Az írás az ősidők óta volt és marad az információcsere egyik leggyakoribb módja. A betűtípusok az évek során jelentősen megváltoznak. Ha körülbelül 30 évvel ezelőtt hazánk emberei még csak el sem tudták képzelni az információ elektronikus továbbítását, akkor szinte minden vállalat munkája ilyen dokumentációra épül. Bár az átviteli folyamat jelentősen megváltozott, a betűk típusa és lényege változatlan.
Üzleti levelek típusai
Bármely vállalkozás munkafolyamatában az üzleti leveleket sokféle kérdés megoldására használják. Ezért nagyon sokféle írásbeli dokumentáció létezik.
Az üzleti levelek típusai területi alapon:
- belföldi levelezés;
- nemzetközi jelentőségű levelezés.
A levél címzettnek történő kézbesítésének módja alapján különbséget kell tenni:
- levélben küldött levelek;
- faxon küldött levelek;
- E-mail formában küldött üzenetek.
A levelezésben résztvevők státusa alapján:
- jogi személyek levelezése (társaság, szervezet nevében);
- az egyének közötti levélváltás.
Az üzleti leveleket a címzettek száma alapján lehet megkülönböztetni:
- 1 címzettnek címzett levél;
- több címzettnek címzett levelek egyszerre.
Az üzleti levelek típusai alkalmazásuk területétől függően vannak elosztva:
- felső vezetés levelezése;
- kereskedelmi levelezés;
- bírósági ügyekkel kapcsolatos levelek;
- személyes levelezés.
Tájékoztatásuk szerint megkülönböztetik az angol betűk típusait:
- kezdeményezési levelezés.
- válasz levelezés.
Írás típusa szerint:
- szabályozott (a meghatározott forma alapján írt levelek);
- nem szabályozott (a szabályokban nem szereplő levelek).
Betűtípusok hierarchiájuk szerint:
- a magasabb adminisztratív pozíciót betöltő szervezetek levelei;
- alárendelt szervezetek levelezése;
- harmadik, a szerződésben nem szereplő szervezetek levelei.
Az üzenet problémái alapján megkülönböztethetjük:
- pénzügyi levelezés;
- jogi levelezés;
- levelek a szervezet anyagi és műszaki alapjáról.
A levelek a feladó által kitűzött céltól függően feloszthatók:
- a címzettnek küldött levelek üzleti kérdések megoldására;
- etikett jellegű levelek, amelyeket a címzett érzelmeinek befolyásolására küldnek.
Az információs betűk típusai
Funkcionális célja alapján a következő betűtípusokat különböztetjük meg:
1. Az információs levelek olyan üzenetek, amelyek fő célja az, hogy információkat szolgáltassanak a címzettnek. Az ilyen típusú levelezés a következő típusokkal reprezentálható:
- Az információs üzenet olyan üzenet, amely általában hivatalos információkat tartalmaz. Gyakran magyarázza a normatív és a jogalkotási aktusok lényegét. Az információs leveleket a címzettek széles körére lehet küldeni.
- A levélüzenet olyan üzenet, amelynek segítségével a feladó tájékoztatást nyújt mindkét fél számára érdekes és releváns információkról. Ez a levél lehet proaktív, vagy válaszolhat egy korábban elküldött üzenetre kéréssel vagy kéréssel.
- Motivációs levél - üzenet, amely tisztázza és kiegészíti az elküldött dokumentumcsomagot. Például foglalkoztatás esetén az önéletrajz, a munkaköri leírás, az életrajz és egyéb szükséges dokumentumok mellett el kell küldenie egy rövid listát és tartalmat.
- Emlékeztető üzenet - levél, amely felkéri a címzettet, hogy végezzen feladatokat vagy intézkedéseket a megállapodás szerint.
- Az értesítő üzenet egy levél, amely tájékoztatja a közelgő tömeges közös eseményeket (szemináriumok, konferenciák stb.). Ezt az üzenetet általában a címzettek széles körének, más szervezetek képviselőinek küldik meg, hogy meghívják és ösztönözzék részvételüket.
Az értesítés nemcsak a közelgő esemény dátumát és időpontját, hanem a megtartásának témáját, céljait és feltételeit is tartalmazza:
- Az értesítő üzenet egy levél, amelyet hivatalos információk továbbítására használnak egy tömeges eseményről vagy találkozóról. Az értesítés általában az érdekelt felek széles körét értesíti, ezért nyomtatott sajtóban közzétehető.
- A levél-hirdetés olyan üzenet, amely pozitív hatással van az áruk és szolgáltatások potenciális vásárlóira, növeli a vágyát egy adott cikk vásárlására vagy a szolgáltatások igénybevételére.
Levél kérése és ajánlati levél
A kérelem vagy a javaslat benyújtására szolgáló levél egy olyan típusú értesítés, amely arra ösztönzi a címzettet, hogy hajtson végre bizonyos, a levél feladóját érdeklő tevékenységeket.
Ossza meg a kérvénylevelek és javaslatok fő típusait:
- A megkeresési levél olyan üzenet, amelynek célja cselekvés felkérése vagy fontos információk megszerzése a levél szerzője számára. Az ilyen kérési üzenetre mindenképpen válasz szükséges.
- A kérést tartalmazó levél olyan üzenet, amelynek fő célja hivatalos visszaigazolás, fontos információk vagy bizonyos dokumentumok kézhezvétele. A kéréshez hasonlóan a kérésre is választ kell adni.
- Ajánlati levél - üzenet, amelynek célja javaslat megfogalmazása egy potenciális ügyfélnek, partner szervezetnek vagy leendő alkalmazottnak. Az ilyen javaslatot tartalmazó üzenet proaktív lehet, vagy válaszolhat egy korábban kapott kérésre vagy kérésre.
- A jelentkezési levél olyan üzenet, amelyen keresztül a szervezet kifejezi azon kívánságát, hogy részt vegyen egy adott rendezvényen, konferencián, kiállításon, vagy hozzájárulását adja a szolgáltatás nyújtásához vagy az áruk szállításához. Az ilyen típusú levél nem igényli a címzett válaszát. A lényeg az, hogy válaszol a megkeresési levélre, és például bevonja a szervezetet a cselekvési tervbe, vagy ellátja a szükséges árukat, szolgáltatást nyújt.
- A megrendelő levél olyan üzenet, amelyben a vevő kezdeményezési javaslatot folytat, a megállapodás aláírására, meghatározott feltételekkel. A megrendelés leggyakrabban üzleti javaslatra adott válasz.
- A meghívó levél olyan üzenet, amely javaslatot tartalmaz egy szervezet bizonyos eseményeken való részvételére. Ha a szervezetek speciális levélpapírokkal rendelkeznek, és az esemény ünnepélyes és hivatalos, akkor ilyen levelet írnak rájuk.
Igénylevél és követelés
- A követelést vagy igényt tartalmazó levél olyan üzenet, amelyet a szervezetnek vagy magánszemélynek küldenek abban az esetben, ha az egyik fél egyáltalán nem fejezte be a feladatokat, vállalta kötelezettségeit, vagy nem megfelelő módon hajtotta végre.
- A követelést tartalmazó levél egy ilyen üzenet, amelynek célja a címzettet arra ösztönözni, hogy teljesítse kötelezettségeit, a hozzárendelt funkciókat abban az esetben, ha a meglévő megállapodások megsértése vagy már megtörtént.
- A követelési levél olyan üzenet, amely tartalmazza a szerződés fő pontjainak való meg nem felelés iránti kérelmet és a kártérítési igényt.
Elutasító levél az ajánlat megtagadásával vagy hozzájárulásával
A válaszlevél olyan üzenet, amelyet megkeresési levél, meghívó, kérelem vagy javaslat megfogalmazójának küldünk.
A szolgáltatási válaszlevelek típusai megkülönböztetik a következőket:
- Az egyetértési levél olyan üzenet, amely pozitívan reagál egy levélre egy kéréssel, javaslattal vagy kéréssel.
- Elutasító levél - üzenet, amely negatív választ tartalmaz egy kéréssel, kéréssel vagy javaslattal ellátott levélre.
Levelek, amelyek kötelezettségvállalást, garanciát vagy visszaigazolást tartalmaznak
típusok szolgáltatási levelek amely garanciát, kötelezettséget vagy visszaigazolást tartalmaz:
- Garancialevél - üzenet, amely vállalást tartalmaz vagy megerősíti az időben elvégzett munka minőségét, az áruk szállítását, a hitelösszeg kifizetését. A garancialevelek mind jogi személyeknek, mind magánszemélyeknek címezhetők.
- A visszaigazoló levél olyan üzenet, amelyben a címzett értesíti a kezdeményező levél feladóját arról, hogy korábban elküldött dokumentumokat vagy anyagi értékeket kapott. Az ilyen típusú levél arra is szolgál, hogy közölje egy eseményen való részvétel hozzájárulását vagy a megállapodás egyes korábban aláírt záradékainak végrehajtását.
- Az ajánlólevél olyan üzenet, amelyben a szervezet általában olyan tulajdonságot mutat be az egyén számára, hogy munkát szerezzen, vagy képzésben részesülhessen stb.
Címkék betűk
Az etikett levél olyan részvétel, amely részvétét, figyelmét, gratulációját vagy részvételét fejezi ki.
A következő típusú etikett karaktereket különböztetjük meg:
- A gratuláló levél olyan szolgáltatási üzenet, amelyet egy személy különleges esemény alkalmával történő gratulálására küldünk.
- A hálalevél olyan üzenet, amelyet egy magánszemélynek vagy jogi személynek küldenek azzal a céllal, hogy kifejezzék háláját a nyújtott szolgáltatásokért, a megtett intézkedésekért vagy a megtett intézkedésekért.
- A részvét iránti levél egy olyan típusú szöveg, amelyet szükség esetén elkészítünk a részvétel és a részvét kifejezése érdekében. Ilyen levelet küld halál, természeti katasztrófa vagy baleset esetén.
- A bocsánatkérésről szóló levél olyan üzenet, amelyben a feladó elnézést kér a szolgáltatások helytelen teljesítéséért vagy a cselekmények elvégzéséért.
Milyen típusú levelek vannak?
Különböző típusú levelek vannak. A Mail a következő típusú tételeket különbözteti meg:
- Az egyszerű levél olyan üzenet, amelynek küldési folyamata a legegyszerűbb. Ki kell vennie egy dokumentumot vagy egy üzenetet, amelyet írt egy lapra, be kell tenni egy borítékba, fel kell írni a címzett és a feladó címét az indextel, ragasztania kell a bélyegzőt, és el kell dobnia a borítékot a postafiókba. Az ilyen típusú levél egyik hátránya, hogy a feladó nem tudja követni az üzenet elküldését. Bár a statisztikák azt mutatják, hogy a legtöbb levél sikeresen eléri a címzettet. Sokkal jobb, ha a fontos dokumentumokat nem küldi egyszerű levélben. Az ilyen típusú küldés hátránya, hogy az elküldés után a levelet megmérik. Ha kiderül, hogy meghaladja a normát (a hozzávetőleges méret 2 papírlap) a szokásos jelöléssel, akkor visszatér az egyik postahivatalhoz. Újra elküldéséhez sorban kell állnia és fizetnie kell néhány készpénzszámlát az előnyért.
- Bejegyzett levél. Ezt az üzenetet az egyik postahivatalnál regisztrálni kell. Amikor a levél eléri a címzettet, nyugtával tudhatja meg.
- Csomagolt levél kézbesítéssel. A rendes ajánlott levél megkülönböztető jele, hogy egy speciális letéphető kupont csatolnak hozzá, amely jelzi: a feladó címét, a címzett vezetéknevét és címét, a boríték rövid leírását. Néhány nappal később ezt a kupont a címzett aláírásával kell kézbesíteni a feladónak, garantálva, hogy a levelet személyesen kézbesítették.
- Egy ajánlott levél a melléklet leírásával. Egy ilyen üzenet regisztráltként és értesítéssel is elküldhető. A lényeg az, hogy kitöltse az e-mail űrlapot a mellékletek listája ami bármelyik posta van. Két példányban van kitöltve, amelyek közül az egyik le nem zárolt levélben visszakerül a postai dolgozóhoz, a második veled marad.
Betűk, mint egyfajta beszédtevékenység
Csak 4 típusú beszédtevékenység létezik: hallgatás, beszéd, olvasás és írás. Azt is meg kell jegyezni, hogy a beszéd és a hallgatás természetesen korábban jelent meg, mint az írás és az olvasás. A közelmúltig az első típusú beszédtevékenység továbbra is a fő. Az írás, az olvasás nem csak kiegyenlítette, hanem népszerűbbé és uralkodóbbá vált. Mindez az informatikai technológiák gyors bevezetésének, az internet világszerte népszerűsítésének, valamint az információátvitel technikai eszközökhöz való függőségének az oka.
Az írás, mint a beszédtevékenység típusa, vezető helyet foglal el, mivel a modern emberek egyre több időt töltenek a munkahelyen, és a közösségi hálózatokban folytatott kommunikáció az üzenetek továbbításával egyre inkább kiszorítja a kommunikációt. A modern körülmények között nehéz elképzelni egy olyan szervezetet, amelynek munkája nem függne az e-mailektől.
Az írás mint tevékenység nagyon hatékony kommunikációs módszer, de az összes előnye ellenére számos hátrány van:
- A címzett hiányzik az írás idején, tehát nincs közbenső visszajelzés.
- A szerzőnek nincs lehetősége arra, hogy a levelet intonálássá tegye, tehát a címzett félreérthetően érzékelheti. A feladónak hosszabb és alaposabb mondatokat kell választania a gondolatok helyes értelmezéséhez.
- A feladónak nincs mód a jelnyelv és az arckifejezések használatára.
Levelek a Mikulásnak
Különböző típusú levelek vannak a Mikulásnak. Ez az üzenet nagyon fontos minden gyermek életében, ezért a gyermekek nagyon felelősségteljesen írják azt. A szülőknek át kell gondolniuk az írás minden apró dolgot, hogy gyermekeik mindent szépen rendezzenek.
Az ilyen típusú levél értékét nem szabad alábecsülni, mert a szülők annak tartalmából megtudhatják, hogy mi a baba valóban akar. És a gyerekek megmutatják fantáziájukat, és megszerezik az első képességeket az üzenetek játékos megírásában. És ami a legfontosabb - nagy örömmel csinálják.
5 típusú levél és példa van a Mikulás kialakítására:
- Mikulás üzenet sablonja. Ez a típus a legegyszerűbb az összes típus közül. Csak meg kell találnia azt a lehetőséget, hogy kitöltsön egy levelet egy tetszőleges képeslaplal, és kinyomtassa, megadva adatait és kívánságait.
- DIY kézzel készített üdvözlőlap Mikulás. Egy gyermek felnőtt segítségével vagy önállóan készíthet ilyen képeslapot. Ehhez el kell vennie egy többszínű kartonpapírlapot és dekorációt készíteni róla (karácsonyfák, hópelyhek, hóemberek, mókusok, a következő év szimbólumát, Mikulás, Snow Maiden stb.) Esőből vagy vattaból. Egy gyönyörű dekorációhoz többszínű anyagot, gyöngyöket, színes vagy fehér papírt, szerpentint, gyöngyöket, homokot, dióhéjat is felhasználhat.
- Családi levél. Írhat eredeti levelet a család szimbólumaival. Ehhez álnevekkel kell felbukkannia a családtagok számára, vagy egyszerűen mindenkit mese vagy rajzfilmfigurának kell neveznie. Ilyen levélhez jobb, ha pergament vesz és szép üzenettel ír egy üzenetet, a végére pedig hozzáadja a család szimbólumait: zászló, címer és pecsét.
- Kollázs az újévi stílusban. Készíthet egy fehér kartont vagy papírlapot, és rajta ragaszthatja előzetesen faragott gyermekek, állatok, Mikulás, Snow Maiden és más kedvenc karakterek alakjait.
- Bélyegek és borítékok. Egy borítékot egy ilyen dolognak jobb választani egy fényes és ünnepi. Boltban megvásárolhatja, vagy bélyegzővel magad is megteheti. A boríték szokatlanul díszíthető újévi stílusban is, és létrehozhat saját bélyegzőt.
