A személyes dokumentumok az állami hatóságok által kiadott dokumentumok, amelyek életrajzi információkat tartalmaznak a tulajdonos azonosítása céljából. Nekik szükségük van ingatlanügyletekkel, hitelekkel és jegyvásárlással. Csakúgy, mint a munkaügyi kapcsolatok nyilvántartása.
Dokumentumok osztályozása
A dokumentumoknak a származás és a hasonlóság elve alapján történő osztályozására.
Származás szerint léteznek dokumentumtípusok:
- magán;
- tisztviselő.
A magán eredetű dokumentum az egyén által a személyes életében létrehozott papír, amely nem kapcsolódik munkaköréhez vagy közfeladatához. Ilyen dokumentumok között szerepelnek levelek, magánemlékek, naplók, fényképalbumok.
A hivatalos dokumentum olyan információforrás, amelyet jogi személy, egyéni vállalkozó hozott létre a törvényben előírt feladatainak teljesítése érdekében, és amely befolyásolja a szociális és munkaügyi területet.
A dokumentumok típusai
A hivatalos személyek között különbséget kell tenni az ilyen típusú személyi dokumentumokban:
- személyi igazolványok;
- szakma, oktatás, képesítés megerősítése;
- a szolgálat megerősítése;
- A személyes jellegű.
Lehetetlen munkát találni, ha a fenti dokumentumokat nem adják át a személyzeti szolgálatnak. A munkavállaló ezen kötelezettségét az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 65. cikke szabályozza. A személy személyazonosságát igazoló fő dokumentum az útlevél.
De az útlevél mellett sok olyan dokumentum is van, amely szükség esetén pótolhatja azt, azonosítás. Ez egy tengerész, katonai katona igazolványa, katonai személyi igazolvány, tartózkodási engedély, születési bizonyítvány, külföldi útlevél stb.
Foglalkoztatási dokumentumok
A munkavállalást megtagadják, ha a beosztás biztosítja a szakmai készségeket, és a jelöltnek nincs oklevele. Az egészségügyi dolgozók számára ez egy orvosi intézet által kiállított oklevél és gyakorlat, valamint továbbképzés igazolása és egy adott szakterületen orvosi ellátáshoz való jog igazolása.
A személyes jellegű dokumentumok között szerepelnek panaszok, panaszok, írásbeli igények, magyarázó dokumentumok.
Személyes dosszié
A nómenklatúrával kapcsolatos ügyek listáját a szervezet vezetője hagyja jóvá. A személyes irat nem kötelező a vállalatok számára. Kivétel a kormányzati szervezetek számára, ahol mindenki számára kiállítják őket. A munkáltató önállóan dönt arról, hogy létrehoz-e vagy sem. Kézzelfogható előnyök: a személyes dossziék gyors, időszerű és teljes információt nyújtanak az alkalmazottakról. Az ellenőrző hatóságok által végzett ellenőrzések esetén, amikor sürgős szükség lehet számos alkalmazott dokumentumra, az ilyen esetek lefolytatása jelentősen leegyszerűsíti az eljárást. A mappák létrehozásához szükséges összes dokumentumot a munkavállaló biztosítja, de a munkáltató néha önállóan gyűjt információkat, például az jellemzőket és az ajánlásokat az újonnan felvett alkalmazott ellenőrzése céljából.
A munka időtartama alatt a munkavállaló bekapcsolódik a munkafolyamatba: fegyelmi szankciókkal vagy díjakkal kiszabva más osztályokra vagy más pozíciókra áthelyezhető. Mindezt a személyi dokumentumok kihirdetése kíséri, amelyek kitöltik a munkavállaló személyi dossziéját. A munkaviszony megszűnése után megszűnik. A 2003. január 1-je előtt elbocsátott alkalmazottak személyi aktáinak megőrzési ideje 75 év, a 2003. január 1. után elbocsátottak esetében pedig 50 év. A szervezet vezetőinek, bármilyen szintű képviselőinek, a díjakkal és címekkel rendelkező alkalmazottak eseteit határozatlan ideig tárolják.
A dokumentumok szabályozási felépítése
A személyi akták összetételét nem szabályozza törvény. A munkáltatók a szervezet sajátosságai alapján függetlenül határozzák meg a dokumentumok listáját. A bejövő dokumentumokat több kategóriába sorolják.
Vannak személyes dokumentumok, amelyekre szükség volt a munkaszerződés megkötésekor. Ennek alapján munkaszerződést kell kitölteni, az információkat be kell vezetni az 1C programba. Munkaszerződés, útlevél, foglalkoztatási nyilvántartás, TIN, SNILS nélkül nincs mód.
Ha a jelölt szakmai oktatást igénylő pozícióra jelentkezik, akkor diploma. Ha a jelölt katonai szolgálatért felel, akkor katonai kártya. Egyes munkavállalói kategóriák esetében az orvosi vizsgálat eredményein alapuló orvosi jelentés kötelező.
A következő kategória azok a dokumentumok, amelyeket a szervezetben végzett munka ideje alatt készítettek. Ez magában foglalja az átutalási megbízások másolatait, a kizárást.
És az utolsó kategória azok a dokumentumok, amelyeket a munkaszerződés megszűnésekor készítettek. Az elbocsátás okától függően ez egy lemondási levél, az elbocsátásról szóló értesítés, a halotti bizonyítvány másolata és az elbocsátási végzés másolata.
Üzletviteli dokumentum
A személyzeti munkafolyamat fenntartásáért felelős főigazgató végzésével kinevezett alkalmazottak személyesen felelnek a dokumentumok biztonságáért. Ha a munkavállalóra vonatkozó adatok megváltoznak, akkor a személyes fájl kiegészül, de a régi dokumentumot nem lehet eltávolítani. Az esetekben lévő mappáknak speciális fémszekrényben vagy széfben kell lenniük. A feldolgozási célok elérése után tilos az alkalmazottak személyes dokumentumait tárolni. Miután elérték azt a célt, amelyhez a dokumentumokat kérték, ki kell zárni az ügyből, és aláírásuk alatt vissza kell adni a tulajdonosnak. Ha nincs lehetőség visszatérésre, akkor azokat egy külön kinevezett bizottság pusztítja el.