Otprilike popis podataka koji čine poslovnu tajnu

Područje informacija poduzeća može se podijeliti u tri velike skupine: tehnički podaci, operativni, komercijalni. Svi su oni potrebni za pravilno i potpuno funkcioniranje. Određene informacije dostupne su svima, a druge su klasificirane i predstavljaju poslovnu tajnu.

Koji podaci postoje?

Komercijalni su oni koji se odnose na proizvode koje proizvodi tvrtka, kao i ideje o količinama. Ovo uključuje podatke o ugovornim stranama s kojima se zaključuju transakcije, cijene po kojima se roba daje kupcu. Konačno, komercijalne informacije su koncept troškova proizvodnje, skladištenja, prodaje proizvoda.

Tehničke informacije omogućuju vam da saznate sve o proizvodu, o tome kako je stvoren. Iz tih podataka proizlazi koji su materijali i komponente potrebni za proizvodnju proizvoda, strojeva i opreme, tehnologija i alata koji se koriste u procesu rada. Ona odgovara na pitanje koji je redoslijed proizvodnje kvalitetnog proizvoda.

Konačno, operativni podaci su oni koji reguliraju rad osoblja, odnosno daju ideju zadataka, a koriste se i u kontroli zaposlenika. Operativne informacije otkrivaju kako je proizvodni proces reguliran u poduzeću, kako se mogu prilagoditi komercijalne i upravljačke mjere. Prednost takvih podataka je mogućnost povezivanja svih procesa u jedan kompleks koji omogućava stvaranje visokokvalitetnog proizvoda u dovoljnim količinama uz minimalne troškove.

Kad su podaci bogatstvo

Zašto je tvrtki potrebna uredba o popisu podataka koji čine poslovnu tajnu? Odakle dolaze podaci koje treba razvrstati? Zašto sakriti podatke?

Morate shvatiti da informacije mogu imati određenu poduzetničku vrijednost. Otkrivanje takvih podataka može dovesti do nesigurnosti tvrtke s ekonomskog stanovišta. Na temelju toga postoje tri velike grupe informacija vezanih uz rad bilo koje moderne tvrtke:

• otvoren za upotrebu u širokim krugovima;
• ograničena, dostupna organima čija su prava propisana zakonom (na primjer, istražitelji, tužitelji, porezni inspektori);
• dostupno samo unutar tvrtke većem broju zaposlenika, a ponekad samo upravljačkom timu.

I druga i treća skupina podaci su koji se nalaze na popisu podataka koji čine poslovnu tajnu poduzeća. To znači da imaju određenu razinu povjerljivosti (određuje se pojedinačno), a postoje stroga ograničenja distribucije. Njihovo kršenje može dovesti do prilično ozbiljnih posljedica.

Zakon i red

Da bi neke informacije postale povjerljive, u tvrtku morate unijeti odgovarajući dokument - popis podataka koji čine poslovnu tajnu. Odredite što treba uključiti u njega na temelju karakteristika rada određene organizacije. Dokumentiranje ovog koraka je vrlo važan korak. Ako u budućnosti netko objavi tajne podatke, možete ići na sud i dokazati kršenje interesa samo ako unutarnji tok dokumenata tvrtke sadrži odgovarajuću odredbu i naredbu o njihovom stupanju na snagu.

Tko određuje popis podataka koji čine poslovnu tajnu? Izradu popisa zajednički obavljaju viši menadžment, šefovi odjela i osoba odgovorna za tijek rada, ali odobrenje je prednost generalnog direktora. Popis treba imati detalje prema pravilima tijeka rada, pohranjene na opipljivom mediju. Važno je da je u općem sustavu dokumentacije njegovih detalja bilo dovoljno za brzo pretraživanje i identifikaciju.Podaci navedeni na takvom popisu trebaju biti dovoljni da daju ideju o tome što treba čuvati u tajnosti, ali ne i otkriti ništa suvišno.

Sigurnost - sigurnost

Popis podataka koji čine poslovnu tajnu (medicinski centar, proizvodni kompleks, odvjetnički ured - nije važno na kojem području tvrtka djeluje, učinak zakona jednak je za sve) potreban je s razlogom. Ako se u nju unesu podaci, njegova se tajnost osigurava zakonima naše države. Razlikuju se sljedeće skupine tajni zaštićenih zakonskim standardima:

• bankarstvo;
• komercijalna;
• vlada;
• vojska;
• služba.

Komercijalni je izraz izjednačen s poslovnom tajnom.

A ako je jednostavnije?

Ako spojite sve što je gore spomenuto, možete doći do sljedećeg zaključka: komercijalna tajna podrazumijeva takvo neotuđivo pravo bilo koje tvrtke koja dopušta da se neki podaci iznutra nazivaju tajnima i zaštite ih. Štoviše, podaci neće biti tajna na državnoj razini. Misterija je povezana s aktivnostima tvrtke, s njezinim odlukama menadžmenta, tehnološkim razvojem, novčanim aspektima. Ključni pokazatelj klasificiranja određenih podataka kao poslovne tajne je šteta na ekonomskom položaju organizacije u slučaju objavljivanja podataka.

Kao tajne mogu se klasificirati ne samo podaci koji su već vrijedni s komercijalnog stajališta, već i svi podaci koji bi ih mogli postati. Popis podataka koji čine poslovnu tajnu sadrži sve one vrste podataka koji ne bi smjeli potpasti trećim stranama kako tvrtka ne bi pretrpjela gubitke. Zakonski ne može se dobiti pristup takvim informacijama, ali poduzeće mora poduzeti zaštitne mjere.

Moguće je i nemoguće

Popis podataka koji čine poslovnu tajnu poduzeća određuje koji se podaci mogu otkriti trećim osobama i koji će se morati čuvati tajnom. Ali vrijedi shvatiti: kakve se informacije ne mogu uključiti u njih. Rusija je 1991. godine usvojila rezoluciju pod brojem 35. U njoj su navedene sve one kategorije informacija koje se ne mogu sakriti.

Dakle, ne možete sakriti:

• sastavna dokumentacija;
• podaci iz kojih proizlazi da poduzeće ima pravo na rad;
• informacije o obrascima za izvješćivanje koji omogućavaju provjeru jesu li porezi i druga plaćanja ispravno regulirani, kako je regulirano važećim zakonom;
• broj zaposlenih u poduzeću, razina plaća, uvjeti proizvodnje, slobodna radna mjesta;
• informacije koje odražavaju poštivanje pravila o obveznim doprinosima, uplatama kao i zakona koji uređuju zaštitu okoliša, zaštitu rada;
• podaci koji se odnose na antitrustovske zakone;
• podaci koji potvrđuju da je tvrtka prodavala robu koja šteti zdravlju građana;
• podaci koji potvrđuju da službenici također sudjeluju u dioničkim društvima, zadrugama i drugim poduzećima.

Je li to za sve?

Dakle, stvarajući popis podataka koji čine komercijalnu tajnu organizacije, sve je gore nemoguće uključiti u nju - zakon kaže da. Istovremeno, za sve zaredom, te podatke također nije potrebno otkrivati. Podaci ne spadaju u kategoriju otvorenog pristupa.

Najlakši način za to objasniti je primjerom. Dakle, informacije o tome koliko su visoke plaće i u kakvom su državnom financijskom izvještavanju dostupne su samo specijaliziranim državnim tijelima. Vlasti šalju tvrtki zahtjev za otkrivanjem tih podataka, a gospodarstvenik otvara samo ono što je od njega zatraženo, na način propisan zakonom.

Neke pravne osobe imaju pravo zatražiti pristup određenim podacima s gornjeg popisa. Njihov popis može se naći u zakonima zemlje.Klijenti mogu zahtijevati da dostave osnivačku tvrtku, kao i razne potvrde i licence kojima se potvrđuje da tvrtka posluje legalno i ima potrebnu razinu kvalifikacije u svom području.

Zaštita informacija je teška

Zašto je tako teško sastaviti popis informacija koje predstavljaju poslovnu tajnu organizacije? To čak nije i pitanje zakonskih ograničenja. S jedne strane, klijenta može privući pružanjem sveobuhvatnih podataka o njegovim prednostima. Što više informacija ima potencijalni kupac, što je cjelovitije razumjelo tvrtku, veća je vjerojatnost donošenja odluke u korist ove određene organizacije.

S druge strane, konkurenti ne bi trebali dobiti previše podataka o tvrtki da bi uvijek bili korak iza. Već samo malo pomalo dovodi do curenja što, usprkos žestokoj konkurenciji na suvremenom tržištu, može dovesti do trenutnog gubitka dominantnog položaja.

Primjer popisa podataka koji čine poslovnu tajnu

1. Uvjeti postojećih ugovora.
2. Procesi koji se koriste u proizvodnji.
3. Planovi, izgledi, predloženi koraci za razvoj tvrtke.
4. Standardi poslovnih procesa.
5. Podaci koji se odnose na pregovore s određenim osobama (investitori, kupci, partneri).
6. Ideje, istraživanje, know-how.
7. Financiranje (unutarnje, vanjsko).
8. Rizici, porezno planiranje.

Popis podataka koji čine poslovnu tajnu u svakoj tvrtki sastavlja se pojedinačno. Istodobno se uzimaju u obzir specifičnosti područja aktivnosti i značajke radnih procesa. Je li moguće uvesti u tvrtku popis podataka koji čine poslovnu tajnu, čiji je uzorak uzet sa svjetske mreže? Napominjemo: na Internetu se svi takvi transferi daju općenito, tako da trebate pažljivo proučiti opciju koja vam se sviđa kako bi se uskladilo sa specifičnostima rada vaše tvrtke. Iako, naravno, kao "kostur" prilikom stvaranja popisa podataka koji čine poslovnu tajnu, uzorak nam dobro dolazi.

Poslovna tajna: više

Prije svega, potrebno je detaljnije razmotriti značajke strateškog razvoja tvrtke. Klasificirani podaci povezani s tim ključ su uspješnog razvoja tvrtke koju konkurenti ne mogu prestići. Popis podataka koji čine poslovnu tajnu u ovom području:

• know-how, inovacije u proizvodnji, tajne tehnologije;
• razvojni planovi, programi, planiranje informacija koje odražavaju informacije;
• ulaganja, metode privlačenja ulaganja;
• poslovni procesi, pravila u skladu s kojima su uspostavljeni, tehnologije upravljanja poduzećem;
• značajke postavljanja i funkcioniranja upravljačkog aparata organizacije;
• informacije koje odražavaju specifičnosti sigurnosti tvrtke.

Što je s novcem?

U ovom je području okvirni popis podataka koji čine poslovnu tajnu sljedeći:

• ugovori, ugovori koje je tvrtka sklopila, njihovi uvjeti, sadržaj;
• struktura cijena proizvoda, trošak proizvedene robe, isporučenih usluga;
• proračun, značajke njegovog formiranja;
• informacije koje odražavaju prihod poduzeća, profitabilnost poduzeća i koliki je volumen prodanih proizvoda;
• vrijednost potražnje, ponude;
• podaci o imovini tvrtke, uključujući veličinu, sastav, zalihe, mogućnosti plaćanja;
• promet robe i novca u tvrtki;
• informacije koje prikazuju gotovinu, bankarske operacije, ulaganja, stanja na računima, zajmove, obveze;
• rezultati marketinškog istraživanja;
• podaci o plaćama zaposlenika, uključujući nagrade, isplate u naturi, bonuse.

Osobni podaci

Popis podataka koji čine poslovnu tajnu iz područja strukture tvrtke i osobnih podataka:

• ugovori zaključeni u ime poduzeća sa zaposlenicima;
• adrese, bračni status zaposlenika, brojevi telefona;
• informacije koje odražavaju planirane promjene u osoblju tvrtke.

Odnos s drugima

Trgovačka tajna uključuje skrivanje od vanjskih podataka o tome s kime bi kompanije trebale raditi, koji su koraci poduzeti u tom smjeru, jesu li pregovori u tijeku i u kojoj su fazi. Osim toga, klasificirani su podaci koji odražavaju narudžbe, ponude koje je tvrtka zaprimila i koje je tvrtka uzela na posao.

Pored izravno nabrojanih podataka, neizravne tajne povezane s njima također su klasificirane kao poslovne tajne. Na primjer, kada se analizira klasificirani podatak, dobiveni proizvod su podaci koji su također nedopustivi za objavljivanje.

Što još skrivamo?

Pored navedenog, na popis usvojenih od strane tvrtke možete dodati i podatke o vrstama korištene opreme i značajkama njezinog plasmana. Možete klasificirati informacije o odlukama vezanim za različita pitanja funkcioniranja organizacije - od upravljačkih do znanstvenih.

Možete dati status podataka o tajni podataka o poslovnim sastancima koji se održavaju u tvrtki, ili, bolje rečeno, temama o kojima se raspravlja u njihovom okviru. U ovom slučaju neće biti moguće objaviti i ciljeve sastanaka i načine njihova organiziranja, kao i rezultate događaja.

Ako tvrtka sudjeluje na aukcijama, natječajima, ima pravo razvrstati podatke o njoj. Planovi poduzeća u vezi s aukcijama, mjere pripreme za događaj nisu predmet objavljivanja. Također možete proglasiti zatvorene rezultate licitiranja.

Na prvom mjestu je tehnologija

U praksi se najčešće tajni podaci u tvrtki dodjeljuju podacima povezanim s financijama organizacije i njezinim postignućima u području znanosti i tehnologije. To ne iznenađuje, jer su inovativne tehnologije u mnogočemu ono što jamči opstanak na tržištu u bliskoj budućnosti.

Možete sakriti podatke o tome koja se vrsta znanstvenih istraživanja provodi, što se planira, koji su zadaci postavljeni znanstvenicima i koji programi koriste u svom radu. Ne otkrivajte glavne ideje tvrtke u ovom području.

Možete proglasiti povjerljivim karakteristike proizvoda, parametre procesa tijekom kojih su proizvedeni. U ovom slučaju, treće strane neće imati pristup proizvedenoj količini i veličini robe, od kojih komponenti su izrađene i pod kojim uvjetima. Ako je tijekom rada bilo moguće otkriti prethodno nepoznate obrasce, oni se također mogu klasificirati bez obzira na oblik izražavanja: analitika, grafika.

I konačno

Na kraju, valja spomenuti i sigurnosne aspekte. Naravno, svaka tvrtka treba zaštititi tajne povezane s proizvodnim procesom i inovacijama, izgledima i planovima, ali samo jedan zakon, kao što znate, neće spasiti od konkurencije. Vrijedi pribjeći najnovijim i najučinkovitijim mjerama sigurnosti. I kako je točno privatna stvar poduzetnika, šefa tvrtke. Otkriti značajke sigurnosnog sustava kreiranog za vašu tvrtku rizično je.

Po zakonu možete nazvati povjerljive podatke o tome kako je organizacija organizirana u tvrtki, kako funkcionira kontrola pristupa i kakav je alarm instaliran. Ako postoji neki postupak zaštite poslovne tajne, također ga treba zaštititi od neovlaštenih osoba i izdati ga kao povjerljiv. Konačno, ako tvrtka ima pristup tajnim podacima partnera, također ih treba zaštititi od otkrivanja.