Prilikom ulaska u posao novi zaposlenik poslodavcu pruža ogromnu količinu osobnih podataka. To se dijelom odnosi na potrebe proizvodnje. Bez obzira na prirodu danih podataka, moraju se pravilno čuvati i pravilno zaštititi. Ako se to ne dogodi i otkriju se osobni podaci zaposlenika, tada se nanosi značajna šteta zaposlenicima (i njihovo dostojanstvo i osobna sigurnost). Stoga je važno detaljnije razmotriti pojam "osobnih podataka". Što se odnosi na njih? Kako se trebaju čuvati? Koje su metode zaštite osobnih podataka? Tko regulira postupak njihovog skladištenja i obrade? Odgovori na ova i neka druga pitanja bit će navedeni izravno u ovom članku. Budite što pažljiviji.
Zakon o osobnim podacima
Različiti propisi daju različite definicije pojma "osobni podaci zaposlenika". Da bismo razumjeli što se točno misli, potrebno je povezati njihove različite stavove. Njihova zakonodavna osnova je zakon "O osobnim podacima" i niz normi sadržanih u Ustavu Ruske Federacije.
Dakle, što je s podacima koje prikupljaju zaposlenici poduzeća? Takvi zaposlenici postaju subjekti osobnih podataka. Ova vrsta podataka uključuje sljedeće podatke: puno ime, podaci o rođenju, bračni status, mjesto prebivališta, socijalni status, informacije o trenutnom dohotku, podaci o obrazovanju i tako dalje.
Ti se podaci odnose na vrstu informacija s ograničenim pristupom, jer je pravno potvrđeno da se nitko ne može miješati u njegov osobni život. To se odnosi i na osobne podatke.
Takve su informacije potrebne kako bi se učinkovito identificirao građanin. A ako govorimo o zaposleniku, tada osobni podaci pružaju informacije o njemu kao profesionalcu u određenom području aktivnosti. Stoga je logično da se samo osobni podaci odnose na osobne podatke zaposlenika, koji su povezani s njegovim profesionalnim potencijalom i specifičnostima obavljanja njegovih radnih zadataka.
Ustav Ruske Federacije jamči građanima povjerljivost njihovog osobnog života. I osobni podaci su izravno povezani s tim. To je određeno relevantnom uredbom predsjednika Ruske Federacije kojom se potvrđuje povjerljiva priroda ove vrste informacija i osigurava nedostatak pristupa javnosti tim podacima.
U isto vrijeme, Zakon o radu Ruske Federacije daje prilično usku definiciju koncepta koji se razmatra. Tvrdi da su osobni podaci zaposlenika podaci koji su potrebni njegovom menadžeru u vezi s obavljanjem njegovih neposrednih profesionalnih dužnosti i koji se odnose isključivo na određenog zaposlenika.
Obrada osobnih podataka
Zašto trebam obrađivati i pohranjivati osobne podatke? One su potrebne kako bi se pravilno provela radna aktivnost poduzeća.
Ciljevi njihove obrade su sljedeći:
- činjenica zaposlenja;
- osnova za napredovanje u karijeri;
- izvršavanje isplate plaće;
- praćenje provedbe rada.
Postoji nekoliko načina zaštite osobnih podataka. Radnici imaju svako pravo znati kako se njihovi osobni podaci pohranjuju i koriste. Odgovornost menadžera je da zaposlenike upoznaju s ovim podacima. Zaposlenici potvrđuju činjenicu obavijesti osobnim potpisom.
Vrste osobnih podataka
Kakve osobne podatke o zaposlenicima treba prikupljati određuje Zakon o radu, Ustav Ruske Federacije i niz saveznih zakona. Dakle, potrebne su dvije vrste dokumenata. Prvi su radovi koji se odnose na podnošenje ugovora o radu. Drugo je dokumentacija koju poslodavac traži ili sastavlja izravno.
Dakle, osobni se podaci klasificiraju prema sljedećim kriterijima:
Stupanj pristupa
- Javno dostupno. Dostupno širokom krugu ljudi.
- Povjerljivo. Dostupno samo onima koje je zaposlenik dopustio.
smjer
- Posebna. Osobni život, kriminalni dosje, vjerska uvjerenja, politička uvjerenja.
- Konvencionalna. Sve što se ne odnosi na posebne podatke.
sadržaj
- Biometrijska. Karakterizirati fiziologiju.
- Nije biometrijski. Podaci koji nisu biometrijski.
Vrste osobnih podataka
Na koje se vrste osobnih podataka dijele? Što se odnosi na njih?
Važno je razumjeti da se sve informacije koje se pohranjuju u poduzeću o određenom zaposleniku mogu promatrati s dva različita stajališta.
- Podaci o bračnom stanju i obitelji zaposlenika (njegovih pojedinih članova), naime: prisutnost uzdržavanih obitelji, prisustvo djece, njihova dob i broj, zdravstveno stanje.
- Podaci o konkretnom zaposleniku, naime: puno ime (putovnica), zanimanje, zdravstveno stanje, kao i bilo koje posebne okolnosti.
Čelnik poduzeća dužan je izraditi regulatorni akt od lokalnog značaja koji razmatra postupak kojim se određuje pohrana osobnih podataka. Može se predstaviti u različitim oblicima. Na primjer, to može biti Uredba o osobnim podacima.
Dakle, detaljnije ćemo raspravljati o jednoj od nijansi. Osobni podaci: što se odnosi na njih? Podaci sadržani u osobnim datotekama. Riječ je o sljedećem:
- podaci o putovnici (mjesto i godina rođenja itd.);
- kopija diplome;
- preslika dokumenata koji potvrđuju prisustvo posebnih vještina i znanja;
- preslika dokumenata državnog mirovinskog osiguranja;
- ostali dokumenti.
Dakle, ukratko, što znači pojam osobnih podataka? Što se odnosi na njih? Ovo su osobni podaci o zaposleniku koji su poslodavci potrebni kako bi se najučinkovitije iskoristio potencijal i vještine zaposlenika. Potonji, naravno, mora dati svoj pristanak na obradu osobnih podataka. Ako se poštuju sve formalnosti, podaci će ostati što je moguće sigurniji.
Odgovornost za otkrivanje
Važno je uzeti u obzir da 152 savezni zakon "O zaštiti osobnih podataka" predviđa samo administrativnu odgovornost poduzeća za otkrivanje osobnih podataka zaposlenika. To znači da ako organizacija ne može jamčiti zaposlenima apsolutnu zaštitu njihovih osobnih podataka, čeka ih samo novčana kazna. Štoviše, iznos novčane kazne za nepropisno pohranjivanje osobnih podataka apsolutno je smiješan. Općenito, kreću se od pet do deset tisuća rubalja. Naravno, to je slučaj kada su u pitanju samo pojedinačna plaćanja. U poduzećima u kojima postoje takvi problemi u pravilu su kršenja višestruka, što znači da se visina novčane kazne znatno povećava.
No, novčani su troškovi daleko od najvažnije posljedice činjenice da se upotreba osobnih podataka događa na pogrešan način. To uvelike utječe na ugled tvrtke. Na kraju krajeva, kad zaposlenici daju svoj pristanak na obradu osobnih podataka, očekuju da je njihova sigurnost zagarantirana. Ako se ispostavi drugačije, takvo osoblje odbija se baviti takvom tvrtkom.Tvrtka gubi mogućnost zapošljavanja profesionalaca.
Kako Roskomnadzor provjerava zaštitu osobnih podataka
U ovom slučaju nas zanima 152 savezni zakon "O zaštiti osobnih podataka". Upravo je on zakonodavni temelj za provedbu ove funkcije.
Roskomnadzor obično provjerava tri glavna područja sfere koja se razmatra:
- Mediji.
- Komunikacija.
- Zaštita osobnih podataka.
Uredba o osobnim podacima preporučuje da Roskomnadzor takve provjere provodi najmanje tri puta godišnje. Ovo se pravilo primjenjuje na planirane inspekcije. Neplanirani se proizvode po potrebi. Što bi mogao biti razlog za to? Na primjer, ako se već dugo provodi planirana revizija. Ili ako trebate biti sigurni da su prošli komentari uzeti u obzir i jesu li potrebne izmjene.
Pravila za pohranu osobnih podataka
Svaka tvrtka mora imati razvijena posebna pravila koja uređuju način na koji se osobni podaci zaposlenika pohranjuju i koriste. Postoji nekoliko mogućnosti kako se točno može opisati opisani dokument. To može biti ili zasebna odredba ili odjeljak uključen u lokalna interna pravila. Svaki zaposlenik ima pravo sudjelovati u razvoju i provedbi mjera zaštite osobnih podataka. Zbog toga svi zaposlenici moraju biti pažljivo upoznati s opisanim dokumentom.
Bit će potrebno sastaviti popis osobnih podataka i popis zaposlenika, kao i stvoriti predložak dokumenta. Moraju ga potpisati svi koji rade u poduzeću.
Fizička pohrana
Postoje razni načini pohrane podataka. Neki se nisu spremni prebaciti na elektroničke arhive, što znači da radije posluju na tradicionalan način (tj. Na papiru). Suština metode je pohranjivanje svih podataka o zaposlenicima, njegovih osobnih dokumenata i kopija u doslovnu mapu koja se zove osobna datoteka.
Koje su prednosti ove vrste osobnih evidencija? Među njima su sljedeći:
- lako je pronaći sve informacije, jer se nalaze na jednom mjestu;
- podaci se mogu lako sistematizirati;
- pretraživanje informacija traje u najkraćem mogućem vremenu.
Međutim, ova metoda ima neke nedostatke. Na primjer, sljedeće:
- dostupnost dodatnih resursa za pohranu, kao što su posebne prostorije, oprema, sefovi i slično;
- složenost postupka;
- Posebne vještine potrebne za papirnu dokumentaciju.
Ponekad odjeli za ljudske resurse radije pohranjuju informacije o jednom zaposleniku odvojeno (u različitim tematskim mapama). Dakle, svi ugovori o radu, upitnici i drugi dokumenti za sve zaposlene pohranjuju se odvojeno. Numerirani su za zgodnije pretraživanje. Ova metoda je manje radno intenzivna od opisane gore i ne zahtijeva nikakve posebne vještine od zaposlenika odjela za osoblje.
Ipak, on nije bez mane. Među njima su sljedeći:
- potrebna je velika količina vremena da bi se pronašli potrebni podaci o određenom zaposleniku;
- rizik od curenja povjerljivih podataka značajno se povećava.
Elektronička pohrana
U ovom slučaju odjeli za ljudske resurse radije koriste elektroničke baze podataka i razne informacijske sustave. To često osigurava sigurnost osobnih podataka.
Koje su prednosti ove vrste pohrane podataka? U nastavku će biti navedeni glavni:
- nema potrebe imati veliku arhivu;
- značajne uštede u prostoru;
- nema ograničenja roka trajanja;
- Prikladno je obrađivati osobne podatke i ne treba puno vremena;
- neovlašteni pristup podacima praktično je isključen;
- dodatni resursi nisu potrebni.
Postoje, naravno, i neki minusi. Na primjer, sljedeće:
- potrebu sigurnosne kopije cijele baze podataka;
- treba stručnjak koji će upravljati informacijskim sustavom;
- bit će potrebni troškovi za posebno dizajniranu opremu i softver;
- Zaposlenik koji obrađuje osobne podatke mora biti izuzetno kompetentan.
Koje se metode koriste za učinkovitu zaštitu osobnih podataka zaposlenika?
- Prostorije u kojima se obrađuju osobni podaci učinite potpuno zatvorenima za ostale zaposlenike.
- Zaposlenici moraju dobiti posebno dopuštenje za primanje bilo kakvih podataka.
- Pohrana podataka treba biti jasno organizirana.
S obzirom na prisutnost i nedostataka i prednosti svake od metoda, u pravilu ih poslodavci kombiniraju. Nije važno koja se metoda pohranjivanja podataka koristi, poslodavac, na ovaj ili onaj način, mora dobiti suglasnost zaposlenika za obradu njegovih osobnih podataka.
zaključak
Osobni podaci - povjerljivi podaci koje poslodavac može prikupiti radi utvrđivanja identiteta zaposlenika, kao i utvrđivanja razine kvalifikacije zaposlenika i njegovog profesionalnog potencijala. Postoji nekoliko načina za pohranu i obradu osobnih podataka (mogu se snimiti na papiru ili u elektroničkim medijima, ovisno o sklonostima osoblja za osoblje i mogućnostima poduzeća). Zaštita osobnih podataka trebao bi biti prvi prioritet nadležnog odjela, jer je to pravo zaposlenika, koje mu je zajamčeno Ustavom Ruske Federacije. Važno je dobro poznavati svoja prava kako biste se mogli zaštititi u kontroverznoj situaciji.