Valószínűleg mindenkinek legalább egyszer kellett foglalkoznia azzal, hogy üzleti levelet kell írni. Összeállításakor önkényesen arra a következtetésre jutott, hogy ez egyáltalán nem könnyű. Számos szabály és szabály van az üzleti levelek írására, amelyeket tudnia kell. A cikk részletesen leírja a dokumentum összeállításának folyamatát, bemutat egy üzleti levél mintáját, megvitatja azok típusát és kialakítását.
forma
A kész űrlapok szilárdságot adnak és jelzik a vállalat megbízhatóságát. Ezek tartalmazzák a szervezettel kapcsolatos szükséges információkat, például:
- A név.
- Cím.
- Lépjen kapcsolatba a telefonokkal.
- Az oldal.
- E-mail.
- Logo.
- Egyéb elérhetőségek.
A nyomtatványokra nincs szigorú szabály. Ezért minden szervezet önállóan dönti el, hogy milyen információt tegyen be ezekbe.
Hogyan lehet üzleti leveleket írni? edzés
Az üzleti leveleket bizonyos formában írják és hajtják végre, a hozzájuk tartozó szabályok és követelmények figyelembevételével. A céltól függően a szerző részletesen átgondolja a tartalmat, hogy megkapja a kiszámított eredményt. Világosan meg kell értenie, milyen információkat a címzett már ismeri a levél tárgyáról, mire kell továbbmenni, és mi lesz új benne. Az érvek a szerző céljától függnek. Az üzleti levél elkészítésének folyamata a következő szakaszokra osztható:
- A kérdés tanulmányozása.
- Levéltervezet írása.
- Az ő egyetértése.
- Aláírása.
- Regisztráció.
- Küldés a címzettnek.
Az üzleti levelek felépítése
Egy levél írásakor az információkat telítenie kell, azaz minden szükséges információt oda kell tenni. Lehet egyszerű vagy összetett. Egy egyszerű levélben a tartalom világosan és tömören jeleníti meg az információkat, amelyek általában nem igényelnek a címzett válaszát. A komplexum több szakaszból, bekezdésekből és bekezdésekből állhat. Mindegyik bekezdés meghatározza az információ egy aspektusát. Az ilyen típusú üzleti levél mintái általában egy bevezető, fő és utolsó részből állnak.
A bejegyzés tartalmazza a releváns dokumentumokra való hivatkozást, valamint a levél tényét és céljait. Ez jelzi a nevet, a szerzőt, a dátumot, a számot és a címet.
Az alábbiakban bemutatunk egy példát egy üzleti levél írására - egy bevezető részre.
A fő rész a helyzeteket, eseményeket írja le, elemzést és bizonyítékot szolgáltat. Ebben a részben vannak abban, hogy meg vannak győződve arról, hogy így vagy úgy kell cselekedni, bizonyítják, hogy mennek a dolgok, és mindenesetre különféle érveket adnak a részvétel szükségességéről.
A következtetés következtetéseket tartalmaz javaslatok, kérelmek, emlékeztetők, elutasítások stb. Formájában.
Az alábbiakban bemutatjuk az üzleti levél írásának példáját - annak végső részét. Összefoglalja a főként vázolt követelményt.
Az összes szolgáltatott információnak optimálisan következetesnek és érthetőnek kell lennie.
Minden betű középre igazított üzenettel kezdődik. Ez a kis rész rendkívül fontos. Kiválasztásakor a szerzőnek figyelembe kell vennie:
- Rendeltetési hely
- A kapcsolat jellege.
- Hivatalosan.
- Etikett.
A levélnek udvarias formát kell tartalmaznia. Például: “... kifejezem a további reményt együttműködés (köszönöm meghívó) ... ". Ezek után a mondatoknak a szerzőnek kell aláírniuk.
stílus
Minden levélnek formális üzleti stílusban kell lennie, ami azt jelenti, hogy beszéd eszközöket kell használni a formális üzleti kapcsolatokhoz. Az ilyen nyelv jellemzői a következő körülmények között alakulnak ki:
- Az üzleti kapcsolatok fő szereplői jogi személyek, akiknek vezetői és tisztviselői nevében leveleket írnak.
- A szervezetekben fennálló kapcsolatok természetükben szigorúan szabályozottak.
- A kommunikáció tárgya a vállalat tevékenysége.
- A vezetői természetű dokumentumoknak általában van egy konkrét címzettje.
- A szervezet tevékenysége során gyakran ugyanazok a helyzetek fordulnak elő.
E tekintetben az üzleti levélben megadott információnak a következőnek kell lennie:
- Hivatalos, személytelen, hangsúlyozva a kommunikáció résztvevői közötti távolságot.
- Egy adott címzettnek szánt cím.
- Valójában a levél írásakor.
- Hiteles és pártatlan.
- Érvek a kedvezményezett bármilyen intézkedés ösztönzésére.
- Komplett a döntéshozatalhoz.
követelmények
Az üzleti levélnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:
- A beszéd minden szinten egységes - lexikális, morfológiai és szintaktikai. Számos fordulatot, kifejezést és képletet tartalmaz.
- Az írás hangja semleges, visszafogott és szigorú, érzelmi és kifejező nyelvi kifejezések használata nélkül.
- A szöveg pontossága és érthetősége, logikai hibák, tisztaság és átgondolt megfogalmazás nélkül.
- Tömörség és rövidség - olyan kifejezések használata nélkül, amelyek további jelentéssel bírnak.
- Az ismételt helyzetek eredményeként kialakult nyelvi képletek használata.
- A kifejezések használata, vagyis szavak vagy kifejezések, amelyek különleges fogalmakkal rendelkeznek.
- A lexikális rövidítések használata (vagyis a betűknek a szavak részéből leválasztásával összetett rövidített szavak: LLC, GOST és így tovább) és grafikus (vagyis a szavak rövidítése: gr-n, vonat és mások) megjelölése.
- A minták használata a genitív és instrumentális esetekben.
- Mondatok verbális főnevekkel („támogassa” helyett „támogassa”).
- Használjon egyszerű közös mondatokat.
A fenti üzleti levélmintákat az alábbiakban mutatjuk be a teljes változatban (a fő részkel). Az információ megfelel a hivatalos üzleti stílus minden követelményének.
Üzleti levelek típusai
A legjobb, ha üzleti levelet ír valamelyik konkrét kérdésre. Ha egyszerre több kérdést kell megoldani, ajánlott több különféle lehetőséget felállítani.
Az üzleti levelek tartalmuk lehet:
- Kísérő. Ilyen levelekre általában szükség van ahhoz, hogy megbeszéljék, hol kell dokumentumokat küldeni.
(Hogyan lehet üzleti levelet írni? A kísérő levél mintája segít azoknak, akiknek ilyen típusú dokumentumot kell összeállítaniuk.)
- Garancia. Írásuk minden ígéret vagy feltétel megerősítésére készült. Garantálható például a munkáért fizetett összeg, a bérleti díj, a szállítási idő és így tovább.
- Köszönöm. Különösen gyakran használták őket a közelmúltban. Az ilyen levelek jó hangot mutatnak a partnerséghez. Kiadhatók normál nyomtatványon vagy színes papírra, gyönyörű nyomtatással.
(Hogyan írjunk üzleti levelet? A köszönőlevél mintáját szabadon formában készítjük, az elvégzendő feladatoktól függően. Ebben az esetben a levél lényegét a legrövidebb formában fejezi ki. Egy ilyen, színes díszített papírra készített minta lóghat a falon a szobában cégek a becsület helyén.)
- Információkat.
- Tanulságos.
- Köszöntő.
- Reklám.
Vannak levelek:
- Együttműködési javaslatok. A közelmúltban széles körben elterjedt, szervezeteknek elküldött hirdetések gyakran reklám jellegűek, például e modellként. Meglehetősen nehéz kereskedelmi leveleket írni, sok árnyalattal kell számolni, hogy észrevegyék és még inkább érdekli őket. De ha az alábbi minta szerint állítják össze, akkor minden esélye van a sikerre.
- Meghívók. Kiküldik őket, felajánlva, hogy különféle rendezvényeken vehetnek részt. Általában a vezetõnek vagy a tisztnek szólnak, de az egész csapatnak.
- Kérelmeket.
- Közlemény.
- Kérések és még sokan mások.
Hogyan válaszoljon egy levélre? példa
A válasznak a kérés első levélben történő megismételésével kell kezdődnie. Ezután megvizsgálják az eredményeket, és jóváhagyják, vagy kifejezik az elutasítás motivációját. Az üzleti válaszlevél tartalmazhat alternatív megoldást a várt információkhoz. Általában megfelel a következő elveknek:
- Az első betűre mutató hivatkozás és annak tartalma.
- Ugyanaz a nyelv jelenti.
- Összehasonlítható kötetek és a tartalom szempontjai.
- Megfelelés egy bizonyos sorrendnek.
bejegyzés
A levélpapír üzleti levelek használatán kívül figyelembe kell venni a többi finomságot a kialakításukban. Ezek a részletek, a rövidítések szabályai, a cím helyesírása, cím, a szöveg hossza, a mezők szélessége és így tovább.
Az üzleti levél mintái segítik annak összeállítását, figyelembe véve az összes finomságot és árnyalatokat. Mind a kezdő tisztviselők, mind a tapasztalt munkavállalók használják őket. A mintáknak köszönhetően megtanulják a levelek helyes írását és sok időt spórolnak meg.
