Usluge prijevoza tereta smatraju se prilično popularnim, ali za njihovo pružanje poduzeća moraju ispravno sastaviti razne prijevozne dokumente. Ako je odsutan, onda to može postati osnova za probleme s prometnom policijom ili poreznom inspekcijom. Sve usluge koje uključuju prijevoz robe su špediterske. Za njihovo pružanje potrebno je između naručitelja, kojeg zastupa pošiljatelj ili pošiljatelj tereta, i špeditera zaključiti ekspedicijski ugovor, za koji se primjenjuju zahtjevi čl. 801 Građanski zakonik. Uz njega se mora priložiti potvrda o prosljeđivanju koja sadrži podatke o prevezenoj robi. Svaki sudionik takvog sporazuma mora razumjeti čemu služi prosljeđivanje potvrde, kako se sastavlja, od koga je potpisan i koje informacije sadrži.
Koncept dokumenta
Račun za prosljeđivanje predočava se dokumentacijom koja je stvorena kada klijent prenese robu špediteru. Građani se često pitaju je li potrebna potvrda o prosljeđivanju. Obavezna je za registraciju, jer je to neizostavan dio ugovora o prijevozu robe.
Dokumentaciju popunjava izravni špediter, ali istodobno mora imati potpis pošiljatelja. Zašto mi treba potvrda o prosljeđivanju? To služi kao dokaz da je špediter doista prihvatio robu, stoga je obvezan samo na vrijeme je prevesti na određeno mjesto.
Uz to, ovaj dokument služi kao dokaz da špediter u određenom vremenskom periodu djeluje kao vlasnik prevezenog tereta. On mora paziti da niti jedna okolnost ne može negativno utjecati na integritet prevezenih predmeta. Špediter je odgovoran za teret, pa ako je oštećen, specijalist će morati pokriti štetu uzrokovanu kupcu.
Vrste prosljeđivanja dokumenata
Odredba 5. Pravila špediterske djelatnosti, koja je odobrena PP br. 554, navodi sve dokumente koji bi trebali biti na raspolaganju špediteru. To uključuje:
- račun za izravno prosljeđivanje;
- nalog namijenjen špediteru i sastavljen od strane pošiljatelja;
- potvrda o skladištu.
Zašto mi treba potvrda o prosljeđivanju? Na štetu njeg teretni prijevoznik može potvrditi da je od klijenta primio određenu robu. Nakon transporta predmeta, on prestaje biti odgovoran za njih.
Je li obvezno sastaviti?
Prilikom formiranja ugovora o transportnoj ekspediciji obavezno joj se prilaže dodatna dokumentacija. Sudionici u transakciji često postavljaju pitanje je li potreban račun za prosljeđivanje. To je neophodan dokument sastavljen u pisanom obliku i potpisan od strane dviju strana u postupku.
Ako ovaj dokument nije dostupan, nastat će poteškoće uzimajući u obzir troškove prijevoza. To će dovesti do nemogućnosti ispravnog izračuna poreza na dohodak.
Odredba 6. Pravilnika kaže da se umjesto potvrde o prosljeđivanju mogu koristiti drugi dokumenti koji potvrđuju prihvaćanje i prijevoz određenog tereta. Ti se papiri sastavljaju u pisanom obliku i sadrže popis sve robe koju je špediter prevezao. Ugovor sastavljen između dviju strana u transakciji trebao bi navesti koje su dodatne dokumente u prilogu ugovora.
Tko crta?
Ispunjavanje potvrde o prosljeđivanju smatra se jednostavnim postupkom i sam špediter se mora nositi s njom. Specijalist se može obratiti klijentu za dodatne informacije o prevezenoj robi.
Izdaje se kupcu nakon što je sva roba prihvaćena. Na temelju ovog dokumenta, špediter ima pravo posjedovati robu do kraja njezinog prijevoza. Stoga su teretnica i potvrda o otpremi najvažniji dokumenti za svakog prijevoznika. Na temelju ove dokumentacije osigurava se odgovarajuće računovodstvo u bilo kojoj tvrtki.
Može li se umjesto fakture koristiti potvrda?
Građani često imaju pitanje potrebe za fakturom ukoliko postoji primitak. Značajke sastavljanja različitih dokumenata uključuju:
- ako izvođač djeluje kao špediter, njegovi troškovi prijevoza potvrđuju se odgovarajućim špediterskim dokumentima;
- špediter ne treba sastaviti teretnicu, ali to je obvezujući dokument za prijevoznika koji je često uključen u neposredni prijevoz robe;
- ti su dokumenti potpuno različiti i ne mogu se zamijeniti.
Ako se špediter neovisno bavi prijevozom, dakle, ne uključuje trećeg prijevoznika, tada mu ne treba račun, pa je dovoljan samo potvrda. Kupac može pratiti robu na potvrdi o prosljeđivanju na isti način kao i na drugim transportnim dokumentima.
Kako je pravilno sastavljen?
Važno je ne samo razumjeti čemu služi prosljeđivanje, već i kako ga pravilno sastaviti tako da se stvarno koristi kao službena dokumentacija. Prilikom formiranja ovog dokumenta uzimaju se u obzir pravila:
- nužno odrediti datum kada je potvrda sastavljena;
- registarska je pločica s brojem dokumenta;
- podaci o pošiljatelju i primatelju su naznačeni;
- navedene su druge osobe koje su uključene u postupak prijevoza tereta;
- unose se podaci o izravnom špediteru koji je odgovoran za teret tijekom njegova prijevoza.
Svi sudionici u procesu mogu biti i pojedinci i različite tvrtke. Ako organizacija djeluje kao sudionik, tada se u računu bilježe njezino ime i podaci za kontakt. Ako pojedinac djeluje kao stranka u transakciji, tada je dužan registrirati puno ime građanina, njegov telefonski broj i podatke o putovnici.
Vrsta i sadržaj dokumenta
Ne postoji striktni oblik primitka pošiljaka, pa se dokumentacija može sastaviti na standardnom listu A4 ili na natpisu transportne organizacije. Za to se može koristiti tiskana ili rukom pisana verzija.
Primjer prosljeđivanja uzorka nalazi se ispod.
U dokument se obavezno uključuje potpis špeditera, što potvrđuje da su svi podaci uneseni u dokument pouzdani, a specijalist je stvarno prihvatio teret na skladištenje. Račun se generira isključivo u dva primjerka, jer jedan ostaje kod klijenta organizacije, a drugi se izravno prosljeđuje pošiljatelju.
Po potrebi se mogu napraviti i dodatne kopije koje obavezno potpisuje špediter. Bez njegovog potpisa smatraju se nevažećim. Čim se teret dostavi na odredišnu adresu, račun od klijenta ne vraća se špediteru, već ostaje kod pošiljatelja. Stoga se s dokumentom ne može pregovarati.
Postupak popunjavanja dokumentacije
Izrada potvrde o prosljeđivanju smatra se jednostavnim postupkom. Da biste to učinili, dovoljno je da unosite određene podatke uzastopno. Stoga se preporučuje upotreba sljedećeg algoritma:
- u početku se datum postavlja kada je obrazac primljen, a mora biti u skladu s datumom kada špediter primi robu od klijenta;
- dokumentaciji je dodijeljen određeni broj za koji se uzimaju u obzir značajke unutarnjeg protoka dokumenata određene prijevozne organizacije;
- u obrazac se unose podaci o klijentu koje je dostavio njegov F. I. O., a podaci o putovnicama, a ako je tvrtka, tada se navode njegovo ime, detalji, pravna adresa i kontakt podaci;
- daju se podaci o izravnom prijevozniku, a ako je privatna osoba, moraju biti navedeni njegovi podaci o putovnicama;
- naznačena je zemlja podrijetla robe;
- daje se identifikacijski broj ili šifra robe tereta kako bi se ovi podaci predstavili inspektorima kada se vozilo zaustavi;
- daju se podaci o označivanju, što vam omogućuje da u takvim uvjetima robu morate prevesti, koji uvjeti moraju biti ispunjeni, a obično je oznaka predstavljena različitim holografskim znakovima, simbolima ili drugim znakovima;
- naznačena je vrsta ambalaže jer se može predstaviti plastičnim spremnikom, kartonskom kutijom, vrećicom ili drugim predmetima;
- propisuje koliko prostora zauzima teret u prijevozu;
- težina tereta je navedena, neto i bruto;
- unose se podaci o količini i dimenzijama prevoženih predmeta;
- puna vrijednost tereta dana je na temelju dostupnih platnih dokumenata dobivenih od klijenta;
- posebna se pozornost posvećuje uvjetima prijevoza, koji ukazuju na obveze špeditera da osigura sigurnost tereta tijekom njegova prijevoza;
- kreira se linija za posebne uvjete u koje se mogu unijeti različite informacije ako su obje strane suglasne s njihovom dostupnošću;
- na kraju se na primitku stavlja otpremnikov potpis s transkriptom.
Nije potrebno ovjeravati dokument pečatom organizacije. Primjer potvrde o prosljeđivanju nalazi se u nastavku.
Ostale nijanse
Primitak nije predočen dokumentom o prenosu, tako da ga klijent tvrtke ne smije vratiti špediteru nakon što ispuni svoje obveze prema postojećem ugovoru.
Pogreške u dokumentu nisu dopuštene, a ispravke nisu dopuštene. Ako špediter pogriješi tijekom pripreme dokumentacije, tada samo mora započeti s izradom potvrde. Većina polja u ovom dokumentu namijenjena je opisu tereta, olakšavajući ih prepoznavanju. To je potrebno ne samo samom špediteru, već i prometnim inspektorima koji mogu zaustaviti kamion na pregled. Obično proučavaju podatke koje sadrže računi i račun za prosljeđivanje. U tim dokumentima podaci moraju biti identični.
Ostali dokumenti za prosljeđivanje uključuju račun o skladištu i narudžbu generiranu izravno za špeditera. Na temelju ovih papira špediter preuzima odgovornost ne samo za prijevoz tereta, već i za zaštitu kako bi on ostao netaknut tijekom prijevoza. Naknada stručnjaka predviđena je za ove usluge.
Ako je potrebno, izvođač može angažirati organizacije trećih strana da izvrše zadatak. Najčešće se za to koriste usluge prijevoznika.
Je li moguće pratiti teret?
Još jedna jedinstvena svrha potvrde je mogućnost da kupac prati točno gdje se nalazi njegov teret. Da biste to učinili, možete koristiti razne usluge koje se nalaze na Internetu.
Praćenje tereta na potvrdi za prosljeđivanje smatra se jednostavnim postupkom, jer je dovoljno da u odabranu uslugu upišete dokument i broj tereta, kao i broj prijave. Na temelju unesenih podataka, klijent će moći shvatiti točno gdje se nalazi njegov teret, kao i koliko brzo će špediter ispuniti uvjete ugovora.
Pravni savjet
Prosljeđivanje primitka smatra se važnim dokumentom ne samo za samog kupca, već i za izravnog špeditera.To je zbog činjenice da se dokument koristi u poreznom računovodstvu za izračun troškova koji su nastali kod stručnjaka tijekom prijevoza robe. Stoga se ona mora sastaviti pažljivo, uzimajući u obzir brojne zahtjeve i bez grešaka. Ako se utvrde različite mrlje ili netočnosti, to bi moglo postati osnova za zaposlenike Savezne porezne službe da ih odbiju koristiti za smanjenje porezne osnovice.
Račun sadrži podatke samo o ugovornim stranama i teretu. Ne sadrži podatke o razdoblju prijevoza tereta. Stoga je za isplatu potrebno posebno izdvojiti i platiti račun. Špediter se mora pobrinuti za formiranje teretnice.
Cjelokupan paket dokumenata zahtijeva ne samo izravni izvođač, već i kupac. To će vam omogućiti da se lako nosite s obračunom poreza i knjigovodstvom.
zaključak
Prosljeđivanje primitka smatra se važnim dokumentom za sve organizacije i pojedince specijalizirane za prijevoz robe. Na temelju njega se odgovornost za određenu robu prebacuje na špeditera.
Potrebno je odgovorno pristupiti ispunjavanju i ispunjavanju takve potvrde. On treba sadržavati izuzetno pouzdane i točne informacije. To će omogućiti u budućnosti u slučaju nepredviđenih slučajeva potvrditi da je roba određeno prijevozno poduzeće prihvatilo i isporučilo na njegovo odredište.