Az állami üzlet és az irodai munka minden állam társadalmi életének legfontosabb ága. A dokumentált információk jogi adatok. A jogalkotási tevékenységek hozzájárulnak a polgári jogrend és a jólét kialakításához, amelyek nagyon fontosak.
A dokumentált információ fogalma
Az ilyen megnevezést, első pillantásra, az ítélkezési gyakorlatban nem gyakran használják, de ugyanakkor nagyon fontos. A szövetségi jogszabályok alapján a dokumentált információk bizonyos adatok halmazát képezik, amelyeket a biztonság érdekében kézzelfogható adathordozón rögzítenek.
Ez az anyag feltételezi továbbá a rendelkezésre álló származási források részleteinek meglétét is, ami általában lehetővé teszi ezen adatok vagy azok média jellegének meghatározását, a bemutató formájától függetlenül. Nélkülük a dokumentált információ fogalma valójában elveszíti jelentését. A követelmények elvileg két alapvető funkciót hajtanak végre - az információt és a biztonsági tanúsítást. Más szavakkal: egyrészt a szükséges adatokat tartalmazzák, másrészt lehetetlenné teszik a dokumentumok hamisítását.
Nemzetközi Szabványügyi Szervezet
A dokumentált információk kezelését különféle jogi aktusok, szövetségi rendeletek, rendeletek, nemzetközi szabályozási dokumentumok szabályozzák. Tehát a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) folyamatosan közvetlenül részt vesz az dogmák, szabályok és rendeletek kidolgozásában az információk kialakításával, tárolásával és felhasználásával kapcsolatban. Fejlesztések történnek a valóság tartalmának eltéréseinek megszüntetése érdekében, az adatmegjelenítési formára vonatkozó követelmények kialakításában.
A dokumentált információk jelei
Az első és a legfontosabb jel az anyaghordozó jelenléte. Mint ilyen, a környező világ bármely tárgya képes működni, beleértve azokat a tárgyakat és fizikai mezőket is, ahol bizonyos tevékenységek vagy információk megjelennek. Ugyanazok az adatok rögzíthetők különböző adathordozón. Az is igaz, hogy különböző anyagok dokumentálhatók ugyanazon a helyen.
A dokumentált információk következő legfontosabb jellemzője a rögzített anyag azonosításának képessége. Ezt a kellékek támogató szerepével biztosítják. Jelenléte segít meghatározni az adatok célját, természetét, forrását, a dokumentáció idejét. Egyes esetekben a részletek biztosítják az adott minta szükséges szintű védelmét csatolt elektronikus digitális aláírás formájában.
A dokumentált információk harmadik jellemzője az, hogy különféle variációkat és formákat válasszunk ki, amelyek közvetítik az információ tartalmát. Tárolható különféle adathordozókon is, különféle formákban, anélkül, hogy elveszítené tartalmát és részleteit. Vagyis a dokumentált információk tárolása másolás lehetőségét vonja maga után. Az ilyen anyagok különféle módosítások formájában létezhetnek.
Dokumentum-információkezelés
A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet verziója szerint a dokumentált információk olyan adatok, amelyeket különleges ellenőrzés alatt kell tárolni és felhasználni. Az alárendeltség területén közvetlenül olyan anyagi hordozó van, amelyen ezt az anyagot tárolják.A dokumentált információkezelésre vonatkozó követelmények az ISO 9001: 2015 szabvány 7. szakaszában találhatók. Ha megpróbálja összefoglalni és ábrázolni ezeket a kötelezettségeket téziseket, akkor az alábbi formában lesznek:
- az információkhoz való hozzáférés szintjének rendszeres elemzése a szükséges mértékben, ott, ahol szükséges, és amikor szükséges;
- a dokumentált adatok biztonságosságának rendszeres értékelése;
- az információk terjesztési, keresési, hozzáférés-ellenőrzési és felhasználási folyamatainak megszervezésével kapcsolatos kérdések megoldása;
- a dokumentumok különböző hibákkal szembeni védelmére és tárolására szolgáló hatékony eljárások hatásának értékelése, például hogy garantálható-e azok olvashatósága;
- a lefoglalási és tárolási szabályok betartásának ellenőrzése.
Mi történik?
A dokumentált információk formája elsősorban az anyag közegének jellegétől függ. Több fő típus létezik. A leggyakoribb:
- papírból;
- hangfelvételek;
- video anyagok;
- elektronikus, dokumentált információk.
Adatok sokfélesége a kézzelfogható médiákon
Az információ, amely sok kutató verzióján túlmutat a rendrend és a szervezeti szint kritériumain, dokumentált és nem dokumentált. Mi a különbség közöttük?
A dokumentált az információ létezésének speciális szervezeti, hivatalos formája. Az ilyen típusú adatok létezésének célja a közjóléttel és a jogállamisággal kapcsolatos. A dokumentált információk típusai eltérhetnek. Végül is minden attól függ, hogy milyen osztályozási kritériumot vett alapul.
A hozzáférhetőségi kritériumok tekintetében a következő információk:
- korlátozott hozzáféréssel;
- állami titkos anyag;
- bizalmas jellegű;
- korlátlan hozzáféréssel, nyilvános.
Ha lehetséges, ez történik:
- szabadon terjeszthető;
- olyan adatok, amelyek közzététele szigorúan tilos;
- A szövetségi törvényekkel összhangban nyilvánosságra hozott információk;
- anyag, amelynek közzététele bizonyos személyek körének megállapodásával lehetséges.
Dokumentált információ tulajdonságai
A dokumentált információ olyan adat, amely bizonyos objektív körülmények között létezik, és számos tulajdonsággal rendelkezik.
Tulajdonságai a következők:
- rögzített karakter, vagyis a forrás birtoklása, a dokumentáció pillanata és a tárolási kötelezettség;
- relevancia - képesség a potenciális fogyasztó igényeinek kielégítésére, a kérések teljesítésére;
- érték - a célnak megfelelő adatok;
- teljesség - a kapott és a szükséges információk optimális aránya;
- hasznosság - szükségességének mértéke;
- megbízhatóság - megjeleníti az információk objektív szintjét;
- újdonság - relevancia, mivel a dokumentált anyagok magyarázatot adnak azokra az információkra, amelyek elavulttá válhatnak, vagy érvényét veszíthetik;
- időszerűségét;
- hozzáférhetőség - a fogyasztó képessége az adatok szabad fogadására;
- biztonság - jogosulatlan hozzáférés hiánya;
- ergonómia - az adatok mennyiségének és formájának optimális aránya egy adott fogyasztó számára;
- megfelelőség - az információk megfelelése a valósággal, készség a valódi objektív feltételek tükrözésére.
A dokumentált információk védelme az orosz jogban
A szövetségi törvény három forrása dokumentált információmegjelölést biztosít. Az első forrás szűk értelmezést ad. Megállapítja, hogy a dokumentált információ a fontos adatok rögzítése egy anyag adathordozón keresztül a szükséges adatok dokumentálása során, ahol vannak olyan részletek, amelyek lehetővé teszik az anyagi közeg azonosítását, kijelölését vagy meghatározását (információs törvény, 2. cikk).
Egy másik forrás értelmezése tágabb.Azt állítja, hogy egy dokumentum egy médium jelenlétét jelenti, amely szöveges, hangos vagy grafikus jelleggel rögzített információkat tartalmaz. Tartalmát a meghatározott célra történő továbbításra szánják.
Példák a dokumentált adatokra
A dokumentált információ jogi aktusok, dokumentumok, archívumok, amelyeket különféle célokra tárolnak. A tárolt információkat az esetek túlnyomó többségében nyilvános felhasználásra szánják. Példák:
- jogi aktusok, szabályozási keret;
- dokumentumok, amelyek információkat tartalmaznak környezeti, demográfiai, egészségügyi-járványügyi, meteorológiai jellegű vészhelyzetekről;
- könyvtári gyűjteményekben és más információs rendszerek alapjaiban található dokumentumok;
- tömegkommunikációs és egyéb nyilvános információk, az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban.
A fentiek alapján érdemes megjegyezni, hogy összesen a dokumentumok és a dokumentált információk az állambiztonság és a közjólét legfontosabb elemei. Ez gyakran az állam számára stratégiai szempontból fontos információk tárolója. Ezért kell ezt az információt gondosan tárolni, figyelembe véve az állami jogszabályok által előírt követelményeket.