Egy LNA szervezetben ez egy kötelező dokumentáció, amely a vállalkozás belső struktúráját szabályozza. A rövidítést a következőképpen kell megfejteni: helyi szabályozási aktus. A dokumentáció csak a kihirdető társaságon érvényes, csak az alkalmazottakra vonatkozik. A legtöbb LNA szabályozza a munkafolyamat jellemzőit, a javadalmazás kiszámításának eljárását és a tarifákat, bár ez nem meríti ki a sokféleség teljes spektrumát.
Általános nézet
A társaság LNA-je nem zsarnokság vagy önkényesség, hanem a jelenlegi jogszabályokon alapuló és teljesen alárendelt jogi dokumentáció. Az ilyen dokumentumkészletben szereplő valamennyi rendelkezésnek meg kell felelnie a különféle szinteken alkalmazandó kódexek és jogalkotási aktusok követelményeinek. Az alkotmánnyal ellentmondás, valamint az emberi jogok és szabadságok megsértése elfogadhatatlan. Az a társaság, amely megengedte, hogy ez megtörténjen a saját VLA megfogalmazásakor, a tény megállapításakor a bíróságok előtt felel.
Az LNA fejlesztése során ügyvédek, személyzet-szakemberek és más szakemberek vesznek részt, akik az egész vállalkozást és különösen annak részlegeit irányítják. Egy vállalkozás számára az LNA-k olyan helyi törvényekké válnak, amelyek teljes mértékben alárendelik az emberek viselkedését a vállalkozásban. A dokumentációt a vállalatért felelõs szakemberek fejlesztették ki, és a társaság vezetõje hagyta jóvá, ezt követõen a különféle tevékenységi területeket szabályozza. Az LNA-n keresztül határozzák meg, hogyan kell viselkedni egy adott helyzetben.
Mindennek rendben kell lennie
Tudva, hogy mi az LNA, meg kell érteni, hogy milyen lehetőségek vannak, milyen felelősségvállalás merül fel a különféle emberekkel szemben. Például egy olyan alkalmazott, aki hivatalosan felülvizsgálta a helyi dokumentációt, de megsértette az általa bejelentett magatartási szabályokat, felelősségre vonható. Ennek ismeretében egy személy ösztönzést kap arra, hogy megfeleljen a munkaterületen bevezetett szabványoknak.
Ugyanakkor az LNA hivatalos bevezetése egy módszer a személyzet ösztönzésére. A dokumentáció meghatározza, hogy milyen feltételek mellett az alkalmazottak számíthatnak engedményekre vagy preferenciákra. Jól tisztában van az előnyeikkel, és az emberek érdekli, hogy hatékonyan dolgozzanak a legjobb eredmény elérése érdekében.
Mit keresünk?
A szakembereknek, különösen a magas színvonalú munkafolyamatot biztosító alkalmazottaknak különösen jól tudniuk kell, mi ez az LNA. Nem minden, a vállalaton belül elfogadott papír tartozik ebbe a dokumentum osztályba. Ez magában foglalja kizárólag a megfelelő sorrendben jóváhagyott jogi, szervezeti aktusokat. Általában ezek utasítások, előírások. Az LNA vállalkozásban játszott szerepét gyakran szabályok és rendeletek játsszák.
Tudva, mi az LNA, ez a megértés alkalmazható a gyakorlatban, a vállalaton belüli dokumentumok teljes mennyiségének felmérése során. Ugyanakkor érdemes emlékezni a dokumentáció e csoportjának néhány jellegzetes különbségére a társaságban létező minden másról. A leginformatívabb információforrás a Legfelsőbb Arbitrazs Bíróság plenáris ülésének 2007-ben kiadott, 48. számú határozata. Akkor az ülés az LNA meghatározásának problémájára került.
És ha még több?
Hogy megértsük, mi ez - LNA, akkor a hivatkozott állásfoglalásra hivatkozhatsz. Az állami szintű dokumentációra összpontosít, de lehet párhuzamokat húzni egy adott jogi személy irodai munkájával.Egy ilyen elemzés alapján helyesnek tűnik meghatározni a legjellemzőbb megkülönböztető elemeket, amelyek más dokumentumok hátterében meghatározják az LNA-t.
Az egyik legfontosabb feltétel a papírkészítési eljárás. Be kell tartani a hivatalos előírást. A dokumentumnak tartalmaznia kell szabványokat, általános szabályokat, amelyek az egyes személyek tevékenységét vagy a társaságon belül zajló folyamatokat szabályozzák. Az LSA-ban meghatározott feladatmeghatározásnak meg kell felelnie e dokumentum rendelkezéseinek. Az egyik fő feltétel az ismételt felhasználás lehetősége. Az LNA jó mintái az alaptevékenység megrendelései.
Mi történik?
Kötelező LNA - ezek olyan megrendelések, amelyek a társaság tevékenységét szabályozzák. Ez magában foglalja a különféle adminisztratív hivatalos iratokat, amelyek célja a munkahelyi interakció megszervezése. A tényleges megrendeléseken kívül utasításokat is kiadhat, szabályokat tehet közzé és jóváhagyhatja a munkaszabályokat. A VLA-hoz való tartozás feltételei gyakran megfelelnek az ülésen, találkozón elkészített dokumentumoknak, valamint a munkafolyamat során felállított jegyzeteknek, jogi aktusoknak, megállapodásoknak és leveleknek.
A dekódolásból következik, hogy az LNA-k célja a munkafolyamat normalizálása. Ezért az összes ilyen típusú dokumentumot egyetlen formában kell végrehajtani. Ezt akkor írják elő, amikor jóváhagyják az irodai munkára vonatkozó utasításokat a vállalkozásnál. Ugyanilyen fontos, hogy bejelentsük a részletek kiosztására vonatkozó eljárást, amely lehetővé teszi a társaságon belüli összes VLA-ban való navigációt.
Rendesség mindenben
Annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozás minden kötelező LNA-ját nemcsak azonos stílusban díszítik, hanem az alkalmazottak számára is érthetőek, kialakításuk során speciális formázási szabályokat kell alkalmazni. Azok a javaslatok, amelyek az egyes szervezeteken belüli egyéni koordinációra, jóváhagyásra és az érdekelt felek véleményének értékelésére szólnak fel. Az egységes vállalati stílus kialakításáért felelős osztály véleményét tekintik a legerősebbnek. Az első dokumentumok elfogadásának szakaszában a vállalatok gyakran olyan papírt adnak ki, amely szabályozza, hogy milyen színeket, betűkészleteket és egyéb jellemzőket kell alkalmazni a szöveg írásakor.
Az ilyen apróságok mások számára nem tűnnek túl fontosnak, mivel a VLA értelmezésének lényege normatív aktus, azaz a személyzet magatartásának szabályozására szolgál. És még mindig, ne becsülje alá a stilisztika egységét. Ez kedvező benyomást kelt, világossá teszi, hogy a vállalat mennyire komolyan veszi a munkafolyamatot, és igényes a kis dolgokra. Mindez lehetővé teszi a személyzet (kivétel nélkül) munkára való konfigurálását, a kollektív felelősségérzet felkeltését.
Példák
A kötelező VLA elemzésekor egy szervezetnél mindenekelőtt figyelembe kell venni a katonai műveletek sorrendjét (alaptevékenység). Ez egy dokumentum, amely meghatározza a felső vezetés fő irányelveit. Évente az új naptári évre elfogadott első dokumentum a vasúti megrendelés, amelyet a következő év első napján számoznak és kelteznek. Ha a vállalat alkalmazottai elhanyagolják az ilyen törvényben meghatározott követelmények teljesítését, a munkáltatónak lehetősége van arra, hogy elszámoltathatóvá tegye.
Leginkább a munkaadók számára kötelező VNA-kat hivatalosan papír formában teszik közzé. Ez igaz a modern vállalkozásokra is, amelyek elektronikus formában végeznek munkafolyamatot. Ennek oka a megismerés jelenlegi követelménye. A személyzet csak akkor köteles betartani az LNA előírásait, ha rendelkezésére bocsátják a gondos olvasás céljából készült másolatot, amelynek eredményeként a felelős alkalmazott aláírást gyűjt a helyzetéről, a visszafejtésről és a megismerés dátumáról. Csak akkor, ha kitölti egy ilyen listát a vállalkozás összes alkalmazottjának részvételével, megkövetelheti az alkalmazottaktól, hogy teljesítsék a megállapított korlátozásokat és szabályokat.
Néhány szolgáltatás
A személyzet VLA-val történő megismerésének egyik lehetősége az, hogy minden elektronikus digitális aláírást megkapjon. Az eljárás meglehetősen drága, de bizonyos esetekben igazolja önmagát. Az ilyen munkafolyamatot szervező vállalatoknak nem kell aggódniuk a papírmunka nyomtatott formában történő megszervezéséért. De mindenkinek külön naplót kell vezetnie, hogy megismerkedjen az LNA-val. Ez egy meghatározott formájú dokumentum, amely rögzíti, hogy az alkalmazottak melyik napon megismerkedtek az adott helyi törvénynel.
Ha egy nagyvállalatnál papírmunkát szervez, ésszerű, hogy alapszintű naplóvá váljon a szövetségi szinten közzétett szabványos dokumentum. Az ilyen nyomtatványok ma már számos üzletben megvásárolhatók, mind könyvesboltokban, irodaszerekben, mind szakirányban, amelyek vállalkozásokkal dolgoznak és segítik a munkafolyamat megszervezését. Egy kisvállalat számára ez a pénz pazarlás meglehetősen indokolatlan, tehát maga is készíthet magazinot egy egyszerű notebookból. Itt azonban először meg kell hallgatnia a vezetés véleményét. Míg egyesek törekszenek a pénzeszközök ésszerűbb felhasználására, mások érdekeltek abban, hogy jelentős összegeket fektessenek be a munkafolyamat tervezésébe, a sikeres vállalat státusának megfelelõen.
Felelősségek és kötelezettségek
Általában az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések, az LNA, a különféle helyzetekre elfogadott különféle szabályozási dokumentumok, számos dokumentum az irodai osztály felelőssége. A személyzeti megrendeléseket és a személyes iratokat, valamint a foglalkoztatással kapcsolatos egyéb papír- és elektronikus dokumentumokat azonban a vállalkozás könyvelési osztályának kell őriznie. A kisvállalatokban mindkét tevékenységi terület felelőssége ugyanazon személyzetre ruházható fel, amelyet egyértelműen fel kell tüntetni a munkakötelezettségben, mivel általában a könyvelőknek nem kell bérszámfejtést tartaniuk, az alkalmazottaknak - személyzeti dokumentumokat.
Néhány, a személyzettel folytatott munkával kapcsolatos megrendelés továbbra is az irodai alkalmazottak területével kapcsolatos. Ez vonatkozik a szabad formátumú dokumentációra.
Rendelkezünk a társasággal
Az LNA megrendeléseket tartalmaz. Sok vállalatban az ilyen formájú dokumentumok a leggyakrabban előforduló, számos, amelyek a vállalat munkáját szabályozzák. Ugyanakkor a végzés rangja alacsonyabb, mint a fő irányító személy - az ügyvezető igazgató vagy más, a legmagasabb tisztséget betöltő személy - által kiadott végzés. A megrendelés egy olyan dokumentum, amely szabályozza a vállalkozás egészét, aláveti a cég összes alkalmazottját, egyszerűen nem lehetnek kivételek. Ugyanakkor a végzést az osztály vezetője adta ki, csak azokra a személyekre vonatkozik, akiket a beosztások hierarchiája szerint alárendeltek neki.
A megrendelés (a legtöbb esetben) olyan dokumentum, amely felvázolja azokat a létesítményeket, amelyeket korábban magasabb hivatalos szintű személyektől kaptak. Általában elfogadják az összes olyan operatív feladat rögzítése érdekében, amelyek megoldását prioritásként határozták meg.
Helyesen készítünk
Annak érdekében, hogy a vállalati LNA azonos formájú, felépített és szabványosított legyen, a tervezés követelményeit az irodai osztályra vonatkozó utasításokban kell rögzíteni. Ez a dokumentáció egyértelműen meghatározza, hogyan lehet pontosan létrehozni egy LNA-t. Mielőtt felsorolná azokat a követelményeket, amelyeknek az elfogadott LNA-knek meg kell felelniük, az összes használt kifejezést be kell írni az utasításokba, és részletes meghatározásokat kell adni annak érdekében, hogy a közzétett dokumentumot figyelembe véve a munkafolyamat eltéréseit elkerüljék. A fogalommeghatározások alapján (megfogalmazásukhoz érdemes fordulni az általánosan elfogadott szövetségi szintű gyakorlathoz), számos esemény elkerülhető.
A munkafolyamat helyességét az LNA-hoz viszonyítva a lehető legtisztább utasításokkal kell meghatározni. Meg kell határoznia a regisztrációs eljárást, egyértelműen fel kell tüntetnie a dokumentumtervezetek jóváhagyásának valamennyi szakaszát és az elfogadásának határidejét. Az utasításnak tartalmaznia kell a személyzet dokumentumainak megismerésére vonatkozó eljárás követelményeit.
Ideje konzultálni
Lehetetlen elképzelni egy vállalkozás munkáját ülések, találkozók rendszeres szervezése nélkül. Az ilyen esemény megfelelő lebonyolításához ki kell nevezni a protokoll megfogalmazásáért felelős személyt, aki rögzíti mindazt, ami a kollégák kommunikációja során történik. A protokollok rövidek, teljesek, de bármilyen formában, jóváhagyásuk után LNA-kivá válnak. A dokumentáció rövid formájának elkészítésekor jelölje meg a megvitatott feladatokat, a megfogalmazott kérdésekről hozott döntéseket. A második lehetőség a szó szoros értelmében rögzíti az összes mondatot.
Meglehetősen általános gyakorlat a teljes protokoll fenntartása egy külső találkozó megszervezésekor, amelyen nemcsak a vállalat alkalmazottai vesznek részt, hanem más vállalatok és kormányzati ügynökségek képviselői is. De a belső, általában rövid formátumhoz elegendő. A legmodernebb, jó műszaki felszereléssel rendelkező cégek engedhetik meg maguknak a belső protokollok elektronikus formában történő megtervezését. De a külső dokumentumokat továbbra is ki kell nyomtatni, ha azok a cégek, amelyek képviselői jelen voltak az eseményen, nem rendelkeznek külön megállapodással, amely szabályozza a dokumentumok elektronikus cseréjének lehetőségét.
Fontos tudni
Ha a vállalat nagyon kicsi, ritkán rendelkezik hatalmas felszereléssel, nem képes az összes alkalmazottat elektronikus aláírással ellátni. Ebben a helyzetben ésszerű bármilyen protokollt elkészíteni papír formában, amelyben az összes személyzet aláírásait időben összegyűjti annak megerősítése érdekében, hogy az alkalmazottak ismerik a dokumentumot. De ha van olyan EDS munkavállalók számára, akiknek megismerését egy adott esetben meg kell erősíteni, akkor elegendő a dokumentáció kitöltése és e-mailben történő elküldése, majd az elkészített és hitelesített dokumentum elküldése az EDMS-nek, azaz a dokumentáció szisztematikus tárolása.
Sok modern vállalat aktívan fejleszti az elektronikus dokumentumkezelést, és többek között meg kell jegyezni az elektronikus kialakítást, a protokollok vezetését és a személyzet megismerését ezekkel a dokumentumokkal. A témáról többször elvégzett tanulmányok egyértelműen azt mutatják: minél nagyobb a vállalkozás hatékonysága és annál kevesebb a hiba esélye, annál hatékonyabban hibakereshető az elektronikus formátumú papírmunka, miközben a papíralapú dokumentumok mennyisége csökken.