacijom, imati dobre komunikacijske vještine (dobar govor, dijaloške vještine, ljubaznost, etiketa). Osim toga, budite pažljivi, organizirani, disciplinirani, emocionalno stabilni.
Što se tiče potrebne izobrazbe, u tom pogledu ne postoje strogi zahtjevi stručnog standarda tajnika. Ako imate opće obrazovanje, dovoljno je stručnog iskustva ili posebnih tečajeva. Međutim, prisutnost diplome visokog obrazovanja u pravilu daje prednost zapošljavanju.
Profesionalni standard
Zahtjevi za tajnički rad stekli su oblik regulatornog akta u 2016. godini. Usvojen je opći profesionalni standard za stručnjaka za dokumentarnu i organizacijsku podršku za upravljanje organizacijom. Glavni cilj norme je optimiziranje kadrovske politike. Voditelj se može usredotočiti na njega kad procjenjuje profesionalne kvalitete zaposlenika. Dokument se koristi i u pripremi programa obuke za obuku tajnika.
Profesionalni standard sadrži:
- popis osnovnih radnih funkcija;
- popis vještina, znanja, znanja potrebnih za njihovu provedbu;
- zahtjeve za obrazovnom razinom i radnim iskustvom.
Dokument također navodi moguće nazive radnih mjesta i zahtjeve za njih. To uključuje, na primjer, profesionalne standarde "šef glave", službenik i drugi.
Struktura sadrži nekoliko semantičkih blokova:
- opće informacije (oznaka svrhe aktivnosti, kodifikator);
- funkcionalna karta (popis radnih funkcija i kvalifikacijskih kategorija);
- opis radnih funkcija (određivanje popisa dužnosti, vještina propisanih zaposleniku);
- informacije o programerima standarda.
Treći dio započinje profesionalnim standardom tajnika-administratora, za čiju se kvalifikaciju, obrazovnu razinu i iskustvo postavljaju najzahtjevniji zahtjevi.
Glavne funkcije zaposlenika koji drže proučeni položaj formulirane su kako slijedi:
- organizirano prikupljanje profesionalnih informacija;
- informatička podrška o tekućim pitanjima;
- sistematizacija, dokumentiranje i pohrana dolaznih podataka;
- pratnja poslovnih događaja;
- stvaranje potrebnih uvjeta za rad šefa organizacije i administrativne podrške.
Opis posla
Sekretar se u svom radu vodi trenutnim zakonodavstvom, statutom organizacije, naredbama i naredbama rukovoditelja, vlastitim opisom posla. U posljednjem dokumentu dodjeljuju se profesionalni zadaci koji su dodijeljeni službenoj osobi. Počevši obavljati službene dužnosti, zaposlenik bi trebao biti upoznat s glavnim odredbama uputa. Njegove odredbe mogu poslužiti kao dokaz u slučaju sukoba na radnom mjestu. Sadržaj uputa treba biti specifičan. I isključiti mogućnost dvostruke interpretacije.
Opis posla tajnika za profesionalne standarde sastavlja se uzimajući u obzir specifičnosti određene organizacije i uključuje sljedeće odjeljke:
- opće odredbe;
- funkcije zaposlenika
- odgovornost za posao;
- prava zaposlenika;
- ostali uvjeti i zahtjevi.
Opće odredbe govore u koju kategoriju zaposlenika pripada i kome je podređen, postupak imenovanja i otpuštanja, uvjeti za kvalifikaciju, znanje i vještine. Sljedeće detaljno opisuje što je točno zaposlenik funkcionalan i koja prava ima. U odjeljku o službenoj odgovornosti navode se one povrede u radu za koje zaposlenik može biti kažnjen.
Opis posla odobrava šef organizacije i stavlja se na uvid zaposleniku (pod potpisom).
Profesionalni standard "Tajnik glave"
U skladu s njegovim odredbama, za ovo radno mjesto poželjno je prihvatiti zaposlenike s višim obrazovanjem (na dodiplomskoj razini) ili srednjim stručnim obrazovanjem. Osim toga, cijenjeno je radno iskustvo (najmanje dvije godine).
Profesionalni standard navodi glavne radne radnje zaposlenika:
- koordinacija privremenih planova s voditeljem;
- izbor oblika planiranja i upravljanje organizatorom gazde;
- koordinacija sastanaka, pregovora s partnerima, kupcima, zaposlenicima;
- informiranje voditelja o vremenu i rasporedu nadolazećih događaja.
Tajnik vođe mora imati niz vještina za obavljanje gore navedenih radnji. Postavite ciljeve, odredite redoslijed i prioritet njihove provedbe, pomozite menadžeru u raspodjeli radnog vremena, osigurajte sigurnost informacija i odaberite najpovoljnije načine obavještavanja o nadolazećim događajima. Korištenjem ovih teza obično se sastavlja opis posla tajnika voditelja stručne norme.
On bi također trebao biti upoznat sa specifičnostima osnovne djelatnosti organizacije, odredbama zakona o radu i pravilima vođenja poslovnih pregovora.
Navedene radne aktivnosti tajnika voditelja uključuju niz različitih odgovornosti:
- planiranje radnog dana;
- organizacija telefonskih razgovora i poslovnih putovanja;
- rad s posjetiteljima na recepciji;
- organizacija radnih događanja i sastanaka;
- održavanje potrebnog radnog stanja u uredu voditelja;
- kontrola izvršenja naloga i uputa;
- izvršenje radne dokumentacije;
- izrada lokalnih akata ako je potrebno;
- pohrana dokumentacije;
- organizacija informacijske interakcije zaposlenika i uprave organizacije.
Glavne odgovornosti tajnika voditelja
Položaj tajnika šefa organizacije uključuje stalnu interakciju s ljudima i spremnost savjetovanja klijenata i posjetitelja o osnovnim pitanjima. Naravno, puno toga ovisi o specifičnostima glavne djelatnosti ustanove i položaju uprave.Oni imaju značajan utjecaj na sastavljanje opisa poslova tajnika za profesionalne standarde.
Opće odredbe govore da radno mjesto pripada kategoriji tehničkih izvršitelja, određuju se uvjeti za obrazovanje i radni staž zaposlenika. Imenovanje vodi izravno voditelj. Za formuliranje potrebnih znanja i vještina može se koristiti profesionalni standard tajnika. Oni uključuju: poznavanje osnova uredskog rada; poznavanje metoda registracije i obrade podataka; Vlasništvo nad računarom upoznavanje s pravilima poslovne korespondencije i komunikacije; poznavanje internih pravila i sigurnosnih postupaka i još mnogo toga.
Drugi dio uputstva opisuje dužnosti zaposlenika. U trećem dijelu - njegova prava. Na primjer, tajnik upravitelja ima pravo upoznati se s nacrtima odluka vezanih uz njegove aktivnosti, davati prijedloge za optimizaciju njegovog rada, tražiti informacije i dokumente potrebne za obavljanje zadataka itd.
Posljednji dio upute opisuje mjere odgovornosti radnika u slučaju nepravilnog obavljanja službenih dužnosti, što uzrokuje materijalnu štetu.
Sekretar službenik
Glavni zadatak službenika je kontrola tijeka rada jedinice ili čitave organizacije (često postoji nekoliko zaposlenika na osoblju koje obavlja tu funkciju). Popis ključnih odgovornosti naveden je u profesionalnom standardu tajnika:
- arhiviranje i pravilno skladištenje dokumenata;
- organizacija rada s dokumentima;
- formiranje slučajeva u skladu s nomenklaturnim zahtjevima organizacije.
Za prijavu na ovo radno mjesto, podnositelju zahtjeva je potrebno srednje stručno obrazovanje.
Tijekom organizacije rada s dokumentima, tajnik može primati i obrađivati dolazne materijale, sortirati ih i po potrebi registrirati, pripremati za razmatranje od strane voditelja, preusmjeravati ih neposrednim izvršiteljima i održavati bazu podataka.
Da bi osigurao pravilno skladištenje dokumenata, službenik mora biti u mogućnosti razviti nomenklaturu predmeta, provjeriti ispravnost papirologije, obrasce predmeta i odrediti vrijeme njihovog pohranjivanja, distribuciju i podnošenje dokumenata.
Prije nego što se dokumenti pošalju u arhivu na pohranu, službenik provjerava uvjete njihovog skladištenja (trajne ili dugoročne), sastavlja interni inventar, sastavlja omote datoteka.
Referent ili tajnik-administrator?
Ponekad je teško razvrstati hijerarhiju tajničkih službi i njihove odgovornosti. Koja je, na primjer, temeljna razlika između pomoćnika tajnika i administratora? Uostalom, funkcije koje obavljaju prilično su slične.
Opis posla tajnika-administratora prema profesionalnom standardu predviđa:
- prijem i distribucija dolaznih telefonskih poziva;
- organizacija rada s posjetiteljima;
- provedba koordinacijskih funkcija.
Trebao bi biti upoznat s pravilima poslovnog etiketa, telefonskih razgovora (s kupcima, partnerima, predstavnicima medija i drugima), biti u stanju održavati razgovor i ublažiti konfliktnu situaciju. Koordinacijske funkcije administratora obično su da vodi evidenciju kretanja zaposlenika, kurirske vožnje i rute vozača.
Još nema posebnog profesionalnog standarda za tajnika-referenta, ali njegove su dužnosti u mnogočemu slične pomoćnicima upravitelja. Poput administratora, on radi s dopisivanjem, odgovara na pozive, sastaje se i prati posjetitelje, sastavlja raspored putovanja. Međutim, sve je to izravno povezano s likom šefa organizacije. U nekim se slučajevima njegove odgovornosti mogu proširiti, što se odražava na raspored rada (može biti nepravilan).
Stručni standardi tajnika akademskog odjela
Takvi zaposlenici mogu se naći u osoblju škole, visokog učilišta ili sveučilišta. Radno mjesto pripada kategoriji nastavnog osoblja. Za određivanje osnovne funkcionalnosti, poslodavac može koristiti opći standard stručnjaka za podršku dokumentaciji. Ministarstvo rada još nije odobrilo poseban profesionalni standard za tajnika odgojne jedinice obrazovne ustanove. Za rad je potrebno stručno obrazovanje (srednje) u području uredskog rada ili stručno osposobljavanje na temelju općeg obrazovanja. Ne postoje strogi zahtjevi za dostupnost radnog iskustva.
Dok je u ovom položaju, zaposlenik:
- prihvaća korespondenciju, prenosi je voditelju obrazovne organizacije i izvođačima;
- vodi papirologiju (uključujući elektroničku);
- priprema nacrte naloga za kontingent studenata;
- sastavlja osobne dosjee učenika;
- prati nastavne sate nastavnika;
- čini zahtjeve, pisma;
- vježba kontrolu nad izvršavanjem naredbi i uputa voditelja.
Znanstveni tajnik i njegove dužnosti
Ovaj post pripada polju znanosti. Znanstveni tajnici potraženi su na sveučilištima, istraživačkim institutima, akademijama, znanstvenim organizacijama. U pravilu pružaju rad istraživačima i disertacijskim vijećima. Stručni standard znanstvenog tajnika uključuje planiranje znanstvenih događanja (sastanci, konferencije, okrugli stolovi), njihovu organizaciju i provođenje, pripremu relevantne dokumentacije i praćenje provedbe donesenih odluka.
Na ovo radno mjesto mogu biti imenovani zaposlenici sa znanstvenom diplomom, iskustvom u organizacijskom i znanstvenom radu (najmanje 5 godina) i publikacijama u recenziranim publikacijama.
Znanstveni tajnik:
- prikuplja prijedloge u godišnji plan znanstvenog razvoja i istraživanja;
- kontrolira pravovremenu provedbu utvrđenih tematskih planova znanstvenog rada i pripremu relevantnih izvještaja;
- priprema nacrte radnih planova za znanstveno (znanstveno i tehničko) vijeće, prati provedbu njegovih odluka;
- razmatra materijale potrebne za dodjelu akademskog ranga i obranu disertacije;
- priprema prijedloge plana za objavljivanje znanstvenih radova;
- razvija kriterije za ocjenu uspješnosti zaposlenika za certificiranje;
- formulira prijedloge za usavršavanje i stažiranje znanstvenika.
Funkcionalnost glasnogovornika
Prilično "mlada" profesija. U Rusiji je počeo dobivati popularnost sredinom 90-ih prošlog stoljeća. U profesionalnom standardu tajnika naziv ovog radnog mjesta ne dodjeljuje se odvojeno. Ali za mnoge organizacije hitno je potrebno imati takvog zaposlenika. Upravo on formira javno mišljenje o tvrtki. Glavne odgovornosti uključuju: organiziranje konferencija za novinare; sadržaj web stranice organizacije priprema priopćenja za tisak; planiranje informativnih kampanja (u tisku, mrežama, na televiziji) usmjerenih na stvaranje pozitivnog imidža tvrtke.
Profesionalni standard tiskovne tajnice predviđa da podnositelj zahtjeva mora imati visoku stručnu spremu novinarstva, oglašavanja, filologije ili PR-a. Poželjno je i iskustvo rada (3 godine) na odgovarajućem području, kompetentan usmeni i pismeni govor, znanje stranog jezika.