Válaszul a kérdésre: "Mi az EDI?" áttekintést adunk a munkafolyamat történetéről, meghatározzuk a szervezet dokumentumainak belső és külső forgalmának típusát és célját. Felfedik az EDI rendszerek vállalkozásban történő sikeres bevezetésének tényezőit és az elektronikus dokumentumkezelés, mint a beszerzés optimalizálásának eszközét. Az elektronikus aláírást, a tanúsító központokat és az üzemeltetőket az EDI kulcsfontosságú elemeinek kell tekinteni. A munkafolyamat kormányzati ügynökségekkel történő szervezését az idő és a költségek csökkentésének egyik eszközeként mutatják be. A moszkvai kormány EDM rendszerét példázzuk a papírmentes munkafolyamat megalopolis méretű megvalósítására.
Mi az EDO?
Dokumentumok áramlása - egy szervezet dokumentumai mozgása a létrehozásuk vagy kézhezvételük pillanatától a végrehajtás vagy a küldés befejezéséig; dokumentumokkal végzett munka komplexum: fogadás, regisztráció, postázás, a végrehajtás ellenőrzése, esetek kialakítása, a dokumentáció tárolása és újrafelhasználása, referenciamunka. Az elektronikus dokumentumkezelés koncepcióját az állami szabvány rögzíti. Szigorú, de szűk meghatározást ad:
Az elektronikus dokumentumkezelés (EDF) az elektronikus formában benyújtott dokumentumokkal való munka egyetlen mechanizmusa, a "papír nélküli papírmunka" koncepciójának végrehajtásával.
(GOST R 7.0.8-2013).
Munkafolyamat: az agyagtablettáktól az ipar 4.0-ig
Az első dokumentumkezelő rendszerek az írás, vagy inkább a szimbolikus írás találmányának feltalálásával jelentkeztek. A családfő fametszettel vágással jelölte meg az összegyűjtött gabonazsákok számát és a született bárányokat. Ez tekinthető a vállalkozás belső munkafolyamata kezdetének.
Az ókori kínai királyság asszír papjai és tisztviselői, miután megkapták a feltalálóktól írt írásokat, azonnal hozzáigazították a közigazgatás feladatához - adók beszedésére, törvények kodifikálására, parancsok küldésére a kormányzók számára és a diplomáciára. Ez a munkafolyamat többé-kevésbé formalizálódott.
Ez már egy államközi, sőt államközi dokumentumfolyamat volt.
A civilizáció fejlődésével az adathordozón rögzített információcserére vonatkozó szabályok bonyolultabbá váltak. A munkafolyamat első forradalma a megfizethető papír feltalálásával jött létre. A pergamen tekercsekben a legfontosabbat írták az írástudók, szorozva a számmal, és alsóbb rangú tisztviselők tömegét alkották - nem döntéshozók, hanem más emberek dokumentumainak másolása, másolatok készítése, igazolások kiadása, kérések írása, figyelembe véve a folyóiratokba áramló dokumentumokat, és a fontos papírokat egy másik osztályba szállítva.
És abban a pillanatban, futárok, futárok, futárok ... el tudod képzelni harmincötözer futárt!
A. Griboedov
A bürokrácia mint menedzsment technológia óriási hatalommal bírt. Időnként összetörte az államot, a gazdaságot és a társadalmat.
A második forradalom az írógépek feltalálásával jött létre. A menedzsment technológiája nem változott, a bürokraták termelékenysége és hatalma megnőtt.
A harmadik - a számítógépek és az e-mail megjelenésével. A ma végződő első szakaszban megváltoztak a dokumentumok előállításának és kézbesítésének technológiái. Az irányítási technológiák gyakorlatilag változatlanok maradtak. A bürokrácia megemésztette ezt a forradalmat. Ebben a szakaszban jelent meg az EDI fogalma. Eleinte az elektronikus dokumentumkezelés aprólékos módon reprodukálta a dokumentumok hagyományos forgalmazásának valamennyi kezelési folyamatát, eljárását és útját.
Negyedik - jön és kopogtat az ajtón. Lényege, hogy a programok és eszközök emberi beavatkozás nélkül elkezdenek adatcserét folytatni és döntéseket hozni. A hűtőszekrény megrendelheti a termékek szállítását, az RTE osztályú rendszer (valós idejű vállalkozás) megrendeléseket fogad, nyersanyagokat vásárol, átállítja a gyártósort és átadja a termékeket az ügyfélnek. Az emberiség ebben a szakaszban esélyt kap arra, hogy megszabaduljon a tisztviselők seregeiről, akik nem hoznak döntéseket és nem teremtenek hozzáadott értéket. A fejlett vállalkozások és az államok már ezt megteszik.
Az EDI rendszerek helye az információs rendszerek között
Az információs rendszer érettségi fokától függően a vállalkozásban vagy intézményben az EDI rendszer lehet:
- Egy külön elkészített szoftver termék időnként adatcserét végez más alrendszerekkel interfészek útján vagy manuálisan.
- Külön szoftver, mélyen integrálva a vállalatirányítási rendszerbe, az adatcserét online vagy egy adott esemény bekövetkezésekor szervezik meg.
- Nagyvállalati menedzsment rendszer modulja (ERP vagy PLM osztály).
A világpiacon bemutatott rendszerek közül az EDI rendszerek helyet foglalnak el a munkafolyamat-rendszerek és a nyilvántartás-kezelési rendszerek között.
A nyugati rendszereken alapuló elektronikus dokumentumkezelés közvetlen megvalósítása egy orosz vállalkozásnál (szervezetnél) ritkán sikeres. Az üzleti modellek és a szolgáltatási modellek világnézete és etikai különbségei túl nagyok. Megható akadály az orosz iránti iránti szeretet iránti érzés is, nem technológia és eszköz, hanem egy alkalmazott vagy önálló cél.
Elektronikus dokumentumkezelés: típusok és célja
A vállalkozás vagy szervezet dokumentumainak forgalma két fő típusra osztható - külső és belső. A történelem során először a belső munkafolyamat automatizálása alakult ki.
Egy vállalkozás vagy szervezet jól felépített információs környezetében az összes dokumentumkezelő alrendszer összekapcsolódik, adatcserét folytatnak egymással és kereszthivatkozási rendszerrel vannak felszerelve. Tehát például a szerződés véglegesen elfogadott szövege elérhető a logisztikának a fizetési kérelmek elkészítéséhez, az ellenőrzést finanszírozóknak, a technikusoknak és a tervezőknek - a feladatmeghatározás szempontjából stb.
A belső EDI rendszer fő célja, hogy a rendszer résztvevői számára biztosítsa a munkájához szükséges információkat, valamint a vezetői, műszaki, pénzügyi és személyzeti döntéseket. Az EDI egyik legfontosabb funkciója a meghozott döntések végrehajtásának ellenőrzése. Az elektronikus dokumentumkezelés az elektronikus archívum megszervezésének is eszköze.
A külső EDI kiegészítő funkciókkal rendelkezik - lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy kommunikációs csatornákon keresztül cseréljenek jogilag és pénzügyi szempontból jelentős dokumentumokat. Fontos szerepet játszik az elektronikus aláírás, amely lehetővé teszi a feladó még megbízhatóbb azonosítását, mint a hagyományos dokumentumok szokásos aláírásai és bélyegzői.
A munkafolyamat automatizálása a vállalkozáson belül
Az automatizálásról szóló döntés idején a társaság papírmunka-rendszerrel rendelkezik. Az alkalmazottak különféle programokban készítik el a dokumentumokat, e-mailben küldik el egymásnak. Bizonyos érettségi szinttel rendelkezik, és tükröződik a szabályozási dokumentumokban: rendeletek, utasítások és rendeletek.
Az automatizálásban részt vevő csapatnak feltétlenül meg kell tanulnia ezeknek a dokumentumoknak a készletét, meg kell értenie, hogy azok mennyiben tükrözik a szervezetben ténylegesen kialakult üzleti folyamatokat. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben minden információáramnak tükröznie kell a valós folyamatot:
- anyag;
- pénzügyi;
- munkaerő.
És szolgál egy adott üzleti folyamatot.
Az ilyen elemzés alapján létrehozott üzleti modellt nemcsak az információs rendszerben kell megvalósítani, hanem a frissített szabályozási dokumentációban is tükrözni kell.
A szervezet alkalmazottai a legtöbb dokumentumot elektronikus formában, különféle programokban készítik el, egymásnak e-mailben küldik el. A dokumentumok formáját szabályozza, az ilyen küldeményekre vonatkozó szabályok, a válaszidő ütemezése és tartalma azonban nem túl formális. Ezt az embrionális fejlõdés szintjén már EDI-rendszernek lehet nevezni. Most már beszélhetünk az elektronikus dokumentumkezelés automatizálásáról - az elektronikus dokumentumok létrehozására, kitöltésére, feldolgozására és továbbítására szolgáló rendszer felépítésére. A rendszer fontos kiegészítése lesz a teljesítményfigyelés és a jelentések alrendszere.
Ha a folyamatok érettsége elegendő a vállalkozásnál, minden esély van arra, hogy az elektronikus dokumentumkezelésre való áttérés sikeres legyen. A megvalósítás fő sikertényezője a vállalkozás alkalmazottai. Ezek szintén a fő kockázatot jelentik.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek szervezése során a végrehajtó csoportnak nemcsak a dokumentumok formáit és a szabványos jóváhagyási útvonalakat, hanem gyakran a rendszer alapvető logikáját kell módosítania. Ellenkező esetben lehetetlen eleget tenni egy olyan ügyfél követelményeinek, aki meg van győződve arról, hogy a szervezetükben történelmileg kialakult üzleti folyamatok nem fejleszthetők és semmiképpen sem érinthetők meg.
Egy ilyen kompromisszum maga a végrehajtás és a rendszer támogatásának áremelkedéséhez vezet - a gyártótól származó minden frissítés telepítése miniatűr megvalósításgá válik. A rendszer minősége romlik.
Amint a Gartner Csoport rámutatott, az igazán egyedi üzleti folyamatok, például azok, amelyek versenyelőnyt biztosítanak a társaság számára, a vezető vállalkozásoknál még kevesebb, mint 1-5%. A fennmaradó folyamatok, a szervezet sérelme nélkül, helyettesíthetők (és ki kell cserélni) az alapvető rendszerkonfigurációból származó szabványos eljárásokkal.
Valójában az alapkonfiguráció az ipar legsikeresebb vállalkozásainak általános tapasztalata. A szokásos üzleti folyamatokra való áttérés alacsonyabb tranzakciós költségeket és növeli az általános üzleti hatékonyságot. Az elektronikus dokumentumkezelés egyszerű és kényelmes lesz. Ez teljes mértékben fizeti az egyszeri erőfeszítéseket a szervezeti változásokkal, a szabályozási kiigazítással és az alkalmazottak képzésével kapcsolatban. A képzés során türelmesen és következetesen el kell magyarázni a felhasználók számára, mi az EDI, hogyan változtatja meg az életüket és az egész vállalkozás életét jobbra.
EDI vállalkozások között. Munkafolyamat-ökoszisztémák
Az EDI (elektronikus adatcsere) rendszerek nyugaton jelentkeztek a XX. Század 70-es éveiben.
Elektronikus dokumentumcserét hajtottak végre a szervezetek között, megengedték a vállalkozásoknak, hogy megrendeléseket tegyenek és fogadjanak a piacon, megszervezzék a gyártott termékek szállítását az ügyfél számára, és megfelelő logisztikai és pénzügyi dokumentumokat készítsenek elektronikus formában.
Szükség esetén a hónap vagy negyedév végén elkészítették a papíralapú dokumentumokat, azok kialakítása, kézbesítése, elfogadása, visszajuttatása nem lassította le a kereskedelmi és a gyártási folyamatot. Ugyanakkor kialakult az EDI adatcsere-szabvány, amely túlélte az XML megvalósítását.
Csatlakozás az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez Az EDI jelentősen felgyorsította a vállalkozások kereskedelmi és gyártási tevékenységeit.
EDI a kormányzattal
Szintén nyugatról származik. A pénzügyi és gazdasági tevékenységek alanyai a jövedelem-nyilatkozatot elektronikus formában is benyújthatták a múlt század végén. A huszadik században az orosz színészek is ezt a lehetőséget kaptak. Az utóbbi években az adóhatóságnak, a nyugdíjalapnak (nyugdíjalapnak) történő benyújtása és az elektronikus formában történő munkaügyi ellenőrzés kötelezővé vált, először a nagyvállalatok, majd a közepes és az utolsó szakaszban a kisvállalkozások és szervezetek számára.
A vállalkozásoknak megállapodást kell kötniük a FIU-val az elektronikus dokumentumkezelésről. Az állampolgárok lehetőséget kaptak arra is, hogy elektronikus formában lefordítsák az adóhivatallal folytatott kommunikációjukat. Az ilyen szolgáltatások népszerűsége minden évben növekszik a lakosság körében.
A külső EDI rendszerek elemei
Ügyfél - az EDI-ben részt vevő, elektronikus aláírással rendelkező szervezet vagy magánszemély. Az EDI-üzemeltető platformot kínál ügyfeleinek a dokumentumok cseréjéhez.
Elektronikus aláírás (ES) - egy speciálisan kialakított adatkészlet, amely lehetővé teszi a résztvevő EDI egyedi azonosítását. Ez a készlet elektronikus dokumentumhoz van csatolva, és igazolja annak valódiságát.
Az elektronikus aláírás olyan elektronikus formában megadott információ, amelyet elektronikus formában csatolnak más információkhoz (aláírt információ), vagy egyéb módon hozzákapcsolódnak ehhez az információhoz, és az információ aláírójának meghatározására szolgálnak. (Az elektronikus aláírásáról szóló, 2011. április 6-i 63-FZ. Sz. Szövetségi törvény). „)
Az Orosz Föderáció az elektronikus aláírás három osztályát fogadja el. Ezek különböznek a védettség és a cél szintjén.
- Egyszerű aláírás - igazolja, hogy a dokumentumot egy meghatározott személy küldte el - az aláírás tulajdonosa. Ezzel az e-mail küldõjének személyazonosságát erõsítik a különbözõ szintû hivatalos intézmények vagy az egyes tisztviselõk címére.
- Fokozottan minősítetlen aláírás - igazolja egy adott személy által elküldött elektronikus dokumentumot, valamint azt a tényt, hogy az aláírás pillanatától kezdve a dokumentumban nem történt változás. Olyan dokumentumok hitelesítésére szolgál, amelyek nyomtatása opcionális. Ezt az aláírást titkosító eszközökkel állítják elő, a nem akkreditált tanúsító hatóság által kiadott tanúsítványok megengedettek.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - az FSB által hitelesített titkosító szoftverrel készül. A CEP egy akkreditált tanúsító hatóság igazolását használja, amely garantálja az aláírás hitelességét. A CEP által aláírt ED-nek ugyanolyan jogok vannak, mint a személyes aláírással hitelesített papíron. A CEP tiltakozása csak bírósági végzéssel lehetséges. A CEP-et az állami információs rendszerek segítségével a kormányzati ügynökségek közötti interakcióhoz használják
Hitelesítő hatóság (CA) - elektronikus aláírást (tanúsítványokat) kibocsátó állami vagy állami szervezet.
A CA hírnevét minden fél elfogadja az elektronikus dokumentumok forgalmazásában. A CA igazolásokat állít ki szervezetek és magánszemélyek számára - a forgalom résztvevői számára. A tranzakciók során a CA megerősíti egy adott elektronikus aláírás hitelességét.
Az akkreditált tanúsító központ szerződéses kapcsolatban áll a gyökér CA-val, és köteles teljesíteni a telephely szerinti ország jogszabályainak összes követelményét.
EDO operátor - kereskedelmi szervezet, amely technológiai platformot biztosít a résztvevőknek az EDI megvalósításához. Az ellátást kereskedelmi alapon, szerződés megkötésével hajtják végre. Az operátor EDI-t állami szervekben kötelezően tanúsítani kell
Az elektronikus kereskedési platform (ETP) a kommunikációs csatornák, a szoftverek és a hardverek komplexe, amelynek célja a kereskedelem szervezése a kereskedelmi és állami szervezetek, valamint a magánszemélyek között.
Az elektronikus kereskedési platform egyesíti a különféle termékek és szolgáltatások eladóit és vevőit egyetlen információs környezetben, és számos kapcsolódó szolgáltatást nyújt számukra. A globális hálózat számos forrása szolgáltatásokat kínál a szállítók és a fogyasztók összegyűjtésére, segítséget nyújt nekik az üzlet megkötéséhez és nagyobb vagy kisebb mértékben az ilyen üzlet garantálásához.
A költségek minimalizálása érdekében a vevők elektronikus ajánlatokat szervezhetnek közvetlen és fordított aukciók, versenyképes beszerzések, árajánlatkérések és ajánlatok formájában, optimalizálva a költségeket.Az eladók egyszerű, gyors és kényelmes hozzáférést kapnak a piacra, valamint kényelmes platformot kapnak termékeik népszerűsítéséhez.
- Az állami megrendelés benyújtására szolgáló ETP az ETP, amelyet az RF Gazdasági Fejlesztési Minisztérium és az FAS választott ki elektronikus formában nyílt aukciókra.
- ETP az adósok vagyonának eladására (csődbe ment). Mindegyik közbeszerzést végző elektronikus oldal lett.
- ETP a 223-ФЗ alatti megrendelésekhez.
- ETP kereskedelmi ügyfelek számára - a kereskedelmi vállalkozások itt rugalmasabb szabályok szerint tesznek ajánlatot.
- Egy adott vállalat számára létrehozott speciális kereskedelmi ETP-k. Például: egy Gazprom telephely kőolajtermékek értékesítésére.
- Kereskedelmi multidiszciplináris elektronikus kereskedési platformok egyetemes termék- és szolgáltatáskészlettel.
Az ETP-k, mint például az Aliexpress és az E-bay, széles körben ismertek.
Számukra a fogyasztói jogokat mind a platformok, mind a minősítési rendszer szabályai védik - minden vásárló értékeli az eladót.
Kormányzati szolgáltatások
Az Állami Szolgáltatások weboldala egyetlen kormányzati ügynökség és szolgáltatás internetes portálját egyesíti egyetlen összevont portálra. Az „egyablakos” állami koncepció kidolgozásakor jött létre annak érdekében, hogy egyszerűsítse az állampolgárokkal az állampolgárokkal folytatott kommunikációt. Miután egyszer kvalifikált elektronikus aláírással bejelentkezett, az Orosz Föderáció állampolgára információt kaphat a következőkről:
- Az ingatlan.
- Adók.
- Education.
- Nyugdíj-ellátások.
- Szállításhoz.
- A dokumentumokhoz.
És még sok más fontos szempont.
Ellenőrizheti és megfizheti adókat, pénzbírságokat és állami díjakat. A polgároknak lehetősége van bármilyen hivatalos dokumentum, igazolás, útlevél, vízum, igazolás stb. Kiállításának kérésére is. Ehhez nem kell maga az intézményhez, vagy akár a többfunkciós központhoz mennie - a kérelmet elektronikus formában, azonos formában nyújtják be. a szükséges dokumentumok másolatai.
A kért dokumentum elkészítése után elegendő egy látogatás az MFC-ben, ahol a dokumentumokat ellenőrizni kell, a biometrikus paraméterek nyilvántartása (ha szükséges) és a szükséges dokumentum kiállítása. Ez a fajta elektronikus dokumentumkezelés sok időt takarít meg mind a polgárok, mind az intézmények alkalmazottai számára - nem kell időt költeniük a polgárok és a dokumentumok első fogadására, kiegészítésre és kijavításra, személyes jelenlétre nincs szükség.
A moszkvai kormány elektronikus dokumentumkezelő rendszere
A fővárosban kialakult a MosEDO rendszer, amely 2011 óta sikeresen működik. Az elektronikus dokumentumforgalmat közreműködésével kormányzati szervek, szolgálatok, kereskedelmi és állami szervezetek hajtják végre. A rendszer jól felépített és jól megérdemelt elismerést élvez a moszkviták körében.
A rendszert az Electronic Moscow OJSC valósítja meg és tartja karban, és 3000 szervezet több mint 78 000 felhasználóját egyesíti. A moszkvai kormány irodai, szervezeti, adminisztratív és irányítási munkafolyamatait teljes mértékben átviszik a MosEDO rendszerbe. A legnagyobb város kormányának elektronikus dokumentumforgalma kiválóan igazolja az EDI rendszerek kilátásait és életképességét a kormányzati szervekben.
A technológia fejlődésével az elektronikus dokumentumkezelés az elkövetkező években felváltja a hagyományos megoldást. Az EDI javát főként az általa biztosított okok indokolják:
- Speed.
- Olcsó.
- Kényelem minden résztvevő számára.
- Magas biztonság.
- Hatékony ellenőrzés.
Az országban a beszerzések nagy részét EDI-vel hajtják végre. A hagyományos dokumentációt a tökéletes üzletkötés után adják ki. Hamarosan csak a legfontosabb, kivételes esetekben adják ki a papíralapú dokumentumokat, és felteszik a kérdést: "Mi az EDI?" végül elveszíti relevanciáját.