Hogyan rendezzük el a dolgokat a mappákban? Miért van szükség a nómenklatúrára, és mit értünk általánosan ezt a kifejezést? Hogyan tárolhatunk fájlokat, mappákat, és hogyan lehet megszervezni a dokumentációt a vállalkozásnál? Jelenleg az irodai munka olyan feladatok olyan komplexusa, amely szisztematikus megközelítést és legnagyobb pontosságot igényel. Az ügyek nómenklatúrája és célja számára nemcsak a vállalaton belüli dokumentumáramlásért felelős alkalmazottakat, hanem a szervezet munkafolyamatainak irányítása iránt érdeklődő összes vezetőt is tudnia kell.
Általános terminológia
Figyelembe véve az esetek nómenklatúráját, mindenekelőtt meg kell jegyezni, hogy ezt a kifejezést egy ilyen rendszerezési módszer jelölésére használják, amely magában foglalja a vállalkozáson és intézményen belül indított esetek listájának összeállítását. Mindegyikre vonatkozóan egyértelműen előírták a tárolási időszakokat, miközben az országunk jelenlegi törvényei által hatályba lépett szabályokra összpontosítanak.
Elmélet és a mindennapi élet
Mi az esetek nómenklatúrája a gyakorlati alkalmazásban? Ez egy olyan disztribúciós séma, amely elősegíti a végrehajtott dokumentáció csoportosítását, ezáltal esetek létrehozását. Ennek érdekében a társaság jóváhagyta a rendszert, az osztályozást, majd a gyakorlatban alkalmazta. Az indexet bevezették az esetekhez, dokumentumokhoz is. Meg kell határoznia a tárolás időtartamát, és meg kell határoznia a kártyaindex kialakítását, amelyet referenciaanyagként használnak, és amelyet a dokumentumoknak a meg nem töltött száma alapján keresnek. Az ügyek nómenklatúrájának megválaszolásakor meg kell jegyezni, hogy a kifejezést egy ilyen számviteli dokumentum megjelölésére használják, amely az irodai munkáért felelős szervezeti egységek, az archívumok munkáját szabályozza. A nómenklatúra egyértelműen meghatározza ezeket az eseteket, a tárolás időtartama egy évtized alatt van, azaz azok, amelyek az ideiglenes tárolási dokumentumok számához tartoznak.
Miért van erre szükség?
Ki tudja, hogy mi az esetek nómenklatúrája, hogyan lehet azt a gyakorlatban megvalósítani? Mindenekelőtt ezek a személyek felelősek a vállalkozás munkafolyamatainak megszervezéséért, valamint az intézmény, a jogi személy vezetője. A nómenklatúra segítséget nyújt a szükséges dokumentumok gyors megtalálásában, ha a faj vagy a tartalom ismert. Az esetek nómenklatúrájának kialakításának és végrehajtásának minősége határozza meg, hogy milyen gyorsan lehet az intézmény falán belül dokumentációval dolgozni. Jelenleg a nómenklatúra rendelkezésre állásának tényét minden jogi személy számára kötelezővé teszik, függetlenül attól, hogy intézmény vagy szervezet, vállalkozás.
Állami szinten elfogadták az Egységes Állami Biztonsági Szolgálatot - ez egy olyan rendszer, amely leírja a dokumentáció karbantartásának szabályait. A mellékletekben megtalálhatja az ügyek nómenklatúrájának jelenleg releváns mintáját. Ezenkívül egy ilyen egységes, szisztematikus információforrás összegyűjtötte azokat a rendelkezéseket, amelyeket egy intézményben vagy vállalkozásban egy évig tartó ügyek nómenklatúrájának kidolgozásához és végrehajtásához kell vezetni.
Kérdés jellemzői
Jelenleg az irodai munkában a nómenklatúra egy komplex fogalom, amely többféle dokumentációt és csoportot foglal magában. Szokás egy tipikus, hozzávetőleges, specifikus nómenklatúráról beszélni.Az egyéneket általában az intézmény egészének és egy különálló strukturális egységnek a szintjén vezetik be.
A tipikus, példaként szolgáló nómenklatúrát fel kell hívni a jellegükben és összetételükben hasonló dokumentációk kombinálására. A modell szabályozza az egy adott ügynökségben alkalmazott specifikus indexelő rendszert is. Az esetnevek ilyen listáját alkalmazni kell. A megközelítés azonban jellegzetesen tanácsadói jellegű, bár általánosságban ésszerű és kényelmes annak betartása, mivel elősegíti a társaságban felhalmozódó hivatalos iratok teljes mennyiségének korszerűsítését.
A rendszer mint a rendelés alapja
Bármely modern vállalkozásnak rendszereznie kell a jelen dokumentációt, és a nómenklatúra képviseli egy olyan osztályozási útmutatót, amely megoldhatja a szervezet problémáit. Ez egy dokumentum, amely soronként megjelöli a vállalkozás összes megkezdett ügyének nevét. Ugyanakkor világosan megfogalmazódik, mennyi ideig kell a papírt tárolni. A könyvelés, a személyzeti szolgáltatások, a vállalkozás egészének nómenklatúráját a vezetőjének kell jóváhagynia.
A nómenklatúra bevezetésének fő céljai
Egy ilyen hivatalos cikk megkönnyíti a belső munkafolyamat rendszerezését. Valójában ez egy ilyen terv, amely egyértelműen meghatározza, hogy mely algoritmusokat kell használni a végrehajtott dokumentumok terjesztésére, és milyen ügyekben kell elhelyezni őket. Ez alkotja a vállalkozás archívumrendszerét, és megkönnyíti a felhalmozódott papírforrások közötti orientálódást.
Ugyanakkor a személyzeti ügyek, a számviteli és a vállalkozás általános nómenklatúrája egyértelműen meghatározza az időintervallumokat a dokumentáció különböző kategóriáira vonatkozóan. A strukturált rendszer pontosan meghatározza, hogy az adott esetben elrendezett dokumentumok mennyi ideig tárolhatók. Az ügy végrehajtott dokumentumokkal történő létrehozásakor azonnal fel kell mérnie, hogy mennyi ideig lesz tárolható. Ezt a fázist nevezik elsődleges vizsgálatnak, amely lehetővé teszi a dokumentáció értékének azonosítását.
Index, rendszer és alapvető információk
Az esetek nómenklatúrája hivatalosan kijelenti, hogy milyen rendszer alapján kell indexálni az eseteket. Ez az információ a regisztráció szempontjából releváns, mivel a nómenklatúra által létrehozott index a vállalkozás minden egyes dokumentumához rendelt regisztrációs szám eleme. A nómenklatúra informatív referencia, amely lehetővé teszi az adott jogi személy szerkezeti jellemzőinek gyors elemzését.
A dokumentáció akkor használatos, amikor szükség van esetlista létrehozására. Ez az értékpapírok tárolására vonatkozik, amelyek törvény szerint több mint egy évtizede esnek le, ideértve az állandó tárolást is. Ez az ügyek nómenklatúráját teszi a fő számviteli dokumentumnak, amelyet a vállalati irodai munkáért felelős osztályokban használnak.
Számvitel és továbbfejlesztés
Gyakran az esetek nómenklatúrája a legkényelmesebb dokumentum, amelyen keresztül a vállalkozásban bevezetik a számviteli rendszert, amely lehetővé teszi az ideiglenes ügyek, azaz egy évtizedes tárolásra szánt kezek ellenőrzését.
Az ügyek nómenklatúrájának másik fontos célja, hogy alkalmazható legyen egy referenciakártya-fájl létrehozásában, amely a végrehajtott dokumentációval kapcsolatos lényeges információk megőrzéséhez szükséges. A nómenklatúra kialakításánál alkalmazott osztályozási rendszer lesz az alapja egy fájlszekrény létrehozásához, amely referenciainformációkat szolgáltat a szervezeten belüli dokumentumáramlásról.
Hogyan néz ki?
Az esetek mintanómenklatúrája a következőképpen néz ki.
A dokumentáció elkészítésekor meg kell adni a vállalkozás nevét, az osztályokat, amelyekre a nómenklatúrát beírták, valamint az aktuális dátumokat.
Ez nagyon fontos!
A vállalkozónak néha úgy tűnik, hogy egy viszonylag kis munkafolyamat mellett a nómenklatúra bevezetése csak rendetlenség, túlzott „papírmunka”, amely nem jár valódi előnyökkel. A kérdés ilyen megközelítése kategorikusan helytelen. Minden modern vállalatnál be kell vezetni a helyes, megfelelő, figyelembe véve az adott szervezet nómenklatúráját. A dokumentum kidolgozásakor gondoskodni kell arról, hogy az lefedi a vállalkozás munkafolyamata teljes kötetét, beleértve a létrehozás szakaszát. Szükséges, hogy a társaság tevékenységeinek, folyamatainak és tevékenységeinek minden ágazata tükröződjön a nómenklatúrában.
Elolvashatja az ilyen normatív dokumentum elkészítésére általánosan elfogadott követelményeket az állami szintű jogi aktusokban. Erre a vállalati levéltárakra bevezetett munkaszabályok, a vállalkozások dokumentumforgalmát szabályozó általános utasítások szolgálnak. 1988-ban kifejlesztették az állami dokumentációs támogatási rendszert, amely továbbra is aktuális. Az állami szinten rendszeresen elfogadott dokumentumok napjaink realitásainak figyelembe vételével véglegesítésre kerülnek, ideértve az elektronikus számítógépek használatát is, miközben a rendszerezés és az osztályozás alapelvei változatlanok maradnak.
Cikk űrlapok
A klasszikus változatban ezt a dokumentumot táblázzal összeállítják. Az indexek, osztályozások képezik a vállalkozáson belül létrehozott dokumentáció regisztrációs folyamatainak alapját, továbblépve a külső címzettek felé, és elfogadva a külső forrásokból történő feldolgozáshoz. A jól összeállított nómenklatúra kényelmes eszköz más osztályozók kialakításához, amelyek szükségszerűen kísérik bármely modern vállalat irodai munkáját. Tehát a dokumentáció előzetes felülvizsgálatához gyakran szükség van a kérdések, a megvitatási területek osztályozására. Ezenkívül a végrehajtott dokumentációhoz speciális osztályozókra is szükség van. Az elektronikus rendszer bevezetésekor olyan navigátorokat, reprezentációkat kell kidolgozni, amelyek tükrözik a különböző szerkezeti egységeket és az előadókat. Ezenkívül az esetek nómenklatúrája alapján kidolgozhat egy rendszert, amely lehetővé teszi a külön ellenőrzés alá eső dokumentáció, valamint más típusú dokumentumok szervezését.
A nómenklatúra a tervezési dokumentáció kategóriájába tartozik. Ebben megtalálhatja a tervezéshez javasolt esetek címeit, a vállalkozás különféle tevékenységi irányaira vonatkozó elszámolást, a gazdasági tevékenységet. A társasághoz rendelt funkciók a nómenklatúrából láthatók. A dokumentumot a következő évre készítik el, ezért nemcsak a rendelkezésre álló képességeket és a munkafolyamat igényeit, hanem a közeljövőben tervezetteket is bele kell foglalni. Kívánatos, hogy a nómenklatúra összeállításakor meglehetősen pontosan lehessen előre jelezni a dokumentumkezelő rendszer igényeit a vállalkozásban a következő öt évre, bár ez nem mindig kivitelezhető a jelenlegi nehéz gazdasági körülmények között, amelyek kényszerítik a vállalkozásokat az alkalmazkodásra.
Valóság és terv
A gyakorlati alkalmazás során az esetek nómenklatúráját leggyakrabban számviteli dokumentációnak tekintik, amelynek oka a felsorolt tételekhez tartozó szám, index mutatása. Az év eredményeit összefoglaló végleges nómenklatúra-rekord lehetővé teszi a következtetéseket az elmúlt időszakban indított esetek számáról és kategóriájáról. Kiszámíthatja, anélkül, hogy különleges erőfeszítéseket tenné és pazarolja az időt pazarlás nélkül, az elmúlt időben indított ügyek számát és mennyiségét. Ez a dokumentációs alap, a munkafolyamat-rendszer mennyiségi leírását tartalmazza. Egy ilyen elemzés szükségessége felmerül mind különálló szervezeti egység, mind a szervezet egésze keretében.
A számviteli nyilvántartásként szolgáló nómenklatúra használható, amikor a fájlok átkerülnek az archívumba.Ez elsősorban az ideiglenes tárolásra szánt termékek esetében igaz, legfeljebb egy évtized alatt. A nómenklatúra kényelmes alapot nyújt a leltár készítéséhez, amely magában foglalja azokat a eseteket is, amelyeket folyamatos vagy ideiglenes tárolásra szánnak, ha az időszak tíz évnél hosszabb. A nómenklatúra kényelmes akkor, ha a társaság személyzetére vonatkozó dokumentációt tartalmazó esetek leltárát készítik, valamint a dokumentumok megsemmisítését, a nem szükséges vagy nem tárolható iratok kiosztását rögzítő aktusokat.
Bizonyos típusú szervezetek sajátosságai
Kötelező intézkedés a nómenklatúra összeállítása bármely állami intézmény számára. Ennek a dokumentumnak jelen kell lennie önkormányzati, alárendelt területi jogi személyekben. Egy ilyen kötelező eljárás annak a ténynek köszönhető, hogy a szervezetekben és intézményekben előállított dokumentációt átadják az önkormányzat vagy a szövetségi szintű archívumban történő tárolásra.
Ha magánszervezetről van szó, akkor a nómenklatúra kialakítására is szükség van, de az rá vonatkozó követelmények sokkal kevésbé szigorúak. Egyrészt a dokumentum többfunkciós is - nem függ az állam részvételétől a társaságban. Ajánlott nómenklatúrát kidolgozni egy jogi személy létrehozásának idején. Az átvétel, az egyesülés során át kell alakítani egy ilyen rendszert a dokumentumáram-osztályozáshoz, ha ugyanakkor új jogi személy jön létre. A szabályok szerint a nómenklatúra kidolgozása rendkívül prioritási feladat, és még a munkafolyamat szabályait leíró utasítás megalakítása előtt meg kell dolgozni rajta.