Organizacija poslovnih putovanja važan je element ekonomske aktivnosti mnogih domaćih poduzeća. Potreba za prisutnošću zaposlenika određene organizacije u udaljenim podružnicama ili podružnicama može biti povezana s događajima vrlo različite prirode. Često se organiziraju putovanja kako bi se uklonili organizacijski i proizvodni problemi, otvorila nova jedinica u drugom gradu ili zemlji, organiziralo stažiranje za zaposlene zaposlenike i obavljali se slični poslovi.
Svjesnost je ključ učinkovitosti zaposlenika i bezbrižnost
Uz radni aspekt, rad raspoređenog osoblja usko je povezan s uspostavljanjem kontakata sa zaposlenicima poduzeća domaćina i pripremom raznih vrsta dokumentacije. Posljednja nijansa izuzetno je značajna jer ovisi o ispravnosti sastavljanja obrazaca, zahtjeva, naredbi i dozvola hoće li dodijeljeni zaposlenik dobiti pristup potrebnim olakšicama, hoće li u potpunosti ispuniti svoj zadatak i hoće li dobiti novčanu naknadu.
Znanje koji se zahtjevi postavljaju poslovnim putnicima uvelike olakšava proces putovanja računovođama i onima koji su uključeni u dokumentiranje.
Također, ove su informacije potrebne zaposleniku koji odlazi na poslovno putovanje, jer mu omogućuju da se unaprijed pripremi za ispunjavanje svojih dužnosti i ne upada u nevolje. I na kraju, osoblje tvrtke domaćina jednostavno je dužno biti svjesno zahtjeva za poslovne putnike. U suprotnom može doći do nesporazuma u vezi s traženjem odgovornih strana.
Tko i pod kojim uvjetima može biti dodijeljen
Dakle, putovanje treba smatrati putovanjem zaposlenika u drugi lokal kako bi ispunio zadatak koji mu je dao poslodavac. Istovremeno, broj poslovnih putovanja ne uključuje putovanja onih zaposlenika čije se aktivnosti sastoje od stalnog kretanja ili se mogu obavljati na putu.
Zakonodavstvo koje brine o poštivanju prava zaposlenih građana utvrdilo je ograničenja za kategorije zaposlenih koji se mogu uputiti u poslovna putovanja:
- Trudnice.
- Žene s djecom mlađom od tri godine.
- Majke s invaliditetom ili one čija djeca imaju 3-14 godina mogu se slati samo uz njihov pristanak.
- Roditelj koji samostalno odgaja maloljetno dijete.
Usmjeren na drugo poduzeće, zaposlenik se podvrgava svojoj unutarnjoj rutini. Ako dan odlaska ili dolaska pada na službeni praznik zaposlenika, pušta se drugi dan na odmor. Istina, u onim slučajevima kada poslovni putnik namjerno odlazi na vikend ili odmor, naknada mu je sukladno zakonu o radu.
Poslovna putovanja unutar države ne bi smjela prelaziti mjesec dana i dva mjeseca izvan nje.
Poslovno putovanje: papirologija
U računovodstvu, putni troškovi koji su nastali tokom putovanja uključuju se u popis troškova proizvodnje koji su uključeni u izračun poreza na dohodak.
Postupak organiziranja putovanja sastoji se od sljedećih koraka:
- Izdavanje naloga na poslovnom putu na temelju radnog zadatka.
- Registracija putnog lista.
- Izdavanje potvrde-obračun akontacije za putovanje.
- Izdavanje odlaznih sredstava odlaznom zaposleniku.
- Registracija putovanja u časopisu posebno namijenjenom za to.
ID putovanja - Jedan od najvažnijih dokumenata za zaposlenika koji je otišao u drugi grad ili zemlju. Označava se odlaskom, dolaskom upućenog radnika. Oznake su popraćene potpisima i pečatima opunomoćenih dužnosnika i tvrtke koja je poslala i domaćina.
Mogućnosti financijske naknade
Kad se zaposlenik vrati, mora pismeno izvijestiti o načinu na koji su sredstva koja su mu dodijeljena upotrijebila izvješće o troškovima. Odlazak na putovanje završava računanjem računovodstva sa zaposlenikom. Nakon uplate nagomilanih sredstava ta se operacija odražava na relevantnim računima.
U slučaju kada zaposlenik predujam nije u cijelosti potrošio, saldo mora biti vraćen na blagajni ili na račun za podmirenje poduzeća. To je jedna od glavnih odgovornosti zaposlenika. Uz to, znajući koji se zahtjevi postavljaju upućenom osoblju, zaposlenik može zatražiti nadoknadu za utrošena sredstva. Istina, on mora pružiti argumente koji dokazuju potrebu za takvim troškovima, kao i dokumente koji potvrđuju činjenicu njihovog nastanka (ček, izjava).
Koji se troškovi nadoknađuju
Dok je u drugom mjestu ili zemlji, prepušteni zaposlenik prima svoju uobičajenu plaću, bonuse zbog njega i subvencije, kao i sredstva potrebna za ugodan boravak izvan svog uobičajenog mjesta stanovanja.
Putni troškovi uključuju sljedeće stavke:
- Plaćanje putovanja (međuprostor i na teritoriju naselja).
- Troškovi najma stanovanja.
- Takozvani dnevni troškovi: troškovi za hranu i druge potrebe zaposlenika.
- Troškovi koje zaposlenik priznaje kao potrebne i odobrava njegov menadžer.
Najviši dopušteni iznos putnih troškova i visina dnevnice utvrđeni su kolektivnim ugovorom poduzeća ili lokalnim propisima. Budući da su dnevnice zapravo novac za dnevne potrebe zaposlenika, naplaćuju se čak i za neradne dane (vikendi, praznici, prisilni prekidi proizvodnje, kašnjenja).
Detaljnije o radnom zadatku raspoređenog zaposlenika
Ovaj dokument ima jedinstveni oblik, odnosno njegov su izgled i sadržaj isti za sva poduzeća na području određene države.
Zadaću za posao sastavlja voditelj zaposlenika koji odlazi na poslovno putovanje i odobrava poslodavac. Dokument uključuje sljedeće podatke:
- Prezime, ime, ime, službenik koji odlazi na poslovno putovanje po nalogu šefa.
- Naziv organizacije koja ga usmjerava.
- Odredište zaposlenika (naziv tvrtke, grad).
- Datumi i završni datum putovanja.
- Sažeti podaci o tijeku zadatka.
Službeni zadatak i nalog za poslovno putovanje sastavljen na temelju toga nalaze se u poduzeću koje šalje. Zajedno s ostalim dokumentima pohranjuju se u razdoblju utvrđenom zakonom.
Koji su zahtjevi za poslovne putnike
S obzirom na to da je poslovni put prijenos ovlaštenja na zaposlenika za obavljanje bilo kakvih važnih radnji za tvrtku, uprava mora biti sigurna da će posao biti obavljen učinkovito i na vrijeme. Stoga se na takva putovanja obično šalju najstručniji, najiskusniji i najodgovorniji zaposlenici.
Postoji nekoliko kriterija, izučavajući ih, predstojnik odlučuje o imenovanju određenog zaposlenika:
- Starost iznad 18 godina.
- Dobar trening.
- Dostupnost odgovarajuće obuke, potvrđene potvrdom.
- Posjedovanje potrebnih kategorija tolerancije (pri radu s mrežama napajanja).
- Ovisno o specifičnostima gospodarske aktivnosti poduzeća i svrhe poslovnog putovanja, od zaposlenika se može zahtijevati obuka i potvrda o zaštiti na radu.
Ako je zaposlenik prikladan u svim aspektima, a na njegovom poslovnom putu nema zakonski utemeljenih prepreka, voditelj ga obavještava o budućem putovanju.
Odgovornosti upućenog zaposlenika
Svaka tvrtka ima svoje zahtjeve koje zaposlenici moraju ispuniti, ali postoji nekoliko točaka koji su relevantni za većinu organizacija:
- Ispravno, kompetentno i pravodobno održavanje potrebne dokumentacije.
- Sukladnost s rutinom koju je prihvatila organizacija domaćin.
- Ispunjavanje ciljeva formuliranih u zadatku.
- Savjesno izvršavanje svojih dužnosti.
- Legitimni izdaci avansnih sredstava izdanih zaposleniku.
- Spremanje dokumenata koji potvrđuju provedbu troškova.
- Pravovremeno izvještavanje o putovanju po njegovom završetku (obično u roku od tri dana).
Upute za zaposlenike na poslovnom putovanju
Dolazeći u poduzeće koje prima posao, upućeni zaposlenici moraju slušati uvodni brifing, koji uključuje pravila ponašanja u trgovinama, u blizini opreme ili na drugim mjestima. Ova je mjera obvezna čak i za one zaposlenike koji su bili u ovoj tvrtki nekoliko puta i koji napamet znaju sve upute.
Ukratko upućeno osoblje uključuje i informacije o požarnoj sigurnosti i standardima zaštite na radu.
Za razliku od općih odredbi uvodnog podneska, cilj se odnosi izravno na one radove koje će u ovom trenutku izvesti dodijeljeni zaposlenik.
zaključak
Organizacija poslovnih putovanja odgovoran je proces koji većina poduzeća, organizacija i tvrtki ne može bez njih. Da bi se uspješno postigla svrha putovanja, kao i za što učinkovitije i najučinkovitije korištenje resursa, zaposlenici su dužni ispuniti brojne zahtjeve, učinkovito obavljati svoje profesionalne dužnosti i poznavati sva dokumentacijska pravila.
