Az üzleti utak szervezése számos belföldi vállalkozás gazdasági tevékenységének fontos eleme. Egy adott szervezet alkalmazottainak távoli irodákban vagy fióktelepekben való jelenlétének szükségessége nagyon eltérő természetű eseményekhez vezethető össze. Gyakran az utazást úgy szervezik, hogy kiküszöböljék a szervezeti és termelési problémákat, új egységet nyissanak meg egy másik városban vagy országban, gyakorlatokat végezzenek bérelt alkalmazottak számára, és más hasonló szolgáltatási feladatok elvégzésére is.
A tudatosság kulcsa az alkalmazottak hatékonyságának és nyugalmának
A munkaerőpiacon kívül a kirendelt személyzet munkája szorosan kapcsolódik a kapcsolatok létesítéséhez a fogadó vállalkozás alkalmazottaival és különféle dokumentációk készítésével. Az utolsó árnyalat rendkívül jelentős, mivel az űrlapok, kérelmek, megrendelések és engedélyek összeállításának helyességétől függ, hogy a kirendelt alkalmazott hozzáfér-e a szükséges létesítményekhez, teljes mértékben teljesíti-e feladatát, és kap-e pénzbeli kompenzációt.
Az üzleti utazókra támasztott követelmények ismerete nagyban megkönnyíti a könyvelők és a dokumentációban részt vevők utazási folyamatát.
Ez az információ az üzleti útra induló munkavállaló számára is szükséges, mivel lehetővé teszi számukra, hogy előzetesen felkészüljön a feladatai teljesítésére, és ne kerüljön bajba. És végül, a fogadó cég alkalmazottai egyszerűen kötelesek tisztában lenni az üzleti utazókra vonatkozó követelményekkel. Ellenkező esetben félreértések merülhetnek fel a felelős felek keresésével kapcsolatban.
Ki és milyen feltételekkel küldhetõ ki
Tehát az utazást úgy kell tekinteni, hogy az alkalmazott egy másik helyre utazik, hogy teljesítse a munkáltató által neki adott megbízást. Ugyanakkor az üzleti utazások nem tartalmazzák azon alkalmazottak utazásait, akiknek tevékenysége állandó mozgásból áll, vagy közúton is végrehajtható.
A dolgozó állampolgárok jogainak tiszteletben tartásáról szóló jogszabály korlátozásokat állapított meg azoknak a munkavállalóknak a kategóriáira, akiket kiküldetésre lehet küldeni:
- Terhes nők.
- Három év alatti gyermekekkel rendelkező nők.
- A fogyatékkal élő anyákat vagy azokat, akiknek gyermekei 3–14 évesek, csak beleegyezésükkel lehet küldeni.
- Szülő, aki önállóan kiskorú gyermeket nevel.
Egy másik vállalkozáshoz irányítva a munkavállaló alárendel a belső rutinjának. Ha az indulás vagy érkezés napja a munkavállaló törvényes szabadságára esik, akkor egy másik napot szabadítanak fel pihenésre. Igaz, azokban az esetekben, amikor az üzleti utazók szándékosan utaznak hétvégén vagy ünnepnapokon, a munkajog szerint kártérítést kapnak neki.
Az államon belüli üzleti utazások időtartama nem haladhatja meg az egy hónapot, és az azon kívül két hónap.
Üzleti út: papírmunka
A számvitelben az utazás során felmerült utazási költségeket bele kell foglalni a jövedelemadó kiszámításában részt vevő termelési költségek listájába.
Az utazás megszervezésére szolgáló eljárás a következő lépésekből áll:
- Megrendelés kiadása üzleti úton, megbízás alapján.
- Utazási igazolás regisztrációja.
- Tanúsítvány kiállítása - az utazás előlegének kiszámítása.
- Kimenő pénzeszközök kibocsátása a távozó munkavállaló számára.
- Utazás regisztráció egy kifejezetten erre kijelölt magazinban.
Utazási azonosító - Az egyik legfontosabb dokumentum egy olyan alkalmazott számára, aki másik városba vagy országba ment. Ezt a kirendelt munkavállaló indulásakor és érkezésekor jelzik. A jelöléseket mind a küldő vállalkozás, mind a fogadó vállalkozás meghatalmazott tisztviselőinek aláírása és pecsétje kíséri.
A pénzügyi kompenzáció finomságai
Amikor egy alkalmazott visszatér, írásban jelentést kell tennie arról, hogy miként használták fel a számára elkülönített pénzeszközöket költségjelentés. Az utazás végén a munkavállalóval történő elszámolás befejeződik. Az elhatárolt pénzeszközök kifizetése után ezt a műveletet tükrözik a vonatkozó számlák.
Abban az esetben, ha az előleget a munkavállaló nem költötte el teljes egészében, a fennmaradó összeget vissza kell fizetni a pénztárhoz vagy a vállalkozás folyószámlájához. Ez a munkavállaló egyik fő felelőssége. Ezzel párhuzamosan, tudva, hogy a kiküldött személyzet milyen követelményekkel jár, kompenzációt kérhet az általa elköltött személyi pénzeszközökért. Igaz, hogy érveket kell benyújtania, amelyek igazolják az ilyen költségek szükségességét, valamint dokumentumokat, amelyek igazolják azok előfordulásának tényét (csekket, nyilatkozatot).
Milyen költségeket kompenzálnak
Miközben egy másik településen vagy országban tartózkodik, a kirendelt alkalmazott megkapja szokásos fizetését, neki járó prémiumokat és támogatásokat, valamint a szokásos tartózkodási helyén kívüli kényelmes tartózkodáshoz szükséges pénzeszközöket.
Az utazási költségek a következő tételeket tartalmazzák:
- Utazás fizetése (intercity és a település területén).
- A bérlakások költsége.
- Ún. Napidíjak: élelmezési és egyéb alkalmazotti költségek.
- A munkavállaló által szükségesnek ítélt és a menedzser jóváhagyott költségek.
Az utazási költségek megengedett legnagyobb összegét és a napidíjak összegét a vállalkozás kollektív szerződése vagy a helyi szabályozás határozza meg. Mivel a napidíjak valójában pénzt jelentenek a munkavállaló napi szükségleteiért, azokat munkaszüneti napokon kívül is felszámítják (hétvégék, ünnepek, kényszer termelési állásidők, késések).
Részletesebben a kirendelt alkalmazott munkakör-kinevezéséről
Ennek a dokumentumnak egységes formája van, azaz megjelenése és tartalma megegyezik az adott állam területén található összes vállalkozás esetében.
A megbízást az üzleti útra induló munkavállaló vezetõje állítja össze és hagyja jóvá a munkáltató. A dokumentum a következő adatokat tartalmazza:
- A főnök megbízása alapján üzleti útra távozó munkavállaló vezetékneve, neve és családneve.
- Az irányító szervezet neve.
- Alkalmazott rendeltetési helye (cégnév, város).
- Az utazás kezdő és záró dátuma.
- Összefoglaló adatok a feladat előrehaladásáról.
A hivatalos megbízás és annak alapján kidolgozott üzleti útmegrendelés a küldő vállalkozásnál található. Más iratokkal együtt a törvény által meghatározott ideig tárolják.
Mik az üzleti utazókra vonatkozó követelmények?
Tekintettel arra, hogy az üzleti út a hatalom átruházása az alkalmazottak számára a vállalat számára fontos tevékenységek elvégzésére, a vezetőségnek meg kell győződnie arról, hogy a munkát hatékonyan és időben végezzék el. Ezért általában a legképzettebb, tapasztalt és felelősségteljes alkalmazottakat küldik ilyen utazásokra.
Számos kritérium létezik, amelyek tanulmányozása alapján a vezető határoz egy adott alkalmazott kinevezéséről:
- 18 év felett.
- Jó képzés.
- Megfelelő képzés rendelkezésre állása, tanúsítvánnyal megerősítve.
- A szükséges toleranciakategóriák birtoklása (elektromos hálózatokkal való munka esetén).
- A vállalkozások gazdasági tevékenységének sajátosságaitól és az üzleti út céljától függően a munkavállalótól megkövetelhetik a munkavédelemre vonatkozó képzést és igazolást.
Ha egy alkalmazott minden tekintetben megfelelő, és az üzleti útja számára nincsenek törvényi alapú akadályok, a fej tájékoztatja őt egy jövőbeli utazásról.
A kirendelt alkalmazott felelőssége
Minden vállalatnak megvannak a saját követelményei, amelyeket az alkalmazottaknak be kell tartaniuk, de számos szempont releváns a legtöbb szervezet számára:
- A szükséges dokumentáció helyes, kompetens és időben történő karbantartása.
- A fogadó szervezet által elfogadott rutin betartása.
- A feladatban megfogalmazott célok teljesítése.
- Feladataik lelkiismeretes teljesítése.
- A munkavállalónak kiadott előlegek jogszerű kiadása.
- A költségek végrehajtását igazoló dokumentumok mentése.
- Az utazás időben történő jelentése a teljesítés után (általában három napon belül).
Útmutatások a munkavállalók számára üzleti úton
A fogadó vállalkozásba érkezéskor a kiküldött alkalmazottaknak be kell hallgatniuk bevezető eligazítást, amely magatartási szabályokat tartalmaz az üzletekben, felszerelések közelében vagy más helyeken. Ez az intézkedés kötelező még azoknak a munkavállalóknak is, akik többször jártak ebben a társaságban, és akik szívből tudják az összes utasítást.
A kiküldött személyzet eligazítása információkat tartalmaz a tűzbiztonságról és a munkavédelemről.
A bevezető eligazítás általános rendelkezéseivel ellentétben a cél közvetlenül azokra a munkákra vonatkozik, amelyeket a kirendelt alkalmazott ebben az időben végez.
következtetés
Az üzleti utak szervezése felelősségteljes folyamat, amely nélkül a legtöbb vállalkozás, szervezet és vállalat nem képes megbirkózni. Az utazás céljának sikeres elérése, valamint az erőforrások leghatékonyabb és leghatékonyabb felhasználása érdekében az alkalmazottaknak számos követelményt be kell tartaniuk, hatékonyan kell elvégezniük szakmai feladataikat, és ismerniük kell a dokumentáció karbantartásának valamennyi szabályát.
