Svatko od nas je barem nekoliko puta u životu napisao formalna pisma i bilješke. Gdje god se nalazili i što god radili, naša se poslovna korespondencija odvija na bilo kojem području, koja se mora voditi kako bismo pronašli neke točke, pojasnili informacije, postavili pitanje i tako dalje. Ako je ranije ovaj fenomen bio češći u papirnatim prijavama i u slanju pisama nadređenima (kao i poslovnim partnerima), danas se ova kategorija šire u našem okruženju.
Morate znati pravilno voditi poslovnu korespondenciju, čak i ako samo napravite narudžbu u nekoj internetskoj trgovini i želite komunicirati s njenim predstavnikom.
U ovom članku opisujemo neke glavne točke koje čine poslovnu komunikaciju. Obratit ćemo pozornost na to koje nijanse treba uzeti u obzir pri razmjeni pisama s našim partnerima; što se ne može zanemariti ako se ne želite sugovorniku pokazati nesposobnim i nepristojnim, a također se prisjetite pravila kojih se treba pridržavati u bilo kojoj situaciji.
Prema potrebi
Očito se poslovna korespondencija najčešće koristi u procesu rada. Ako radite u nekoj tvrtki, tada ćete se sigurno susresti s potrebom za dopisivanjem ove vrste prepiski. Budući da govorimo o poslovnim pitanjima, lako je razumjeti da stil pisanja treba biti prikladan - što formaliziraniji i službeniji.
Daljnji dojam zaposlenika tvrtke o tome gdje ste poslali pismo o vama i vašoj tvrtki ovisi o tome koliko ste dobro uspjeli uspostaviti poslovnu korespondenciju. Stoga procesu pisanja teksta i njegovom dizajnu treba pristupiti što odgovornije.
Prije svega, ako tražite poslovnu korespondenciju, preporučujemo da se upoznate s našim uputama. U njemu ćemo, kao što je već napomenuto, predstaviti neke teorijske točke kao i praktična pitanja. Na kraju članka pokušat ćemo dati nekoliko primjera zavoja koji su tipični za formalni stil pisanja. Na kraju, koristeći bazu iz ovog članka, možete samostalno stvoriti visokokvalitetne tekstove za daljnju komunikaciju s izvođačima.
Vrste prepiski
Odmah, raspravljajući o tome što je poslovna korespondencija, želio bih skrenuti pozornost na njezine vrste. Dakle, možete odabrati pismo zahtjeva i, prema tome, odgovorno pismo; pismo informativne prirode (najčešće se šalju klijentu); zahvalnica (u znak zahvalnosti za pruženu uslugu), obavijesno pismo, podsjetnik, upozorenje; pismo preporuke; garancija i propratno pismo. U stvari, to su samo najčešće korišteni tipovi koji čine istinsku i elektroničku poslovnu korespondenciju. Stoga ćemo se s njima češće susretati u praksi.
struktura
Logično je da bi za prikladniju organizaciju pisanja bilo kojeg pisma bilo korisno raditi s njegovom određenom strukturom ili planom. To će vam omogućiti da zadatak razbijete u manje faze, koje je puno lakše dovršiti. Na primjer, razmislite o liniji svog pisma na takav način da obuhvate teme koje trebate odrediti što je točnije. Na primjer, ako pišete pitanje o tome koja cijena određenog proizvoda ima, pokušajte ukratko navesti motiv: zašto pišete tvrtki (jer želite kupiti ili naručiti ovaj ili onaj proizvod); pojasnite glavni cilj (kako biste saznali koliko će vas koštati ako naručite 10 jedinica robe s određenim opcijama).Na kraju, navedite u kojem obliku želite dobiti obračun i pitajte ostvarujete li popust na takav obujam proizvodnje.
Naravno, ove su informacije već očigledne - samo morate logično analizirati ono što želite napisati. Osim toga, ne smijemo zaboraviti na dizajn i zahtjeve. O tome ćemo vam reći nešto kasnije.
Zahtjevi za pisanje
Dakle, pravila poslovne korespondencije kažu da bi sva pisma trebala biti, prvo, kratka. To je glavno pravilo koje će se čitati. Slažete se, svi ne volimo kada smo opterećeni velikom količinom informacija. Ako je ovo pismo poslovne naravi, ono ne bi trebalo biti veliko - u ovom slučaju ga se jednostavno može zanemariti. Ako ne možete odmah smanjiti podatke, učinite to nakon što napišete prvi nacrt svog pisma.
Drugo, vaš partner (dopisni sudionik) mora razumjeti o čemu se radi. Odnosno, pismo treba biti informativno i razumljivo. U nju je potrebno unijeti podatke koje želite prenijeti na takav način da izbjegavate dodatna pitanja i da ne gubite vrijeme na pojašnjenje detalja.
Treće, pismo treba biti što poštujuće prema partneru ili zaposleniku tvrtke koji će ga pročitati. Istina je - što više poštujete prema svom sugovorniku, veće su šanse da će on pravilno odgovoriti na vaš zahtjev i na kraju ćete postići željeni efekt.
Dopisništvo na engleskom jeziku
U nekim slučajevima pregovori bi trebali biti na engleskom (ili bilo kojem drugom nego ruskom) jeziku. To je normalno, pogotovo ako postoji odnos sa stranim kolegama. Važno je primijeniti da se pravila poslovnog dopisivanja primjenjuju na bilo koji jezik: samo se stilski zaokreti mogu razlikovati. Vaš zadatak je odabrati najprikladnije za situaciju u kojoj se nalazite vi i vaš partner (sugovornik).
Poslovna korespondencija na engleskom jeziku, naravno, zahtijeva znanje o njoj na dovoljno visokoj razini, pa ako se ne radi o vama, preporučujemo vam da kontaktirate profesionalne prevoditelje. Važno je da prijevod obavlja osoba koja posjeduje specijalizirani govor, koji je uključen u jezik poslovne korespondencije.
Primjer. ulaz
U svakom razgovoru je vrlo važno kako započeti. U tom pogledu poslovni etiket Dopisništvo se ne razlikuje od komunikacije uživo: prvo je pozdraviti sugovornika i nekako ga uvesti u razgovor. Pozdrav je možda standardno "Pozdrav", ali uvod bi trebao biti individualniji. Na primjer, možete naznačiti kratku svrhu svog pisma ("Kontaktiramo vas kako bismo razjasnili neke informacije o vašem proizvodu. Prije svega, zanima nas cijena modela A1). Druga opcija: "Kao nastavak našeg telefonskog razgovora o modelu A1, pišem vam s pitanjem o cijeni ovog proizvoda"). Možete i jednostavno opisati svoju situaciju: „Pišem vam iz razloga što je 2010. godine vaš partner kontaktirao našu tvrtku, nudeći vam da u vaše ime započnete suradnju na ovom području.“
Izjava o materijalu
Nadalje, nakon što ste napisali uvod u svom pismu, trebali biste pojasniti zašto pišete. Na primjer, nakon postavljanja pitanja o cijeni proizvoda, navedite što vas zanima. Možete ovo napisati: "Želimo naručiti N-ti broj jedinica proizvoda podložnih isporuci na adresu X." U slučaju nastavka telefonskog razgovora, možete navesti svoj zahtjev - zašto ste napisali osobi nakon što ste razgovarali s njim telefonom (recimo, da potvrdim svoju namjeru da dovršite transakciju): "Naime: nas zanima proizvod N, pod uvjetom da će biti dostavljen s opcijom X ". Ako uzmete u obzir treću verziju, također možete započeti razvijati temu vaše želje za suradnjom s tvrtkom.Opišite da je u vašem interesu i da će partner dobiti bilo kakvu konkretnu korist od interakcije s vama ako on pristane na to: "Bit će vam zanimljivo znati da se tijek naše tvrtke promijenio, nakon čega je postao još bliži interesima vašeg poslovanja."
ponuda
Svaka poslovna korespondencija (primjeri koje navodimo također nužno imaju ovo svojstvo) zahtijeva logičan slijed. Ako ste u početku pisali zašto pišete, onda biste trebali dalje razraditi i proširiti ovu ideju. Opširnije navedite što biste željeli od sugovornika - možda mu nacrtajte priliku da će pristati raditi s vama. Ovaj bi dio, po svemu sudeći, trebao biti vrhunac vašeg pisma, svojevrsni vrhunac. Ako ste u početku glatko pristupili onome što vas prije svega zanima, tada biste u ovom dijelu trebali "otkriti karte". Sva poslovna korespondencija (primjeri slova iznad nisu iznimka) trebala bi se graditi na tako glatkoj krivulji koja se uspinje. Tada će čitatelj vaših redaka shvatiti vaše raspoloženje, pa će mu biti ugodnije komunicirati s vama. Ne pravite strme skokove, ne prelazite s jedne teme na drugu.
Kao što primjeri pokazuju, ako trebate razgovarati o, primjerice, dva nepovezana pitanja, možete podijeliti u dijelove članka razdijelivši ih na odlomke. To je prikladno za čitatelja, koji će vizualno vidjeti trenutak u kojem prelazite s jednog pitanja na drugo; tako je i za vas, jer u ovom slučaju pišete kao da govorimo o dva različita slova.
Ako govorimo o našim primjerima, trebali biste napisati: "Pored toga, željeli bismo ponovno naručiti proizvode N, s kojima smo stupili u interakciju mjesec dana ranije." Ili: "Po cijeni prikladnoj za naše uvjete, željeli bismo uspostaviti stalnu suradnju s vama na ovom području, povećavajući kanal prodaje na X-Y tisuća jedinica." Na kraju, možete: "Ako vaše zanimanje za rad s nama i dalje vrijedi, obavijestite nas."
Svaki drugi uzorak poslovne korespondencije izgrađen je na ovom principu, tako da u tome nema ništa loše. Suprotno tome, često isticanje naslova pomaže u boljoj navigaciji jer uklanja "čvrst tekst", u njemu je vrsta "sidra" na koje se možete vizualno pričvrstiti.
Završni dio
Na kraju, pismo trebate završiti na isti način na koji ste ga i započeli. Ako pišete hvala, napišite da vam je drago surađivati s tvrtkom koju opisujete; ako se radi o komercijalnoj ponudi, trebali biste izraziti zahvalnost na pažnji na vaše pismo i nadati se daljnjoj interakciji s tom osobom. Morate shvatiti da način na koji dovršite pismo u velikoj mjeri određuje konačno mišljenje o vama i vašoj tvrtki. Sva poslovna korespondencija (primjeri pisama to neprestano dokazuju) temelji se na ljubaznosti - zato se uvijek sjetite zahvaliti sugovorniku, izraziti nadu, pohvaliti ga ili ostaviti preporuku. Trebali biste izabrati završetak teksta na način koji u potpunosti odgovara problemu opisanom u pismu.
Primjeri: "Nadamo se da ćemo vas zadržati kao našeg stalnog partnera uz nadu u stabilnu suradnju u našim budućim aktivnostima." Ili "Iskreno smo vam zahvalni na pažnji i nadamo se da ćemo s vama moći razvijati suradnju u budućnosti." Ili "Hvala na pažnji. Nadam se da ćemo uspjeti nastaviti osigurati vaše interese na N tržištu u budućnosti."
Etiketa i pismenost
Ni u kojem slučaju ne zaboravite na ljubaznost. Kao što je već spomenuto, važno je ako vas zanima poslovna korespondencija. Izrazi poput "drago mi je što surađujemo", "hvala vam na pažnji", "izvinjavam se na vašoj brizi", "bit će nam drago što vas vidimo", "nećete li nam praviti društvo" i druge. Posljednja dva se, usput, više odnose na pozivnice za korporativne proslave nego na poslovno pisanje.
Uvijek, kao znak poštovanja, dodajte izrazima "molim", "hvala", "ljubazno", i tako dalje, prema potrebi.
Jednako je važno u procesu pisanja poslovnih pisama i ljudska pismenost. Preciznije, ako u procesu kreiranja pisma napravite barem jednu elementarnu grešku, možemo reći da će sugovornik o vama oblikovati potpuno drugačije mišljenje od onoga što očekujete. Stoga pokušajte pisati što kompetentnije i provjerite sve nekoliko puta. Ako ne znate kako sami pronaći pogreške i ispraviti ih, koristite usluge korektora ili specijaliziranih servisa. Vrlo je jednostavan, ali omogućuje vam da budete sigurni u svoj tekst.
Vježba i obuka
Kao što je gore spomenuto u mreži, postoji mnogo primjera gotovih poslovnih pisama o bilo kojoj temi. Nismo ih umetnuli ovdje u cjelini jer, zapravo, u ovom članku jednostavno nema dovoljno prostora za smještaj tako velike količine podataka. U zamjenu smo odlučili jednostavno navesti neka osnovna pravila i principe, s kojima ste se imali priliku upoznati gore. Međutim, to je, naravno, daleko od svih koraka koje bi trebalo poduzeti na putu proučavanja poslovnog pisanja. U stvari, praktična uloga igra najznačajniju ulogu u ovom području.
Ako proučite, recimo, 5-10 primjera gotovih pisama, a također pročitate naš članak i izvučete neka pravila odavde, vrlo brzo ćete moći pisati pisma na način koji vam je potreban. Zapravo, to je dovoljno za stvaranje bilo kojeg pisma u okviru poslovne korespondencije.
Spremni primjeri
Budući da je već spomenuto, postoji ogroman broj gotovih primjera, studenti i stručnjaci novakinje primamljivo su da koriste tuđi, gotov know-how kako bi na temelju njega napravili vlastiti projekt. Želim reći da se to ne preporučuje u praksi, a na treningu - molim.
U procesu proučavanja onoga što piše drugim slovima lakše možete pregledavati ono što trebate pojasniti u svojoj prepisci. To je normalno, jer je ljudska priroda učiti izravno iz iskustva.
Istina, ako vam je zadan zadatak sastaviti cjelovito poslovno pismo, prvo pokušajte pregledati primjere i odabrati najprikladnije za vaš zadatak. Tada je trebate prilagoditi situaciji koju ste razvijali prema općem konceptu, ali je istovremeno i opet napisati kako biste uspostavili vlastiti stil prezentacije i pisanja. Na kraju krajeva, možda ćete uspjeti prenijeti informacije i učiniti komunikaciju produktivnijom i učinkovitijom.
Učite i vježbajte! A možete stvoriti vlastita poslovna pisma u prilično kratkom roku!
