voditi poslovna korespondencija ponekad to uopće nije lako. Ponekad morate napraviti papire koji imaju vrlo specifičan fokus. Među njima posebno mjesto zauzima pozivno pismo.
Osnovni pojmovi
Uredski dopisi imaju svoje zakone i propise. Svaki dokument sastavljen na određenu temu ima specifičan izgled. Tako je i s pozivnim pismom - njegova suština već se odražava na sam naslov.
Ova je poštanska pošiljka zamišljena da pozove osobu ili grupu ljudi da sudjeluju u nadolazećem planiranom događaju. Činilo bi se da ovdje nema ništa komplicirano. U stvari, ispravno izražavanje misli riječima nije lako. Postoje različite mogućnosti za takav tretman. Pismo pozivnice dizajnirano je tako da potakne određenu osobu (ili grupu) na djelovanje. Sadrži poziv i istovremeno pojašnjava neke njegove okolnosti. Takav dokument može biti poziv na izložbu ili intervju, poslovni sastanak ili konferenciju, seminar ili neki drugi događaj. U svakom od ovih slučajeva ovo pismo djeluje kao posrednik. Ne forsira, ne naznačuje, već prosljeđuje primatelju zahtjev pošiljatelja.
Prednosti dokumenta
Mnoge organizacije iz navike i dalje koriste usmeni način komuniciranja. Vjeruju da je pozivanje ljudi putem poziva i razgovora licem u lice mnogo učinkovitije od slanja e-pošte. Naravno, izravnim kontaktom lakše je prenijeti bilo kakvu misao sugovorniku. Ali ako pogledate izbliza, možete vidjeti da pismo pozivnice i dalje ima nekoliko značajnih prednosti:
- Uz ovaj dokument, pošiljatelj pokazuje poštovanje prema svakom primatelju.
- Takav se papir može oblikovati na način da već svojim izgledom ukazuje na smjer nadolazećeg događaja.
- Prisutnost takvog pisma omogućava ga koristiti, ako je potrebno, i kao pozivnicu. To osigurava da će na događaj doći onaj kome je upućena žalba.
- Dokument se stalno nalazi kod primatelja i ne dopušta mu da zaboravi na mjesto, vrijeme i temu budućeg sastanka. Doista, u uvjetima modernog života ponekad je teško sjetiti se nečega važnog na vrijeme. Papir, koji će uvijek biti pred očima, neće dopustiti osobi da to zaboravi.
- Ova je opcija prikladna ako je trenutno nemoguće kontaktirati određene ljude na druge načine.
Svi ovi razlozi još jednom naglašavaju pozitivne aspekte pismenog poziva ove vrste.
Pravila pisanja pisma
Pozivnica, izražena u pisanom obliku, vrsta je obavijesnog pisma. To je vidljivo iz naslova samog dokumenta. U stvari, on primatelja obavještava da će se određeni događaj održati u određeno vrijeme. Pošiljalac želi biti siguran da će se svi pozvani ljudi sigurno odazvati i doći na sastanak.
A za to trebate znati napisati pozivnicu. Ovdje je potrebno razmotriti nekoliko važnih točaka:
- Ako je događaj službenog karaktera ili naknadno predviđa osobnu komunikaciju, treba ga izdati na zaglavlju. To će dodatno naglasiti njegovu ozbiljnost i imperativ nadolazećeg sastanka.
- Pismo se mora poslati unaprijed kako bi osoba imala dovoljno vremena za razmišljanje i donošenje odluke. Možda će je htjeti odbiti.U ovom će slučaju imati priliku kontaktirati organizatore i obavijestiti ih o tome.
- Budući da takav dokument i dalje spada u kategoriju službene korespondencije, potrebno ga je pridržavati prilikom sastavljanja. poslovni stil.
- Bolje je to napraviti u duplikatu, tako da netko ostane u organizaciji radi potvrde.
Svaka pozivnica treba se sastojati od sljedećih dijelova:
- Standardno "zaglavlje", koje označava koordinate primatelja.
- Žalba tipa „Drago mi je što obavještavam“ ili „Poštovani partneru“, ako je potrebno, možete kontaktirati određenog primatelja. Na primjer, "Dragi Dmitrije Sergejeviču!".
- Glavni dio pozivnice sadrži sve detalje događaja.
- Potpis odgovorne osobe s naznakom položaja, potpisa i potpunim dekodiranjem
Ako se poštuju sva gore navedena pravila, možete očekivati da će poslano pismo dati željeni rezultat.
