Fontos, hogy a szervezetek vezetői megszervezzék a munkavállalók munkáját, hogy ez a lehető legnagyobb megtérülést érje el, és teljes mértékben felfedje a potenciáljukat. Ehhez tudnia kell, hogyan lehet gyakorlatilag átruházni a felhatalmazást, amelynek célja a vállalat teljesítményének javítása a jelenlegi helyzet károsítása nélkül.
meghatározás
A delegálás a jogok és kötelezettségek egységes megosztásaként nyilvánul meg a rendszer alanyai között. Alapelveit a huszadik század elején P. M. Kerzhentsev fogalmazta meg.
A felhatalmazás a feladatok elvégzésének felhatalmazása egy elszámoltatható személy számára, egyidejűleg átruházva rá felelősség az eredményért. A delegálás lehetővé teszi a feladatok helyes elosztását az alkalmazottak között, és a szervezet végső céljainak elérésére használják fel.
A felelősség abban rejlik, hogy a munkavállaló elkötelezett amellett, hogy a munkát minőségi módon végzi el, és kielégítő eredményre juttatja. Az alkalmazottak tevékenységeik terén felelõsek a magasabb hatóságok felé.
A hatalmak (hatalmak) korlátozott jogként járnak el az egyes erőforrások bizonyos feladatok elvégzéséhez történő felhasználására. A szervezet minden pozícióját különleges hatáskörök kísérik. A beosztás megváltoztatása a munkavállalói kompetenciák pótlásához is vezet.
kérelem
A felhatalmazás bizonyos hatáskörök és felelősségek átruházása a vállalati alkalmazottak számára, és a különféle funkciók egyenletes elosztása között. Olyan cselekedet hajtanak végre, amely a hivatalos átruházási feladatokat olyan vezetőként határozza meg, aki képes gyorsan megoldani az összes aktuális kérdést, és ügyesen alkalmazza azokat az alkalmazottakat, akik a legjobban képesek megbirkózni az egyes feladattípusokkal.
célok
A felhatalmazást a szervezet bizonyos célok elérésére használják, például:
- az "emberi tényező" összekapcsolása - az alacsonyabb szintű alkalmazottak aktivitásának és érdeklődésének növelése;
- a munkavállalók hatékonyságának (hatékonyságának) növekedése képesítésük javítása és új készségek megszerzése miatt;
- a felső vezetés kirakodása és idő felszabadítása stratégiai, operatív és vezetési kérdések megoldására.
Feladat delegálása
A következő típusú feladatok alkalmasak átruházásra:
- rutin;
- nem fontos kérdések;
- előkészítő munka;
- speciális munka.
De nem minden feladat ruházható át hétköznapi alkalmazottakra. Az egyes vezetők kötelessége megoldani azokat a feladatokat, amelyek befolyásolhatják a szervezet jövőbeni tevékenységeit.
Ezek a bizalom jellegű kérdések, a nem szabványos stratégiai problémák és a váratlan helyzetek, amelyek azonnali megoldást igényelnek.
Ezért nem átruházta:
- célok kitűzése;
- beosztottak vezetése;
- kockázatos feladatok;
- szokatlan munka;
- stratégiai és vezetői döntések meghozatala;
- Bizalmas feladatok
- szervezeti politika kialakítása.
Követelmények a delegált alanyok számára
Az utasítások átadása során mind a felettesek, mind az alkalmazottak számos nehézséggel szembesülhetnek.A hatáskör-átruházás hatékony kezelése csak az adminisztrációt és a jelenlegi tevékenységeket figyelemmel kísérő minden létező és valószínűsíthető akadály elemzésével lehetséges.
Problémák, amelyek néha felmerülnek az igazgatóval vagy az osztályvezetővel és akadályozzák a küldöttséget:
- attól való félelem, hogy elveszíti jelenlegi helyzetét és a kapcsolódó hatalmat;
- kételyek más alkalmazottak felkészültsége miatt, tevékenységük alacsony értékelési tulajdonságai;
- túlzott önértékelés, túlzott ambiciózus;
- önbizalom, félelem, hogy félreértik a tetteit.
Az alkalmazottak által a kijelölt feladatok elvégzése során gyakran azonosított problémák:
- kétség az alkalmazott döntések helyességében;
- tapasztalat hiánya;
- alapvető nézeteltérések a főnökkel;
- hajlandóság más előadóművészek vezetésére, különös tekintettel a szankciókra.
Nehézségek esetén az illetékes vezetőnek először olyan személyes akadályokkal kell foglalkoznia, amelyek akadályozzák a munka hatékony szabályozását, majd gondosan meg kell vizsgálnia az alárendelt problémáit. A helyzet elemzése jelzi a lehetséges kezelési hibákat, és lehetővé teszi tájékozott és megalapozott döntések meghozatalát, például az előadó helyettesítése vagy a felesleges terhelés alóli mentesítés, vagy a pszichológiai jellegű nehézségek kiküszöbölése szempontjából, mind a miénk, mind az előadó.
Delegálási folyamat
Minden vezetőnek törekednie kell annak biztosítására, hogy a munkafolyamat megszervezésekor a munkacsoport felelőssége egyenletesen megtervezze a csapatot, hatalom felhasználásával és feladása nélkül a feladatok elvégzéséért.
A delegálás egy szervezetben több szakaszra oszlik:
I. szakasz - utasítások átadása a végrehajtónak;
II. Szakasz - a vállalkozó számára hatalom és erőforrások biztosítása;
III. Szakasz - a munkavállaló kötelezettségeinek megfogalmazása, amely feltünteti a végrehajtás szükséges eredményét.
A beosztottak tevékenysége felett végzett ellenőrzés során fontos a középtér. A túlzott őrizet stagnáláshoz és a munkavállaló kezdeményezésének hiányához vezethet. Ha nem irányítja a folyamatot, akkor az eredmény kritikusan távol lesz a kívánttól a koordinálatlan munkafolyamat miatt. Előzetesen visszajelzést kell létrehozni, és tiszteletet és magas tekintélyt kell elérni az alkalmazottak körében.
Az adminisztrátorok gyakran bűnös azzal, hogy nemkívánatos és érdektelen munkát cserélnek beosztottjaikra, különösen, ha ők maguk csak felületesen ismerik ezt a témát. De ez nem mindig helyes, mivel a főnök továbbra is felelős a munka áramlásáért. Ha maga a feje nem tudja, milyen eredmények várhatók el a kijáratnál, hogyan lesz képes ellenőrizni az alárendelt tevékenységét? A válasz nyilvánvaló.
A tapasztalt felettesek inkább a munkavállalók számára bíznak olyan feladatokkal, amelyek valamivel összetettebbek, mint korábban elvégezték. Az ilyen feladatok a legteljesebb mértékben feltárják az alárendelt lehetőségeit. Ebben az esetben azonban jobb, ha papíralapú megbízásokat bocsát ki, hogy növelje a munkavállalók motivációját.
A kompetenciák szervezeti rendszerben történő elosztásánál rendkívül fontos figyelembe venni a következő szempontokat:
- a hatalmaknak teljes mértékben meg kell felelniük a feladat meghatározott tervének, ez a cél határozza meg a hatáskörök terjedelmét, és nem fordítva
- az összes alkalmazott hatáskörét kompetens módon össze kell kapcsolni egyetlen komplexumba, következetlenségek nélkül, és biztosítani kell a teljes struktúra egyensúlyát;
- minden hatalomnak világosnak és konkrétnak kell lennie, hogy az alkalmazottak mindig kitalálhassák, mire számítanak tőlük, és milyen erőforrások állnak rendelkezésükre.
A hatalom helyes kezelése növeli az egész szervezet hatékonyságát. Az alkalmazottak világosan megismerik a nekik betudott munkát és a számukra kitűzött célokat, ezáltal elérik a legjobb eredményeket.
Az előnyök
Általában véve az átruházási folyamat két pozitív szempontból áll:
- A fej ideje felszabadul a személyes részvételt igénylő problémák megoldásához. Lehetőség van arra, hogy a társaság növekedési kilátásainak és az adminisztrációs stratégiának a tervezésére összpontosítson.
- A delegálás az egyik legjobb módszer a kreatívan fejlett és aktív alkalmazottak motiválására, akik növekedni és tanulni akarnak. Használható edzéshez, mielőtt magasabb pozícióba kerülne. Segít abban, hogy az alkalmazottak új ismereteket, készségeket és képességeket fejlesszenek ki a sikeresebb tevékenységekhez.
A felhatalmazás alapelvei
A hatáskör-átruházás strukturált megközelítéséhez tanácsos az alábbi elveket betartani. Ellenkező esetben ezek meghibásodása vezetési nehézségekhez vezethet, és ennek következtében a rendszer egészének nem megfelelő működéséhez.
A funkcionális meghatározás alapelve
Ennek alapja az, hogy az egyes vezetők teljes és egyértelmű tudatában vannak a szervezet szerkezeti integritásának: milyen jogok és kötelezettségek vannak a rendszer egyes szervezeteivel felruházva, milyen információs és szolgáltatási kapcsolatok jönnek létre közöttük, munkájuk iránya és eredményei. Más szavakkal: egy tapasztalt adminisztrátor mindig tudja, mire számíthat, és kitől.
Skaláris elv
A feladatok egyértelmű elkülönítésén alapul. Minden vállalkozónak tudnia kell, hogy kinek kell közvetlenül jelentést tennie munkájának eredményéről, és kinek a tevékenységét önállóan szabályoznia kell. Ez az elv a hivatalos kapcsolatok láncát jelzi a teljes szervezeti rendszer alárendeltjei és vezetői között. Minél kifejezőbb ez a vonal, annál hatékonyabb a menedzsment és a kommunikáció az alkalmazottak között. Minden beosztottnak pontosan meg kell értenie, ki ruházza fel hatalmát és kinek ruházza át azokat a kérdéseket, amelyek nem tartoznak a hatáskörébe.
Hatóság szintű alapelv
Egyesíti a fenti két alapelvet. Minden alkalmazottnak egyértelműen tisztában kell lennie a rá ruházott hatáskörökkel, és meg kell oldania saját problémáit a hatalmi szintjének megfelelő problémákkal, és nem utalnia ezeket a kérdéseket egy magasabb szintű vezetésre.
Ellenkező esetben patthelyzet merülhet fel, amikor a vezetõket ismét arra kényszerítik, hogy szembesüljenek olyan kérdésekkel, amelyeket már alárendeltjeikre átruháztak. E szabály alkalmazásakor nemcsak a hatáskör átruházására, hanem a felelősség átruházására is sor kerül.
Az elv a várt eredményeken alapszik
Megmutatja, hogy a szervezet minden tevékenysége gondos tervezést igényel. Minden feladatnak egyértelműen meghatározott célokkal és konkrét várt eredményekkel kell rendelkeznie. Ellenkező esetben a menedzser egyszerűen nem lesz képes hozzáértő módon elosztani a feladatokat az alkalmazottak között, és nincs teljes ötlete arról, hogy a beosztottak elegendő felhatalmazással rendelkeznek-e a rájuk ruházott munka elvégzésére.
A parancs egységének elve
A vállalkozó és az üzemeltető szoros kapcsolatán alapul. Minél magasabb az együttműködés, annál erősebb a beosztott személyes felelősségének érzése, és annál kevésbé valószínű, hogy ellentmondó megrendeléseket kap. Fontos, hogy a feladatot csak egy főnök ruházza át a munkavállalóra, hogy elkerüljük a zavart és a helyzetet, amikor „a bal kéz nem tudja, mit csinál a jobb kéz”.
A feltétel nélküli felelősség elve
Noha az utasítások átruházása egy alárendelt számára, az elvégzett munka eredményei és a felelõsség egyidejûleg átruházásra kerülnek, ez nem indokolja a vele szemben támasztott kötelezettségek fejébõl való levonását. A főnök dönt a feladat átruházásáról, tehát ő továbbra is felelős az alárendelt munkaért és a feladat végrehajtásáért. Az előadóművészek felelnek az elvégzett munkaért, a vezetők pedig a beosztottak cselekedetekért.Ez az elv különös jelentőséggel bír az állami hatalom és a magas szintű hatalom átruházásakor.
A hatalom és a felelősség kapcsolatának elve
Azt jelzi, hogy a felhatalmazott hatóságnak be kell tartania a beosztott számára ruházott kötelezettségeket. Ha a hatáskör kevesebb, mint a felelősség, akkor a vállalkozó nem lesz képes teljes mértékben elvégezni az átruházott munkát, de ha ez magasabb, akkor előfordulhat a kinevezett hatalmak hiábavalósága vagy a hivatalos helyzet visszaélése.
Minden tisztviselőnek hozzáértő módon kell megszerveznie a felhatalmazást és a felelősséget. A fent tárgyalt elvek segítenek abban.
A hatóság típusai
A szervezet rendszerében a jelenlegi célokkal és követelményekkel összhangban különféle típusú hatalmakat lehet megkülönböztetni. Ezeket az osztályok tevékenysége és általános működésük határozza meg.
lineáris
Ezeket a hatásköröket az igazgatótól közvetlenül átadják a vállalkozónak és a rendszernek megfelelően. A lineáris hatalommal rendelkező vezető képes kompetenciájának keretein belül döntéseket hozni anélkül, hogy előzetesen összehangolt volna más főnökökkel. Ezen hatáskörök szekvenciális sémája az adminisztrációs szintek hierarchiáját képezi.
Ráadásul a felhatalmazás és a felelősség átruházása csak akkor történik, ha figyelembe veszik a parancsnok egységességének elvét, és ugyanakkor az irányíthatóság elvét is. Ami a parancsnoki egység elvét illeti, a fentiekben figyelembe vettük.
Ez az elv azt mutatja, hogy minden alkalmazottban csak egy vezető uralja az alkalmazottat, és a munkavállaló csak a közvetlen felettese felé tartozik beszámolással. És a menedzselhetőség mértéke az egy alkalmazottnak beszámoló alkalmazottak száma.
Ugyanakkor a vezetési rendszerben az áramkörök számának jelentős növekedésével az operatív információcsere jelentősen lelassul. Emiatt más hatalmakat kell bevezetni a szervezeti felépítésbe.
személyzet
Annak meghatározása érdekében, hogy létezik-e a személyzet hatásköre, először elemeznie kell a személyzeti eszközök típusát, amelyek közül a következőket különböztetik meg:
- A tanácsadó készüléket speciális feladatok megoldására használják. Ideiglenesen és folyamatosan is működik.
- Attendant - meghatározott szolgáltatások teljesítésére szolgál (például a humán erőforrás osztály).
- Személyes - a kiszolgáló eszköz alkategóriája. Akkor jön létre, amikor asszisztens vagy titkár vezetője alkalmazza. Az itt lévő összes tagnak magas a hivatalos tekintélye.
Ennek megfelelően a bármely eszközre átruházható hatáskörök fel vannak osztva:
- Tanácsadó - a tanácsadó központ használja, amelynek jogait szakmai ajánlások korlátozzák.
- Kötelező jóváhagyások - kiterjednek a vezetők döntéseik megfontolására a készülékkel összefüggésben.
- Párhuzamos - olyan esetekben használják, amikor az eszköz megfordíthatja a vezetés döntéseit, és a durva jogsértések megelőzésére használják. Például a párhuzamos hatáskörök használata indokolt nagy összegek vásárlásakor, amikor két aláírás szükséges.
- Funkcionális - a legmagasabb szinten vannak, bizonyos műveleteket engedélyezhetnek és megszakíthatnak. Elterjedt alkalmazásuk, különösen olyan területeken, mint a foglalkoztatás ellenőrzése és a számviteli módszerek.
Kiegészítő eszközök használata jelentősen leegyszerűsíti a nagy alkalmazottat foglalkoztató vállalatok vezetési struktúráját. A vállalat minden alanyának szoros és megfelelően strukturált interakciójának köszönhetően a szervezet egészének hatékonysága növekszik. A hatékony vezetés érdekében más szempontokat is figyelembe kell venni: a felhatalmazás átruházásának alapelvei, követelmények, jellemzők, típusok stb.
A delegálás használata minden menedzser számára fontos.Segít a munkafolyamat kompetens megszervezésében, egyértelműen megosztva minden alkalmazott jogait és kötelességeit. Az előadóművészek sokkal könnyebben dolgoznak, ha tudják, mit követelnek tőlük és milyen eredményeket kell elérniük. Ezen túlmenően a delegálás fontos tényező, amelyet az egyes alkalmazottak hatékonyságának növelésére és a menedzser számára további idő felszabadítására használnak a stratégiailag fontos feladatok megoldására, ami ennek megfelelően növeli a teljes rendszer termelékenységét és termelékenységét.