Az üzleti levelezési lehetőségek hatalmas száma között a visszaigazoló levél külön figyelmet érdemel. Mi ez és milyen esetekben kell elkészíteni egy hasonló dokumentumot?
Fő cél
Üzleti etika mindig biztosítja a felek kölcsönös tiszteletet. Ez a vállalkozás normál magatartásának előfeltétele. E nélkül lehetetlen elképzelni egy hosszú és eredményes együttműködést. Erősítő levélre néha csak szükség van.
Önmagában nem olyan fontos. Ez csak az udvariasság gesztusa. Világossá teszi, hogy mi történt a partnerek által előző napon. Vagyis egy megerősítő levél kijelenti, hogy valamely tény vagy cselekedet teljesült. Ebben az esetben két lehetőség van:
- Az áruk, levelek vagy egyéb dokumentumok átvételének visszaigazolása, amelyeket előzetes kérésre küldtek el. Itt az egyik fél értesíti a másikot arról, hogy a kereset befejeződött.
- A hozzájárulás megerősítése valami konkrétval (az áruk ára vagy mennyisége, a közelgő tárgyalások időpontja, az áruk küldésének feltételei és mások). Itt a társak kifejezik jóváhagyását bizonyos megállapodási pontokra.
Ebből egyértelmű, hogy a megerősítő levél választható dokumentum. De még egyszer elküldve megmutatja a partnernek, hogy milyen figyelemmel és tisztelettel bánnak velük.
Helyesírási szabályok
A megerősítő levél megírásának megértéséhez meg kell ismernie az üzleti dokumentumok feldolgozásának alapvető szabályait. Addig ne vállaljon munkát, amíg az ilyen fellebbezés jelentése teljesen meg nem értendő. Valójában nincs semmi bonyolult.
Az ilyen levélnek, mint minden más üzleti levelezésnek, három részből kell állnia: címsor, szöveg és következtetés. Mindegyik hordozza a saját szemantikai terhelését:
- A cím mindenekelőtt az indulás dátumának és a kimenő regisztrációs számnak a részleteit tartalmazza.
- A tartalom általában két részre oszlik: bevezető és törzsszöveg. Az ilyen levél általában a címzettel szembeni fellebbezéssel kezdődik. Ezek a jó forma szokásos szabályai. A legtöbb esetben a partnervállalat vezetőjének nevére írják, de néha tanácsos az ilyen hivatalos lapot egy szakemberhez címezni, aki közvetlenül részt vesz a kérdés megoldásában. Például a megrendelés visszaigazolását meg lehet küldeni az értékesítési igazgatónak vagy a gyártóhelyettesnek.
- Összefoglalva: szokásos kifejezni a hála. Felvehet néhány szót az együttműködés folytatásának vágyáról.
Az ilyen üzenetek lehetővé teszik a partnerekben, hogy magabiztosak legyenek egymásban.
Levél írása
Egyesek összekeverik egy ilyen dokumentumot egy értesítéssel. De a két betű között óriási különbség van. Az egyik egyszerűen tényt vagy eseményt jelenít meg, a másik pedig megerősíti egy adott intézkedés előzetes megállapodás alapján történő végrehajtását. A hibák elkerülése érdekében tudnia kell, hogy nézze ki a megerősítő levél. A mintát önállóan is el lehet készíteni, mivel ilyen üzleti levélhez nincs külön jóváhagyott forma.
Az okmányt a küldő szervezet levéllapján kell kiállítani. Ha a vállalatnak nincs ilyen, akkor sarokbélyegző is használható. Az információkat egymás után kell elhelyezni:
- Először a bal oldali sarokban, a speciális oszlopokban jelölje meg a számot és a dátumot, a regisztrációs napló bejegyzésének megfelelően.
- Ezután a jobb oldalon jelölje meg a címzett teljes adatait (cégnév és cím, beosztás és a címzett teljes neve).
- Az alábbiakban egy kulcsmondatot írunk, amely tartalmazza az üzenet lényegét.
- A fő rész a címzettel szembeni fellebbezéssel kezdődik. Sokkal jobb ezt név szerint és név szerint megtenni, és a legelején hozzá kell adni a "tiszteletben tartott" szót.
- Ezenkívül egyértelmű szavakkal tájékoztatni kell arról, hogy a megállapodás feltételei teljesülnek.
- Ezt követően elismerő szavakkal kell rendelkezni.
- A szöveget a "Üdvözlet" kifejezéssel fejezheti be.
A dokumentumot a fej írja alá, amelyet a szervezet pecsétjével kell igazolni.
