Putne knjižice predstavljene su primarnom računovodstvenom dokumentacijom koju mora sastaviti svaki poduzetnik ili rukovoditelj poduzeća ako su aktivnosti tvrtke povezane s uporabom automobila. Ako je tvrtka vlasnik automobila, onda su teretnice koje potvrđuju mogućnost korištenja vozila u procesu poslovanja. Ako automobil pripada zaposleniku, onda vam listovi omogućuju određivanje optimalnog iznosa naknade za korištenje automobila u službene svrhe. Ispunjavanje putnog lista važan je postupak jer se tijekom postupka ne mogu učiniti ozbiljne pogreške. Proces provode službenici tvrtke.
Koncept i potreba za tokove
Oni su primarni dokumenti koji potvrđuju uporabu stroja za tvrtku. Sadrže važne podatke o izravnom vozilu, vozaču i tvrtki. Te dokumente mogu provjeriti inspekcija rada, porezni inspektori ili prometna policija, tako da dužnosnici tvrtki moraju uzeti u obzir pravila za popunjavanje putnih listića. Oni će pomoći u izbjegavanju različitih kršenja i pogrešaka.
Ako inspektori pronađu bilo kakve netočne podatke i pogreške, to će postati osnova za izricanje velikih novčanih kazni.
Zašto se koristi?
Popunjavanje putnih računa obavlja svaka organizacija, što je na ovaj ili onaj način povezano s potrebom korištenja vozila. Pomoću ovog dokumenta možete postići nekoliko ciljeva odjednom, a koji uključuju:
- kretanje automobila prati se tijekom radnog dana;
- na temelju ovog dokumenta izračunava se plaća vozača;
- fiksni iznos novca koji se troši na gorivo i maziva;
- amortizacija se pravilno izračunava na korištenoj imovini;
- ukupni troškovi za automobil se uzimaju u obzir.
Uz to, vozaču je potrebna teretnica za predočenje policijskom službeniku prometne policije jer upravo on potvrđuje zakonitost prevoza robe ili putnika. On djeluje kao dokaz da je vozilo u optimalnom stanju, a da je određeni građanin službeni vozač. Ako se tijekom pregleda utvrde pogreške u dokumentu ili se uopće otkrije nedostatak tovarne liste, tada će vozač odgovarati prema čl. 12.13 Administrativni zakonik.
Značajke dokumenta
Ispunjavanje putnog računa smatra se prilično jednostavnim postupkom. Svaka tvrtka samostalno odabire hoće li koristiti jedinstveni obrazac ili će se razviti jedinstveni oblik ovog dokumenta, koji je sadržan u internoj regulatornoj dokumentaciji organizacije.
Ako se tvrtka specijalizirala za prijevoz ljudi ili robe, tada se postupak računovodstva automobila mora provoditi samo na posebno odobrenom obrascu. Tko bi trebao izdati upute vozačima? Postupak provodi isključivo poslodavac koji ovaj dokument priprema i ispunjava. Obično direktor tvrtke izdaje nalog kojim imenuje odgovornu osobu. Upravo je taj zaposlenik tvrtke uključen u kreiranje, punjenje i prenošenje letaka vozačima.
Značajke popunjavanja dokumenta uključuju:
- list se ispisuje isključivo prilikom korištenja automobila u poslovne svrhe;
- nije važno iz kojeg razloga vlasnik tvrtke koristi određeno vozilo, tako da automobil može biti u vlasništvu tvrtke na temelju vlasništva ili dati u zakup;
- maksimalno razdoblje valjanosti dokumenta je 30 dana;
- dopušteno je to napisati za jedan dan ili čak za jedno putovanje.
Prema novim pravilima koja su na snazi u 2018. godini, dopušteno je produljenje važnosti lista.
Vrste dokumenata
Pravila za popunjavanje putnih računa mogu se malo razlikovati ovisno o raznolikosti ovog dokumenta. Svaka vrsta vozila koristi svoju vrstu letaka. Stoga postoje teretnice za sljedeća vozila:
- kamioni;
- osobna vozila;
- poseban prijevoz;
- taksi, koji može biti automobil ili kamion;
- autobusi koji mogu biti namijenjeni za javni putnički promet ili druge svrhe.
Za svako vozilo koristi se odgovarajući obrazac. Ako se organizacija samostalno bavi razvojem dokumentacije, tada se odabrani obrazac fiksira u posebnom časopisu.
Nijanse punjenja
Postupak popunjavanja putnih računa određuje se pojedinačno u svakoj tvrtki. Najčešće se za to koriste sljedeća pravila i značajke:
- dispečer se imenuje naredbom voditelja tvrtke koja sastavlja putne listove za svaki automobil koji zaposlenici koriste u obavljanju radnih obveza;
- ako je tvrtka mala, tada dokumentaciju često popunjava izravni vozač automobila, ali oni unose podatke samo u jednom dijelu obrasca, koji se odnosi na prijeđenu kilometražu automobila, pri čemu se uzimaju u obzir pokazatelji brojača kilometara;
- dopušteno je unos podataka za korištenje posebnog programa s kojim su sakriveni dodatni dijelovi dokumenta;
- Prije slanja automobila na let, odgovorni zaposlenik tvrtke mora se uvjeriti da je vozilo u optimalnom stanju;
- prije leta čak vozači moraju proći medicinski pregled kojim se potvrđuje da građani mogu voziti.
Nakon leta list se vraća natrag dispečeru. Čim dokument istekne, on se prenosi na pohranu u arhivu tvrtke na 5 godina. Za pogreške i kršenje odgovornosti vode čelnici organizacije.
Primjer ispunjavanja putnog računa možete pronaći u nastavku.
Koje su informacije uključene?
Punjenje putnog računa automobila ili kamiona treba obaviti ovlašteni zaposlenik tvrtke. Prvo mora razumjeti pravila ovog postupka. Obvezni detalji prilikom popunjavanja putnog računa predstavljeni su sa sljedećim podacima:
- naziv dokumenta;
- njegov broj;
- rok valjanosti;
- podatke o vlasniku automobila;
- vrsta i marka stroja;
- registarski brojevi automobila;
- pokazatelji brojača kilometara i uklanjaju se kada automobil napusti poduzeće, kao i prilikom slanja vozila u garažu;
- točno vrijeme polaska i dolaska;
- podaci o odgovornom zaposleniku tvrtke, koji stavlja automobil u red i sastavlja putne račune;
- informacije o vozaču;
- vrijeme i datum prolaska liječničkog pregleda vozača;
- podatke o liječniku koji obavlja pregled;
- oznaku vremena i datuma tehničkog pregleda automobila, a postupak se može izvesti izravno u organizaciji, ako postoji potrebna oprema i relevantni stručnjaci;
- podatke o mehaničarima koji su obavili pregled.
Dopušteno je unos drugih podataka u dokument. To je moguće ako organizacija koristi vlastiti terenski račun.
Koji podaci nisu obvezni?
Postupak popunjavanja putnog računa može se malo razlikovati od tvrtke do tvrtke. Sljedeće točke uzimaju se u obzir:
- Ne zahtijeva prisutnost na tiskarskom listu tvrtke s podacima;
- posebno pozornost treba posvetiti proučavanju tehničkog stanja automobila;
- zakonom je ukinuta jedinstvena forma ovog dokumenta;
- u tekstu nije potrebno navesti rutu, jer su potrebni samo podaci koje je predstavio odometar.
U praksi, prometna policija ili zaposlenici drugih inspekcijskih tijela često vjeruju da je nedostatak podataka o ruti ozbiljan prekršaj, pa vozači i vlasnici tvrtki snose odgovornost. U ovom slučaju morate ići na sud kako biste osporili velike novčane kazne. Da biste izbjegli takve neugodne situacije, preporučuje se da u tekst dokumenta zapišete koja je krajnja točka rute.
Nijanse korištenja dokumenta
Punjenje tovarnog lista kamiona ili drugog prijevoza obvezan je postupak za svaku tvrtku koja koristi različite strojeve za radne aktivnosti. Korištenje ovog dokumenta ima sljedeće značajke:
- Obrazac 4-C primjenjuje se ako se za izračunavanje vozačkih plaća koriste pojedini pokazatelji;
- ako se koriste plaće temeljene na vremenu, izrađuje se tovarna tablica u obliku 4-P;
- pored ovog dokumenta vozači moraju imati prateću dokumentaciju koja se osigurava teretom za prevozenu robu;
- dokument piše isključivo odgovorna osoba koja radi u određenoj smjeni;
- na dokumentu trebaju biti označeni mehaničar koji provjerava tehničko stanje stroja, medicinski radnik koji obavlja medicinski pregled, dispečer koji šalje automobil na let, a također i neposredni vozač.
Svaki bi teret trebao biti dostupan u svakoj tvrtki u optimalnoj količini.
Period zadržavanja dokumenata
Tvrtke moraju putopise čuvati najmanje 5 godina, što je propisano naredbom Ministarstva prometa br. 152 i saveznim zakonom br. 402.
Ako se tijekom popunjavanja tovarnice naprave ozbiljne pogreške ili kršenja, dokument je nevažeći, pa se ne može koristiti u bilo koju svrhu. Odgovornost za takve pogreške snose službenici koji ispunjavaju dokumentaciju, kao i izravni menadžer tvrtke.
Kako razviti vlastiti oblik?
Ne koriste se sve tvrtke koje koriste jedinstvene obrasce, pa više vole razvijati vlastite obrasce dokumenta. Za to je dopušteno koristiti bilo koju strukturu, kao i uključiti različite točke u dokument.
Ali prilikom formiranja novog obrasca uzima se u obzir da u tekst trebaju biti obavezni detalji. Bez njih se teret lako prepoznaje kao nevažeći, pa ga neće biti moguće koristiti u bilo koju svrhu.
Nakon izrade obrasca, potrebno je njegov uzorak predati Federalnoj poreznoj službi na mjestu registracije. U tom je slučaju moguće izbjeći u budućnosti probleme s dodjeljivanjem troškova na putnim računima troškovima tvrtke.
Odgovornost za nepostojanje dokumenta
Ako se vozač kreće cestama bez potrebnog skupa dokumenata, koji uključuju tovarne listiće, to je značajna povreda. Prometna policija je dovedena do administrativne odgovornosti, pa će morati platiti kaznu od 500 rubalja.
Pravne osobe s takvim kršenjima platit će kaznu u iznosu od 100 tisuća rubalja. Iste kazne vrijede za tvrtke koje prevoze ljude ili robu električnim prijevozom.
Ostale značajke
Pri popunjavanju tovarnog računa autobusa ili drugog prijevoza uzimaju se u obzir i ostale nijanse:
- nije potrebno sastaviti teretnu tablicu ako se koristi unajmljeni automobil, ali uz njegovu pomoć moguće je uzeti u obzir troškove goriva i maziva u troškovima tvrtke;
- za jedno putovanje sastavlja se jedna letka, ali njezino razdoblje važenja može varirati od 1 do 30 dana;
- nije dopušteno djelomično ispuniti dokumentaciju, u protivnom takav dokument će biti proglašen nevažećim.
Odgovorna osoba imenovana za dispečera prvo mora proći posebne tečajeve koji mu omogućuju razumijevanje pravila sastavljanja osnovne dokumentacije koju mora imati svaki vozač tvrtke. Uz to, vozač mora imati potvrdu o liječničkom pregledu prije leta.
zaključak
Putne naloge važni su dokumenti u bilo kojoj tvrtki koja je specijalizirana za prijevoz robe ili ljudi. Sastavljaju ih posebni zaposlenici poduzeća imenovani na radno mjesto izdavanjem naloga od strane uprave organizacije.
Svaka tvrtka može razviti vlastiti oblik dokumentacije, ali na obrascu moraju biti prisutni neki obavezni detalji. Ako se otkriju pogreške ili kršenja, list će se smatrati nevaljanim ili ništavnim.