Inventar je postupak tijekom kojeg društvo identificira prisutnost, stanje i glavna svojstva zaliha, osnovnih sredstava i druge imovine koja je u vlasništvu društva na imovinskom pravu, koje je u zakupu bilo pod njegovom kontrolom ili drugim pravnim mehanizmima. Koje su najvažnije nijanse ovog postupka? Koji se dokumenti koriste u popisu?
Što je suština inventara?
Započnimo s konceptualnim aparatom o temi o kojoj ćemo govoriti u našem članku. Popis imovine organizacije je postupak koji uključuje računovodstvo zaliha koje se drže u tvrtki (ili zaliha) ili druge imovine u vrijeme događaja.
Učestalost takvih aktivnosti utvrđena je rasporedom koji je odobrio izvršni direktor tvrtke. Popis provodi posebno povjerenstvo koje također utvrđuje vodstvo poduzeća. Njeni sudionici, kao i materijalno odgovorna osoba, provjeravaju raspoloživost robe i materijala ili druge imovine, ako je potrebno, mjere određena svojstva robe i resursa. Postoje tri glavne vrste zaliha u trgovini, skladištu, proizvodnoj tvrtki - planirane, selektivne i fakultativne. Razlikuju se uglavnom s obzirom na vrijeme. Sadržaj svih vrsta zaliha općenito je sličan. Ciljevi njihove provedbe podudaraju se. Detaljnije proučavamo njihove specifičnosti.
Ciljevi zaliha
Glavni ciljevi popisa smatraju se:
- usklađivanje imovine koja je u vlasništvu poduzeća ili je knjigovodstveni ured, a radi osiguranja njezine učinkovite pohrane, kao i za identificiranje imovine koja se ne vodi;
- utvrđivanje stvarnog volumena materijalnih resursa koje tvrtka uključuje u proizvodnju;
- identificiranje viškova i nedostatka resursa u vlasništvu tvrtke;
- procjena ispravnosti refleksije u računovodstvenom odjelu poduzeća o podacima o zalihama;
- pribavljanje relevantnih podataka o karakteristikama imovine organizacije za naknadnu procjenu tržišta;
- provjera standarda rada resursa tvrtke.
Popis uključuje, kao što smo gore napomenuli, uspostavljanje posebnog povjerenstva od strane uprave tvrtke. Proučit ćemo koje osnovne funkcije obavlja.
Glavne funkcije popisne komisije
Odgovarajuća unutarnja korporativna struktura provodi glavne vrste zaliha - planirane, selektivne i, ako je potrebno - dodatne provjere u razdoblju između prve i druge. U ovom slučaju komisija može imati trajni status. Zauzvrat, tvrtka može također uspostaviti radne jedinice odgovarajuće namjene. Njihova je zadaća voditi zalihe u poduzećima s geografski raspoređenom infrastrukturom.
Temeljne nadležnosti komisije
Ključna nadležnost popisne komisije je provjeriti dostupnost robe i materijala u poduzeću i ostale imovine s vjerodajnicama. No, uz to, ova struktura može imati ovlasti povezane s procjenom:
- stupanj sigurnosti objekta;
- ispravnost zaključivanja ugovora poduzeća s zaposlenicima o odgovornosti;
- stupanj usklađenosti položaja zaposlenika odgovornih za očuvanje robnih vrijednosti, specifičnosti onih ovlasti koje im je dodijelilo rukovodstvo;
- razina opremljenosti materijalno odgovornih osoba s potrebnim resursima za rješavanje zadataka.
Razmotrimo detaljnije kako se popis obavlja u društvu s obzirom na njegov sadržaj, kao i odraz njegovih sastavnih postupaka u posebnim dokumentima.
Priprema inventara: ključni dokumenti
Prije svega, trebate se pripremiti za inspekciju robe i materijala. Za to, voditelj tvrtke mora izdati nalog za inventuru. Ovaj lokalni izvor mora biti registriran u posebnom časopisu.
Nakon uspostave popisne komisije. Trebao bi uključivati predstavnike uprave tvrtke, računovođe i druge kompetentne zaposlenike koji mogu provesti reviziju inventara tvrtke na visokoj razini. Poseban pravni akt preporučuje se da naznači popis imovine koja je podložna provjeri. Ako se podrazumijeva ne samo popis osnovnih sredstava, već i obveze tvrtke, njihov se popis također mora evidentirati u posebnom izvoru.
Predmet provjere je usporedba količine i karakteristika vrijednosti koje je utvrdila komisija, kao i računovodstveni podaci. Stoga na raspolaganju zaposlenicima koji će vršiti inventuru trebao bi biti popis robe i materijala i ostale imovine u računovodstvenim registrima. Voditelj povjerenstva mora prihvatiti sve dostupne dokumente koji odražavaju prihode i rashode i staviti na njih zapis koji odražava činjenicu da su formirani prije popisa.
Kako se uzimaju u obzir rezultati zaliha?
Dakle, glavni sudionici u predmetnom postupku su posebno povjerenstvo, kao i materijalno odgovorna osoba. Njihova glavna zadaća je zajednički preračunati zalihe i drugu imovinu, izmjeriti ih i zabilježiti rezultate u računovodstvenim dokumentima. Može ih biti puno.
Za utvrđivanje rezultata popisa robe i materijala, na primjer, koristi se obrazac INV-3 odobren zakonom. Potrebno je navesti ukupnu količinu, vrstu, artikl i druga svojstva svake vrste robe i materijala. U nekim slučajevima komisija može dobiti nove zalihe u postupku popisa. Podaci o njima odražavaju se u posebnom popisu. Na kraju postupka, ove se vrijednosti velikim slovom. Zauzvrat, u postupku zaliha, neke se stvari i materijali mogu napustiti, na primjer, ako ih kupac kupi. U ovom slučaju se podaci o vrijednostima odlaganja također bilježe u posebnom popisu. Moguća je varijanta u kojoj je potreban popis robe u tranzitu, na primjer, iz skladišta dobavljača smještenog u drugom gradu. U ovom se slučaju podaci o vrijednostima evidentiraju u obliku INV-6, koji je također odobren zakonom. Mogući je scenarij u kojem provizija otkriva robu koja je isporučena kupcu, ali koja nije plaćena. U ovom se slučaju podaci o relevantnim vrijednostima unose u obrazac INV-4.
Popis robe i materijala može zahtijevati knjiženje vrijednosti smještenih u skladištima drugih tvrtki. U ovom se slučaju koristi obrazac INV-5. Kada se knjiže vrijednosti u popisnom postupku komisije, kao i financijski odgovorna osoba, mogu se tražiti i podaci iz primarnih dokumenata. Ako su rezultati inspekcije otkrili nesklad između karakteristika robe i materijala koji su zapravo evidentirani s podacima iz računovodstva, tada se izrađuje usporedni list na temelju drugog obrasca odobrenog zakonom - INV-19.
Glavni dokument koji bilježi rezultate predmetnog postupka je akt o popisu, koji se ponekad naziva i popisom. Moraju ga potpisati svi sudionici revizije - predstavnici povjerenstva, kao i zaposlenici čija je nadležnost osigurati sigurnost robnih vrijednosti. Akt o popisu mora biti čuvan u arhivi tvrtke 5 godina.
Bilo bi korisno razmotriti kako se rezultati revizije sastavljaju u računovodstvu.
Računovodstveni inventar
Popis imovine može imati 3 moguća rezultata - potpunu usklađenost stvarnih podataka s podacima iz računovodstva, prepoznavanje viškova ili nedostataka. U pravilu su najveće poteškoće u praksi uzrokovane pravilnim odražavanjem računovodstva činjenica koje odražavaju prisutnost viška ili nedostajuće robe i materijala. U slučaju da ga nedostaje - podaci o njemu bilježe se na računu 94.
Ako se zalihe i ostala imovina koja nedostaje identificiraju u količinama koje ne prelaze utvrđene granice gubitka, tada se odgovarajuće vrijednosti otpisuju na računima povezanim s proizvodnjom. Ali ako manjak u zalihama premašuje norme gubitka, onda je to već evidentirano na računima u vlasništvu materijalno odgovorne osobe, koji naknadno moraju nadoknaditi gubitak tvrtke.
Računovodstvo, zauzvrat, se vrši pomoću njihove korelacije s tržišnom vrijednošću na D-t računima 20 ili, na primjer, 23 i 44, kao i na K-t računu 94.
Dakle, popis se vrši u računovodstvu. Ali još uvijek postoji prilično puno nijansi njegove provedbe. Na primjer, one povezane s određivanjem njegovih pojmova.
Vrijeme izrade zaliha
Učestalost popisa ovisi o konkretnoj vrsti vrijednosti zaliha koje se uzimaju u obzir. Općenito, održava se u 4. tromjesečju izvještajne godine. To je - od listopada do prosinca. Međutim, popis osnovnih sredstava može se provoditi rjeđe - jednom u 3 godine. Ako govorimo o provjeri knjižničnih zbirki, to se može učiniti jednom u 5 godina. Zauzvrat, inventura u maloprodajnim organizacijama provodi se vrlo često - otprilike jedanput po kvartalu. Trgovci na malo u određenim intervalima mogu provjeriti, na primjer, skladišta ili blagajne. Do trenutka kada inventar započne u tvrtki, trebali bi biti spremni svi oni dokumenti koji su potrebni za provedbu predmetnog postupka.
Trajanje popisa, u pravilu, nije strogo određeno u bilo kojem pravnom izvoru. Glavna stvar je poštivanje rokova postavljenih za određenu vrstu vrijednosti robe.
Automatizacija računovodstva kao faktor ispravnog inventara
Kako provesti popis što je moguće ispravnije i efikasnije? Jedan od čimbenika za uspješno rješenje takvog problema može biti pravovremena automatizacija računovodstvenih postupaka za zalihe. Može se implementirati u poslovnu infrastrukturu kroz specijalizirani softver. Suvremena rješenja odgovarajućeg tipa omogućuju računovodstvo većine operacija povezanih s kretanjem robe i materijala unutar tvrtke. Ova opcija omogućuje, prije svega, značajno uštedjeti vrijeme na pripremi i provjeri ispravnosti dokumenata koji se koriste u popisu.
Koja se imovina mora provjeriti?
U općem slučaju, tvrtka vrši popis robe i materijala u svom vlasništvu. Međutim, stručnjaci također preporučuju vođenje evidencije o toj imovini koja nije samo u njihovom vlasništvu, nego i upravlja organizacijom, na primjer, kada je u pitanju imovina koja je u zakupu. Glavna stvar je da su informacije prisutne u računovodstvu.
Zauzvrat, kad je riječ o vlasništvu tvrtke, može se predstaviti u širokom rasponu sorti. Najčešće se popisuju osnovna sredstva tvrtke, nematerijalna imovina, zalihe, kao i zalihe. Također je moguće zabilježiti financijske obveze tvrtke povezane, primjerice, s otplatom kredita. Proučit ćemo niz praktičnih nijansi inventara na primjeru provedbe odgovarajućeg postupka obračuna dugotrajne imovine, nematerijalne imovine, kao i inventarnih materijala.
OS inventar
Kako najbolje pravilno izvršiti popis osnovnih sredstava? Prije svega, preporučuje se provjeriti dostupnost tvrtke:
- kartice sa zalihama, zalihe, registri i drugi računovodstveni izvori;
- potrebne podatkovne listove i druge vrste dokumentacije na OS-u u vlasništvu tvrtke;
- dokumente za OS koje je tvrtka unajmila i one koji su pohranjeni u njemu.
Ako bilo koji dokument nedostaje, moraju ga pripremiti. Ako imaju pogreške, treba ih ispraviti. U postupku popisa OS-a, komisija koju je osnovalo rukovodstvo tvrtke pregledava raspoložive resurse, a također evidentira njihovu količinu i glavne karakteristike u popisu. Ako govorimo o knjigovodstvu strojeva i opreme, tada je potrebno u popisima upisati njihove serijske brojeve prema tehničkom listu, godini proizvodnje, namjeni, ali i kapacitetu.
Ako su rezultati popisa pokazali da tvrtka ima neispravne operativne sustave, komisija bi trebala sastaviti popis u kojem se bilježe podaci koji odražavaju činjenicu da operativni sustavi ne rade, kao i navesti razlog za odgovarajuću procjenu.
U nekim će slučajevima možda biti potrebno u računovodstvene dokumente uvrstiti podatke koji odražavaju promjenu knjigovodstvene vrijednosti osnovnih sredstava zbog utvrđenih promjena dizajna. Na primjer, to može biti poboljšanje objekata modernizacijom ili, obrnuto, smanjenje njihovih radnih svojstava zbog istrošenosti pojedinih dijelova.
Popis nematerijalne imovine
Kako izvršiti popis nematerijalne imovine poduzeća? Glavni zadatak komisije u ovom slučaju je provjeriti ima li društvo dokumente koji potvrđuju pravo poduzeća na raspolaganje određenom nematerijalnom imovinom. To mogu biti potvrde, potvrde, patenti, ugovori o prijenosu prava itd. Primjetno je da nematerijalna imovina uključuje poslovni ugled tvrtke. Ako je tvrtka, na primjer, stvorila nematerijalnu imovinu, ako se radi o računalnom programu, tada njezina prisutnost zahtijeva i dokumentarne dokaze.
Važno je da sve vrste imovine udovoljavaju takvim kriterijima kao što su:
- nedostatak izravne veze s drugom imovinom tvrtke;
- korištenje u proizvodnim procesima tvrtke više od 12 mjeseci;
- koristiti kao sredstvo koje donosi gospodarsku korist društvu.
Inventar robe i materijala
Kako izvršiti popis zaliha? Glavna značajka ovog postupka je njegova primjena u odnosu na lokacije robe i materijala. U isto vrijeme, soba u kojoj se obavljala provjera dostupnosti i istraživanje robe i materijala u pravilu je zapečaćena. Ako se vrši popis skladišta, tada komisija obično svoj posao obavlja u nazočnosti osobe koja upravlja.
Provjerava se prisutnost robe i materijala, određuje njihova količina, vaganje i, ako je potrebno, drugi postupci s vrijednostima robe. Podaci o robi i materijalima upisuju se u popis, koji pokazuje vrstu vrijednosti, njihove skupine, broj artikla i ostale parametre. Imovina koja je dostupna društvu tijekom popisa uzima se u nazočnosti provizije. Međutim, njihova kapitalizacija provodi se nakon ovjere. Zapravo smo već rekli o ovome, kao i o knjiženju dragocjenosti na putu, kao i otpremili, ali nisu platili. Najvažnija stvar u popisu robe i materijala je pravilno ovjeravanje svih postupaka s njima kroz posebne zalihe.
Specifičnosti provjere zaliha koje su u putu ili koje imaju status otpremljenih, ali nisu plaćene, kao i one koje se nalaze u skladištima drugih tvrtki, nužne su zbog opravdanja novčanih iznosa koji se odražavaju na računima. Važno je da su svi potvrđeni iz primarnih izvora. Na primjer, što se tiče robe i materijala u tranzitu, to mogu biti dokumenti o nagodbi. Podaci o otpremljenoj robi i materijalima mogu se proučavati uzimajući u obzir dostupne naloge za plaćanje ili njihove kopije. Podaci o dragocjenostima pohranjenim u skladištima trećih osoba mogu se nalaziti u potvrdi o primanju robe i materijala za skladištenje.Kao što smo gore u članku napomenuli, po činjenici uzimanja zaliha kolateracijski list.
rezime
To je specifičnost uzimanja zaliha u ruskim poduzećima. Važno je da tvrtka sastavi ispravne dokumente koji potvrđuju svaku fazu ovog postupka, vodeći računa o specifičnostima određene imovine. Tijekom popisa potrebno je provoditi dosljedno računovodstvo količine, stanja i ostalih ključnih svojstava robe i materijala, osnovnih sredstava, nematerijalne imovine i obveza. Rukovodstvo tvrtke mora izdati nalog za inventuru, formirati komisiju i obnašati je funkcijama koje najbolje odgovaraju zadacima koji će biti dodijeljeni odgovarajućoj unutarnjoj korporacijskoj strukturi.
