Budući da je neophodan i važan dokument, radna knjižica može ne samo potvrditi radno iskustvo osobe, već i pomoći u ispravnom izračunavanju njegove buduće mirovine. Nažalost, postoje situacije u kojima se oblik zaposlenja može oštetiti ili izgubiti. Tada morate hitno napraviti duplikatnu radnu knjižicu. Zašto nam je to potrebno, razmotrit ćemo dalje.
Koncept
Pod radnom knjižicom podrazumijeva se pojedinačni dokument koji može potvrditi podatke o zaposlenju (pod uvjetom da je to službeni) i radno iskustvo. Svi podaci predstavljeni su u skladu s čl. 66. Zakona o radu Ruske Federacije.
Radna knjižica sadrži sljedeće podatke:
- Osobni podaci.
- Podaci o obavljenom poslu.
- Podaci o transferima, otkazima i nagradama.
- Podaci o dokumentima koji su osnova za upise u rad.
Uzorak duplikatne radne knjižice mora se u potpunosti podudarati s izvornikom i sadržavati sve podatke koji su bili naznačeni u prvom primjerku. Izuzetak su one činjenice kada su zapisi bili osporavani na sudu ili su podaci izgubljeni i ne mogu se vratiti.
U kojim slučajevima izdaju
Duplikatna radna knjižica izdaje se samo kad rad s izvornikom postane nemoguć. Takvi slučajevi uključuju:
- gubitak dokumenta od strane zaposlenika;
- gubitak dokumenta od strane poslodavca;
- oštećenje forme;
- unošenje netočnih podataka o otpuštanju ili premještanju.
Svaki od ovih slučajeva ima svoje karakteristike.
U slučaju kada nema originalne radne snage, duplikat se izdaje zaposleniku. Da bi to učinio, mora napisati zahtjev za sastavljanje drugog dokumenta, platiti novi obrazac (ako je rad izgubljen ili oštećen zbog krivnje zaposlenika). Ponekad se gubitak može primijetiti ne odmah, već nakon nekog vremena: nakon otpuštanja s prethodnog posla i prilikom postavljanja na novo mjesto.
A što ako prethodni poslodavac zbog ograničenja otkaza ne želi napraviti duplikat? Budući da ne postoji zakonska odredba koliko dugo je moguće podnijeti zahtjev za izdavanje duplikatnih dokumenata na mjestu starog rada, bivši zaposlenik mora inzistirati na ponovnom izdavanju dokumenta ako je originalni radni odnos nestao. Ili idi na sud.
Izdavanje duplikata radne knjižice događa se samo na zahtjev. Na naslovnoj stranici trebala bi biti zabilješka da je ovo duplikat. Da bi se vratili podaci, građanin mora predočiti dokumente koji potvrđuju osobne podatke i osiguravaju staž.
Ako poslodavac izgubi radnu snagu, tada posebna komisija može potvrditi dužinu staža. Članovi povjerenstva moraju dostaviti dokumente ili kopije kojima se potvrđuju podaci o specijalizaciji i mjestima na kojima je zaposlenik radio. Ako takvih dokumenata nema, tada komisija sastavlja akt o iskazima svjedoka koji imaju pouzdane podatke o radnoj aktivnosti ovog zaposlenika.
registracija
Registracija duplicirane radne knjižice (uzorak je prikazan u nastavku) događa se u slučajevima kada je građanin imao službeno zaposlenje i ne igra tu ulogu, obrazac se izgubi ili ošteti.
Duplikat ima istu juurilu kao i izvorni dokument. Duplove može izdati izravno sam voditelj ili osoba ovlaštena za to. U većini slučajeva to je službenik za ljudske resurse, računovođa ili tajnik. Sve dokumente koji su predstavljeni za obrazac za ponovni ulazak zaposlenik mora predati.No, unatoč tome, tvrtka je obvezna pomagati zaposleniku na svaki mogući način kako bi ih dobila (ako okolnosti to zahtijevaju).
Cijena izdavanja
S obzirom na norme održavanja i skladištenja radne snage, građanin mora obavijestiti voditelja svog posljednjeg posla o gubitku obrasca. U tom je slučaju voditelj dužan izdati duplikat radne knjižice najkasnije u roku od 15 dana od dana pisanja odgovarajuće prijave.
Prema pravilima utvrđenim zakonom, organizacija može zaposleniku naplatiti naknadu za oblik zaposlenja. Plaćanje se ne uzima ako:
- gubitak dokumenata nastao od strane poslodavca zbog nepredviđenih okolnosti;
- naslovna stranica bila je pogrešno popunjena;
- oštećenja dokumenta nastala su bez krivnje zaposlenika.
Dakle, tvrtka može uzeti novčanu nagradu za duplikat ako je gubitak knjige ili njezina šteta nastao zbog krivnje osobe koja je kontaktirala.
Duplikatna knjiga rada (primjer dizajna obrasca) predstavljena je u članku.
Korak po korak upute
Pogledajmo pobliže detaljne upute o tome kako dobiti duplikatnu radnu knjižicu. Kako sastaviti ponovljeni dokument i jasan postupak propisan je radnim zakonodavstvom. Što trebate učiniti:
- Građanin koji je izgubio dokument mora napisati izjavu organizaciji, koja se smatra posljednjim mjestom službenog zaposlenja.
- Poduzeće na podnesenom zahtjevu dužno je prikupiti potrebne podatke o radnom stažu građana.
- Nalog je potpisan (duplikat radne knjižice može se izdati samo na temelju naloga).
- Rad se mora izvršiti uzimajući u obzir određena pravila: informacije se moraju unijeti u skladu s izvornikom.
- Podaci o duplikatu trebaju biti upisani u knjigovodstvenu knjigu.
- Nakon primitka gotovog dokumenta, građanin ga mora potpisati u posebnom časopisu.
Potrebna dokumentacija
Da biste dobili duplikat radne snage, morate prikupiti određeni broj dokumenata koji potvrđuju staž građanina. Ako ne, tvrtka može podnijeti zahtjev FIU-u.
U slučaju masovnog gubitka dokumenata, uprava tvrtke trebala bi stvoriti komisiju čiji će zadatak biti otkrivanje rada, dužine službe putem upita i obrade podataka.
Prvo što građanin treba učiniti je napisati izjavu u kojoj će biti navedeno:
- razlog nedostatka obrasca;
- zahtjev za duplikat;
- datum pisanja i potpisa.
Aplikacija se može pisati ručno i ispisati. Većina tvrtki može imati gotove prijavnice.
Kako sastaviti duplikatnu radnu knjižicu? Obrazac za prijavu uzorka reći će vam glavne nijanse.
Nakon razmatranja prijave, voditelj priprema nalog za sastavljanje kopije. U nalogu treba navesti:
- broj dokumenta;
- glavne teze koje utvrđuju razloge za izdavanje dokumenta;
- sam dokument objavljuje se samo u pisanom obliku;
- Prije nego što zatraži potpis osobe, nalog mu se mora predati na pregled.
Ako gornji zahtjevi nisu ispunjeni, izdat dokument smatra se nevažećim.
Da biste potvrdili radno iskustvo, dokumenti poput:
- osobni dosje zaposlenika;
- nalozi za prijem, otpuštanje, premještanje;
- potvrde;
- ugovori o radu;
- nagodbena knjiga.
Ulazne informacije
Kako se izdaje dvostruka radna knjižica? Prije svega, morate započeti s ispunjavanjem prvog lista koji treba sadržavati samo relevantne podatke. Takve informacije uključuju:
- potpuni detalji zaposlenika;
- datum rođenja;
- vrsta obrazovanja i njegova dostupnost;
- struka ili specijalnost.
Pouzdanost navedenih podataka mora biti potvrđena dokumentima. Stoga građanin mora predočiti putovnicu i dokument o obrazovanju. Prvi list također sadrži potpis zaposlenika koji prima duplikat, te odgovorne osobe, kao i pečat tvrtke.
Zatim u obrascu za zapošljavanje trebate navesti broj radnog iskustva. Da biste to učinili, u trećem stupcu u informacijama o djelu daje se unos o općem iskustvu. Takvi podaci nisu ovjereni pečatom i potpisom.
Sljedeći stupci popunjavaju se prema redoslijedu: kad je zaposlenik stupio na posao, podatke o svom položaju i organizaciji, razloge za otpuštanje ili premještaj.
Duplikat mora odražavati samo podatke koji se mogu dokumentirati. Nema drugih podataka.
Svi unosi su plave ili crne paste. Nisu dopuštene pogreške, mrljice, skraćenice.
U ponovo izdanom dokumentu u gornjem desnom kutu na naslovnoj strani treba biti napisano "Duplikat".
Vremenski raspon
Kao što je već spomenuto, postupak obrade ponovljenog dokumenta započinje podnošenjem zahtjeva. Za popunjavanje duplikata radne knjižice potrebno je 15 dana. Upravo u tom vremenu zaposleniku se mora dostaviti duplikat. Isto pravilo vrijedi i za bivše zaposlenike. Nadalje, zakon o radu ne predviđa vremenski ograničenje da građanin može podnijeti zahtjev za duplicirani rad.
Važne točke
Postoje situacije kada je šef izdao duplikat rada, a zaposlenik pronalazi izvornik. U takvim slučajevima samo jedan dokument može imati formalni status, koji je zadnji put zabilježen u računovodstvenom časopisu. Stoga je ovo duplikat.
Original se može ostaviti u slučaju da vam je potrebna službena potvrda staža u bilo kojoj vlasti.
Izručenje nakon otkaza
Kako duplicirati radnu knjižicu ako je zaposlenik već dao otkaz? Zakonodavstvo predviđa činjenicu da poslodavac ne može odbiti državljanina samo iz razloga što više ne radi u ovoj organizaciji ili nije u mogućnosti pružiti informacije o radnim mjestima nakon otkaza.
Tvrtka mora na osnovi prijave izdati duplikat dokumenta. Štoviše, činjenica da građanin mora pružiti podatke o aktivnostima koje je provodio nakon otkaza nije nigdje naznačena. Duplikat se mora izdati općenito.
Računovodstvo dokumenata
Nakon popunjavanja ponovljenog dokumenta podaci o njemu upisuju se u poseban knjigovodstveni časopis. Zbog činjenice da dvostruki dokument ima istu pravnu strukturu kao izvornik, pravila za njegovo održavanje, skladištenje i računovodstvo moraju biti primjerena. Jedina razlika je u napomeni da je ovo duplikat.
Obrazac radne knjižice smatra se važnim dokumentom kojim se potvrđuje ne samo radna aktivnost osobe tijekom cijelog života, već i jamstvo daljnjeg ostvarenja mirovine.
I unatoč činjenici da zakon predviđa izdavanje duplikata za izgubljene ili oštećene originale, bolje je biti pažljiviji i pažljiviji u rukovanju vlastitom radnom knjižicom. Doista, prikupljanje informacija i potrebnih informacija oduzima puno vremena, a neke informacije mogu se izgubiti u potpunosti. Stoga morate pažljivo postupati s takvim dokumentima, pratiti njegovo održavanje i pohranu.