Organizacija kadrovske evidencije u poduzeću nije težak, ali mukotrpan zadatak. Rješava se postupnim pokretanjem kadrovskih procesa, koji su regulirani važećim zakonom.
Općenito, pravilno održavanje dokumentacije o osoblju ne samo da spašava tvrtku od inspekcija od strane regulatornih tijela, već omogućuje zaposlenicima da izbjegnu probleme, na primjer, s dobivanjem mirovina ili mogućnošću podnošenja zahtjeva za druga socijalna jamstva. Često se događa da ljudi zbog nepravilnog vođenja evidencije na radnom mjestu moraju potrošiti ogromnu količinu vremena, financija i živaca kako bi bilo kojim vlastima dokazali pravo na primanje naknada, naknada i drugih plaćanja. Stoga bi svaki rukovoditelj trebao imati na umu da je vođenje evidencije o osoblju i pravilna organizacija uredskog rada jedan od glavnih zadataka za koji je odgovoran svom osoblju i državi.
Ovaj članak govori o ispravnosti uspostave ovog postupka, kao i o svim njegovim nijansama. Tada će se moći dobiti odgovor na pitanje kako korak po korak organizirati kadrovsku evidenciju i ne raditi pogreške.
Pojmovi i definicije
Prije nego što shvatite postavljanje ovog postupka, trebali biste definirati osnovne pojmove. Dakle, kadrovska evidencija - to je proces organizacije računovodstva zaposlenika, koji je povezan sa službenom registracijom zapošljavanja, premještanjem s jedne pozicije na drugu i otpuštanjem osoblja, kao i računovodstvom radnih odnosa poduzeća i njegovog osoblja.
Upravljanje HR podacima je aktivnost koja pruža dokumentaciju i organizaciju rada s HR dokumentima.
Dakle, postaje jasno da su upravljanje ljudskim resursima i kadrovske evidencije dvije međusobno povezane pojave koje su usmjerene na provedbu kadrovske politike poduzeća.
Ciljevi i ciljevi
Svrha kadrovske evidencije je uspostaviti učinkovit, radni sustav upravljanja evidencijama o osoblju i ispravnu registraciju radnih odnosa između poslodavca (poduzeća) i zaposlenika (osoblja) izravno.
Ali zadaci koje je kadrovska evidencija namijenjena rješavanju su sljedeći - reguliranje odnosa poslodavca i zaposlenika poduzeća i stvaranje pravnog okvira za radne odnose.
Shvativši što je računovodstvo ljudskih resursa, možete početi razmišljati o načinu organiziranja kadrovskih evidencija od početka, korak po korak.
Faze organizacije evidencije o osoblju
Dakle, prije nego što započnete organizirati evidenciju o osoblju korak po korak, potreban vam je jasan plan djelovanja, podijeljen na faze. To će vam pomoći da ne propustite važne točke u ovom procesu.
Dakle, organizacija kadrovske evidencije općenito uključuje prolazak sljedećih koraka:
- Stvaranje kadrovske službe (odjela) u slučaju da tvrtka planira zaposliti veliki broj zaposlenika ili raspoređivati računovodstvene zadatke za određenog stručnjaka, ako tvrtka planira imati mali broj osoblja.
- Izrada osnovne regulatorne dokumentacije (u području upravljanja osobljem poduzeća).
- Organizacija uredskog rada (određivanje tko i kako će izraditi dokumentaciju, izrada narudžbi za kadrovska pitanja, vođenje časopisa za izvještavanje itd.).
- Automatizacija kadrovskih evidencija (ako je potrebno).
- Identifikacija načina za kontrolu točnosti računovodstva (regulacija i dodjela ovlasti službenicima odgovornim za pravilno računovodstvo).
Svaka od ovih faza ima određene zadatke i podvrste. Treba ih razmotriti sve.
Tko bi trebao voditi evidenciju?
Kao što je ranije napomenuto, dva su načina da se utvrdi tko će biti uključen u vođenje evidencije o osoblju u poduzeću. Općenito, ovisi o tome koliko se ljudi planira zaposliti kako bi postiglo svoje ciljeve (u pravilu je cilj poduzeća organiziranje komercijalnih aktivnosti radi dobiti).
Za velike tvrtke preporučuje se stvaranje službe za osoblje ili cjeloviti odjel za osoblje. Za mala poduzeća dopuštena je obveza obavljanja kadrovskih poslova računovođi ili tajniku. Međutim, postoji i treća opcija - prijenos računovodstvenih zapisa u outsourcing specijaliziranim organizacijama.
Prilikom stvaranja službe ili odjela morat ćete stvoriti određene regulatorne dokumente, naime odredbu o usluzi (odjelu) i opis poslova zaposlenika. U slučaju dodjele dužnosti računovođi ili tajniku, bit će potrebno upisati kadrovske funkcije u opis posla odabranog zaposlenika. Ako postoji takva potreba, preporučuje se da na tečajeve ljudskih resursa pošaljete računovođu ili tajnika. To će pomoći poboljšati vještine zaposlenika koji će im biti povjereni poslovi iz osoblja. Ali ako je odlučeno surađivati s organizacijama trećih strana na pitanju prenošenja računovodstvenih obveza na njih, tada je potreban ugovor.
Izrada obavezne kadrovske dokumentacije
Postoji nekoliko dokumenata koji obvezno vode one koji vode evidenciju o osoblju i upravljanje dokumentima. Prije svega, takav dokument je popis osoblja. To je dokument koji prikazuje sastav, broj zaposlenih i plaće zaposlenika, kao i nazive radnih mjesta. U tablici osoblja zaposlenici su podijeljeni u jedinice, što omogućava kvantitativnu i kvalitativnu analizu cijelog poduzeća.
Sljedeći je korak izrada standardnog oblika naloga za osoblje koji će prikazati informacije o prijemu, premještanju na drugo radno mjesto, upućivanju na dopust i otpuštanje zaposlenika u poduzeću.
Sljedeći obvezni dokument su interni propisi o radu. Oni prikazuju glavne točke koje reguliraju radnu aktivnost svih zaposlenika poduzeća. Prema ovom dokumentu, ako zaposlenik krši pravila opisana u dokumentu, može ga kazniti disciplinskim putem.
Također je još jedan dokument kadrovske evidencije modelni ugovor o zaključivanju radnih odnosa između poduzeća i zaposlenika. Ugovori o radu mogu biti iste vrste ili raditi za svaku poziciju posebno. Pored toga, tvrtka mora izraditi vremenski raspored u kojem će se prikazati stvarni sati za koje će zaposlenik primati plaću.
Također biste trebali upamtiti raspored odmora u tvrtki. Ovaj dokument izrađen je najkasnije dva tjedna prije kraja godine. Plan odmora prikazuje kalendarski plan slanja ljudi na obvezne praznike. Prilikom izrade takvog plana treba imati na umu da osoblje treba poslati na godišnji odmor na način da istodobna odsutnost određenih radnika ne podrazumijeva prekid u procesu rada poduzeća.
Ne treba zaboraviti na razvoj propisa o naknadi.Ovaj dokument odražava postupak obračuna plaća osoblju organizacije, a također regulira i obračun dodatnih plaćanja, na primjer, dodataka, poticaje ili bonusa. Posljednja faza je izrada propisa o jedinicama poduzeća i opis poslova stručnjaka i radnika. Osim toga, preporučuje se izrada uredbe o osobnim podacima. Nakon što su regulatorni dokumenti spremni, možete početi organizirati papirologiju.
Klesarski rad
Papirologija uključuje pravilno održavanje dokumentacije u vezi s prijemom, kretanjem i otpuštanjem osoblja.
Obavezno je vođenje osobnih dosjea koji se uspostavljaju za svakog zaposlenika u poduzeću. To uključuje osobnu iskaznicu osoblja, zahtjev za prijem, kopiju putovnice, kopije obrazovnih dokumenata, potvrdu o liječničkom pregledu, kopiju vojne iskaznice (ako postoji) i druge dokumente koji se generiraju tijekom rada zaposlenika. , A također je još jedan i vrlo važan zadatak popunjavanje radnih knjiga.
Uz sve gore navedeno, mogu se izraditi i drugi dokumenti koji su izravno povezani sa specifičnostima poduzeća, čime se osigurava ispravan rad u području kadrovske evidencije.
Koji bi časopisi trebali biti u upravljanju ljudskim resursima?
Prije svega, morate pokrenuti sljedeće časopise:
- upoznavanje s pravilima internog rasporeda rada;
- registracija naloga za osoblje;
- upis naloga za zapošljavanje;
- registracija naloga za redovne odmore;
- prijava bolovanja;
- prijava ugovora o radu;
- računovodstvo raspoređenih radnika;
- praćenje vremena;
- vođenje računa o radnim knjigama;
- računovodstvo osobnih kartica;
- knjigovodstvene provjere.
Uz same časopise, kao dodatak njima mogu se razviti upute za njihovo popunjavanje. Također je sva dokumentacija koja je registrirana u tim časopisima pohranjena u zasebnim mapama prema odobrenoj nomenklaturi.
Automatizacija računovodstva
Kao što je iz gornjih podataka postalo jasno, evidencija osoblja je vrlo mukotrpan proces koji zahtijeva posebnu pažnju zaposlenika koji su odgovorni za održavanje ove problematike. Stoga se danas to može pojednostaviti automatizacijom.
Postoji mnogo programa koji pojednostavljuju rad službenika i smanjuju vjerojatnost pogreške. U pravilu, poduzeće mora instalirati licencirane verzije takvog softvera. No, vrijedno je napomenuti da će se kupnja takvog programa isplatiti u kratkom vremenu i neće dopustiti ozbiljne pogreške u radu. Takvi programi općenito rješavaju sljedeće probleme:
- vođenje evidencije o osoblju u skladu s radnim zakonodavstvom;
- sastavljanje i izvještavanje o pitanju osoblja;
- pravodobna odobravanja svih kadrovskih procesa s odjela za naplatu ili računovodstva.
Jedan od najpopularnijih i najtraženijih programa danas je 1C s konfiguracijom "Upravljanje ljudskim resursima".
Što učiniti ako je nemoguće samostalno organizirati evidenciju osoblja pojedinačno, korak po korak?
Ako se poduzeće moralo suočiti s takvim problemom kad nije moguće samostalno uspostaviti kadrovske procese, tada nije teško riješiti takvu situaciju. U te svrhe postoje tvrtke koje su u stanju pružiti takvu uslugu.
Stručnjaci konzultantskih tvrtki izvršit će reviziju i razviti potreban paket dokumenata. Općenito su takve organizacije pozvane da rješavaju takve probleme:
- Odaberite optimalni sustav upravljanja osobljem u poduzeću.
- Izraditi interne regulatorne dokumente.
- Razviti potrebne upute i propise.
Pored toga, takvi stručnjaci mogu, ako je potrebno, voditi stvaranje službe za upravljanje osobljem i odjela za upravljanje dokumentima. Općenito, uključivanje stručnjaka treće strane pomaže menadžmentu da uspostavi rad u ovom smjeru. Ovo je vrlo korisno za poduzeće u cjelini, posebno kada ga stvara.
zaključak
Rezimirajući ovaj članak, vrijedno je napomenuti da su računovodstvo i upravljanje osobljem međusobno povezani procesi u kojima će kadrovska politika poduzeća u potpunosti ovisiti o kvaliteti organizacije prvog.
Ni u kojem slučaju ne treba previdjeti kadrovska pitanja, jer ne ovise samo aktivnosti organizacije o njima, već češće i sudbina zaposlenika. Treba samo zamisliti koliko su ogorčeni oni ljudi koji ne mogu primiti svoju zasluženu mirovinu ili bilo kakvu drugu isplatu zbog nekvalitetnog izvršavanja svojih dužnosti od strane službenika za osoblje.
Razmotrivši pitanje kako organizirati kadrovsku evidenciju ispočetka, možemo započeti provoditi program za uspostavljanje ovog procesa u poduzeću. Najvažnije je ne zanemariti preporuke Zakona o radu, odluke Ministarstva rada, Goskomstata, Rosarkhiva i drugih vladinih službi.
Nakon što su svi kadrovski procesi unutar podešeni, nemojte ih gubiti iz vida. Važno je zapamtiti da radnike koji su angažirani u evidenciji osoblja treba barem povremeno poslati na tečajeve za upravljanje ljudskim resursima, kako bi poboljšali svoje vještine. A također bi trebala provoditi rutinsku reviziju računovodstvenih procesa u području osoblja. Ovo će vam pomoći da nastavite posao u ovom smjeru.