Vjerojatno su se svi barem jednom suočili s potrebom pisanja poslovnog pisma. Kad ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to uopće nije lako. Postoje mnoga pravila i pravila za pisanje poslovnih pisama koja morate znati. U članku se detaljno opisuje postupak sastavljanja dokumenta, daju se uzorci poslovnog pisma, raspravlja o njihovim vrstama i dizajnu.
obrazac
Spremni obrasci dat će čvrstinu i ukazati na pouzdanost tvrtke. Sadrže potrebne podatke o organizaciji kao što su:
- Ime.
- Adresa.
- Kontakt telefoni.
- Web mjesto.
- E-mail.
- Logotip.
- Ostali podaci za kontakt.
Na obrascima nema strogih pravila. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje će podatke unijeti u njih.
Kako pisati poslovna pisma? trening
Poslovna pisma se pišu i izvršavaju na određeni način, u skladu s njihovim inherentnim pravilima i zahtjevima. Ovisno o cilju, autor detaljno razmatra sadržaj kako bi dobio rezultat koji izračunava. Mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o temi pisma, od čega dalje i što će biti novo u njemu. Argumenti ovise o namjeni autora. Postupak pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:
- Proučavanje problema.
- Pisanje nacrta pisma.
- Njegov dogovor.
- Prijavljivanje.
- Registracija.
- Slanje primatelju.
Struktura poslovnih pisama
Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasići informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne podatke. Može biti jednostavan ili složen. U jednostavnom pismu sadržaj jasno i sažeto prikazuje informacije na koje naslovnik uglavnom ne zahtijeva odgovor. Kompleks se može sastojati od nekoliko odjeljaka, stavaka i stavaka. Svaki stavak sadrži jedan aspekt informacija. Uzorci ove vrste poslovnog pisma obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.
Unos sadrži osnovu s pozivom na relevantne dokumente, s činjenicama i svrhom pisma. Ukazuje na ime, autora, datum, broj i naslov.
Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - uvodni dio.
Glavni dio opisuje situacije, događaje, daje njihovu analizu i dokaze. Upravo su u ovom dijelu uvjereni da je potrebno djelovati na ovaj ili onaj način, oni dokazuju kako su stvari izgledale i informiraju o potrebi sudjelovanja u bilo kojem događaju, iznoseći različite argumente.
Zaključak sadrži zaključke koji se donose u obliku prijedloga, zahtjeva, podsjetnika, odbijanja i tako dalje.
Primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio - predstavljen je u nastavku. On sažima zahtjev naveden u glavnom.
Sve pružene informacije trebaju biti optimalno konzistentne i razumljive.
Svako slovo započinje s po sredini usmjerenom porukom. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira autor mora uzeti u obzir:
- Odredišni položaj
- Priroda odnosa.
- Službeno.
- Bonton.
Pismo treba sadržavati pristojan oblik. Na primjer: „... izražavam nadu za dalje suradnja (hvala na poziv) ... ". Nakon ovih izraza treba biti potpis autora.
stil
Sva pisma moraju biti u formalnom poslovnom stilu, što znači da se koriste govorni alati za formalne poslovne odnose. Značajke takvog jezika formiraju se u sljedećim okolnostima:
- Glavni sudionici u poslovnim odnosima su pravne osobe, u ime čelnika i službenika od kojih pišu pisma.
- Odnosi u organizacijama su strogo regulirani.
- Predmet komunikacije su aktivnosti poduzeća.
- Dokumenti upravljačkog karaktera uglavnom imaju određenu adresu.
- Često se tijekom aktivnosti organizacije događaju iste situacije.
S tim u vezi, podaci navedeni u poslovnom pismu trebaju biti:
- Službeni, bezlični, naglašavajući udaljenost između sudionika u komunikaciji.
- Adresa namijenjena određenom primatelju.
- Stvarno u vrijeme pisanja pisma.
- Autentična i nepristrana.
- Argumenti za poticanje primatelja na bilo kakvu radnju.
- Potpuno za donošenje odluka.
zahtjevi
Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće zahtjeve:
- Govor je standardiziran na svim razinama - leksičkoj, morfološkoj i sintaktičkoj. Sadrži mnogo revolucija, pojmova i formula.
- Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez korištenja emocionalnih i izražajnih jezičnih izraza.
- Točnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoće i promišljenih formulacija.
- Konciznost i sažetost - bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
- Upotreba jezičnih formula nastala kao rezultat opetovanih situacija.
- Uporaba izraza, odnosno riječi ili izraza koji imaju posebne pojmove.
- Upotreba kratica, koje mogu biti leksičke (to su složene skraćene riječi nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: LLC, GOST i tako dalje) i grafičke (to jest, označavanje riječi u skraćenom obliku: gr-n, vlak i druge).
- Uporaba dizajna u genitivu i instrumentalnim slučajevima.
- Fraze s glagolskim imenicama („pružiti potporu“ umjesto „podrška“).
- Koristite jednostavne uobičajene rečenice.
Gore navedeni uzorci poslovnog pisma prikazani su u nastavku u punoj verziji (s glavnim dijelom). Podaci ispunjavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.
Vrste poslovnih pisama
Najbolje je napisati poslovno pismo o bilo kojem konkretnom pitanju. Ako je potrebno riješiti nekoliko problema odjednom, preporučuje se sastaviti nekoliko različitih opcija.
Poslovna pisma mogu biti u svom sadržaju:
- Prateća. Takva su pisma obično potrebna za komunikaciju kamo poslati dokumente.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak popratnog pisma pomoći će onima koji trebaju sastaviti ovu vrstu dokumenta.)
- Jamstvo. Oni su napisani kako bi potvrdili bilo kakva obećanja ili uvjete. Može se zajamčiti, na primjer, plaćanje za rad, najam, vrijeme isporuke i još mnogo toga.
- Hvala. Počeli su se koristiti posebno često u posljednje vrijeme. Takva pisma pokazuju dobar ton za partnerske odnose. Mogu se izdati u redovnom obliku ili na obojenom papiru s lijepim otiskom.
(Kako napisati poslovno pismo? Uzorak zahvalnice sastavlja se u slobodnom obliku ovisno o zadacima koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju suštinu u najkraćem obliku. Takav uzorak, izrađen na obojenom papiru s ukrasom, može se objesiti na zid u sobi tvrtke na počasnom mjestu.)
- Informacije.
- Poučna.
- Pozdrav.
- Oglašavanje.
Postoje i pisma:
- Prijedlozi suradnje. U posljednje vrijeme, široko rasprostranjene organizacije koje se šalju organizacijama često su reklamne naravi, primjerice, ovaj model. Prilično je teško pisati komercijalna pisma, morate uzeti u obzir puno nijansi kako biste bili primijećeni, a još više zainteresirani. Ali ako se sastavi prema donjem uzorku, ima sve šanse za uspjeh.
- Pozivnice. Šalju se, nudeći ih za sudjelovanje u raznim događanjima. Obično se obraćaju vođi ili časniku, ali mogu se obratiti cijelom timu.
- Zahtjevi.
- Obavijest.
- Zahtjevi i mnogi drugi.
Kako napisati odgovor na pismo. primjer
Odgovor mora započeti ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Tada se daju rezultati njegovog razmatranja i odobrava ili se izražava motiv za odbijanje. Pismo poslovnog odgovora može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično ispunjava sljedeće principe:
- Prisutnost veze do prvog slova i njegovog sadržaja.
- Isti jezik znači.
- Usporedna količina i aspekti sadržaja.
- Pridržavanje određenog slijeda.
registracija
Osim korištenja poslovnih pisama, morate uzeti u obzir i druge sitnice u njihovom dizajnu. To su detalji, pravila kratica, pravopis adrese, naslov, duljina teksta, širina polja i još mnogo toga.
Uzorci poslovnog pisma pomažu u njegovom sastavljanju, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući obrascima, oni uče pravilno pisati pisma i štede puno vremena.
