Az ilyen kategória mint könyvvizsgálat kialakulásának történetét sok szerző másként kezeli. A megfelelő meghatározást a latin nyelvű fordításban „hallásnak” kell értelmezni, és a gyakorlatban használják az ellenőrzés meghatározására. Tehát az ellenőrzés alatt egy független szakértő által végzett ellenőrzést értünk, amelynek célja egy adott tevékenység vagy jelenség. Ezért tesznek különbséget a műszaki, az operatív, a környezetvédelmi és a logisztikai ellenőrzések között, amelyeket e cikk tárgyal. Mit jelent a bemutatott kategória? Miben különbözik másoktól? Milyen típusú logisztikai audit létezik? Ezekre és más hasonló kérdésekre válaszokat találhat a cikk elolvasása során.
A logisztikai audit fogalma és szervezése
Manapság a pénzügyi, számviteli, műszaki és egyéb könyvvizsgálat fogalmaival együtt a logisztikai ellenőrzés fontos helyet foglal el. Először is a fellépése a logisztikai költségek csökkentésére és a vállalkozás egészének hatékonyságának növelésére irányul.
A logisztikai ellenőrzést úgy kell érteni, mint a logisztikai alrendszerek hatékonyságának átfogó ellenőrzését. A logisztikai ellenőrzés szerepe a logisztikai stratégia kiválasztásában a „problémás területek” azonosítása. Tehát az eljárás során kialakul a közöttük fennálló kapcsolatok fája, amelyek okozati jellegűek. Ezen felül nagyszabású gazdasági számításokat végeznek az értékesítés, a helykihasználás és a készletgazdálkodás vonatkozásában. A logisztikai ellenőrzés megszervezése és a magatartás szakaszai közvetlenül a következő típusú ellenőrzésekhez kapcsolódnak:
- A beszerzés ellenőrzése, azaz a logisztika.
- Tervezési ellenőrzés az „értékesítés - termelés - vásárlás” rendszer szerint.
- A forgalomképes termékek raktározásának, csomagolásának, tárolásának és szállításának logisztikai költségeinek ellenőrzése.
- A forgalomképes termékek forgalmazásának ellenőrzése az ellátási láncnak megfelelően.
Logisztikai ellenőrzés eredményei
A logisztikai ellenőrzési rendszer elméleti alapja a szervezeti kérdés mellett az eljárás eredményét is tartalmazza, amely a következő információkat tartalmazó jelentés formájában készül:
- A tényleges állapot értékelése a vállalkozás logisztikai rendszeréhez viszonyítva.
- Az összes logisztikai alrendszer fejlesztésére szolgáló műszaki, információs, szervezeti és technológiai ajánlások listája.
- Bizonyos változtatások szükségességének felmérése.
- Előzetes (potenciális) megtérülés.
Az eredmények, amelyeket egy eljárás, például a logisztikai rendszerek ellenőrzése után tesznek közzé, általában a következő pontokkal kapcsolatos bizonyos projektek megfelelőségéről szólnak:
- Stratégia kidolgozása a struktúra logisztikai alkotóeleme szempontjából.
- Rendszer vagy logisztikai alrendszer újratervezése (tervezése). Az utóbbi szembetűnő példája a raktári komplexum tervezése.
- A logisztikai üzleti folyamatok szabályozásával kapcsolatos rendszer kialakítása.
Logisztikai ellenőrzés és annak alapelve
A logisztikai ellenőrzés egyik fő alapelve az általános változás az általános irányú mozgás. Más szavakkal, az eljárás a globális struktúra céljainak ellenőrzésével kezdődik, és az elmaradt lehetőségek, az alacsony termelékenység és az alacsony hatékonyság okaival zárul.Az általános kérdések kidolgozása után a vállalkozás logisztikai ellenőrzése magában foglalja a vállalat logisztikai funkcionális területeinek részletes tanulmányozását.
Tehát a fenti elvvel összhangban megvizsgálják a vállalkozás jelenlegi stratégiáit, amelyek teljes mértékben befolyásolhatják a szervezetet az anyagi természetű áramlások mozgása szempontjából. Ehhez mindenképpen szükség van a vállalati küldetés, valamint a vállalat termelési, marketing és beszerzési stratégiájának elemzésére. A logisztikai rendszerek ellenőrzése az utolsó lépéssel magában foglalja az adatbázis létrehozását. Tehát felhasználható ezeknek a rendszereknek a vállalkozásban végzett tevékenységeinek kiértékelésére.
A cikkben ismertetett eljárás végrehajtása érdekében létrejön egy csapat, amelybe beletartoznak a logisztikai szolgálat és a társaság egyéb funkcionális osztályai (számvitel és pénzügy, értékesítés és marketing, beszerzés és gyártás, információs szolgáltatás és így tovább) képviselői. Fontos hozzátenni, hogy például a vállalkozás közlekedési rendszerének logisztikai ellenőrzését külső szakértők jelenlétében végzik. Ezen túlmenően a szakosodott felsőoktatási intézmények hallgatóit gyakran vonzzák az eljárás végrehajtása. Ez a lépés kétségkívül ajánlott, mivel a kezdõk számára, úgy vagy úgy, gyakorlati alapokra van szükségünk a szakmai tervben kitûzött célok eléréséhez.
A logisztikai audit ágainak összeállítási szakaszai
A modern tudósok megkülönböztetik a logisztikai ellenőrzés több szakaszát, amelyek között az előzetes, a fő és ennek megfelelően a végleges. Először tanácsos lenne megfontolni a logisztikai ellenőrzés előzetes szakaszát.
Tehát az első két-három napban a szakemberek megvizsgálják a forgalomképes termékek gyártásának, szállításának, értékesítésének és marketingjének funkcionális területeit. Ezután a héten keresztül a logisztikai szakemberek feldolgozzák a kutatás eredményeit, és elkészítik a logisztikai funkciók listáját, amelyeket így vagy úgy alaposan ellenőriznek. A logisztikai ellenőrzés e szakaszában ebben a szakaszban a kérdőívekre és az interjúkra vonatkozó kérdések megfogalmazása, valamint egy olyan indikátorok listájának összeállítása áll, amelyek szerint a logisztikai funkciókat ki kell értékelni.
A logisztikai ellenőrzés fő szakasza
Először is meg kell jegyezni, hogy egy ilyen nagyszabású eljárás fő szakaszát belső és külső ellenőrzésekre sorolják be. Ez a fejezet a logisztikai költségek ellenőrzését tárgyalja egy ipari vállalkozás példáján és annak fő szakaszán. A belső ellenőrzés kiindulópontja a vállalkozás vezetőjével folytatott interjú. Ezt követően a következő területeken elvégzik a logisztikai ellenőrzést:
- Az első irány a társaság funkcionális részlegeinek alkalmazottainak felmérése olyan kérdésekről, amelyek valamilyen módon kapcsolódnak a logisztikához (értékesítés, raktárak, szállítás).
- A második irány a vállalati dokumentáció mintájával való munka.
- A harmadik terület az információgyűjtés a szállítmányozási szerződésekkel összhangban a forgalomképes termékek eladásának és beszerzésének statisztikai elemzéséhez.
A belső logisztikai ellenőrzés során indikátorrendszert alkalmazunk, amelyet a következő csoportokba sorolunk:
- Az első csoport a külső és belső fogyasztók kiszolgálására szolgáló mutatókat, valamint a szolgáltatás minőségi jellemzőinek értékelését tartalmazza, amely magában foglalja azt a képességet, hogy a megrendelések tulajdonságait alapvetően megváltoztassák az ügyfelek igényei szerint, a megbízások teljesítésének idejét, valamint az ebben az időben fennálló stabilitást.
- A második csoport olyan mutatókat foglal magában, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a logisztikai műveletek és eljárások végrehajtásához szükséges pénzeszközök költségéhez.A költségelemzés során értékelje a "költségek - haszon" arányát. Ez azt jelenti, hogy az ügyfelek milyen előnyökkel járnak, ha bizonyos döntéseket elfogadnak és tovább hajtanak végre a társaságban.
- A harmadik csoportnak több mutatója van a saját járműpark (gördülőállomány) vagy tároló létesítmények felhasználásáról, amelyek között szerepel a jármű teherbírási tényezőjének együtthatója, a raktározási mennyiség alkalmazási együtthatója és így tovább.
Külső ellenőrzés
Mint kiderült, a cikkben tárgyalt eljárás fő szakasza olyan típusú logisztikai ellenőrzést tartalmaz, mint a belső és a külső. Ebben a fejezetben tanácsos megismerkedni az utóbbival. Fontos megjegyezni, hogy akkor van értelme a külső ellenőrzés kiindulópontját meghatározni, ha a belső ellenőrzési eljárás befejezése garantált. Tehát ebben a szakaszban megvizsgálják az ügyfélkör elvárásait és követelményeit a vállalkozás optimális teljesítményének meghatározása érdekében; a versenytársak által alkalmazott technikák figyelembevétele; az ügyfélszolgálati anyagáramlás szintjének értékelése és így tovább.
Meg kell jegyezni, hogy a külső logisztikai ellenőrzést speciálisan elkészített kérdőívek vagy szelektív interjúk formájában, közvetlenül a kiszolgált társaságok képviselőivel, valamint a földrajzi terv különböző helyein található vásárlókkal vagy más beszerzési volumenű vásárlókkal végzik. Fontos, hogy ezt a szokásos kérdőívet kiegészítsük anélkül, hogy minden ellenőrzött struktúrához teljesen adaptálnánk. Ezenkívül általában a megkérdezettek nemcsak a vállalat vagy annak egyes részlegeinek vezetői, hanem a tevékenységi körüknek megfelelően konkrét alkalmazottak is.
Így a külső ellenőrzés eredményei alapján konkrét ajánlásokat lehet megfogalmazni a szerkezetre, és megjelölni azokat a változásokat, amelyeket az ellenőrzés időpontjában be kell építeni a jelenlegi logisztikai rendszerbe.
Záró szakasz
A logisztikai ellenőrzés fő szakaszának befejezése után a következő elemző jelentéseket kell készíteni:
- Az első jelentés, amelyet a készletkészlet elemzésével készítettek, információkat tartalmaz a nyersanyagok és a forgalomképes termékek választékáról, a készletek csoportok, kategóriák vagy pozíciók szerinti bontásáról, a tételek árukészlet-becsléseinek a készletlistánkénti becsléseiről.
- A második jelentés a társaságon és azon túl is a cash flow elemzését tartalmazza. Például a raktáron keresztül történő cash flow mozgásának és a cash flow volumenének részletes leírása az egyes logisztikai műveletekkel külön-külön. Fontos megjegyezni, hogy a tárolóhelyek közötti vonal szegmenseinél fontos a cash flow mennyiségének feltüntetése is. A kapott eredményeket a mozgatók és a járművek tárolásához szükséges járművek számának meghatározására használják.
- A harmadik jelentés a vállalkozás erőforrásokkal való ellátására szolgál. Így a releváns információk magukban foglalják az anyagmozgató berendezések osztályozását és jellemzőit. A leírás fő célja nem más, mint a vállalkozás szempontjából releváns anyagi és műszaki bázis értékelése.
Információ összefoglalása
Mint kiderült, a logisztikai auditot a szerkezet logisztikai rendszerében rejlő hiányosságok azonosítása céljából végzik. A „szűk keresztmetszetek (megnövekedett kockázatú területek) azonosítását követően a logisztikai szakemberek ajánlásokat dolgoznak ki az azonosított problémák orvoslására. Természetesen ezeket az ajánlásokat később felhasználják a meglévő ügyfelek szolgáltatási szintjének javítására, újak megtalálására, valamint a cash flow kezelésének javítására.
Logisztikai ellenőrzési példa
Ebben a fejezetben tanácsos lenne egy konkrét példa alapján megvizsgálni a logisztikai ellenőrzési eljárást.A raktári ellenőrzés nem más, mint a raktár tevékenységének javítását szolgáló módszerek keresése a raktári folyamatok és erőforrások kifejezett tanulmányozása keretében. A fenti esemény egyszerre és folyamatosan is végrehajtható. Mint fentebb megjegyeztük, a logisztikai ellenőrzés elsősorban a raktárszervezés és a munka hiányosságainak azonosítására irányul. Ezenkívül ebben az esetben indokolt bizonyos javaslatokat kidolgozni a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére. A cikkben tárgyalt eljárás különleges feladata gyakran annak igazolása, hogy a raktár automatizálására van szükség.
A logisztikai ellenőrzést gyakran a WMS-rendszer bevezetése előtt kötelező lépésnek tekintik. Tehát a kutatási eredmények és a logisztikai szakemberek vonatkozó ajánlásai lehetővé teszik, hogy megtaláljuk a legoptimálisabb lehetőségeket a kereskedelmi termékek tárolása szempontjából, valamint optimalizáljuk a raktári műveletek végrehajtását, az alkalmazottak számát, a rakodást stb. Más szavakkal: a logisztikai ellenőrzés valamilyen módon hozzájárul annak megvalósításához, amelyet a raktárban meg kell tenni annak érdekében, hogy az automatizálás előtt abszolút sorrendbe kerüljön.
Logisztikai ellenőrzés a gyakorlatban
Raktár logisztikai ellenőrzése a következő műveleteket foglalja magában:
- Az infrastruktúra elemzése.
- A műszaki folyamat elemzése.
- A vonatkozó dokumentumok elemzése.
- Számítógépes és információs rendszerek elemzése.
- Javaslatok és ajánlások kidolgozása a helyzet javítására.
- Számítás a WMS-rendszer megvalósításának megvalósíthatósági tanulmánya alapján.
A raktár logisztikai ellenőrzése során a következő eszközöket kell használni:
- Interjúk a vállalati alkalmazottakkal.
- A raktári munkafolyamat felügyelete.
- A vonatkozó dokumentáció elemzése, ideértve a munka utasításokat, az útvonalakat, az elrendezéseket és így tovább.
A raktárban található logisztikai ellenőrzés eredményei a következők:
- A vállalkozás aktuális problémáinak felsorolása.
- Ajánlások a meglévő problémák megoldására.
- Az automatizált rendszer bevezetésének szükségességének indoklása.