A lopások és veszteségek elkerülése érdekében a vállalkozások ellenőrzési módszereket alkalmaznak. A főbb termékek között szerepel a készletek leltára. Milyen ő?
Általános információk
A készletek mozgásának biztonságosságának és helyes végrehajtásának értékeléséhez a készletek nyilvántartását kell használni. Ez a következő esetekben is szükséges:
- Önkormányzati vagy állami egység átalakítása, ingatlan eladása, visszavásárlása, bérlése.
- Pénzügyilag felelős személy megváltoztatásakor.
- Az éves pénzügyi kimutatások elkészítése előtt.
- Előre nem látható körülmények (árvíz, tűz stb.) Esetén.
- Szervezet átszervezése vagy felszámolása során.
- Visszaélés, lopás, készletek megsértésének ténye (i) bizonyítása esetén.
- Más igény esetén, amelyet az alkalmazandó jogszabályok előírnak (például a bűnüldöző szervek utasításai alapján).
Itt vannak azok az esetek, amikor a készletek nyilvántartása kötelező. A kezdete alapja a szervezet vezetőjének végzése (vagy más vonatkozó dokumentum, például határozat, végzés).
Leltári jutalék
Általában nagy szervezetekben egy ilyen egység folyamatosan működik. Ide tartozik az elnök (vagy annak helyettese) az elnök, a fő szakemberek (fő könyvelő, osztályvezetők, jogi tanácsadó, biztonsági vezető) szerepében. Ha leltárt kell készíteni, akkor közvetlenül egy munkabizottság jön létre, amelybe felveszik az összes szükséges embert, akinek a joghatósága a munka területe. Emellett gyakran benne vannak a belső ellenőrzési szolgálat képviselői vagy a független cégek szakemberei.
Ha kevés munka van, és van könyvvizsgálói bizottság, akkor gyakran hozzárendelnek egy leltárt. Abban az esetben, ha a csoport legalább egy tagja hiányzott az ellenőrzés során, ez indokolja azt feltételezni, hogy az eredmények érvénytelenek.
Konkrét pillanat
A készletek nyilvántartásának lefolytatásakor a felelős személynek részt kell vennie abban. Noha meg kell jegyezni, hogy ha elkerüli kötelezettségeinek teljesítését, az igazságszolgáltatás elé állítása meglehetősen problematikus, mivel ezt az alkalmazandó jog nem határozza meg. Ebben az esetben (ha erre nincs jó ok) a menedzsernek új, pénzügyileg felelős személyt kell kineveznie. Az ellenőrzés befejezésekor a bizottság fennmaradó tagjainak jelenlétében el kell fogadnia a ténylegesen megerősített készleteket őrzés céljából, amelyet a leltárban szereplő aláírása igazol.
Mi történik a folyamatban?
A leltár során a kérdések széles körét kell megoldani:
- Azonosítsa a ténylegesen jelen lévő készletet, és hasonlítsa össze a tényleges adatokat a számviteli (pénzügyi, vezetői) számviteli mutatókkal.
- Ellenőrizze azokat a feltételeket, amelyek hozzájárulnak a készletek biztonságához, a nyaralásuk nyilvántartásba vételének helyességéhez és a fogadáshoz.
- Ellenőrizze, hogy a készlet megfelelő-e.
- Ellenőrizze a mérőműszert.
A leltárkészítés során az anyagilag felelős személynek a bizottság tagjai rendelkezésére kell bocsátania a bevételek és költségek ellenőrzésének napjától kezdődő legfrissebb dokumentumokat, vagy az anyagmozgásról szóló jelentést.A mérlegek helyességének megállapítása és a manipuláció megakadályozása érdekében az elnök ezeket a papírokat „A leltár megkezdése [dátum] előtt” szavakkal jelöli meg. Bár ez egy egyszerű, de ugyanakkor nagyon fontos lépés. Ettől kezdődik az MPZ leltárkészlete.
Mi a következő?
Ezután a rendelkezésre álló készletdarabok leltárát végzik. Vagyis azt ténylegesen rögzítik a megfelelő mennyiségi egységekben és értékben. Összehasonlításképpen a számviteli adatokból vett információkat vesszük. Minden oldal alatt meg kell adni az ingatlan sorszámát és az alapanyagok számát, valamint pénzbeli értéküket. Ez a megközelítés kiküszöböli annak lehetőségét, hogy egy pénzügyi szempontból felelős személytől további információkat nyújtsanak be, amely torzítja az ellenőrzés eredményét. Végül is ne felejtsük el, hogy a készletek értékes források. És a felelős személy felhasználhatja őket saját gazdagodására, megpróbálva maximálisan elrejteni bűncselekményeit (ha elkövetik őket).
Hogyan néz ki a készlet?
Valójában a fennmaradó egyenlegeket a számítás, mérés, mérés után rögzítik. A jogi aktusokat csatolják a leltárhoz. Ha vannak olyan anyagok, amelyeket ömlesztve tárolnak, akkor azok fizikai tömegét vagy térfogatát mérés és műszaki számítás segítségével határozzák meg. Sértetlen csomagolás esetén a tartalmat ezen dokumentumok tartalmazzák. Ugyanakkor az egyes tételek szelektív ellenőrzése kötelező.
Ezen műveletek végrehajtása során anyagilag felelős személyekre van szükség. Ez a helyzet lehetővé teszi számunkra, hogy a jövőben kizárjuk a lehetséges ellentmondásos kérdéseket. A leltár utolsó oldalán a bizottság elnöke és tagjai az alábbiak szerint tegyék meg a bejegyzést: „Ellenőrizzük az árakat és az eredmények kiszámítását a feltételeknek, az oldalaknak és általában a készletleltár-készletnek”. Az aláírásokat a tanúsításhoz használják. Ha nem erről van szó, akkor a készletek nyilvántartása és átértékelése érvénytelennek minősül. Ha az anyagilag felelős személy nem emel kifogást, akkor aláírja.
Bürokratikus pillanatok
A leltárt két példányban kell elkészíteni. Az egyiket átviszik a számviteli osztályba, ahol összeállítási nyilatkozatot készítenek. A másik a pénzügyileg felelős személynél marad. Ha a könyvelőnek nincs kifogása a számítások és adatok ellenőrzése után, akkor aláírja a leltárba. Különös figyelmet érdemel az úton lévő értékek. Amikor az üzem leltárt készít a vállalkozáson, külön aktust kell készíteniük.
Mi a teendő, ha a könyvelő eltéréseket észlelt?
Ezt lehetetlen figyelmen kívül hagyni. Ezért összeállítási nyilatkozatot készítenek (INV-19 sz. Űrlap). A második oldalon a meglévő adatok jelennek meg, valamint a többlet / hiány, valamint az eltérések megoldására vonatkozó információk. Mindezeket az információkat a könyvelő aláírásával kell igazolni. A harmadik oldal további információkat mutat a többletekről, azok kiadásáról, hiányáról és fedezetéről.
Nézzünk meg néhány példát a készletkészlet kinézetére.
A többlet / hiány azonosítva
Mi a teendő ebben az esetben? Hogyan lehet viszonyulni ehhez? Abban az esetben, ha a készletek leltárát készítették és a többleteket azonosították, azokat egyéb jövedelemnek kell tekinteni. Hogyan lehet megszervezni a huzalozást? Ebben az esetben érdekli a 10-es terhelés, valamint a 91-es jóváírás (91-1-es alszámla). Az első lehetővé teszi számunkra, hogy megmutassuk, hogy anyagokkal foglalkozunk. Hitelre van szükség annak bizonyításához, hogy ez más jövedelem. És ha hiányt észlelnek? Ebben az esetben, jellegétől függetlenül, a 94-es számlát kell használnunk. Az anyagi károkból adódó hiányokat és veszteségeket rá kell írni.
hiány
Fontoljuk meg még egy példát. A készletek nyilvántartása folyamatban van. Kiderült, hogy hiányzik az anyag, amelyet a beszerzés tényleges költségén számoltak el. Ebben az esetben a terheléshez a 94-es számlát kell használni, míg a jóváírást - 10. Ezenkívül a második nemcsak a beszerzés tényleges költségeit tartalmazza, hanem a szállítási és beszerzési költségek összegét is. De nem szabad megfeledkezni arról, hogy a hiányzó készletek szerződéses értékére vonatkoznak.
Ha csak az állományok számviteli (szerződéses) árát veszi figyelembe, akkor ebben az esetben a link debit 94, a 16. jóváírás segít. Ha az utolsó számlát nem használják bizonyos szervezeti problémák miatt, akkor a 16 helyett a 10. felhasználhatja. Ebben az esetben az összeget kell jóváírnia. szállítási és beszerzési költségek. Így könnyedén vezethető leltár. Természetesen a tapasztalatlanok számára kezdetben bonyolultnak tűnhet, de egy kis gyakorlat - és minden kiküldetést probléma nélkül megteszünk.
Az esetleges hiányokat vagy károkat a bekövetkezés okainak függvényében kell leírni. Ez nagyon fontos. A szervezet vezetőjéhez minden olyan információt meg kell adni, amely megerősíti, hogy milyen intézkedéseket hoztak a vagyoni kár megtérítése érdekében. Példaként említhetők a választottbíróságok, a bűnüldöző szervek és az e struktúrák válaszai. Ebben az esetben a terhelés a 20., 23., 25., 26. számlán (esetleg a helyzettől függően még néhány) és a 94-es számlán jelent érdeklődést.
következtetés
A készletek természetesen fontosak a vállalkozások működéséhez. A lopás, elvesztés és sérülés elkerülése érdekében gondosan figyelnie kell a helyzetet. De ne legyen túl lelkes és folyamatosan végezzen ellenőrzéseket. Lehetőség van egy MPZ tervezett leltárának tervezésére egy évre, és negyedévente további felszíni vizsgálatokra. Bár természetesen minden a vállalkozástól, a helyzetétől és számos más tényezőtől függ.
És végül szeretnék egy másik fontos árnyalattal foglalkozni. Amikor a raktárban leltárkészlet készül és a problémákat azonosítják, összehasonlító adatlap készül. Az adatok elemzésekor lehetséges az egyedi nevek alapján történő újraszámítás azonosítása. Miért fordul elő ez? Az átminősítés annak a ténynek a következménye, hogy ugyanazok az anyagok neve eltérő áron. Ennek a helyzetnek az lehet az oka, hogy amikor az anyagokat különféle alapanyagokból készítették, bizonyos késések merültek fel.
A megértés érdekében vegyünk egy kis példát. A természetes szárítóolaj drágább, mint mesterséges anyagból. Egy másik példa. Hasonló helyzet figyelhető meg ugyanazon anyagok esetében, amelyek ugyanazt a gyártási célt szolgálják. Miért más? És különböző tulajdonságokkal rendelkeznek. Például gyártási igény merült fel, és a 100 mm-es szögek helyett 90 mm-es fogyóeszközöket használtak. De olcsóbbak! Ebben az esetben pozitív összegkülönbség merül fel.