Cikkünkben betűkről szeretnénk beszélni. Végül is ezek a leggyakoribb módszer az információcserére. A mindennapi életben és a munkahelyen egyszerűen nem tudsz nélkülük lennie.
Mi az a szolgálati levél?
A levél a közönséges név azoknak a dokumentumoknak, amelyek tartalma nagyon eltérő, és amelyek kommunikációs eszközként szolgálnak teljesen különböző struktúrák és szervezetek között tevékenységük során.
A levelek olyan papírok, amelyeket egy nagy csoportban egyesítenek az átvitel módja - postai úton. Nagyon sokan halmozódnak fel bármely szervezetben. Fel vannak osztva kimenő és bejövőre.
Nagyon sok információ állítható elő betűkkel: kívánság, üdvözlet, bármi. Kiadják speciális A4-es nyomtatványokon. Azokban az esetekben, amikor a betű kicsi és hétnél többet nem tartalmaz, megengedett az A5 formátum használata.
Minden dokumentumot dátummal kell ellátni, következésképpen levelet is. Dátuma az aláírás napja.
Szolgáltatási levél készítése
Egy levelet egy bizonyos séma szerint építünk fel:
- Bevezetés. Ez jelzi a dokumentum elkészítésének motívumait és okait, tényeket, linkeket a múltbeli eseményekhez, magasabb szervezetek döntéseit.
- Bizonyíték. Megállapítja minden okát, amelyet a dokumentum tartalmaz.
- Következtetés. Következtetéseket von le, javaslatokat, kéréseket, követelményeket terjeszt elő.
Ez az opció akkor is lehetséges, ha a szolgáltatási levél magyarázat nélkül csak a végső részt tartalmazza.
A levelek általában nem tartalmaznak nagy mennyiséget, általában körülbelül egy oldal.
Az összeállítás célja
Bármely levél célja a motiváció. Tehát a tartalomnak világosnak, érthetőnek, tömörnek kell lennie, felesleges és felesleges információk nélkül. Számos szabályt kell betartani a dokumentum feldolgozásakor.
A hivatalos üzleti levél egyetlen témának szól. Ez egyszerűsíti a további feldolgozást, amely lehetővé teszi a végrehajtás felgyorsítását a szervezeten belül.
A szöveget harmadik személyben mutatjuk be, és szingulárisan. Például: "A közeljövőben az iskola terve ...".
A szervezet vezetőjének joga van bármilyen hivatalos dokumentum aláírására, ezért leveleket és távollétében hatáskörét átruházza az ideiglenesen eljáró igazgatóra.
Jelenleg a kézbesítési levél nemcsak postai úton küldhető el, hanem van távíró, fax és természetesen internetes levél is, amely a legkényelmesebb és legnépszerűbb lehetőség.
A dokumentum elkészítésére és végrehajtására vonatkozó követelmények
A dokumentum kézbesítésének módjától függetlenül a kézbesítési levél elkészítésére az egységes tervezési követelmények vonatkoznak. Ezek bonyolultak, és bizonyos árnyalatok ismerete valamikor hasznos lehet.
Nézzük meg, hogyan lehet szolgáltatási levelet írni. Az alábbiakban bemutatunk egy példát.
Így készül egy hasonló levél.
Bank adatai
A hivatalos levél az üzleti dokumentumok egy nagy csoportjának általános neve, amelyek szükségesek az intézmények közötti egymás közötti és a polgárok közötti kommunikációhoz. Ezek tartalmazzák a tervezéshez szükséges elemeket.
Banki levél adatai:
- Date.
- Betű száma.
- Linkek azoknak a dokumentumoknak a regisztrációs számához és dátumaihoz, amelyekre a válasz meg van írva.
- A szöveg címe egyetlen kifejezésben.
Ezenkívül a részletek egyes alkotóelemeit helyesen meg kell jelölni:
- Cég neve.
- Strukturális egység.
- A vállalkozó helyzete.
- Vezetéknév és kezdőbetűk.
- Címzett címe
Abban az esetben, ha a levelet több embernek vagy szervezetnek címzik, először jelölje meg a fő címzettet (címét), majd a többit.
Szolgáltatási levél osztályozás
A kézbesítési leveleket teljesen különböző okok alapján lehet besorolni, amelyek összefügghetnek a címzett céljával, tartalmával, jelentőségével, sürgősségével és státusával.
Általában minden üzleti levelet fel lehet osztani a következő típusokra:
- Támogató.
- Levél kérése.
- Információkat.
- Reklám.
- Garancia.
- Az ambiciózus.
- Választottbírósági.
- Emlékeztető levelek.
- Megerősítő levelek.
- Megkeresési levelek.
- Értesítési levelek.
Ez a besorolás a legalapvetőbb. Vessen egy közelebbi pillantást az üzleti írás néhány változatára.
Kísérőlevél
Motivációs levél - olyan dokumentum, amellyel értesítik a címzettet arról, hogy minden dokumentumot megküldtek neki, talán valamit magyaráznak vagy tisztáznak. Egy ilyen levél nem tartalmazza a címrészt.
Általános szabály, hogy egy ilyen dokumentum a következő szavakkal kezdődik: "Küldünk neked ...", "Tájékoztatjuk ..."
Ugyanakkor a termelési vagy gazdálkodási helyzettel kapcsolatos minden további információt tartalmazhat. Például: "A megállapodásokkal összhangban ..."
Az ilyen dokumentum szövege magyarázatot vagy kérést tartalmazhat a kísérőlevélhez csatolt anyagokkal kapcsolatban. Az űrlapon állítják össze. A fenti részletek mellett megjegyzését kell tartalmaznia az alkalmazások jelenlétéről.
Meghívó levél
Ilyen dokumentumban a címzettet felkérik, hogy vegyen részt az eseményen. Egy ilyen levelet meg lehet küldeni egy adott személynek vagy szervezetnek. A következő mondatokkal kezdődnek: "Arra kérünk, hogy látogasson el ...", "Meghívjuk Önt ...". A dokumentum feltárja a közelgő esemény lényegét, kötelezően feltüntetve az esemény dátumát és időpontját, valamint az abban való részvétel feltételeit.
Tájékoztató levél
Ez a fajta írás nagyon gyakori. Tájékoztatja a hivatalos információk feladóját. Az ilyen levelek rendszerint meglehetősen tipikusak, és az irányítási struktúrák küldik őket alárendelt szervezeteknek. Jelezhetnek konkrét jogszabályi rendelkezéseket, javaslatokat és ajánlásokat.
Egyébként a hírleveleknek mellékletei is lehetnek. A dokumentum mennyisége általában nem haladja meg a több oldalt. Ezeket a vállalkozás vezetője írja alá.
Promóciós levél
Ez egyfajta tájékoztató levél, de egy adott személynek vagy szervezetnek szól, az áruk és szolgáltatások részletes leírását tartalmazza. A levél szövege részletes információkat tartalmaz. Legfőbb célja az, hogy ösztönözze valaki a címzett számára történő megszerzését.
Garancialevél
Ez egy dokumentum, amely kötelezettségeket vagy azok megerősítését tartalmazza. Címeket meghatározott egyéneknek és szervezeteknek szánnak. Milyen garanciákról beszélünk? Például garancia az áruk, bérleti díjak, szolgáltatások, munkafeltételek fizetésére. Ezt a levelet általában két személy írja alá - az igazgató és a főkönyvelő -, és pecséttel is igazolja.
Igénylevél (panasz)
Ez egy üzleti levél, amely információkat tartalmaz például arról, hogy a termék nem felel meg a szerződésben foglalt szabványoknak. Egy ilyen dokumentum célja a szerződéses rendelkezések megsértésével felmerült veszteségek megtérítése. A követelést írásban kell benyújtani. A gyakorlatban nincs ilyen levél formája, de vannak kötelező elemek, amelyeket be kell tartani.
A követelésnek a következő információkat kell tartalmaznia:
- A szervezet teljes címe, ahol a dokumentumot elküldik.
- Az indokok meg vannak jelölve (hivatkozás a garanciára, a szerződésre).
- Különleges követelmények (áruk visszaküldése, pénz, átruházás).
A követelést ajánlott levélben vagy kézbesítési levélben küldik el.Minden dokumentum fénymásolatát tartalmazza, amely megerősíti a feladó helyességét. A legjobb e-mailt kell megőrizni.
A levél mindig a következő mondattal kezdődik: „Panaszt küldünk Önnek ...”
érdeklődés
Levél kérése - hivatalos információk céljából elküldött üzleti dokumentum. A szöveg egyértelműen indokolja az információ szükségességét. Ezek lehetnek hivatkozások törvényekre, rendeletekre. A leveleket egy hivatalosan felhatalmazott tisztviselő írja alá.
A kérő levél válaszlevelet jelent. Különleges státuszt kapnak a hatóságok által küldött kérelmek.
Emlékeztető levél
Ez egy olyan dokumentum, amelyet akkor használnak, amikor a szervezet nem látja el funkcionális feladatait, hanem csupán közvetítő szerepet tölt be. A levél általában több részből áll. Az első olyan dokumentumra vonatkozik, amelyben a kötelezettségeket rögzítik. És a másodikban - kérés bármilyen művelet végrehajtására.
Értesítési levél
Egy ilyen dokumentum (nyilvános) eseményekről tájékoztat. Nagyon sok szervezetnek vagy embernek küldünk levelet a részvételükről, részvételükről. Nem csak az eseményekről, a helyről és az időről tájékozódhatnak, hanem egyidejűleg részvételi felhívást is felhívnak. A levél mellékleteket tartalmazhat, például egy résztvevő kérdőívét, egy rendezvény programot. Általában a címzettek teljes listájára küldik meg, ami azt jelenti, hogy a címzettet nem tüntetik fel. A levelet aláírja az eseményért felelős személy.
Utószó helyett
Cikkünkben megvizsgáltuk a leggyakrabban használt üzleti levél típusokat, valamint azok írásának árnyalatait. Miután egy kicsit megvizsgálta a témát, most szabadon navigálhat rajta, és nem zavarhatja meg magát, ha egy javaslattal felhívják Önt: "Írj egy kézbesítési levelet". Mint láthatja, ez nem nehéz, főleg, ha emlékszik a dokumentum megírásához szükséges összes alapvető követelményre és részletre. A cikkben bemutatunk egy példát a szolgáltatási levél (minta) elkészítésére. Sok szerencsét.
