Praktična primjena informacija osnova je za objedinjavanje svih oblika prezentacije i formalizacije izvornih podataka radi njihove fiksacije, prijenosa i točne percepcije od strane primatelja.
Kad se informacije iznose dokumentom, one su specifične, to su u području općeprihvaćenih i unificiranih normi, zakonskih odredbi i zahtjeva društvenog ili proizvodnog procesa. To su uvijek precizne formulacije i određeni oblik izražavanja značenja kako bi se postigao jasno definiran cilj.
Stvaranje i sadržaj dokumenta
Objedinjeni dokumentacijski sustavi ne igraju nikakvu ulogu, tako je uobičajeno svakodnevno izrađivati dokumente na vlastitu inicijativu i znanje ili ih ispunjavati u skladu s određenim pravilima.
Život je sam po sebi vrtlog informacija, ali u svakom je trenutku ljudska priroda da nešto sastavi i jasno nešto popravi. Prema nepisanom običaju, objedinjeni dokumentacijski sustavi formiraju se u glavama svake osobe u školi, ako ne i ranije. Ali u početnoj fazi svog razvoja osoba im ne pridaje bitnu vrijednost koju zaslužuju.
Dokument može biti dvije temeljno različite vrste:
- oblik;
- struktura i sadržaj.
Prazno su formalni obrasci u kojima se bilježe strogo definirane informacije. Dokumenti ove vrste se stalno obrađuju (vrtić, škola, poliklinika, posao, putovnica, ...).
Pravi dokumenti uzimaju u obzir postojeće zahtjeve za njihov dizajn. U suprotnom, primatelj će pogrešno shvatiti, a željeni rezultat neće se dobiti.
Svaki dokument treba biti izveden u obliku, imati jasnu strukturu i očekivani sadržaj, izražen određenim stilom.
Formalno se dokumenti mogu nazivati umjetničkim djelima, člancima, diplomama, disertacijama, knjigama i drugim pisanim i grafičkim djelima, ali to je mnogo zamućenije po strukturi i sadržaju rezultat pretvaranja podataka u strogi oblik za percepciju određenog kruga potrošača (primatelja).
Bit sustava ujedinjenja
Podaci su opsežni, ali čak i ako ne uzmete u obzir vanjske izvore, tada je svaka državna struktura, poduzeće, pojedinačni poduzetnik i obična osoba u uvjetima (zahtjeva) odabira određenog standarda iz okolne raznolikosti jedinstvenih normi.
Postojeći jedinstveni državni dokumentacijski sustavi u gotovo svim slučajevima su savjetodavnog karaktera. Posebno u skladu s važećim propisima.
- Datum dokumenta sastavljen je arapskim brojevima u redoslijedu: dan u mjesecu, mjesecu, godini.
- Dan u mjesecu i mjesecu - dva para arapskih brojeva, kroz točku; godina - četiri znamenke (4. prosinca 2017 = 4. prosinca 2017. prema GOST R 6.30-2003).
- Istodobno, ovaj GOST omogućuje usmeno navođenje imena mjeseca.
- Isti GOST "dopušta" obrnuti redoslijed: godina, mjesec i dan.
Znatan dio dokumenata "služi" upravljačkoj sferi. Radne se situacije ponavljaju, poduzete su radnje slične, ali uvijek ima značajki. GOST R 6.30-2003 uvelike pojednostavljuje izradu dokumenata, a ne samo za upravljačku sferu.
Prema zajedničkom mišljenju, objedinjavanje je smanjenje broja i raznolikosti dokumenata, dizajnerskih zahtjeva, logike sadržaja i strukture. Ujedinjenje također uključuje procese stvaranja, obrade i izvršenja dokumenata.Veličina medija važna je ako se radi o papirnatom dokumentu ili formatu podataka ako je elektronički dokument.
Područja tijeka rada i semantika dokumenata
Upravljanje organizacijama važno je, ali ne i jedino područje na koje su izravno povezani jedinstveni dokumentacijski sustavi. Računovodstveni odjel bilo kojeg poduzeća koristi ne samo prazne obrasce, uključujući stroge izvještaje, već i širok raspon „besplatnih“ nacrta dokumenata u skladu s usvojenim zakonodavnim i lokalnim standardima, odredbama GOST-a.
Prema All-Russian klasifikatoru djeluje nekoliko tematskih sustava:
- bankarski sektor;
- financijsko, računovodstveno i izvještajno područje proračunskih institucija i organizacija;
- izvještajna i statistička sfera;
- sustav dokumentacije o radu;
- vanjskotrgovinska sfera itd.
Objedinjeni dokumentacijski sustavi Ruske Federacije o temama pokrivaju cjelokupnu društveno-ekonomsku infrastrukturu zemlje. Oni mogu imati specifičnosti po regijama, industrijama, područjima stručnosti tvrtke.
Ako se pridržavate All-Russian Classifier-a, možete dodijeliti osmeroznamenkasti kod svakoj vrsti dokumenta i voditi zasebnu evidenciju. Većina organizacija koristi postojeće zahtjeve za papirologiju i na njihovoj osnovi odobravaju vlastite propise.
Ključne pozicije
Svrha dokumenta zahtijeva određene detalje. Nedostatak potrebnog potrebnog dokumenta može dovesti do nevaljanosti dokumenta ili nemogućnosti njegovog izvršenja. U ovom slučaju lojalnost GOST R 6.30-2003 nije bitna.
Nalog za posao sadrži određeni raspon radnih mjesta. Naredba za stvaranje odjela je druga. Opis posla sastavljen je potpuno drugačije od tromjesečnog izvještaja financijskog odjela.
U isto vrijeme, mnogi detalji imaju značajke aplikacije. Na primjer, datum može imati različita značenja: trenutak potpisivanja naloga, trenutak otpuštanja zaposlenika, trenutak početka proizvodnje, višestrani ugovor. U potonjem slučaju ne može se predvidjeti samo datum potpisivanja sporazuma od strane svake strane, koji uvijek ima pravni značaj, već i opći datum, na primjer, početak važenja dogovorenih odredbi.
Izbor riječi i izraza
Tijek rada bilo kojeg poduzeća, poput računalnog programa, u općenitom je slučaju strogo formalizirani proces. Za razliku od programa, ovdje ne radi računalo, već osoba. Moguće je netočno oblikovanje teksta. No, opći okvir pri stvaranju dokumenata određuje se u skladu s GOST 6.30-2003 što je bliže njegovim zahtjevima.
Odstupanje od općeprihvaćene prakse i zahtjeva GOST-a ovdje je neprikladno: naredba, odredba, izjava, naredba itd. Nisu umjetnička djela i ne treba tražiti oblik mišljenja.
Pozdravljaju se ne samo vokabular, već i dijelovi govora potrebni u svakom pojedinom slučaju i ispravnom slučaju. Prema ustaljenoj praksi, apsurdi, riječi koje nedostaju, rečenice se često nalaze u dokumentima, postoje nedosljednosti koje nisu karakteristične za razgovorni govor. Ali to je uobičajeno, a raditi na svoj način nepraktično je.
Što se tiče crteža, njihovih potpisa i oznaka, uobičajeno je koristiti iskustvo izrade projektne dokumentacije kad je to očito potrebno. Međutim, ništa ne sprečava dizajn redovitog crteža na isti intiman način.
U pogledu tablica, odredbe GOST-a također imaju smisla uzeti u obzir. Ovo je dobro uspostavljena praksa, a svaka tablica u radnom dokumentu prvenstveno je vodič radnji ili informacija za donošenje odluke.
Vokabular, struktura i logika prezentacije
Tekst uvijek treba biti povezan. Izrazi se međusobno određuju ili dorađuju. Koriste se određene riječi i izrazi. Da bi zaposlio osobu, redatelj napiše kratko rješenje o ispravno napisanoj izjavi.
Zahtjev za zapošljavanje, koji zaposlenik piše u propisanom obrascu, potvrđuje se u jedinicama poduzeća i prolazi postupak prethodnog odobrenja. To još nije dokument, već je temelj za konačnu odluku čelnika poduzeća u obliku konkretne fraze "po redu".
Pisanje bilo čega drugog u rezoluciji je dopušteno, nije zabranjeno, ali u bilo kojoj situaciji trebalo bi imati razumnu vrijednost. Na primjer, sveučilišni diplomski rad. U tekstu izjave ili u skladu s logikom poduzeća može se unijeti fraza - o tome će direktor odlučiti.
Bitno i tradicionalno obilježje mnogih dokumenata su dva dijela:
- razlog (temelj, svrha);
- zaključak (odluka, zaključak, zahtjev).
To nije važno, ali tamo gdje je to logično, potrebno je jasno podijeliti sve potrebne izraze u dvije komponente. Gosstandart, jedinstveni dokumentacijski sustavi i lokalne odredbe samog poduzeća trebaju služiti kao temelj za izgradnju struktura u kojima predmet dokumenta određuje kako iznijeti razlog i zaključak.
U stvarnoj praksi, ovaj pristup ubrzava stvaranje važnih dokumenata, omogućava vam da se ne fokusirate na cijeli tekst, već samo na varijabilni dio.
Lokalni dokumenti poduzeća
Objedinjavanje i standardizacija dokumenata karakteristična je za svako poduzeće. Neki to rade pismeno, drugi se drže usmene prakse. Sve ovisi o veličini posla i razini odgovornosti.
Većina lokalnih odredbi sastavljena je tijekom stvaranja poduzeća na temelju trenutnog zakonodavstva, GOST-a, regulatornih podataka koji se primjenjuju u industriji ili određenom poslovnom području.
Takvi objedinjeni dokumentacijski sustavi jedinstveni su i često know-how određene tvrtke, temelje se na korištenom softveru i predstavljaju poslovnu tajnu. Rijetko se mijenjaju, a promjene su povezane s fazama rasta tvrtke, širenjem njezine sfere nadležnosti ili poslovne razine.
Važni lokalni dokumenti su proizvodni planovi, tehničke specifikacije, raspored rada. Ovdje su objedinjavanje i standardizacija dokumenata analogni. Svaki novi, na primjer, kalendarski plan izrađen je nalik prethodnom, a novi računovodstveni plan u računovodstvenoj politici formulira se na temelju prethodnog uzimajući u obzir promjene u vanjskim zahtjevima (zakonodavstvo, porez, tijela državne kontrole, ...)
Informacijski tokovi
Dobro ispravljeni protok dokumenata poduzeća, posebno kada se logika, struktura i vokabular jedinstvenog dokumentacijskog sustava provodi u obliku softversko-tehničkog sustava upravljanja, omogućava ne samo pojednostavljenje poslovanja i funkcionalnosti zaposlenika, već i upravljanje njihovom aktivnošću u pravom smjeru, osiguravajući automatizaciju izrade dokumenata, kontrolu nad njihova obrada i izvršenje.
Infrastruktura poduzeća, implementirana u obliku unutarnjih i vanjskih tokova informacija, tempiranih i sadržajnih, omogućuje vam prenošenje upravljanja poduzećem na višu razinu.
Mnogi suvremeni informacijski sustavi već dugo rade na razini zadatka, pružajući formulaciju potrebnih ulaznih podataka i pripremu izvještaja. Uloga radnika u takvom sustavu nalazi se u polju kreativnosti i ciljeva tvrtke, a ne u kontekstu načina izrade određenog dokumenta.
Ponašanje tvrtke i zaposlenika
GOST R 6.30-2003 i drugi regulatorni dokumenti određuju oblik dokumenata, pojedinosti, riječi i izraza, specificiraju logiku izraza i veličine papirnog medija, uvlake, margine, obrise brojki, tablice i druge tehničke detalje - sve je to važno i prikladno uzeti u obzir.
Normalan rad tvrtke je uobičajeni tijek rada u kojem je uloga svakog zaposlenika regulirana i očekivana.
U tom kontekstu i s obzirom na značajke suvremene razine razvoja informacijske tehnologije, pitanje ponašanja zaposlenika postalo je relevantno. Na osnovu očekivane varijante razvoja određenih događaja, djela, dokumenata, mogu se otkriti odstupanja.
Ovaj aspekt nije manje značajan za izgradnju infrastrukture tvrtke. Važno je ne samo organizirati ispravan rad s dokumentima, već i osigurati kontrolu nad postupkom rada s dokumentima.